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Comment s’échanger
une commande EDI de qualité
en Restauration Hors Domicile ?
k Guide des bonnes pratiques entre l’industriel et son client
Le contexte
• Aux industriels des produits
de grandes consommations qui
approvisionnent le secteur de la RHD
• Aux grossistes généralistes ou
spécialistes qui vendent et expédient
aux acteurs de la restauration
commerciale et collective
• Aux acteurs de la restauration
commerciale et collective
A
ce jour, la majorité des commandes échangées
dans la filière de la restauration hors domicile
ne sont pas intégrées automatiquement dans
les applicatifs.
La mauvaise qualité des informations transmises
et l’existence de solutions propres à chaque
partenaire engendrent de nombreux surcoûts
de ressaisie.
Dans ce contexte, le comité de pilotage RHD
de GS1, instance stratégique de décisionnaires
composée d’industriels, de grossistes, et d’acteurs
de la restauration collective et commerciale, a
inscrit la fiabilisation du processus « commande »
comme priorité pour le secteur, pré-requis
indispensable afin de pouvoir bénéficier des
avantages économiques liés à la dématérialisation
de ce processus en EDI.
Ce guide s’inscrit dans la volonté de la
communauté RHD de définir les principes
communs et les bonnes pratiques permettant
d’échanger des données-produits fiables lors
du processus de commande en EDI.
© GS1 est une marque enregistrée de GS1 AIBSL
Tous droits réservés © GS1 France – Avril 2013
Diffusion restreinte - limitée aux participants du groupe de travail
sommaire
k A qui s’adresse ce guide
4
k
Les pré-requis pour échanger la commande en EDI
« M’identifier auprès de mes partenaires »
« Identifier mes unités de vente avec un GTIN »
« Aligner les données de base de mes produits avec mes partenaires »
« M’équiper d’une solution EDI »
9
k
Les données à échanger dans le message commande
Tableau synthétique
Les données obligatoires
Les données facultatives
11 k Les règles de gestion des données
16 k Les bénéfices liés au traitement en EDI des commandes
Restauration hors domicile • La commande EDI • GS1 France 3
k les pré-requis
« M’identifier
auprès de mes partenaires »
Avant 2006 la structure de codification des entreprises était la suivante :
La commande est un message émis par le client vers son fournisseur, qui donne
le détail des biens commandés.
Afin d’automatiser son traitement, il se base sur les identifiants respectifs des
deux partenaires appelés le GLN (Global Location Number).
Votre GLN identifie l’adresse de votre entreprise ou d’un lieu physique /fonctionnel
vis-à-vis de vos partenaires français et internationaux.
Les GLN et les adresses correspondantes doivent être connus des partenaires
commerciaux préalablement aux transactions commerciales en EDI.
La structure internationale à 13 chiffres qui doit être utilisée pour la codification
des entreprises et de leurs établissements est la suivante :
code interne
de 6 à 0 chiffres
clé de contrôle
1 chiffre
Exemple de GLN : 345312 000001 1
• Le préfixe entreprise (GCP) est attribué par GS1 France lors de l’adhésion.
Pour les entreprises ayant adhéré avant 2006, GS1 France a alloué un CNUF (Le
CNUF précédé d’un 3, correspond au GCP).
• Un code interne est défini par l’entreprise adhérente pour identifier ses
lieux.
• La treizième position est une clé de contrôle obtenue selon un algorithme fixe.
Vous pouvez calculer vos clés de contrôle sur le site : http://www.adherents.gs1.fr
4 Restauration hors domicile • La commande EDI • GS1 France
code interne
clé
301 CNUF
de 5 à 8 chiffres
CIF
de 4 à 1 chiffres
clé
1 chiffre
302 CNUD
de 3 à 8 chiffres
CID
de 6 à 1 chiffres
clé
1 chiffre
CNUF : code national unifié fournisseur, CNUD : code national unifié distributeur, CIF : code interne
fournisseur, CID : code interne distributeur
Les GLN qui ont déjà été créés selon l’ancienne règle de codification peuvent
être conservés mais cette structure n’est plus utilisable pour créer des GLN.
En complément du GLN principal, vous pouvez décider de créer d’autres GLN
dits applicatifs pour identifier plus précisément des lieux ou fonctions.
q Exemple :
Structure du GLN
préfixe entreprise (GCP)
de 6 à 12 chiffres
Lieu
GLN
Siège social MIAM-MIAM SA
48, rue H. Barbusse - 37 000 TOURS
GLN principal
3453120000011
Service Comptabilité MIAM-MIAM SA
48, rue H. Barbusse - 37 000 TOURS
GLN Applicatif
3453120000028
Entrepôt MIAM-MIAM SA
4, rue des Moulins - 45 893 ORLÉANS
GLN Applicatif
3453120000035
Pour vous accompagner :
Retrouvez toutes les règles de codification
des lieux et services sur le site de GS1
France : http://www.publications.gs1.fr/
Publications/Codification-des-GLN
« Identifier mes unités
de vente avec un GTIN »
« Aligner les données de base de
mes produits avec mes partenaires »
Dans le système GS1 , l’ensemble des codes définis pour identifier un article est
regroupé sous le terme générique de GTIN (Global Trade Item Number).
Le GTIN est un code sur 14 chiffres qui peut prendre plusieurs formes : GTIN 8,
GTIN 12, GTIN 13,GTIN 14. Selon sa forme , il conviendra de la compléter à gauche
par des zéros afin de respecter la structure sur 14 chiffres qui est indispensable
dans les bases de données. Les formats de GTIN utilisés dans les commandes en
RHD sont les GTIN-13 et GTIN-8.
La synchronisation des informations de base est nécessaire pour garantir
l’alignement des bases de données des partenaires.
L’alignement des données permet de disposer d’informations :
q Cohérentes : les données sont identiques d’un système à l’autre.
q Exhaustives : toutes les données sont transmises.
q Exactes : les données correspondent à la réalité physique et aux exigences
du marché.
Structure du GTIN-13 (13 chiffres) :
La communication des données-produits peut se faire selon plusieurs vecteurs :
Papier, tableau Excel ou catalogue électronique (GDSN).
de 6 à 12 chiffres
code interne
de 6 à 0 chiffres
clé de contrôle
1 chiffre
Exemple de GTIN : 320000 000398 9
• Le préfixe entreprise (GCP) est attribué par GS1 France lors de l’adhésion.
Pour les entreprises ayant adhéré avant 2006, GS1 France a alloué un CNUF (Le
CNUF précédé d’un 3, correspond au GCP).
• Un code interne est défini par l’entreprise adhérente pour identifier ses
articles.
• La treizième position est une clé de contrôle. Son calcul est obligatoire.
Elle se calcule selon un algorithme fixe.
q Cas particuliers :
Le GTIN-8 est réservé aux petits produits. Il est attribué en France par GS1 France
à la demande du propriétaire de la marque commerciale.
Les produits à poids variables sont des articles dont le prix de vente est fonction
du poids exact de l'unité de vente. Ils sont soumis à une double codification :
• le code GTIN-13 qui sert à la commande du produit et à sa gestion logistique
• le code à poids variable qui sera symbolisé sur l'article pour la lecture optique.
Pour bénéficier pleinement des
gains induits par l’EDI, les entreprises
doivent garantir la qualité de leurs
informations de base (fiches-produits,
fiches-tarifaires et fiches partenaires).
En effet, une fiche-produit incorrecte
perturbe l’approvisionnement, la
logistique et la vente des produits.
k Les données du message commande
« M’équiper d’une solution EDI »
Les choix des supports techniques d’une solution EDI dépendent en grande
partie de l’existant dans votre entreprise, de votre besoin et de votre budget. Il
existe essentiellement trois types de solutions :
L’EDI in situ
L’EDI dit « in situ » permet l’automatisation des échanges entre deux partenaires
grâce à un ensemble de matériels et de logiciels installés dans l’entreprise. Un
logiciel d’interface permet à l’entreprise utilisatrice de récupérer les données
traduites et de les intégrer directement dans ses outils internes, évitant ainsi
toute ressaisie et tout risque d’erreur.
L’EDI hébergé
Son principe est de confier la gestion de votre dispositif EDI à un fournisseur de
service applicatif. Tout comme l’EDI in situ, l’EDI hébergé permet la transmission
de messages par voie électronique sans ressaisie dans les outils internes du
destinataire.
GS1 France met à votre disposition une
liste d’offreurs de solutions pour vous
accompagner dans la mise en place de l’EDI.
Retrouvez-les sur le site de GS1 France :
http://www.adherents.gs1.fr/
Trouver-un-offreur-de-solutions
Les portails
mutualisés
Appelés aussi Web EDI, ils
consistent à présenter des
messages reçus par EDI sur
une interface web. Des formulaires permettent d’envoyer
les données sous la forme
d’un message EDI. Cette solution nécessite de ressaisir les
données car elle n’est pas ou
peu interfacée avec les outils
internes du destinataire.
Quelles sont les données obligatoires de ma
commande ?
Le groupe de travail « commande en RHD » constitué d’entreprises du secteur, a
élaboré un référentiel des données minimales à faire figurer dans le message pour
que les données puissent être intégrées automatiquement dans les systèmes
des différents partenaires.
tableau synthétique
Identification
du message
Identification
des
intervenants
Informations
de livraison
Identification
des biens
commandés
Donnée à renseigner
Format/ Description de la donnée
N° de la commande
Numéro donné par l’émetteur
du document
Date de la commande
Date et heure de la commande
Commandé par
N° d’identification : GLN client
Commandé à
(fournisseur)
N° d’identification : GLN fournisseur
Commande livrée ou
chargée
• Enlèvement par le client
• Livraison par le fournisseur
Lieu de livraison (Livré à)
N° d’identification : GLN client
Date / heure ou /période
de livraison
Date de livraison demandée
Date d’enlèvement
Période de livraison
L’unité de commande
Unité de base cf. Définition
Code de l’unité de
commande
GTIN de l’unité de base
Quantité
• Quantité unitaire
(nombre d’unités de base)
• Quantité par conditionnement
(nombre d’unités de base /
conditionnement du niveau
immédiatement supérieur)
Unité de mesure
• Pièce pour les articles à poids fixe
• Pièce ou poids pour les articles
à poids variables
k Les données à échanger
k Les règles de gestion des données
Quelles sont les données facultatives
de ma commande ?
tableau synthétique
1. Les données d’identification du message
•Le numéro de commande
Il est attribué par l’émetteur du message (le client). Il sera rappelé dans les
documents rattachés à la commande.
•La date et l’heure de la commande
La date de la commande correspond à la date de création du document.
Elle peut être complétée par l’heure et être différente des date et heure
d’émission du message.
Donnée à renseigner
Format/ Description
Nom du produit
Texte en clair
Données de
valorisation
de la
commande
Prix unitaire
Remises
Prix net hors taxe
Prix brut
Taxes
Taux de TVA
2. Les données d’identification des partenaires
Informations
sur le
transport
Mode de transport
Maritime/ferroviaire/ etc.
Le fournisseur a, au minimum, besoin de savoir qui a commandé.
Informations
sur l’unité
logistique
Unité logistique
GTIN
Type d’emballage souhaité
Carton, roll, palette, etc.
Désignation
produit
Conditions de livraison
Commandé par = Le GLN Client
Commandé à = Le GLN Fournisseur
Principales règles à suivre
D Les partenaires doivent impérativement déclarer toute création ou
modification de GLN dans la base nationale des lieux-fonctions maintenue
par GS1 à l’adresse suivante : http://www.oulivrerquifacturer.fr
D Cet annuaire permet de retrouver tous les partenaires intervenant dans
les processus commerciaux.
3. Les informations de livraison
• Pour la commande ordinaire :
Le lieu de livraison de la commande doit être identifié dans le message par un GLN.
Livré à = Le GLN du client
Les horaires de livraison souhaités peuvent être indiqués dans la commande.
En cas d’enlèvement de la marchandise par le client, la date à laquelle il souhaite
qu’elle soit mise à disposition doit être indiquée.
Principales règles à suivre
D Une commande est émise pour une seule livraison en un lieu unique pour
une date convenue.
D La notion de livraison des reliquats et des compléments de commande
n’est pas gérée à ce jour dans la commande. Elle fait partie d’un accord entre
le fournisseur et le client (notifié dans la convention d’interchange).
GS1 France met à votre disposition un
annuaire intitulé OuLivrerQuiFacturer.fr
dans lequel les GLN des différents
partenaires commerciaux peuvent être
retrouvés : Qui a envoyé la commande ?
Où livrer la marchandise ? Qui facturer ?…
Cette unité doit être :
• Identifiée par un GTIN 13
• Faire l’objet d’une fiche produit
q Exemple :
Boîte de semoule 1KG (unité de base)
Commandée à la pièce (boîte de semoule)
Facturée à la pièce (boîte de semoule)
Le GTIN de l’unité de base sera utilisé dans les lignes de commandes. Il sera
complété par la quantité d’unités de base (nombre d’unités commandées) et de
la quantité par conditionnement (nombre d’unités de base par conditionnement
du niveau immédiatement supérieur appelé aussi PCB).
Principales règles de gestion
DRespecter l’unité d’expression de la commande : une part non négligeable
des dysfonctionnements dans l’intégration automatique des commandes est
due à une divergence entre le fournisseur et son client sur l’unité commerciale
servant de base à l’émission de la commande.
L’unité de commande en RHD est la plus petite unité physique
commercialisable par le fabricant, portant toutes les mentions
imposées par la législation.
4. Les données d’identification des biens
commandés
• L’unité de commande
L’unité de commande en RHD correspond à l’unité de base. Celle-ci représente
la plus petite unité physique proposée à la vente par le fabricant, portant toutes
les mentions légales.
q Exemple : Sac de farine de 5 kg, Pack de 12 yaourts nature sucrés 12 x 125 g.
D Respecter l’homogénéité de l’unité depuis la commande jusqu’à
l’avis d’expédition et la facture : Le GTIN de l’unité de base utilisé dans la
commande doit être le même que celui utilisé dans l’avis d’expédition et la
facture :
GTIN commandé = GTIN avis d’expédition ou GTIN bon de livraison
= GTIN facture.
D Le tarif achat doit correspondre au GTIN de l’unité de commande
D Dans le cas des articles à mesure variable, le tarif achat doit correspondre
à l’unité de mesure de l’unité de base : kg, litre etc.
• Le colis
L’unité de base est le maillon de départ de plusieurs hiérarchies logistiques, le plus
souvent le carton et la palette. Les codes des unités logistiques sont facultatifs
dans le message commande.
q Exemple :
Boîte de semoule 1KG (unité de base)
GTIN : 3123450000011
Commandée à la pièce (boîte de semoule)
Facturée à la pièce (boîte de semoule)
Carton de 40 boîtes de semoule
GTIN : 3123450000035
Non commandable
Non facturable
5. La désignation article
La désignation article n’est pas obligatoire dans le message commande. Toutefois
sa présence peut faciliter la gestion des anomalies.
6. Les données de valorisation de la commande
Elles sont facultatives et peu utilisées en RHD. Si toutefois vous souhaitez valoriser
la commande, les informations ci-dessous doivent y figurer :
• Le prix attendu de l’unité de base hors taxe,
• Le type de taxe et le taux appliqué,
• La devise utilisée.
7. Les informations sur le transport
Elles servent à indiquer les informations détaillées sur le transport souhaité :
• le mode de transport (maritime, ferroviaire, routier, etc.),
• le moyen de transport (wagon, camion, Express mail, etc.),
• Identification du transporteur : nom et code lieu fonction.
Palette de 32 cartons
GTIN : 3123450000028
Non commandable
Non facturable
Principales règles de gestion
D Les industriels doivent codifier avec un GTIN les unités logistiques standards
(carton et palette) et communiquer ces codes aux distributeurs via la fiche
produit.
k Bénéfices liés au traitement en EDI des commandes
L’intérêt de l’échange de données informatisé est de supprimer les ressaisies. Une
commande reçue par EDI entre directement dans l’outil de gestion commerciale
(on dit qu’elle est « intégrée »), alors qu’une commande par fax ou par courrier
doit être saisie manuellement dans votre outil. L’absence de ressaisies fait que
l’EDI apporte de la fiabilité et un gain de temps quel que soit le volume des
informations échangées.
Les bénéfices
D Diminution du temps de traitement des commandes
D Réduction des coûts papier (impression, courriers, fax…)
D Amélioration et fiabilisation de la qualité des données-produits
D Simplification de l’intégration des données-produits
D Diminution des litiges liée à la réduction des erreurs
D Gain de productivité
D Amélioration de la relation client
D Développement durable
GS1 vous accompagne :
Pour aller plus loin
q Contactez :
• le support EDI : des conseillers sont à votre disposition pour répondre à
toutes vos questions relatives à l’EDI, du lundi au vendredi de 9h à 18h au
01 40 95 54 10 ou par email : [email protected]
• Fatou Coulibaly, chargée du secteur RHD : [email protected]
q Documentation :
Vous pouvez télécharger sur notre site www.gs1.fr > publications,
de GS1 France.
• L’EDI, mes premiers pas
• Principes et mise en œuvre de l’EDI
• Commande-Profil PGC EANCOM® 1997
• Guide de codification des GLN
• GS1 General specifications
q Formation :
Le Centre de formation de GS1 vous propose une formation « comprendre
le message EANCOM » et des formations en entreprise sur mesure.
Pour en savoir plus, contactez GS1 au 01 40 95 54 11
Ou par email : [email protected]
q Contrôle de conformité de vos messages :
GS1 France s’engage à faciliter et à accélérer la mise en place de l’EDI pour ses
adhérents en contrôlant la conformité des messages à émettre. La prestation
consiste à contrôler la syntaxe et la cohérence des données en suivant les
règles du profil GS1 France. Chaque contrôle donne lieu à la réalisation d’un
rapport présentant les éventuelles erreurs détectées.
Contact contrôle conformité : [email protected]
glossaire
Code administratif (poids variable) :
Code GTIN-13 identifiant une Unité Consommateur à poids variable dans le
cadre des échanges administratifs, notamment EDI.
EDI :
Echange de Données informatisé. Echange par télétransmission de données
structurées d’ordinateur à ordinateur selon des formats standard.
Fiche-produit :
Document ou message électronique par lequel le créateur d’un produit fournit
à ses partenaires toute l’information relative à ce produit et aux logistiques
associées
GDSN :
Global Data Synchronisation Network. Il s’agit d’un réseau mondial de catalogues
électroniques certifiés par GS1. Cette certification vérifie l’interopérabilité de ces
catalogues, fondée sur les standards GS1. Ce réseau permet à une entreprise
(un fournisseur « éditeur » de fiches-produits ou un client « souscripteur » de
fiche-produits) d’utiliser le catalogue électronique certifié de son choix pour
échanger des informations-produits avec ses partenaires connectés au réseau
dans le monde entier.
GLN :
Global Location Number. Code du système GS1 identifiant un lieu-fonction et
utilisant une structure à 13 chiffres.
GTIN :
Abréviation de Global Trade Item Number (code article international). Le GTIN
peut être un des codes standard suivants : GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 ou GTIN-14.
Lieu-fonction :
Entreprise ou tout service d’une entreprise qui participe au titre d’une ou
plusieurs fonctions à la réalisation d’une transaction commerciale. Chaque
lieu-fonction, quel que soit son type, est identifié par un code GLN.
Message électronique :
Combinaison de plusieurs informations de données, soit lues optiquement,
soit provenant de transactions, assemblées pour la validation et le traitement
non ambigu des données dans une application utilisateur.
Quantité par conditionnement : (remplace « PCB » ou « Par combien »)
Nombre d’unités de base par conditionnement du niveau immédiatement
supérieur.
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des standards GS1 pour
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Hors Domicile sur :
gs1rhd.blogspot.fr
© Avril 2013 - Photos : Istockphoto - Illustrations : Philippe Rabagnac
2, rue Maurice Hartmann
92137 Issy-les-Moulineaux cedex
T +33 (0)1 40 95 54 10
F +33 (0)1 40 95 54 49
E [email protected]
www.gs1.fr

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