EPAB Etablissement public de gestion et d`aménagement de la baie

EPAB
Etablissement public
de gestion et d’aménagement
de la baie de Douarnenez
FICHE DE POSTE
Responsable secrétariat,
comptabilité et ressources humaines
PRESENTATION DE LA STRUCTURE
Le syndicat mixte établissement public de gestion et d’aménagement de la baie de Douarnenez
(EPAB) regroupe des collectivités territoriales et des établissements publics de coopération
intercommunale (EPCI) situés sur le périmètre du SAGE de la baie de Douarnenez :
- les communautés de communes de la presqu’île de Crozon et du pays de Châteaulin et du
Porzay, Douarnenez communauté et Quimper communauté
- les communes de Beuzec Cap Sizun, Saint Nic, Plomodiern et Douarnenez et le département
du Finistère.
Ses missions ciblent la protection, la préservation et la restauration des ressources aquatiques et
naturelles, via notamment la mise en œuvre de programmes d’actions et d’outils de planification
(SAGE).
FINALITES DU POSTE
L’EPAB recrute un(e) responsable secrétariat-comptabilité-RH au sein du pôle ressources.
Vous assurerez les missions suivantes :
- L’assistance auprès de la direction
- La gestionde la comptabilité et des finances de la structure
- La gestion administrative du personnel et de la paie
- Le cadrage et le suivi des marchés publics
- Le secrétariat du syndicat
MISSIONS PRINCIPALES
COMPTABILITE
Collaborer à la préparation du budget (DOB, BP, CA, CG, …) et établir des simulations
prévisionnelles (masses salariales, …)
Saisir le budget sur le logiciel comptable. Réaliser les documents comptables et budgétaires.
Assurer le suivi et le contrôle de l’exécution du budget et des procédures budgétaires, en établissant
notamment les opérations comptables, dont :
- Vérifier et classer les pièces comptables, saisir les pièces justificatives dématérialisées
- Etablir les mandats et les titres de recettes selon les services analytiques
- Suivi de la liquidation des titres de recettes et des mandats
Gérer l’actif et optimiser la gestion de la trésorerie
Assurer la planification et le suivi des ressources, dont :
¤ cotisations des membres
- Etablir le calcul des cotisations annuelles des membres de l’EPAB, pour les différentes actions
menées, selon les clés de répartition établies
- Gérer les appels à cotisations et le suivi des versements
- Etablir le décompte annuel final, pour la régularisation des cotisations sur le réalisé
¤ subventions des partenaires financiers
- Collaborer à l’élaboration des dossiers de subvention (demande et versement)
- Assurer le suivi annuel des dossiers de subvention
- Vérifier et classer les arrêtés et conventions des différents partenaires
Etablir les déclarations de TVA
Elaborer et alimenter des tableaux de bord financiers, dont le suivi des dépenses par service analytique
et des bilans annuels
Assurer les relations avec les services comptables de l’Etat, les fournisseurs, les agents de l’EPAB, les
partenaires financiers
Optimiser la gestion de la dématérialisation
Actualiser le paramétrage des systèmes de traitement des données comptables, en lien avec le
fournisseur du logiciel
RESSOURCES HUMAINES
Gestion de la paie (7 agents et 3 élus)
Préparer les variables mensuelles de paie
Contrôler les bulletins de paie et les états des charges sociales
Réaliser les déclarations sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles
Mandater les salaires et les cotisations des charges sociales
Gestion administrative du personnel
Appliquer et gérer les processus de déroulement de carrière, dont :
- Rédiger les arrêtés selon les positions administratives des agents titulaires
- Gérer les contractuels : rédiger les contrats de travail et les documents de fin de contrat
- Tenir à jour les dossiers individuels des agents, alimenter le bilan social
- Gérer les absences : maladie, accident de travail, maternité, paternité, congés, CET
- Constituer les dossiers de validation de retraite
Suivre les actions de formation : inscriptions, conventions, diffusion des convocations et des
attestations, établir le bilan annuel des formations, actualiser la note interne sur les formations au
besoin, …
Organiser et mettre en œuvre des procédures de recrutement
SECRETARIAT / ASSISTANCE A LA DIRECTION
Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat
Assurer la gestion du courrier (réception et envoi)
Assurer la gestion des stocks (timbres, fournitures,…) et les commandes associées
Veiller au bon fonctionnement matériel du syndicat (véhicules, sécurité, …)
Assurer la gestion courante du syndicat
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (dossiers administratifs, correspondances, site
internet de l’EPAB…)
Assurer le secrétariat des instances : envoi des invitations, préparation des documents relatifs aux
réunions, relance téléphonique, réservation de salle,rédaction des procès-verbaux des réunions, …
Transmettre les actes soumis au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire par la plateforme
Mégalis
Veille administrative, financière et juridique de l’établissement pour le respect des procédures
Assurer l’exécution et le suivi des procédures et décisions administratives
Réaliser quotidiennement la revue de presse
Encadrer la prestation de mise en place d’un archivage avec le CDG29 et assurer sa bonne mise en
œuvre interne dans le temps (tri, classement, …)
Etablir des notes de procédure interne / service, sur différentes thématiques
Gérer le fonds de documentation de l’EPAB
MARCHE PUBLIC
Etre référent au sein de l’équipe sur les marchés publics
Elaborer un guide des procédures interne sur les marchés publics et assurer sa mise à jour régulière
Vérifier les pièces administratives et le respect des procédures pour chaque marché, en appui auprès
des autres agents
Assurer l’exécution financière et comptable des marchés publics
Etablir le bilan annuel des marchés conclus
COMPETENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES
Maîtrise du fonctionnement administratif, juridique et réglementaire des collectivités territoriales
Maîtrise des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique en M14
Maîtrise du statut de la fonction publique territoriale
Connaissance des procédures de la commande publique et du code des marchés publics,
Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel, Powerpoint
Connaissance du logiciel eMAGNUS
Qualité d’expression écrite et orale
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
Autonomie
QUALITES ATTENDUES
Qualités organisationnelles dans le travail et planification
Capacité d’intégration, d’analyse et de synthèse
Rigueur professionnelle et sens des responsabilités
Capacité à rendre compte
Capacité à faire des propositions
Qualité relationnelle dans l’environnement professionnel (élus, agents, grand public, partenaires,… )
Discrétion
ENVIRONNEMENT RELATIONNEL
Lien hiérarchique :sous l’autorité de la directrice
Relations avec les élus, le public, la trésorerie, les fournisseurs, les agents, les partenaires financiers
CADRE D’EMPLOI CORRESPONDANT AUX FONCTIONS
Adjoint administratif 2ème classe à rédacteur
PROFIL
Bac + 2 minimum en comptabilité – secrétariat – ressources humaines – marché public
Expérience confirmée dans les collectivités territoriales sur des postes similaires
Permis B
CONDITIONS DU POSTE
Poste à pourvoir idéalement dès le14 novembre 2016.
Poste basé à Kerlaz (Finistère)
Temps complet, 35h00
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux à rédacteurs par voie de mutation,
détachement, liste d'aptitude ou recrutement direct.
Véhicule de service pour les déplacements
Syndicat adhérant au CNAS
CONTACT
Lise LE BIHAN, remplaçante de la directrice de l’EPAB – mail : [email protected]
DEPOT DES CANDIDATURES
Adresser lettre de motivation manuscrite + curriculum vitae au plus tard le 21 octobre 2016 :
- par courrier à Monsieur le Président –EPAB - Le Pavillon - La Clarté - 29100 KERLAZ
- par courriel : [email protected]