Cas d`application WK_Kleos_Cabinet d`avocats Hentzien_VF

TEMOIGNAGE CLIENT
Le cabinet d’avocats Hentzien s’appuie sur le logiciel de gestion
KLEOS de Wolters Kluwer pour son organisation quotidienne
Paris – 15 mai 2013 – Afin d’optimiser la gestion de ses activités, le cabinet Hentzien a
choisi la solution logicielle KLEOS, développée par Wolters Kluwer (Lamy). Retour sur
les fonctionnalités et les bénéfices apportés par cet outil à la pointe de la technologie,
adapté à une petite structure.
A quelques pas du Palais de Justice de Cannes se trouve le cabinet d’avocats Hentzien,
fondé et dirigé par Maîtres Hentzien et Bocquet-Hentzien. La structure compte également
deux collaborateurs avocats et deux assistantes. Chaque année, l’équipe traite entre 350
et 400 dossiers en droit privé.
Un logiciel de gestion, outil indispensable à un cabinet d’avocats
Après avoir prêté serment en 1998, Maître Hentzien a réalisé son stage obligatoire de deux
ans chez un confrère, puis s’est installé à son compte. Dans ces deux cas, il ne disposait
d’aucune solution de gestion, ayant alors recours aux logiciels de base intégrés dans son
équipement informatique. Maître Boquet-Hentzien a effectué, pour sa part, son stage au
sein d’un cabinet équipé du logiciel Lamy Cicéron pour piloter ses activités. Cette
solution s’adresse aux structures juridiques d'envergure à la recherche d'un haut niveau de
gestion, grâce à de nombreuses fonctionnalités très développées. Leur expérience
respective les a amenés à se tourner vers un logiciel pour leurs activités.
« Nous avons utilisé Cicéron pendant une dizaine d’années. Cela a été un très bon
équipement que nous avons souhaité faire évoluer pour correspondre pleinement à notre
organisation et nos besoins, notamment lorsque nous nous sommes mis en 2012 en société
civile professionnelle. Avec les conseils de Wolters Kluwer (Lamy Logiciels) et au regard
des autres logiciels disponibles sur le marché, nous nous sommes tournés vers la solution
KLEOS pour ses fonctionnalités et son bon rapport qualité/prix », explique Yannick
Hentzien.
Gestion du cabinet, suivi des plannings, Réseau Privé Virtuel Avocat (RPVA), facturation...
Cette solution logicielle a été conçue pour aider les avocats à assumer et assurer au
quotidien toutes les tâches administratives et de back office, et ainsi leur permettre de
dégager un maximum de temps pour pouvoir se consacrer pleinement au conseil et à
l’accompagnement de leurs clients. Le tout, en étant très accessible d’un point de vue
technique et financier.
Des fonctionnalités adaptées à la profession des avocats
Aujourd’hui, le cabinet Hertzien utilise KLEOS au quotidien. Cet outil logiciel intègre des
particularités de la profession, comme l’intégration du RPVA assurant la sécurité des
échanges informatiques entre avocats et Tribunaux.
La solution permet également d’organiser de manière sécurisée la diffusion et le partage
de l’information et des dossiers au quotidien (gestion des e-mails, échanges de pièces,
travail collaboratif, etc.). Labellisé par le Conseil National des Barreaux, KLEOS est un
logiciel intelligent qui facilite l’utilisation du RPVA : possibilité de rattacher facilement
un dossier KLEOS à son équivalent e-barreau, mémorisation de l’adresse e-mail à utiliser
par défaut (adresse de la Chambre), conversion automatique des fichiers Word en PDF
avant envoi à l’e-barreau, préparation des Déclarations d’Appel etc.
La facturation et les fonctions de relance sont également utilisées par l’équipe.
Un autre avantage est de pouvoir générer via KLEOS des modèles de correspondance et de
les adapter aux particularités du cabinet. « Toutes les correspondances sont
automatiquement mises à jour avec nos références. Autre gain de temps, nos assistantes
ne nous confient plus de parapheurs pour signer l’intégralité de nos communications. Via
KLEOS, je peux valider les documents et les transmettre aussitôt aux intéressés »,
commente Me Hentzien.
Le cabinet y a également recours pour l’envoi et la consultation de ses emails.
L’équipe apprécie aussi de pouvoir consulter directement et où qu’elle soit les différents
agendas électroniques, pour éviter tout raté ou doublon.
Enfin, elle utilise la fonction des tâches, pour ne manquer aucune date clé pour ses
dossiers : « A titre d’exemple, une alerte nous permet de faire attention aux délais
d’appel à prendre en compte pour une affaire. Le respect des délais et des calendriers est
essentiel dans notre profession et le logiciel nous permet de gérer cet aspect de manière
optimale », ajoute-t-il.
Mobilité et sécurité pour une totale liberté d’organisation et d’utilisation
Outre les fonctionnalités adaptées à la profession d’avocats, le cabinet Hentzien a
apprécié que le logiciel ne nécessite aucun équipement informatique lourd (serveurs,
système d’administration,…) et, de ce fait, n’entraîne pas de dépenses importantes. Facile
à implémenter, un ordinateur et une connexion Internet ont suffi pour que les 6
utilisateurs y aient facilement accès. La migration depuis la solution Lamy Cicéron a été
effectuée dans un délai de 24 à 48h.
La gestion des dossiers et les flux d’information sont également accessibles en
permanence. L’avocat peut ainsi, de manière parfaitement sécurisée, accéder à toute
l’information du cabinet, à tout moment et en tous lieux. KLEOS garantit par ailleurs une
sécurité et une confidentialité optimales à travers un accès à distance totalement
sécurisé, une gestion des accès personnalisable et une sauvegarde de l’intégralité des
données en temps réel.
« Une possibilité particulièrement intéressante pour les avocats qui se déplacent souvent,
notamment lorsqu’ils plaident », commente le cabinet.
Enfin, la formule souple d’abonnement au logiciel a été un atout : l’avocat n’a pas eu à
réaliser d’investissement de départ assorti de mises à jour ultérieures, mais a souscrit un
abonnement mensuel de 59 € (pour le premier utilisateur et 44€ au-delà), incluant à la fois
le logiciel et la formation associée.
« Un an après le début de l’utilisation de la solution KLEOS, nous en sommes très
satisfaits. Si nous devions la résumer en trois adjectifs, nous pourrions parler de
simplicité, praticité et efficacité. Au-delà de notre cabinet et de notre expérience, cette
solution peut être vraiment bénéfique pour nos jeunes confrères qui s’installent
directement après avoir obtenu leur diplôme, sans période de stage comme à notre
époque, car elle permet d’éviter d’éventuelles difficultés rencontrées au début de la
pratique, grâce à la facturation, à des données hébergées sans système informatique
particulier et accessibles où que l’on soit, en contrepartie d’un abonnement modeste.
KLEOS peut les mettre tout de suite sur des rails pour bien gérer leur structure », conclut
Me Hentzien.
À propos des solutions logicielles Wolters Kluwer
Wolters Kluwer décline sous sa marque Lamy à la fois des éditions juridiques et des logiciels
professionnels. À ce titre, Wolters Kluwer fournit des solutions métiers adaptées à toutes les
configurations de cabinets d’avocats et de services juridiques dans les entreprises et les
collectivités locales.
Pour la gestion de l’activité au quotidien, Wolters Kluwer propose une suite logicielle unique dans
2 environnements éprouvés et pérennes : Web (ASP/Intranet) avec Lamy Héliaste, Lamy Optimium
et KLEOS et Client/Serveur avec Lamy Clior et Lamy Cicéron. Forte de 25 ans d’expérience,
l’équipe Wolters Kluwer chargée des logiciels propose une approche globale et personnalisée pour
accompagner chaque projet d’informatisation et assurer des prestations à forte valeur ajoutée. Les
solutions de gestion sont positionnées au cœur d’une gamme complète de produits et services
développée par Wolters Kluwer pour répondre aux besoins des cabinets dans la conduite
quotidienne de leur activité. Elles disposent de toutes les expertises juridiques et éditoriales
apportées par Lamy et Liaisons sociales. Plus d’information sur lamyprofessionavocat.fr et
lamyKLEOS.fr
À propos de Wolters Kluwer France
Wolters Kluwer France est l’un des leaders des solutions d’information professionnelle en France.
Son offre couvre les pôles majeurs du droit, du social, des ressources humaines, de la santé, des
transports et du tourisme. Avec des marques telles que Lamy et Liaisons Sociales, Wolters Kluwer
France propose des solutions adaptées à chaque univers professionnel (édition papier, on line et
progiciels, formation, événementiel etc.).
Wolters Kluwer France est une filiale du groupe Wolters Kluwer, l’un des premiers acteurs
mondiaux de l’édition et de l’information professionnelle dont le chiffre d’affaires s’élève à 3,6
milliards d’euros en 2012 et qui emploie environ 19 000 personnes dans le monde. Wolters Kluwer,
dont le siège est basé aux Pays-Bas, intervient dans plus de 40 pays dans le monde.
Pour plus d’information, connectez-vous à www.wolterskluwerfrance.fr ou suivez notre fil d’info
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