registre entrees - sorties du personnel

Fiche solution
REGISTRE ENTREES - SORTIES
DU PERSONNEL
1
Principes de base
1.1
Edition du registre
Menu Etats - Entrées-sorties du personnel
✔ Sélectionner la période désirée et valider pour imprimer le registre.
1.2
Entrées et sorties dans le logiciel
Le registre du personnel s'établit en fonction du contenu des fiches des salariés (par exemple le nom, l’emploi,
le titre de séjour...), et des fiches de paie.
Un salarié n'apparaîtra sur le registre d'une période donnée qu'à deux conditions :
- avoir au moins une paie sur la période considérée,
- avoir commencé ou fini un contrat sur cette période.
La date d'entrée qui apparaît sur le registre peut provenir :
- de celle renseignée dans la fiche du salarié ou, en son absence,
- de celle de la première paie du contrat en cours sur la période d'édition du registre.
La date de sortie provient exclusivement de la boîte à cocher «Fin de contrat» dans les paies.
Par exemple, Mlle Fabienne Ixe est entrée dans l'entreprise le 1er décembre 2003. A partir de janvier 2005,
l'entreprise tient ses paies avec sPAIEctacle.
Quand le registre Entrées-sorties du personnel est édité pour janvier 2005, Mlle Fabienne Ixe y apparaît comme
étant entrée le 1er janvier 2005.
=> la case Date entrée n'ayant pas été renseignée dans la fiche Salarié, le logiciel considère la date de début
de la paie de janvier comme sa date d’entrée dans l’entreprise.
Menu Salarié - Liste des salarié - onglet Contrat
Si à présent on renseigne correctement la zone Date entrée dans sa fiche Salarié, soit le 1er décembre 2003, et
qu'on demande à nouveau le registre sur la période de janvier 2005, Mlle Fabienne Ixe n'apparaîtra pas.
=> En janvier 2005, le logiciel sait à présent qu'elle n'est ni entrée, ni sortie.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
organismes sociaux et fiscaux concernés.
Fiche solution Registre Entrées-Sorties du Personnel
NC 08/04/2005
page 1
Fiche solution
Menu Paies- Liste des paies
Si l'on coche la case «Fin de contrat» dans la paie de janvier de Mlle Fabienne Ixe, et qu'on demande l'édition
du registre du personnel sur la période de janvier 2005, Mlle Fabienne Ixe apparaîtra avec une date de sortie.
Les registres précédemment imprimés font état de sa date d'entrée. On ne verra figurer la date d'entrée
et de sortie de Mlle Fabienne Ixe sur une même ligne, que dans le cas où on demanderait une édition
pour la période complète de son contrat (1er décembre 2003 au 31 janvier 2005).
2
Questions fréquemment posées
2.1
Les mouvements de personnel dans le registre Entrées-Sorties
2.1.1
Le salarié n’apparaît pas sur le registre
- Le registre entrées-sorties répertorie les mouvements du personnel : il ne s’agit pas d’un état de présence des
salariés à un instant précis. Pour figurer sur le registre de la période choisie, le salarié doit avoir au minimum
une paie sur cet intervalle, qui constitue une entrée et/ou une sortie.
- Si un mouvement de personnel de la période considérée n’apparaît pas sur le registre, voir plus loin les paragraphes 2.1.2 et/ou 2.1.3.
2.1.2
La date d'entrée n'apparaît pas sur le registre
- La date d'entrée du salarié est antérieure à la période d’édition du registre. Vérifier la liste de ses paies et sa
date d'entrée, dans la fiche Salarié (onglet Contrat pour Date entrée, onglet Paies pour la liste des paies par
exercice).
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
organismes sociaux et fiscaux concernés.
Fiche solution Registre Entrées-Sorties du Personnel
NC 08/04/2005
page 2
Fiche solution
- La paie précédente n'est pas cochée en fin de contrat : le salarié n'étant pas «sorti», la paie suivante n'est donc
pas une «entrée». Vérifier dans le menu Paies - Liste des paies que la colonne "Fin Ct" est bien cochée pour
cette paie. (On peut aussi vérifer dans la paie elle-même.)
2.1.2
La date d'entrée qui s'affiche n'est pas la bonne
La date d'entrée du salarié est antérieure aux paies présentes dans le fichier de paies, et n'a pas été renseignée
dans la fiche Salarié. Vérifier et renseigner la case «Date entrée» à l'onglet Contrat de la fiche Salarié (Menu
Salarié - Liste des Salariés).
2.1.3
La date de sortie n'apparaît pas
La case «Fin de contrat» n'est pas cochée dans la dernière paie du salarié pour le contrat considéré.
2.1.4
La date de sortie n'est pas la bonne
La case «Fin de contrat» a été cochée dans la mauvaise paie.
2.2
La mise à jour des fins de contrat
Menu Paies - Liste des paies
2.2.1
La fonction «Mise à jour» des paies
Cette fonction n’entraîne pas de recalcul des paies. Elle peut s’appliquer simultanément sur une sélection de
plusieurs paies. Elle opère également sur les paies appartenant à des périodes cloturées.
- Sélectionner la ou les paies qu’on veut mettre à jour (touche CTRL sur PC et touche POMME sur Mac).
- Cliquer sur
«mise à jour des fiches sélectionnées» et choisir «Mise à jour» dans la liste déroulante.
- Cocher les cases «Contrat de travail»
et «Fin de contrat» (si on veut cocher les
fins de contrat dans les paies),
ou
- Cocher «contrat de travail» seulement
(si on veut décocher les fins de contrat
dans les paies).
- Valider avec OK.
- Faire un rafraichissement d'écran en cliquant sur
la Liste des paies.
. pour contrôler le résultat dans la colonne «Fin Ct» de
2.2.2
Mise à jour manuelle
Pour toute paie non clôturée, on peut simplement :
- Sélectionner la paie dans la liste et cliquer sur
- Cocher la case «Fin de contrat» dans la paie
- Valider avec OK.
Le fait de déverrouiller une paie et de cliquer sur OK a pour effet de recalculer cette paie.
Ces informations n’ont aucune valeur contractuelle. Elles n’engagent pas la responsabilité de GHS quant à leur utilisation et / ou leur interprétation. Elles ne
sont prises en compte par le lecteur que sous sa seule responsabilité.
Ces informations ont un caractère général et ne prétendent pas répondre de façon exhaustive à la question traitée. Pour plus d’informations, contactez les
organismes sociaux et fiscaux concernés.
Fiche solution Registre Entrées-Sorties du Personnel
NC 08/04/2005
page 3