Modèle Entête ENS Charte 2012

Version : n°1
ORGANISATION DU SERVICE DES RELATIONS INTERNATIONALES
Note d’organisation rédigée par : Catherine EVAIN, responsable du service des relations
internationales
Note en diffusion : à l’ensemble du personnel de l’ENS Cachan
Date de mise en œuvre : 20 février 2016
Cette note d’organisation a été présentée au comité technique du 19/02/2016 et a reçu
un avis favorable
I – MISSIONS DU SERVICE
Le Service des Relations Internationales a pour mission de contribuer à la mise en œuvre
de la politique internationale de l’établissement, en mettant à disposition des enseignants,
des chercheurs, des étudiants et des élèves :
 un appui à la construction d'actions de coopération : contribution à l'élaboration
et au suivi des accords bilatéraux et des relations avec les universités partenaires,
organisation de missions à l’étranger et de visites de délégations, appui au
montage de projets.

un appui aux mobilités étudiantes et enseignantes : rédaction de la Charte
universitaire Erasmus négociée avec la Direction Education et Culture de la
Commission européenne, information et l'appui au montage des programmes
européens de mobilité Erasmus (mobilités académiques et stages en Europe, en
relation avec l'Agence nationale responsable de ces programmes), amorce et suivi
des accords bilatéraux avec les universités partenaires du programme d'échanges
Erasmus, en liaison avec les composantes pédagogiques, organisation des séjours de
mobilité étudiante dans les universités partenaires et suivi des procédures de
validation des périodes d'études effectuées à l'étranger, accueil et suivi des
étudiants étrangers reçus dans le cadre des programmes d'échanges, conseil aux
étudiants ayant des projets individuels de mobilité internationale, gestion des
dossiers de convention d'accueil « visiteurs scientifiques » en relation avec le
Bureau de l'Accueil et du Séjour des Etrangers de la Sous-Préfecture, à destination
des chercheurs et enseignants-chercheurs étrangers invités.
ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE DE CACHAN
61, avenue du Président Wil son 94235 Cach an Cedex – Fr ance - T él. : 33 (0)1 47 40 20 00 - ww w.ens-cach an.fr

un espace pour l'information et la constitution de dossiers de candidature à des
bourses de mobilité internationale : conseil aux étudiants concernant le
financement des périodes de mobilité internationale, gestion des bourses de
mobilité entrante et sortante (bourses internationales de l’ENS Cachan, bourses
internationales Idex-Saclay, bourses Vulcanus, bourses Jean-Walter Zellidga de
l'Académie française, bourse d’Excellence Eiffel du Ministère des Affaires
étrangères et du développement international, bourses master-Ile de France,
bourses Fulbright de la commission franco-américaine, bourses doctorales de l'AUF,
bourses du China Scholarship Council, bourses en cofinancement des ambassades… )
et gestion du contingent de chambres en cité universitaire ou en résidences privées
à destination des étudiants étrangers inscrits en programme d'échange.

le traitement et la diffusion de l'information: diffusion régulière d’une «Info SRI»,
mise à jour de la page internationale du Site internet (actualités, programmes, …),
mise à jour de la plateforme Moodle/e-learning sur le site intranet, élaboration de
différents supports (guides d’accompagnement des étudiants internationaux,
plaquette de présentation de différents programmes de financement, …)

la gestion financière des projets de coopération et des financements dédiés à la
mobilité : aide au montage technique des conventions, préparation des budgets
prévisionnels, suivi et contrôle de leur exécution, rapports aux financeurs pour
versement des différentes tranches,…
Le SRI se veut un lieu de convergence et de référence institutionnelle des coopérations
internationales et, plus généralement, de l’activité internationale.
II – ORGANISATION DE LA DIRECTION
Le service des relations internationales est rattaché à la direction générale des Services. Il
constitue un service d’appui à la présidence en vue de la définition de la stratégie
internationale de l’Ecole. Il est composé d’un(e) secrétaire/gestionnaire, d’un(e)
assistant(e) et de deux chargé(e)s de mission et d’un(e) responsable.
Le pôle secrétariat/gestion assure les tâches de gestion administrative et financière du
service des relations internationales, telles que téléphone, agenda, gestion du courrier,
organisation de réunions, classement et archivage, rédaction et suivi de documents
administratifs, gestion et suivi du budget SRI, passation et suivi des commandes et des
factures. Il est responsable de la saisie des conventions dans le logiciel Cocolight.
Il est en charge de l’organisation logistique des missions en France et à l’étranger, de
l’accueil des délégations internationales ainsi que des événements à caractère international
de l’Ecole. Il gère la partie administrative et financière des programmes de bourses
internationales ENS Cachan et Idex Paris-Saclay et des conventions de cofinancement avec
les ambassades et s’occupe aussi de l’accueil et du suivi des étudiants internationaux
pendant leur séjour à l’ENS (réservation de logements, …)
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L’assistant(e) en relations internationales est en charge de la gestion et de l’organisation de
l'accueil des scientifiques étrangers dans leurs démarches de visa (délivrance de conventions
d’accueil, …). Il (elle) participe également aux activités d'information et de communication
interne et externe du service via l’élaboration et la diffusion de l’«Info SRI» et via
l’instruction de demandes d’informations de la part d’institutions de tutelle.
Il (elle) participe enfin à l'organisation de missions à l'étranger, à l'accueil de délégations
étrangères et à l'organisation d'événements à caractère international. L’assistant(e) agit
aussi en soutien au service en ce qui concerne la gestion des bourses internationales ENS
Cachan, Idex Paris-Saclay, Aide à la Mobilité Internationale des Etudiants (AMIE) de la Région
Ile de France, Zellidja, Master Ile de France,… et à l’accueil et au suivi des étudiants
internationaux dans leurs différentes démarches (logements, assurances, inscriptions, …).
Le(a) chargé(e) de projets est en charge de la gestion de la mobilité entrante et sortante
pour les programmes de bourses internationales ENS Cachan, IdexParis-Saclay, Fulbright,
China Council Scholarship (CSC), FMJH, Eiffel, Master Ile de France, Vulcanus, Zellidja,…
A cet effet, il (elle) s’occupe de l’accueil des boursiers internationaux en coordination avec
les autres entités de l’Ecole. Il (elle) assure le suivie des conventions de thèse en cotutelle
en coordination avec les entités concernées. Il (elle) participe à l’organisation de missions à
l’étranger et à l’accueil de délégations étrangères. Il (elle) est force de proposition en
matière de communication et réalise les activités d’information et de communication
interne et externe du service (site internet et intranet, plaquettes, guides, …). Enfin, il
(elle) participe au développement de la base d’accords et programmes internationaux de
recherche.
Le(a) chargé(e) des échanges est en charge de la gestion du programme de mobilité Erasmus
(conseils, éligibilité, contrat d’études, financement, rapports) et des programmes de bourse
AMIE et des bourses internationales sortantes Idex Paris-Saclay. Il (elle) participe à la
gestion de la base des accords et programmes internationaux (préparation des accords et
conventions internationales) et à l’organisation de missions à l’étranger et à l’accueil de
délégations étrangères. Il (elle) prend part activement aux activités d’information et
communication interne et externe du service (gestion et mise à jour du site internet et
intranet, des documents de promotion de l’Ecole (plaquettes, affiches, etc), guide d’accueil
des scientifiques et des étudiants étrangers, …). Il (elle) assure une veille et des actions de
communication et d’information sur les programmes de financement internationaux et
participe à l’accueil et au suivi des étudiants internationaux boursiers.
Le(a) responsable de service assiste la Présidence sur la stratégie de coopération
internationale et la représente le cas échéant auprès des partenaires. Il (elle) élabore le
budget dédié à la mise en œuvre de la politique internationale et en assure l’exécution.
Il (elle) contribue à la réalisation du diagnostic des différentes coopérations existantes et
promeut les activités scientifiques et académiques de l’établissement sur le plan
international. Il (elle) participe à des réseaux professionnels afin de favoriser le
développement des coopérations internationales. Il (elle) organise une veille sur les
dispositifs internationaux dans le domaine de la formation et de la recherche et la diffusion
de l’information sur la coopération internationale. Il (elle) contribue à l’amélioration des
procédures et des outils de gestion et d’évaluation des actions de coopération
internationale et assure la responsabilité et l’animation du service (management,
encadrement, organisation).
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