Guide de saisie LEI

novembre 2016
Guide de saisie LEI
FICHE PRATIQUE MAJLEI/01 :
Démarrer avec la saisie d'une fiche LEI, règles de base
Se connecter sur apps.tourisme-alsace.info / identifiant et mdp à saisir, puis cliquer sur s'identifier
Cliquer sur MAJSIT => Entrée dans MAJSIT
Dans le cas d'une création de fiche :
Cliquer sur que faire/créer une fiche
Dans le cas d'une mise à jour :
Dans le cas d'une fiche 'hors territoire de
compétence'
Rechercher la fiche par son nom,
Vérifier sa présence dans le LEI via
numéro de produit, critères …
Cybtour.
cliquer sur Valider
Ne pas créer de fiches hors territoire mais se
mettre en relation avec l'office de tourisme
référent.
Nom de la fiche : respecter le format de saisie (page 2)
Genre : exemple : Hébergement
Catégorie : exemple : Hôtellerie
Type de produit : exemple : hôtel ou résidences hôtelière
saisir le code postal et
commune
appuyer sur + pour sélectionner la
!!!NE JAMAIS SAISIR DIRECTEMENT UNE COMMUNE DANS LE LEI !!!
D'une manière générale, il convient, avant de commencer à saisir une fiche,
de vérifier si cette fiche n'existe pas déjà dans la base.
(dans MAJ, faire une recherche sur le nom ou le type de fiche, ou la commune ...)
2
FICHE PRATIQUE MAJLEI/02 :
Format de saisie des titres de fiche
Règle générale :
●
●
●
●
●
pas de majuscule autre que les début de titre, de noms propres ou de noms d'établissement
pas de mot en lettres capitales (sauf les noms de famille pour les hébergements)
pas de caractères spéciaux (',",/ …), autres que le – (sauf exception pour les titres tirés d'une citation)
créer une cohérence entre la saisie des titres pour chaque type de fiche.
respecter et vérifier l'orthographe et la grammaire
Règle de saisie pour les manifestations :
●
●
●
●
rester cohérents et homogènes dans la conception des titres
choisir un titre évocateur
PAS DE MAJUSCULE "à l'allemande" pour les noms communs.
Fête de la Cerise, de la Bière, de la Tarte Flambée ..... à proscrire
=> Fête de la cerise, de la bière, de la tarte flambée
PAS DE GUILLEMETS ...
=> Choisir une ligne éditoriale qui sera appliquée à l'ensemble des saisies faites par votre OT.
Par exemple, pour les expositions, saisir toujours de la même manière :
Exposition :
Concert :
Conférence :
Titre de l'exposition
OU
Titre du concert
OU
Nom de la conférence OU
exposition – Titre de l'exposition
Concert – Titre du concert
conférence – Nom de la conférence
règle pour les hébergements et la restauration :
●
●
3
pas de référence au classement dans le titre
pas de noms propres en lettres capitales
FICHE PRATIQUE MAJLEI/02 :
Format de saisie des titres de fiche
règle pour les hébergements
Fiches
Exemple de titre non acceptés
Hôtel-restaurant + Nom / Hôtel + Nom / Résidence hôtelière + Nom
Hôtel-Restaurant SCHMITT
Auberge + Nom / Hostellerie + Nom
Hôtel-restaurant *** Schmitt (pas de référence au classement)
Restaurant + Nom
Restaurant A LA BONNE FOURCHETTE (pas tout en lettres capitales)
Camping + Nom / Aire de service pour camping-car + Nom (de la
commune ou de l'aire)
Chambre d'hôte "Chez Antoinette" (pas de guillemets)
Chambre(s) d'hôtes de M ... / ou Chambre(s) d'hôtes la Roseraie ..
Schmitt Antoinette (de quoi parle t on ??)
Les bleuets (de quoi parle t on ??)
Ferme-auberge + Nom
Centre de vacances + Nom / Refuge + Nom
Meublé(s) de tourisme + Nom ou n° de centrale de réservation (pour les
meublés classés)
Location(s) de vacances + Nom
(pour les hébergements non classés)
ou n° de centrale de réservation
à noter : l'accord pour 'chambre d'hôtes' (qui n'est pas clairement défini
dans le dictionnaire) pour lequel nous reprenons dans le LEI la règle
d'accord utilisée par les Gîtes de France et Clé Vacances :
Une chambre d'hôtes
Des chambres d'hôtes
Chez Antoinette – chambres d'hôtes
Appartement Schmitt 2 pers ...
exceptions tolérées :
Appart'hôtel + Nom
Bio spa hôtel + Nom
Château hôtel + Nom
Etap'Hôtel ...
FICHE PRATIQUE MAJLEI/02 :
Format de saisie des titres de fiche
Cas des propriétaires qui ont plusieurs hébergements (fiches mères et fiches filles) :
Règle
Chambre d'hôtes
Gîtes et meublés de
tourisme
mère
: Chambres d'hôtes + Nom
Exemple
Chambres d'hôtes la Roseraie (mère)
fille : Chambre d'hôtes + Nom ou capacité
Chambre d'hôtes la Roseraie – les bleuets (fille)
(les différencier et homogénéiser tous les titres de votre
base)
Chambre d'hôtes la Roseraie – lilas (fille)
Meublés de tourisme + Nom ou n° de centrale de réservation
(pour les meublés classés)
Meublés de tourisme de Mme Schmitt Antoinette
(mère)
Locations de vacances Nom ou n° de centrale de réservation
(pour les hébergements non classés)
fille : le nom de la mère (au singulier) + capacité ou numéro
(les différencier et homogénéiser tous les titres de votre
base)
Meublé
de tourisme de Mme Schmitt
Antoinette – 4 pers (fille)
Meublé
de tourisme de Mme Schmitt
Antoinette – 4 à 6 pers (fille)
A noter : pour les gîtes, le principe des fiches mères / fiches filles n'est plus nécessaire, vous pouvez créer des
fiches mères pour tous les hébergements d'un même prestataire.
FICHE PRATIQUE MAJLEI/03 :
Format de saisie des prestataires
La saisie du prestataire est obligatoire.
Par prestataire, on entend la personne à contacter pour avoir plus de renseignement sur la fiche en question :
les coordonnées de l'hôtelier pour un hôtel, de la centrale de résa pour un meublé vendu en centrale, de l'OT pour une manifestation ...
A ne pas confondre avec le contact (le président de l'association des donneurs de sang qui ne souhaite pas avoir son n de tel affiché par exemple)
Les champs prestataires sont affichés sur internet, ce sont eux qui font référence dans le cadre "renseignement, réservation".
Cette adresse est donc essentielle pour permettre au touriste de mieux connaître l'offre touristique.
Vérifier si le prestataire n'existe pas :
Cliquer sur la loupe et saisir une partie du nom, une série de proposition s'affiche, sélectionner le prestataire concerné, confirmer votre choix en validant.
Attention, un prestataire existant est sûrement déjà affecté à une ou plusieurs autres fiches, si vous faites des modifications elles seront reportées sur
toutes ces fiches.
S'il n'existe pas, cliquer sur Créer un nouveau prestataire (si son adresse est identique à celle de la fiche, cliquer sur importer l'adresse principale)
6
FICHE PRATIQUE MAJLEI/03 :
Format de saisie des prestataires
Règles :
NOM
pour un hébergement, un commerce, un restaurant … :
reprendre le nom de la fiche en lettres capitales :
CIVILITE
Monsieur,
Madame,
Mademoiselle
Mme et M
NOM
En lettre capitales
Première lettre
majuscules
DUPONT
Géronimo
ex : HOTEL-RESTAURANT DES FLEURS
pour une association, structure, autre... Le nom en
lettre capitales
ASSOCIATION DES DONNEURS DE SANG / MAIRIE DE
STRASBOURG
Adresse : voir FICHE PRATIQUE MAJLEI/04 : Format de saisie des adresses
7
Prénom
FICHE PRATIQUE MAJLEI/04 :
Format de saisie des adresses
N°, type et nom de voie
Attention, si pas de numéro, le nom de la rue
prendra une majuscule !
8, quai du canal ou Quai du canal
Complément d'adresse
minuscules
au fond du couloir à droite
Boîte postale
MAJUSCULES
BP 007
Code postal
chiffres (sans espace)
67700 puis cliquez sur le + de votre clavier
Commune
cliquez sur le + de votre clavier dans le code
postal
Apparaît alors la liste des communes de ce code
postal. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner
votre commune
NE PAS SAISIR DIRECTEMENT LE NOM D'UNE COMMUNE
Téléphone, fax
Chiffres (pas de ponctuation) (pas de . pas de /
pas de - entre les chiffres et ne surtout pas
0388028322 car ceci est absolument illisible)
03 88 02 83 22
E-mail
Minuscules
[email protected]
URL
Minuscules
Ne jamais saisir le http://
www.tourisme-alsace.info
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FICHE PRATIQUE MAJLEI/06 :
Format de saisie des commentaires
Commentaire 1 :
IMPORTANT : c'est ce commentaire qui est visible sur internet, il devrait en principe être court, décrire la fiche d'un point de vue
touristique, et ne contenir aucune information du type date, tarifs, numéro de téléphone …
Les autres commentaires sont à votre disposition et peuvent servir à l'édition automatique de brochures par exemple …
Les préconisations régionales :
1.pour les fiches de la superbase :
Les commentaires des hôtels, des grands sites touristiques, des principaux sites d'activité et des principaux événements ont été réécris par le
comité éditorial et seront intégrés au LEI dans un champ spécial. Chaque office de tourisme pourra disposer librement de ces commentaires
afin de les afficher sur son propre site internet.
2.préconisation pour les autres fiches :
Principes à retenir :
Hébergements, restauration:
• La taille du commentaire ne devrait pas dépasser 500
caractères
Sites à visiter, activités, évènements
La taille du commentaire ne devrait pas dépasser 700 caractères
pas de critère présent dans la nomenclature
• Pas de critère présent dans la nomenclature,
• Une approche claire et touristique
Une approche touristique, éviter les commentaires trop techniques ou
historiques
• Mise en avant du plus de l'établissement (situation, accueil ...)
Vous pouvez mettre en forme les commentaires en utilisant le commentaire html à droite (et recopier les code dans le
commentaire 1)
FICHE PRATIQUE MAJLEI/06 :
Saisie des critères
Il s’agit des critères de description du produit.
Ne pas oublier de renseigner le critère a transmettre pour Internet, oui si vous souhaitez que la fiche soit visible le lendemain sur les sites Internet
ce sont ces critères qui définissent l'apparition des fiches sur les sites internet,
il convient de connaître ces règles d'apparition pour son propre site et pour le site Alsace.
les masques de saisie :
Ils sont indispensables à la saisie ! Ils vous permettent de gagner du temps et d'éviter des oublis …
Les masques de saisie doivent à minima contenir les critères régionaux conseillées.
Contacter le RésOT pour leur mise en place.
A retenir, pour la saisie des critères obligatoires :
Critère
Règle de saisie
Type : d'équipement, de lieu à visiter, de prestataire, de
restauration, label, camping …
Ne saisir qu'une seule modalité
Niveau d'intérêt
Rester cohérent :
marché aux puces => niveau d'intérêt local
fête de la sorcière => niveau d'intérêt régional
marché de Noël de Strasbourg => national ...
Tarif de la manifestation
Renseigner le tarif adulte, réduits … + si besoin les détails
A MINIMA : renseigner gratuit ou payant
Capacité d'hébergement
Ne pas ajouter "pers", saisie numérique uniquement
FICHE PRATIQUE MAJLEI/06 :
Saisie des critères
A retenir, pour la saisie des critères régionaux conseillés :
Critère
Règle de saisie
Altitude, superficie, Nombre total de couvert (en salle)
Ne pas renseigner l'unité, saisie uniquement numérique
Horaires d'accueil, Horaires d'ouverture de la réception
Format de saisie : 13h, 13h45 .. de 13h à 14h …
Lieu de la manifestations
Minuscules (sauf noms propres) : place de l'église ...
Durée ..
1 modalité à cocher
Langues parlées
1 ou plusieurs modalités à cocher
Activité encadrée
oui/non/sur demande
Localisation
2 modalités maxi
Spécialité
2 modalités maxi
Confort chambre / équipement / confort
Renseigner le plus d'informations possible
Possibilité de connexion internet
1 modalité à cocher
Tarifs hébergement (en €), taxe de séjour
Ne pas renseigner Euro, € ...
Style d'hébergement
1 modalité à cocher
FICHE PRATIQUE MAJLEI/06 :
Saisie des critères
Autres règles :
Critère
Règle de saisie
Distance de la gare la plus proche :
Minuscule, tiret, commune : correct : 10 km – Colmar
et non 10 km de Colmar / Colmar, 10 km / COLMAR – 10 KM ….
Pour les horaires en général
Utiliser h et non heures : correct : 14h, de 8h à 12h et non 14 heures …
Pour les tarifs (sauf si "en €" est indiqué dans l'intitulé du
critère)
Utiliser € : 10€, 10€50 … et non 10 Euros, 10,5 Euros …
Autres : vous pouvez compléter avec vos règles pour des critères locaux par exemple, si ces critères sont de type "quantitatifs"
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FICHE PRATIQUE MAJLEI/07 :
Saisie des DATES
Attention, elles seront bientôt obligatoires pour la validation d'une fiche !
Depuis début 2014, une nouvelle table horaire est en place dans le LEI.
Consulter le guide de saisie en annexe
ATTENTION : pensez, chaque début d'année, à revoir les dates d'ouverture de toutes vos fiches, c'est important !
13
FICHE PRATIQUE MAJLEI/07 :
Association de fiches
Vous devez associer certaines fiches entre-elles :
La fiche hôtel avec la fiche restaurant correspondante
La fiche mère d'une chambre ou d'une chambre avec ses fiches filles
Les manifestations qui ont le même thème …
=> sélectionnez une fiche puis recherchez dans la base de données la fiche avec laquelle vous souhaitez réaliser l’association.
Les différents types d'associations sont :
Type d'association
Utilisation
Impact sur les disponibilités
fiche à fiche
Pour associer simplement (un restaurant avec
son hôtel, deux fiches manifestations ..)
Aucun
est la fille de (chbre-meuble)
Pour associer une fiche descriptif chambre ou
meublé avec sa fiche chambre ou meublé
La disponibilité de la fiche mère est calculée
par rapport à la disponibilité de ses fiches
filles.
Ex : si les deux filles sont en rouge, la mère
passera directement en rouge également
est la mère de (chbre-meuble)
Pour associer une fiche chambre ou meublé
avec ses fiches descriptifs chambre ou meublé
est la fille de (pour les hôtel)
Pour associer une fiche descriptif chambre
d'hôtel avec sa fiche hôtel
Aucun
est la mère de (pour les hôtel)
Pour associer une fiche hôtel avec sa fiche
descriptif chambre d'hôtel
Aucun
fiche fille à fiche fille
Pour associer deux fiches descriptif (chambre,
meublé ou chambre d'hôtel)
Aucun
FICHE PRATIQUE MAJLEI/08 :
Téléchargement de photos
sélectionnez le critère "photo 1" ou "photoHdef" … / Avec "Choisir le fichier", vous recherchez votre photo sur votre ordinateur
ou entrer directement l'URL d'une photo déjà en ligne sur un serveur ou un site internet / Cliquez sur validez.
Puis vous pouvez indiquer une légende (ou crédit photo) dans le cadre qui vient de s'ouvrir. Pour enregistrer l'information, cliquez sur "validez"
Essayez d'homogénéiser les photos que vous télécharger dans le LEI, et de définir au sein de votre OT, des tailles et des thématiques à respecter.
Nous vous conseillons vivement de vous baser sur les préconisations régionales définies pour les fiches de la superbase.
1.Préconisation pour les fiches de la superbase :
taille et poids :
1 photo haute définition (300 dpi, poids situé entre 1 et 2 Mo)
1 photo destiné au web (dimension moyenne 800 à 1200 pixels de large, 70dpi, poids moyen 150-250ko)
Les thèmes :
Type
Photos demandées
Hôtel
2 photos :
le bâtiment extérieur
Une chambre
Grands sites touristiques
Une photo représentative dont la qualité sera
appréciée par le comité éditorial.
Le CRT et les ADT mettent à leur disposition
leur photothèque pour l'illustration de ces
fiches
Photos supplémentaires recommandées
Le plus ou le point fort de l'hébergement (la
piscine, le jardin ...)
FICHE PRATIQUE MAJLEI/06 :
Saisie des critères
2.Préconisation générales (hors superbase) :
Pour les hébergements, si possible fournir une photo haute-définition et une photo destinée au web
Type
Photos demandées
Photos supplémentaires recommandées
Meublé
le bâtiment extérieur
une photo de intérieur
le plus de l'hébergement
Chambre d'hôtes
le bâtiment extérieur
la photo de la chambre
Le plus de l'hébergement
Hébergements collectifs
le bâtiment extérieur
une photo de intérieur
Camping
Une photo générale du camping
Le plus (piscine, forêt …)
Restaurant
une photo illustrant l'ambiance du restaurant
une photo de l'extérieur
le plus de l'établissement (menus, déco..)
Séjours
une photo illustrant l'ambiance du séjour
Le plus du séjour
A voir, à faire
Une photo représentative
Le plus
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www.resot-alsace.fr