GUIDE BONNES PRATIQUES 2014 - V1 19 09

GUIDE DES BONNES PRATIQUES
QUALITE ET DEVELOPPEMENT DURABLE
Le Palais Beaumont. VOTRE ÉVÈNEMENT, NOTRE ART.
V1 – 24 09 2014
Des engagements pour
des services d'exception
Une qualité de services
Nous garantissons la qualité de nos
prestations et œuvrons pour une
amélioration continue de nos services.
En cohérence, nous avons engagé les
démarches pour l’obtention :
− de la norme Qualité ISO 9001
− de la Certification « Charte Qualité et
Développement Durable » France
Congrès.
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Une qualité d’infrastructure
Le Palais Beaumont est le 1er Palais de
France à rejoindre la prestigieuse
organisation HCCE, l’unique alliance
internationale de Centres de Congrès
Historiques. Label international des sites
historiques centenaires, cette adhésion
est une reconnaissance suprême de la
qualité de nos espaces et de nos services.
« Nos destinations procurent une atmosphère toute particulière et un charme
raffiné à vos évènements. Tous les centres membres allient à la fois une
technologie de pointe et un cadre inoubliable pour vos congrès. »
Armin EGGER, Président de l’association HCCE
Le Palais Beaumont :
un centre de congrès éco-responsable
Vous offrir des conditions d’accueil idéales, c’est notre vocation.
Au Palais Beaumont, nous avons souhaité que cet accueil soit également respectueux
des personnes et de l’Environnement pour que votre expérience soit la plus durable
possible.
Pour l’obtention de la certification Charte Qualité et Développement Durable France
Congrès à l’automne 2014, l’équipe du Palais Beaumont s’est fortement mobilisée
autour d’actions dans tous les domaines :
Environnement
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Qualité
Social
Offre éco-responsable
Tri, valorisation des déchets et gestion de l’eau
Mise en place d’une procédure de gestion des déchets.
Points de collectes et partenariats pour le recyclage : papier, encres usagées, piles, ampoules et
déchets dangereux.
Récupération pour recyclage du matériel obsolète (Emmaüs, ...).
Utilisation de produits recyclables et labellisés.
Envoi des documents par e-mail et archivage informatique.
Utilisation de bonbonnes à eau et de réducteurs de débit d’eau.
Récupération des eaux pluviales, etc.
UN CENTRE
DE CONGRÈS
ÉCO-RESPONSABLE
Environnement
Social
Qualité
Offre éco-responsable
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Management de l’énergie
Gestion responsable de l’énergie : suivi régulier des consommations et pilotage spécifique des
installations (chauffage, climatisation).
Utilisation de détecteurs de présence pour l’éclairage, d’ampoules basse consommation et
minuterie dans les endroits isolés.
Utilisation de la lumière du jour dans chaque salle (hors auditorium) et Free cooling
(ventilation).
Un plan d’actions développé à partir de l’audit énergétique réalisé en mars 2013 sur le bâtiment.
Sensibilisation aux transports doux
Participation des salariés au « Challenge Mobilité Aquitaine » en septembre 2013 et 2014 : 11
salariés sur 17 sont venus au travail autrement que seuls dans leur voiture.
Sensibilisation du personnel au transport à pied ou à vélo et utilisation des trains pour les
commerciaux.
Système de visio-conférence afin de réduire les déplacements.
Santé et Sécurité
Une Commission départementale de sécurité et d’accessibilité expertise et statue tous les
deux ans sur la bonne conformité du bâtiment.
Des moyens de secours à disposition du personnel et du public : défibrillateur,
oxygénothérapie, éclairage de sécurité, désenfumage, portes coupe-feu, extincteurs, système
de sécurité incendie, signalétique, points de rassemblements, etc.
Un plan d’actions est développé à partir de l’évaluation des risques professionnels afin
d’améliorer les conditions de travail des collaborateurs.
Formation du personnel
UN CENTRE
DE CONGRÈS
ÉCO-RESPONSABLE
Environnement
Social
Qualité
Offre éco-responsable
Chaque membre du service technique est titulaire a minima du diplôme SSIAP 1 (Services de
Sécurité Incendie et d’Assistance à Personnes), et une partie des collaborateurs du brevet SST
(Sauveteur Secouriste au Travail).
Un Plan de Formation proposant différents stages est élaboré chaque année pour
accompagner les collaborateurs à améliorer leurs compétences professionnelles.
Une formation à l’évacuation et aux moyens de lutte contre l’incendie est proposée à
l’ensemble de l’équipe, pour sa propre sécurité et pour la sécurité du public présent dans
l’établissement.
Une formation et sensibilisation du personnel aux pratiques du développement durable et
plan d’amélioration à moyen terme.
Une séquence d’information trimestrielle réunit tous les salariés : point d’étape et partage des
perspectives.
Solidarité
Participation des collaborateurs aux actions caritatives locales (course à pied…).
Organisation de la Soirée Swing du cœur « L’Estelada » au profit des enfants handicapés.
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UNE DÉMARCHE D'AMÉLIORATION CONTINUE :
VERS LA CERTIFICATION ISO 9001
Pour répondre au mieux aux attentes de nos clients, nous proposons une offre toujours plus
qualitative.
Notre politique Qualité :
UN CENTRE
DE CONGRÈS
ÉCO-RESPONSABLE
Accroître la satisfaction de nos clients et de démontrer notre aptitude à garantir des services
conformes :
o aux exigences de notre gouvernance,
o aux exigences de nos clients,
o aux exigences légales & règlementaires.
Nos objectifs généraux :
Environnement
Social
Qualité
Offre éco-responsable
www.pau-congres.com
Nous positionner comme un acteur local incontournable sur le marché du MICE, culturel et
grand public.
Développer notre responsabilité sociale, sociétale et environnementale pour une meilleure
appréhension par les parties intéressées (collaborateurs, clients, institutions).
Nous différencier au niveau européen, national, régional et local.
Un accompagnement client conforme à nos engagements :
Un interlocuteur unique travaille à vos côtés, avant, pendant et après votre évènement afin de
répondre à toutes vos demandes et vous accompagner lors de votre manifestation.
UN CENTRE
DE CONGRÈS
ÉCO-RESPONSABLE
Environnement
Social
Qualité
Offre éco-responsable
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Des prestataires extérieurs dont les personnels et les compétences viennent compléter les
nôtres collaborent avec nous afin de proposer un panel complet de services entrant dans le
cadre de l’organisation de votre évènement.
Pour la partie restauration nous travaillons exclusivement avec des traiteurs référencés afin de
garantir aux participants, qualité des mets et respect des normes sanitaires.
Une organisation et un suivi visant à vous offrir le meilleur service : conseils, qualité des
prestations, délai de réponse.
Des questionnaires de satisfaction sont systématiquement proposés après le débriefing afin de
connaître votre ressenti post-évènement et nous ancrer dans une démarche d’amélioration
continue.
Des outils de communication et documentations spécifiques (brochures, site internet) sont
mis à votre disposition afin de vous présenter au mieux notre offre, notre politique et notre
savoir-faire.
Outil d’évaluation de l’impact environnemental
Disponible sur le site www.evenementresponsable.org
Pour permettre à tout organisateur d’événement d’évaluer l’impact environnemental de son
événement, le Collectif pour des événements responsables a mis au point un outil gratuit
d’autodiagnostic, l’ADERE (Auto Diagnostic Environnemental pour les Responsables
d’Evènements).
Recycleur de piles et portables usagés
Le Palais Beaumont vous propose de recycler vos piles et anciens portables usagés grâce aux
différentes bornes installées à l’accueil.
UN CENTRE
DE CONGRÈS
ÉCO-RESPONSABLE
Environnement
Social
Qualité
Offre éco-responsable
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Proposition d’utilisation des transports doux
Covoiturage et trains pour les transports des participants.
Partenariat avec une société de vélo-taxi (Cycloville).
Inscriptions sur internet et paiement électronique.
Possibilité d’offres sur mesure via Idelis, réseau de transport urbain palois.
Économie Sociale et Solidaire & Commerce Équitable
Traiteurs référencés utilisant des produits biologiques et locaux et pauses équitables.
Utilisation de bâches et kakémonos éco-conçus.
Stands éco-conçus.
Recours à des entreprises en faveur de l’insertion professionnelle.
Projets d'actions et Agenda 21
PAU-PYRÉNÉES
La Communauté d’Agglomération Pau Pyrénées s’est engagée dans un plan
d’actions de développement durable partagé avec les différents acteurs du
territoire.
5 grands défis :
LA DESTINATION
S'ORGANISE
Défi 1
Permettre à chaque habitant d’agir en faveur du développement
durable.
Défi 2
Promouvoir des modes de production et de consommation
responsables.
Défi 3 Lutter et s’adapter au réchauffement climatique.
Défi 4 Créer des conditions d’un mieux vivre ensemble.
Défi 5 Concilier nature et développement urbain.
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En savoir + : www.agenda21paupyrenees.fr
Moyens de transport responsables
PAU-PYRÉNÉES
LA DESTINATION
S'ORGANISE
Situation géographique
La position centrale du Palais
Beaumont, en plein cœur du
centre historique, à proximité
de la gare, des hôtels et du
centre-ville, permet à chacun de
garer son véhicule en arrivant à
Pau pour ne le reprendre qu’en
quittant la ville. Tout peut se
faire à pied, ou en bus pour des
distances plus importantes.
Moyens de transport
Funiculaire gratuit à 5 min
Navette aéroport : 1 €
Navette gratuite du centre-ville Coxitis
Mobilboard (gyropode)
Vélo-taxi
200 vélos sur 20 stations avec Idecycle
Mise à disposition de vélos sur le site
Depuis cet été, Transports64 permet de relier les zones rurales aux agglomérations pour
limiter l’usage de la voiture solo. Le réseau des bus Idelis qui permet aux 14 communes de
l’agglomération d’être desservies, vient de développer un service à la carte pour les
personnes ayant un handicap.
www.pau-congres.com
En savoir + : www.reseau-idelis.com
PAU-PYRÉNÉES
UNE VILLE
FACILE D’ACCÈS
www.pau-congres.com
La ville de Pau située
au cœur du grand
Sud-Ouest entre
Toulouse, Bordeaux et
Biarritz. Parfaitement
desservie, notre
destination vous
assure une facilité
d’accès pour la
préparation et la
réalisation de tous vos
évènements.
Grand nombre de places de parking à
proximité immédiate du Palais
Beaumont
Parking souterrain de 150 places au sous-sol
du Palais Beaumont.
PAU-PYRÉNÉES
UNE VILLE
FACILE D’ACCÈS
Plus de 4 500 places de parking au centre-ville
de Pau reliés par une navette gratuite.
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