INSTITUT / UFR / Direction : IUT de Montreuil

INSTITUT / UFR / Direction :
IUT de Montreuil
Département / Service :
Département INFO-COM
Secrétaire Administrative et Pédagogique
du Département Information-Communication
MISSION DU SERVICE
Le/la secrétaire recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la
gestion du département en étroite collaboration avec le Chef de Département. Elle assure le suivi
de certains dossiers confiés au Chef de Département qu’il/elle assiste, ainsi que la gestion des
relations internes et externes du département.
MISSIONS DE L’AGENT
4 missions principales :
Scolarité et préparation des décisions
Logistique et aide à l’enseignement
Gestion administrative
Relations étudiants/enseignants
ACTIVITES ESSENTIELLES
Scolarité et préparation de décisions :
- Gestion des candidatures et des admissions (APB, Pastel)
- Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques (Apogée)
- Accueil des étudiants et délivrance des documents administratifs
- Gestion des absences
- Recueil des notes, préparation des commissions et jurys (Apogée)
- Délivrance des relevés de notes et attestations de réussite
- Préparation des dossiers de demande des diplômes
Logistique et aide à l’enseignement :
- Accueil et gestion des chargés d’enseignement
- Organisation des réunions du département
- Organisation des jurys et des soutenances (projets tutorés, stages, activités en entreprise)
- Accompagnement à la recherche de stages
- Gestion des fournitures et du matériel
- Suivi des projets des étudiants
- Gestion et organisation d’événements (conférences à thèmes avec des professionnels, sortie
des étudiants, visite en entreprise, journée portes ouvertes, entretiens futurs étudiants, etc.)
- Gestion de l’affichage, diffusion des informations
Gestion administrative :
- Elaboration des conventions de stage
- Rédaction et gestion des compte-rendus
- Organisation des élections du département
- Constitution de statistiques, suivi des indicateurs (taux de réussite, nombre d’inscrits…)
- Etablissement des bons de commande
- Actualisation des documents, saisie et envoi des courriers
- Classement et archivage
Relations étudiants/enseignants :
- Accueil, information et orientation (candidats, étudiants, enseignants, partenaires)
- Diffusion des informations (affichage, internet, salons, journée portes ouvertes….)
COMPETENCES
Appliquer les règles d’usage et les procédures administratives
Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et/ou du dispositif IUT
Maîtriser les outils informatiques
Savoir hiérarchiser l’importance des urgences et les gérer
Travailler en équipe
Faire preuve d’initiative et d’autonomie
Planifier son travail
Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du département
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
Effectifs de la structure et positionnement de l’agent au sein de la structure :
La personne recrutée intégrera le nouveau département INFO-COM de l’IUT et devra assurer la
mise en place du secrétariat pour répondre à l’évolution rapide du département. Une expérience
antérieure dans l’enseignement supérieur et/ou en IUT serait donc un atout supplémentaire.
La/le secrétaire du département est sous la hiérarchie du Chef de Département et de la
responsable administrative et financière, tout en devant faire preuve d’une grande autonomie
dans ses fonctions.
Relations avec les autres structures de l’université :
- DEVU (Bureau des inscriptions, bureau des bourses, bureau des diplômes, cellule Apogée)
- Service social des étudiants
- DIPEFAS (traitement des chargé(e)s de cours)
- Service juridique
Lieu d’activité :
IUT de Montreuil, 140 rue de la Nouvelle France, 93100 Montreuil
Activités associées :
- Coopération et conseil pour les manifestations et événements
- Conseil et collaboration entre les autres départements
- Coopération avec les responsables de stages et le directeur des études
- Coopération avec le Service de formation continue et alternance et les partenaires
économiques