Adjoint administratif - description des tâches À propos du Beachclub

Adjoint administratif - description des tâches
Employeur: ​
Beachclub
Titre:​
Adjoint administratif
Durée du mandat:​
1er may 2016 - 1er octobre 2016
Supérieur direct: ​
Olivier Primeau
Salaire:​
À déterminer selon l'expérience
À propos du Beachclub
Avec une capacité de plus de 10 000 personnes, le Beachclub est le plus gros
complexe événementiel extérieur en Amérique du Nord. Chaque semaine, le
Beachclub offre à ses clients une expérience de festival musical extérieur, avec des
artistes et des djs venant de tous les coins de la planète.
Description des tâches
L’adjoint administratif est responsable de fournir un support administratif ​
pour Olivier
Primeau​
. Les tâches sont les suivantes: gérer le calendrier ainsi que les courriels,
coordonner, assister et prendre des notes lors de réunions et rendez-vous, gérer les
dépenses ainsi que répondre aux appels téléphoniques. L’adjoint administratif devra
aussi s’occuper des arrangements logistiques lors de voyages, pour Olivier Primeau et
autres individus, d’organiser des événements corporatifs pour les employés, ainsi que
certaines tâches d’écriture (prise de notes, réponse aux courriels, etc.) À l’occasion,
l’adjoint administratif devra agir à titre d’assistant personnel pour Olivier Primeau.
Responsabilités:
● Gestion du calendrier​
à​
Olivier Primeau​
​
ainsi que de son emploi du temps
● Coordination de tous les rendez-vous, appels téléphoniques et entrevue
● S’assurer que Olivier Primeau soit présent aux rendez-vous à son horaire
www.beachclub.com​
­ ​
www.olivierprimeau.com​
­ 28 mars 2016 ● Gestion du compte de messagerie d’Olivier Primeau (courriels)
● Tri et classement des messages en ordre de priorité
● Réponse aux messages lors de moments appropriés
● Coordination des réunions d’équipe hebdomadaires
● Envoi d’invitations aux réunions aux personnes concernées
● Préparation du matériel de présentation pour des réunions lorsque nécessaire
● Gestion de l’ordre du jour lors de réunions et suivi sur les points discutés
● Collecte des factures
● Préparation et soumission des rapports de dépenses
● Réponse aux appels téléphoniques de façon courtoise et professionnelle
● Gestion des arrangements logistiques lors des voyages
● Planification et gestion des vols d’avions, des réservations d’hôtels et des
véhicules de transport, des réservations au restaurant, etc.
● Communication de toute cancellation ou délai ​
à Olivier Primeau ou autres
parties prenantes
● Prise en charge de projets spéciaux assignés par Olivier Primeau
● Écriture de correspondances et mémos lorsque nécessaire
● Exécution de certaines tâches occasionnelles à titre d’assistant(e) personnel
● Exécution de certaines tâches additionnelles lorsque demandé
Compétences requises et expérience nécessaire ● 3-5+ années d’expérience en tant que support administratif à un exécutif de
haut niveau dans l’événementiel et dans l’industrie du divertissement
● Diplôme d’études post-secondaires obtenu dans un domaine relatif à l’emploi
● Habiletés intermédiaires avec la Suite Apple (Pages, Numbers, Keynotes)
● Capacités éprouvées à gérer des affaires confidentielles de façon
professionnelle
● Entregent et facilité à travailler en équipe, ainsi qu’à interagir avec les
employés à tous les niveaux, clients, vendeurs et partenaires
www.beachclub.com​
­ ​
www.olivierprimeau.com​
­ 28 mars 2016 ● Niveau d’organisation supérieur requis et habileté à prioriser et gérer les
possibles conflits d’intérêts
● Minutieux et perfectionniste dans les détails
● Motivé, proactif, et capable de performer sous pression, dans un
environnement dynamique
● Disponibilité à travailler sur une base horaire flexible occasionnelle, afin de
rencontrer des objectifs dans un délai limité
● Intérêt envers l’industrie de l’événementiel et du divertissement
● Parfaitement bilingue
Contenu de la demande d’emploi
● Une lettre de présentation contenant:
○ Qu’est-ce qui fait de vous le candidat idéal
○ Expliquez de quelle façon vous pensez accomplir vos responsabilités
principales
○ Pourquoi vous voulez cet emploi
● Curriculum Vitae
Pour appliquer:
1- Remplissez le formulaire avec vos informations: ​
http://goo.gl/forms/7PjbekQ2Se​
.
2- Envoyez votre lettre de présentation et votre CV à ​
[email protected]
*Les demandes d’emploi contenant trop peu de détails ou des informations
manquantes seront éliminées immédiatement.*
www.beachclub.com​
­ ​
www.olivierprimeau.com​
­ 28 mars 2016