Les coûts de l`information

Les coûts de l’information - Brochure
réalisée par le Ministère de la recherche
2001
En accompagnement du programme « Veille stratégique pour les entreprises », le
ministère de la Recherche a décidé en 2001 de mettre à la disposition des créateurs
d’entreprises, des formateurs et des futurs spécialistes de la veille et de l’intelligence
économique des guides pratiques consacrés à l’information professionnelle.
Destinés principalement à des non-spécialistes, ces fascicules ne sauraient viser à
l’exhaustivité de l’information traitée. Leur but est avant tout d’aider le lecteur à
franchir une première étape dans la connaissance de certains sujets.
En réalisant ces guides, le souhait du ministère est de contribuer à sensibiliser les
responsables d’entreprises aux enjeux de l’information professionnelle et à la nécessité
de mettre en place un dispositif de veille et d’intelligence économique.
Document rédigé par Jacques CHAUMIER et Eric SUTTER
Bureau van Dijk
Chapitre 1 : CONNAÎTRE LES COÛTS : POURQUOI ?
Chapitre 2 : QUELQUES DEFINITIONS PREALABLES
Chapitre 3 : ACQUERIR DE L’INFORMATION
Chapitre 4 : PRODUIRE ET RENDRE ACCESSIBLE L’INFORMATION
Chapitre 5 : GLOSSAIRE
Chapitre 6 : ADRESSES UTILES
Chapitre 7 : BIBLIOGRAPHIE
CONNAÎTRE LES COÛTS : POURQUOI ?
La production de l’information, sa diffusion, son traitement ou son exploitation nécessitent du
temps et la mobilisation d’outils plus ou moins élaborés. Cela génère des coûts qui sont
engagés par les différents acteurs de la chaîne de transfert de l’information mais qui ne sont
pas toujours apparents dans le dispositif comptable ou répercutés sur l’usager.
Du côté du producteur, un certain nombre de coûts demeurent parfois mal connus en
absence de comptabilité analytique ou semblent difficiles à apprécier par des organismes qui
n’ont pas encore eu d’expérience dans la production d’un service d’information.
Du côté de l’usager, les coûts de revient réels sont parfois masqués par l’absence de
tarification de la part de services publics ou par l’absence de prise en compte de certaines
composantes du coût de revient complet à son niveau (notamment le temps passé).
Quatre raisons, au moins, peuvent inciter à calculer le coût de l’information :
pouvoir comparer différentes modalités d’accès, de traitement ou de diffusion de
l’information sur leurs aspects économiques,
disposer d’éléments en vue d’établir un prix de vente,
disposer de quelques indicateurs pour pouvoir situer ses propres coûts par rapport à des
coûts couramment rencontrés dans la profession,
optimiser sa gestion et connaître les composantes qui entrent dans le coût de revient des
différentes phases de transfert de l’information, éliminer les " gaspillages " éventuels.
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QUELQUES DEFINITIONS PREALABLES
Pour élaborer ou comparer des coûts, il est essentiel de savoir d’abord ce que cela recouvre.
Un coût est constitué d’un ensemble de charges entraîné par la réalisation d’une activité ;
c’est donc le résultat d’un calcul effectué sur des éléments issus directement ou indirectement
du système comptable de l’ organisation.
Un coût se définit par :
son objet : le coût peut porter sur la production d’un bulletin d’information, sur la
consultation d’un service électronique, sur le fonctionnement d’une bibliothèque... ;
son contenu : à chacune des opérations que peut subir un produit d’information vont
correspondre des charges qui vont se cumuler jusqu’à constituer le coût total du produit (coût
d’achat + coût d’approvisionnement + coût de production + coût de commercialisation ou de
diffusion + coût de gestion) ;
son mode de calcul : un coût peut être élaboré avant la réalisation d’une activité (coût
prévisionnel) ou calculé après la réalisation (coût réel) ; un coût peut être " comptable "
lorsqu’il s’appuie sur les données réelles enregistrées dans le système comptable ou " estimé "
lorsqu’il a fait l’objet d’une approximation.
sa nature : un coût peut être partiel lorsqu’une partie des charges seulement est imputée à
l’activité (les coûts directs,par exemple) ; le coût est dit total ou complet lorsque toutes les
charges, directes et indirectes, sont prises en compte.
Un coût peut porter sur l’ensemble d’une activité (la production d’un bulletin bibliographique)
ou sur un des éléments de cet ensemble (le coût moyen ou " unitaire " d’un exemplaire, par
exemple). Il est dit "marginal" lorsque l’on ne tient compte que des dépenses nécessaires pour
produire un exemplaire supplémentaire par rapport au tirage initial (Cf. glossaire en fin de
fascicule).
Plusieurs éléments budgétaires peuvent intervenir dans la constitution d’un coût de revient
d’une activité documentaire.
En voici les grandes rubriques : coûts salariaux (salaire brut + charges sociales de chacune des
personnes concernées par l’activité)
coûts d’équipement (dotation aux amortissements, location...)
coûts des "matières premières" acquisition des documents, des données déchargées d’un
serveur...)
coûts d’achat de prestations (coûts de travaux sous-traités : résumé, traduction, pressage de
cédérom,...)
coûts de fonctionnement divers (cotisations, déplacements, colloques frais généraux (loyer,
chauffage, impôts, entretien
= COUT DE REVIENT COMPLET
Certains coûts peuvent être " cachés " ou " induits " (non mis en évidence directement par le
dispositif comptable) mais bien réels. Par exemple, le coût d’achat d’un micro-ordinateur peut
induire non seulement des coûts de maintenance mais aussi des coûts de mobilier, des coûts
d’installation électrique ou de câblage, des coûts de formation complémentaire, des coûts de
consommables, etc. La sous-traitance d’opérations documentaires peut induire des coûts de
recherche de prestataire, de négociation de contrat, de contrôle qualité ou de suivi pendant le
déroulement du contrat...
Nous verrons, à travers des exemples, qu’acquérir une information ou un document " gratuit "
coûte quand même de l’argent à l’organisation (temps de traitement, voire temps passé à la
négociation ou manque à gagner pour le document fourni en échange).
AVERTISSEMENT
Les montants figurant dans les exemples de prix ou de coût de revient sont mentionnés à titre
purement indicatif (il s’agit de donner un ordre de grandeur). Sauf indication contraire, ils
sont indiqués hors taxes, le taux de TVA variant selon le type de produit.
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ACQUERIR DE L’INFORMATION
Il existe de nombreuses façons, pour une organisation ou un individu, d’acquérir de
l’information :
achat de livres, de rapports, de brevets, de normes, de catalogues industriels, de
photographies...,
abonnement à des journaux, à des revues, à des " lettres confidentielles ", à des services
d’extraits de presse...,
abonnement à des services bibliographiques (bulletin signalétique, service de diffusion sur
profil d’intérêt, banque de données sur disquettes ou cédéroms...),
interrogation de services électroniques d’information accessibles à distance (centres
serveurs professionnels, kiosque Minitel, Internet...) et déchargement de données (texte,
donnée numérique ou factuelle, image...)
achat de prestations documentaires personnalisées (sous-traitance d’interrogation, état de
l’art, synthèse, veille...),
participation à des journées d’étude, séminaire, colloques, salons...,
entretien avec des experts externes (en face-à-face, via messagerie...)
enquête, essais comparatifs...
La démarche d’acquisition implique diverses opérations techniques ou administratives qui
viennent s’ajouter au prix d’achat éventuel. Il convient donc de distinguer le "prix"
d’acquisition (ce qui figure sur le tarif ou le devis du fournisseur) du "coût de revient" de
l’acquisition (qui, outre le prix d’achat, prend en considération le temps passé,
l’amortissement du matériel, des frais de fonctionnement...).
Acquérir des documents
Le coût de revient des acquisitions de documents est constitué des coûts d’achats des
documents ou des produits documentaires complétés par les coûts salariaux correspondant au
temps passé par les différentes personnes de l’organisation à l’acte d’acquisition et à sa
gestion (c’est-à-dire temps passés au repérage et à l’identification du fournisseur ou des
documents, à la demande d’engagement de dépense, à la passation de la commande auprès du
fournisseur, à la vérification lors de la livraison, à l’enregistrement éventuel dans le registre
d’inventaire, au renouvellement des contrats d’abonnement, au traitement de la facture et au
paiement du fournisseur, etc.).
Selon les cas, les documents peuvent être acquis directement auprès de l’éditeur, ou par
l’intermédiaire d’un libraire ou d’une agence spécialisée, ou encore par le biais de grandes
centrales documentaires qui assurent la reproduction à la demande à partir de leur fonds
documentaire (reproduction soumise à autorisation).
Exemples de coût :
. Prix de vente d’une norme Afnor (fascicule papier) : 30 € en moyenne (14 € à 120 €)
. Prix de vente d’un brevet à l’INPI (copie officielle) : 15 €
. Prix d’abonnement annuel à un périodique professionnel :
- Génie mécanique (international) : 790 € en moyenne (45 à 3.600 €)
- Communication et marketing (français) : 250 € en moyenne (60 € à 430 €)
- Droit (français) : 100 € en moyenne (30 à 250 €)
- Technologie et électronique (français) : 90 € en moyenne (40 € à 140 €)
. Prix d’abonnement à un service d’extraits de presse :
Le coût se décompose généralement en un coût annuel fixe (de 275 € à 310 € selon le
prestataire) et un coût variable proportionnel au nombre d’extraits effectivement fournis (de
150 € à 320 € par tranche de 100 extraits, portant sur un sujet, une entreprise ou une
personnalité abordé dans la presse française).
Ce service existe aussi pour la surveillance audiovisuelle (reportage radio ou TV) ; le coût se
compose d’un droit de surveillance sur une période donnée (1.000 à 1.300 € pour un an), d’un
coût d’alerte ou de signalement (500 € à 600 € pour 100 séquences repérées sur les médias
nationaux) et d’un coût de fourniture des contenus enregistrés (15 € à 45 € par séquence).
. Coût de revient moyen d’une commande d’ouvrage ou d’une prise d’abonnement
Coût du traitement de la commande d’un document auprès d’un fournisseur depuis la
réception de la demande d’achat jusqu’à la remise du document au demandeur au sein de
l’entreprise (incluant les contrôles, les enregistrements, le règlement de la facture) : 18 € à 45
€ selon les organisations (hors prix d’achat)
Les services de fourniture de documents
Plusieurs grands centres de documentation (British Library, INIST, Cedocar,...) offrent un
service de fourniture d’articles, de rapports, de thèses, de comptes rendus de congrès,...
La plupart de ces organismes exigent l’ouverture d’un compte avec versement d’un montant
préalable minimum en dépôt (50 € à 200 €), donnant droit à un nombre donné de coupons ou
à un crédit qui sera débité au fur et à mesure de la consommation. Le tarif des prestations est
exprimé en unité de compte (la valeur de l’unité de compte pouvant varier au fil des ans ou
des taux de change). Ceci évite les frais de facturation et de transaction bancaire à chaque
commande. Le prix de reproduction peut être calculé par tranche de 10 pages. D’autres
organismes demandent des frais fixes en plus d’un prix par page ou proposent des tarifs
différenciés selon le statut du client (bibliothèque, entreprise, étudiant,...).
Le tarif peut varier en fonction des modes de commandes utilisés. Un supplément peut être
exigé pour des modalités d’envois autres que le courrier postal (service express, télécopie,
messagerie électronique) ou pour des documents en couleur. Les droits de copie exigés par les
éditeurs peuvent être inclus dans le prix de la photocopie ou faire l’objet d’un tarif distinct,
conformément à la loi sur la propriété littéraire et artistique.
Exemples de coût :
. Prix de base de fourniture de photocopies (première tranche de 10 pages)
- Service courant : 10 € à 12 € (+ droit de copie, le cas échéant, de 1,3 €)
- Envoi express ou par télécopie : 30 € à 40 € (+ droit de copie, le cas échéant)
- Tranche de 10 pages supplémentaires : 6 € à 10 €
- Thèses (France) : 55 €
Les services de prêt
Le prêt effectué auprès d’une bibliothèque locale peut être inclus dans les droits d’inscription
annuels à la bibliothèque ou faire l’objet d’une tarification propre à chaque opération.
Certaines bibliothèques assurent un service de prêt à distance.
Le système de facturation fonctionne de façon similaire à celui des services de photocopie
(ouverture préalable d’un compte).
Exemple de coût :
. Prix d’emprunt d’un ouvrage pour 4 semaines : 20 € à 30 €
Passer par le biais d’une agence d’abonnement
Certains prestataires assurent la gestion groupée des abonnements pour le compte des
entreprises. En contrepartie de la rémunération du service rendu, l’entreprise n’a plus qu’un
seul interlocuteur et économise sur le temps de gestion : temps qu’elle aurait dû passer avec
chacun des éditeurs (dont certains peuvent se trouver à l’étranger, avec ce que cela suppose en
termes d’obstacle linguistique, de frais bancaires pour le paiement en devises), pour la
demande de tarif, la commande, le paiement des factures, le suivi de l’arrivée des différents
numéros, etc.
Exemple de coût :
. Abonnement regroupé à des revues françaises : de 0 à 5% de frais de gestion (sur le prix
public de l’abonnement)
. Revues étrangères : de 8% à 15% de frais de gestion et de frais bancaires
Acquérir une banque de données sur cédérom
Pour exploiter des informations disponibles sur cédérom, il faut d’abord disposer d’un microordinateur et d’un lecteur de cédérom. Ce lecteur est maintenant fourni en standard avec les
machines.
De nombreuses banques de données, (bibliographiques, textuelles, factuelles...) peuvent être
consultées sur cédérom. Généralement le prix (droit d’usage) est plus généralement calculé
sur la base d’un abonnement annuel (avec ou non le fonds rétrospectif sur plusieurs années et
la mise à jour pour l’année courante) que sur l’achat unique du disque. Le montant de
l’abonnement varie en fonction du volume de la base de données, de la valeur ajoutée des
données proposées, de la fréquence des mises à jour, d’éventuels services associés.
Exemples de coût :
. Prix d’achat ou d’abonnement annuel
- base de données bibliographiques : 100 € à 4.500 €
- répertoire d’entreprises : 900 € à 2.000 €
- base de données financières : 3.000 € à 15.000 €
- base de données textuelles : 300 € à 18.000 €
En version réseau (plus de cinq stations raccordées), le prix peut doubler ou tripler.
Certains abonnements peuvent inclure une aide à l’installation et une formation des opérateurs
(et atteindre jusqu’à 60.000 €)
Accéder à des données en ligne
L’accès à des données info-documentaires disponibles à distance à travers des réseaux de
télécommunications nécessite de disposer d’un équipement adapté tel qu’un micro-ordinateur
équipé d’un modem et de logiciels de communication est nécessaire pour accéder soit aux
banques de données distribuées par des grands serveurs professionnels type ASCII (QuestelOrbit, Dialog Corp., STN,...) à travers le réseau Numéris soit aux banques de données
accessibles via le réseau internet. Il convient de prévoir une imprimante mais également un
espace mémoire parfois important si l’on décharge des documents numérisés.
Le coût de revient d’une consultation d’un service électronique en ligne n’est pas toujours
facile à calculer du fait de la diversité des composantes qui interviennent et des "structures" de
facturation qui varient d’un prestataire à un autre ou d’un canal d’accès à un autre. Ce coût de
revient est schématiquement constitué d’une quote-part des coûts d’équipements (Microordinateur, logiciel d’interrogation ou de déchargement...), d’une quote-part des coûts
éventuels d’abonnement (serveur professionnel, fournisseur d’accès Internet), de coûts
directement proportionnels au nombre de documents visualisés ou édités, des coûts de la
communication locale, des coûts éventuels d’usage de réseaux à haut débit (câble, ADSL...),
des coûts éventuels d’édition en différé chez le serveur... complétés par les coûts salariaux
correspondant au temps passé à la consultation (connexion, recherche d’information, sélection,
affichage, édition...) et à la gestion (renouvellement des contrats d’abonnement, vérification et
traitement des factures reçues...)
Nota : la plupart des services sont facturés en fonction du temps de consultation. Avec le
développement des réseaux à haut débit, certains services sont facturés non plus au temps
passé mais à l’acte, c’est-à-dire en fonction du nombre de références, d’adresses, de données
ou de pages consultées ou imprimées quel que soit le temps de connexion.
Exemples de coût :
. Tarif horaire de consultation facturé par les centres serveurs professionnels :
- Annuaires, données sur les entreprises : 60 € à 70 €
- Marques et brevets : 48 € à 375 €
- Services bibliographiques : 40 € à 100 €
- Presse en texte intégral : 50 € à 60 €
- Base de données en chimie : 32 € à 83 €
- Base de données factuelles scientifiques : 32 € à 130 €
. Tarif des données visualisées
- de 0,2 € à 29 € la référence, le texte ou la donnée factuelle,
. Tarif des données imprimées
- de 0,4 € à 29 € la référence, le texte ou la donnée factuelle,
. Coût de revient moyen d’une interrogation sur serveur professionnel (basé sur le traitement
d’un question ayant impliqué l’interrogation pendant 15 minutes de deux bases en ligne,
l’édition de 40 références et 45 minutes de temps de documentaliste pour la préparation,
l’interrogation proprement dite et la mise en forme des résultats) : de 40 € à 70 €
. Coût d’accès à Internet (données en accès libre)
Connexion par réseau RTC ou Numéris à un fournisseur d’accès en vue d’échanger des
messages, d’accéder aux pages d’information offertes gratuitement sur le réseau mondial, de
participer aux forums, de proposer éventuellement sur le réseau quelques pages personnelles,
etc.
- frais d’ouverture de compte : 0 € à 100 € selon prestations associées
- abonnement mensuel : 0 € à 100 € selon prestations associées
- coût horaire : 0 € à 10 € selon le type d’abonnement et les plafonds d’utilisation.
Dans certains cas, il convient d’ajouter le coût de la communication locale à chaque
connexion.
Il est souvent difficile d’exploiter de manière exhaustive l’ensemble des informations rendues
désormais accessibles à travers les grands gisements de données ; il est souvent nécessaire de
s’appuyer sur des outils d’aide à la recherche et à l’analyse de l’information textuelle pour
traiter de gros volumes de documents dans un temps réduits. Ceci couvre les moteurs
d’indexation et de recherche généralistes, les analyseurs linguistiques destinés à s’intégrer
dans des applications de traitement et de recherche d’information, les outils d’analyse de
contenu, les logiciels de cartographie. Certains de ces outils peuvent s’inscrire dans un
processus plus large de gestion des connaissances ou de stratégie de veille.
Exemples de coût :
- moteur linguistique et sémantique : 11.000 € à 85.000 €
- logiciel d’analyse linguistique et statistique : 1.800 € à 45.000 €
- logiciel de visualisation de données et de cartographie : de 17 000 € à 190.000 €
Faire appel à un courtier en information
Plutôt que de s’équiper, de souscrire des abonnements parfois coûteux pour un usage faible ou
d’acquérir un savoir-faire particulier pour rechercher des informations parfois très pointues, il
peut être préférable de faire appel à des prestataires (appelés courtiers en information) dont le
métier est précisément de bien connaître les sources disponibles à travers le monde et les
modalités les plus performantes pour y accéder. Ces prestataires peuvent être privés ou parapublics. Leur gamme de prestations est plus ou moins étendue (certains sont spécialisés dans
les sources d’information asiatiques, par exemple ; d’autres proposent la rédaction d’une note
de synthèse ou des services de veille à orientation stratégique).
Certains proposent un abonnement annuel donnant droit à un certain nombre de questions
types, d’autres proposeront un devis pour chaque étude documentaire, d’autres compteront un
minimum fixe complété par des coûts variant selon la complexité de la question, le degré
d’urgence ou le mode de communication.
Les études ou dossiers de synthèse documentaires peuvent être "sur-mesure" (pour un seul
client), être "multi clients" (coût partagé à l’avance par plusieurs clients intéressés par le
même sujet) ou encore être "éditées" (prix fixe, quel que soit le nombre d’acheteurs). Cela
peut inclure ou non des analyses statistiques à partir d’un corpus de références donné ou un
traitement infométrique.
Exemples de coût :
. Recherche de données de base sur une entreprise française : 55 € à 140 € (selon qu’il s’agit
d’un bilan, d’articles...)
. Recherche bibliographique ou profil personnalisé : 100 € à 700 € (selon nombre de fichiers
explorés et nombre de références fournies)
. Constitution d’un dossier couvrant les aspects économiques et techniques d’un matériau ou
d’un produit : 2.000 € à 8.000 €
. Consultation d’une société de renseignement (par téléphone ou par messagerie
électronique) : 420 € à 500 € mensuel (moyenne de 2 h chaque mois )
Lever la barrière des langues
Les traductions sont un maillon important de la chaîne de transfert de l’information dans la
mesure où elles permettent de lever l’obstacle des langues. De grands organismes
scientifiques et des cabinets spécialisés proposent des prestations de traduction et de relecture
scientifique et technique. En général, le tarif est basé sur le nombre de mots ou de caractères
et varie en fonction de la langue source ou de la langue cible.
Exemples de coûts :
300 mots ou caractères : 0,16 € à 0,20 € le mot (langue alphabétique) ou le caractère
(idéogramme).
Connaître les dépenses engagées
Les dépenses engagées par un organisme pour acquérir les documents ou les informations
utiles à ses divers départements varient naturellement selon la mission de l’organisme,
l’importance que sa direction accorde à l’information documentaire et l’organisation adoptée
pour gérer ces acquisitions.
Nous indiquons ci-après quelques exemples de montants "moyens" de budget d’acquisition
par usager (total des dépenses engagées par l’organisme - acquisition de documents sous
forme papier ou sous forme électronique - divisé par le nombre de cadres ou d’usagers)
. Dépense annuelle moyenne par cadre scientifique ou technique (centre de recherche)
de 200 € à 1.200 € environ selon les centres de recherche
. Dépense annuelle moyenne par étudiant inscrit à l’établissement supérieur
- écoles supérieures (hors universités) : de 15 € à 260 € environ selon les établissements
- universités : 29 €
Si l’on inclut l’ensemble des "supports" ou "canaux" utilisés par le personnel pour accéder
aux diverses informations utiles (par exemple, la participation à des colloques, la réalisation
d’enquêtes, d’expérimentations ou d’études de marché), ce montant peut être nettement
supérieur dans certaines entreprises.
Diversité des dépenses d’information engagées par une entreprise
En général, une entreprise acquiert de l’information par différentes voies qu’elle choisit en
fonction de la nature de l’information dont elle a besoin. Voici un exemple de répartition des
dépenses d’information constatée sur une année chez un fabricant de produits de grande
consommation (ensemble des départements et services) :
- Abonnement à des revues générales et spécialisées : 3.000 €
- Achat d’ouvrages (annuaires, normes, ouvrages de gestion, dictionnaires...) : 1.600 €
- Consultation d’internet et de banques de données professionnelles : 1.200 €
- Etude documentaire par un courtier : 2.300 €
- Etude demandée à un centre technique : 18.000 €
- Etude de marché : 31.000 €
- Participation à des salons et séminaires : 6.500 €
Sous-total : 63.600 €
- temps passé par les divers opérateurs : 45.000 €
Total : 108.600 €
Les coûts d’achat de livres ou de revues ne représentent, généralement, qu’une petite partie de
l’iceberg !
En général, on constate que les petites entreprises consacrent relativement peu d’argent, en
coût direct, à la recherche d’information (moins de 1 % du chiffre d’affaires) ; les plus
innovantes ou certains cabinets d’étude peuvent y consacrer plus de 10 %.
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2ème PARTIE : PRODUIRE ET RENDRE ACCESSIBLE
L’INFORMATION
Rendre accessible l’information auprès d’un public donné, qu’il soit interne à l’organisme ou
qu’il soit externe, implique souvent le "traitement" préalable des documents afin d’en faciliter
la rediffusion auprès de divers usagers (sous forme d’un produit documentaire, par exemple)
ou en vue de la retrouver ultérieurement (grâce à son enregistrement dans une mémoire
organisée) : description bibliographique, résumé du contenu, attribution de termes d’index ou
de mots clés, mémorisation dans un fichier, numérisation du texte original, etc.
Les opérations de traitement impliquent parfois des processus complexes ou la mobilisation
d’outils élaborés qui varient en fonction du type de produit ou de la nature de la prestation que
l’on souhaite offrir au public visé.
Les produits ou prestations documentaires peuvent couvrir plusieurs finalités : tenir au
courant des informations nouvelles (diffusion sélective, veille), répondre à des demandes
ponctuelles (question-réponse, état de l’art, synthèse...), garder la trace de ce qui a été produit
en vue de le retrouver ultérieurement ("bibliothèque", "archives", " records management ").
Tout ceci se traduit par la mise en place d’une unité de travail dédiée (d’une personne à temps
partiel à des équipes de plusieurs personnes), l’usage de techniques spécifiques (faisant de
plus en plus appel aux technologies de l’information, de la documentation et de la
communication), la mise en œuvre de méthodes de travail propres aux métiers de
l’information, de la documentation ou de la gestion des connaissances.
Méthodologie
Calculer le coût d’une structure documentaire
La structure documentaire correspond aux unités de travail dédiées totalement ou
partiellement à la gestion de l’information documentaire. Selon les organisations, cette
structure peut prendre des intitulés divers (bibliothèque, service de documentation, centre
d’information, cellule de ressources documentaires, unité de veille stratégique, etc.) et avoir
des missions variées (commande centralisée d’ouvrages, gestion des documents produits en
interne, circulation de périodiques, surveillance de la concurrence, alimentation de
l’Intranet...).
Le coût de fonctionnement annuel d’une telle structure correspond à l’ensemble de la masse
salariale, des coûts d’acquisition, des amortissements de matériel, des coûts de sous-traitance,
des coûts directs divers de fonctionnement, des coûts indirects affectables à ces unités de
travail (Cf. composantes budgétaires d’un coût de revient).
Ce coût de structure documentaire ne reflète pas évidemment la totalité des coûts engagés par
une organisation en matière d’information documentaire et d’acquisition de connaissances (un
certain nombre de personnes peuvent accéder directement à des ressources externes sans
passer par le service de documentation). Coût de structure documentaire et coûts
d’information engagés directement par les autres unités de travail constituent le coût de la
"fonction info-documentaire" de l’organisme.
Les composantes fonctionnelles du coût d’un service d’information
Qu’il s’agisse de développer ex-nihilo une unité documentaire dans le cadre d’une nouvelle
mission confiée à l’organisme, ou qu’il s’agisse de diversifier les accès à l’information en vue
de toucher un public élargi ou doté d’équipements particuliers, on retrouve plus ou moins les
mêmes composantes du coût de revient :
- des coûts marketing amont : validation des besoins et attentes, analyse des équipements
détenus par le public visé, réflexion stratégique par rapport à la mission de l’organisme, à la
concurrence, aux contraintes ou opportunités réglementaires, etc.
- des coûts organisationnels et techniques : définition du projet, concertation entre les acteurs
ou partenaires, architecture générale, établissement du cahier des charges, appel d’offres
auprès des prestataires, acquisition de données ou reformatage de données existantes,
réalisation des interfaces, tests, etc.
- des coûts marketing en aval : politique tarifaire, mise en place des outils commerciaux,
communication vers le public visé, etc.
A ces coûts de développement, qui correspondent à l’investissement de départ, vont s’ajouter
ensuite les coûts annuels de maintenance : coûts techniques (actualisation des données,
d’évolution des logiciels, de contrôle qualité...) et coûts commerciaux (suivi de la clientèle,
conquête de nouveaux clients...).
Le concept de "structure de coût"
La "structure" des coûts explicite la part que représente chaque fonction ou chaque
intervenant dans le coût de revient final du produit ou de la prestation. Rappelons, à titre
d’exemple, que dans l’édition commerciale traditionnelle, la structure de coût est
approximativement la suivante : En moyenne, sur 36 € payés par le client, 12 € reviennent au
vendeur (libraire), 3,5 € reviennent au distributeur (expédition, facturation, retours), 3,3 € au
diffuseur (démarchage des détaillants, catalogues...), 13 € à l’éditeur (droits iconographiques,
fabrication, gestion, promotion...), 2,4 € à l’auteur et 1,8 € pour la TVA.
Calculer le coût de revient d’un produit d’information
Plusieurs méthodes de calcul existent et sont décrites dans la littérature professionnelle (Cf.
bibliographie). Certaines méthodes simples peuvent suffire pour obtenir un ordre de grandeur
et aider à la décision sur le choix entre deux solutions. Il faut parfois suivre des règles de
calcul plus compliquées pour obtenir des chiffres plus précis ou faire des simulations
dynamiques (effets de seuil, incidences de différents paramètres, etc.).
La différence entre les méthodes réside aussi dans la prise en compte ou non des "frais
généraux" propres à la structure documentaire. Or ces frais généraux (temps passé par les uns
et les autres à la coordination interne ou externe, à la formation, à la constitution ou la
maintenance d’outils documentaires, etc.) sont loin d’être négligeables (18 à 28 % selon les
centres de documentation). Les coûts de revient basés uniquement sur les temps "productifs"
sont, en conséquence, sous-évalués par rapport au coût de revient complet.
Une méthode rapide de calcul de coût de revient intégrant ces frais généraux consiste à
calculer d’abord le coût de revient global de la structure documentaire (voir ci-dessous) puis à
répartir ce coût entre les diverses catégories de produits et prestations d’information en
fonction du temps passé respectivement sur chacune d’elles. Ensuite, il suffit de calculer des
coûts unitaires en divisant le coût de revient global obtenu pour le produit par le nombre
d’exemplaires.
Tout calcul de coût de revient implique la connaissance, même grossière, du temps passé par
le personnel concerné. Il n’est pas nécessaire de faire un relevé de temps chronomètre en main
tout au long de l’année... L’observation au cours d’une période représentative ou la
reconstitution approximative en fin d’année peut suffire.
Le coût de revient de divers travaux documentaires
Traiter un document
Ce traitement implique des tâches intellectuelles (repérage d’éléments dans le document) et
des tâches matérielles (saisie) ; il consiste à cataloguer le document (description
bibliographique en vue de constituer un répertoire ou catalogue), à l’indexer (par exemple,
attribution de mots-clés permettant la recherche par sujet), à l’analyser (résumé du contenu
pour renseigner le lecteur sur l’intérêt du document), à l’enregistrer dans une mémoire (fichier
ou base de données documentaires) sous sa forme signalétique ou analytique (la notice).
Ce traitement peut être effectué par du personnel spécialisé au sein de l’organisme ou soustraité à des sociétés de service. On peut également profiter d’un traitement déjà effectué à la
source ou par des organismes spécialisés. Il suffira alors de décharger la notice (dérivation) à
partir d’un "réservoir de notices" (OCLC, Sibil, BN-Opale, Electre...), mais il reste à
sélectionner la notice et à l’enrichir le cas échéant avec des données locales comme la cote, un
indice de classement... Dans le coût de revient d’une notice, les coûts salariaux représentent
de 80 à 90 %
Exemples de coût :
. Prix d’achat d’une notice dérivée d’un réservoir : de 1,3 € à 6,8 €
. Coût de revient complet d’une notice dérivée
Ce coût, incluant l’abonnement auprès de l’organisme producteur du réservoir, l’achat, le
traitement informatique, le temps passé par le personnel pour la sélection et le transfert... ,
peut varier en fonction de la nature de la notice, de la complexité du document, de la
qualification du personnel qui décharge la notice (en moyenne, il est de l’ordre de 30 €)
. Prix unitaire d’alimentation d’une base de données bibliographique : de 23 € à 60 € (selon
que les notices sont signalétiques, avec mots clés ou pourvues d’un résumé, la complexité du
contenu du document...)
Réaliser des dossiers documentaires
Le contenu d’un dossier est lié à sa fonction. Il regroupe des documents (souvent de natures
diverses : coupures de presse, articles, brochures, bibliographie, adresses...) se rapportant à un
sujet, une affaire, une personnalité... Il peut être établi en tant qu’outil documentaire interne
pour renseigner les demandeurs d’information (il est alors enrichi au fur et à mesure de la
parution de nouveaux documents) ou être constitué "à la demande" pour un destinataire donné
à un moment donné (dossier documentaire diffusé). Il peut être plus ou moins organisé, avec
une synthèse du contenu, un plan de classement, une répartition des documents en thèmes et
sous-thèmes...
Exemples de coût :
. Maintenance d’un dossier "outil" à usage interne (coût de revient annuel) :
220 € (cas d’un centre gérant 450 dossiers thématiques)
. Coût de réalisation sur mesure d’un dossier diffusé d’environ 80 pages (basé sur 5h de
travail, l’exploitation de dossiers "outils", l’interrogation complémentaire de bases de données,
la reproduction de plusieurs documents, la mise en forme...) : 300 € à 460 €.
Editer une publication papier
Produire un document en plusieurs exemplaires pour un public déterminé (bulletin, rapport de
synthèse, dossier thématique...) implique diverses opérations génératrices de coûts directs ou
induits, que l’on peut résumer ainsi :
- la rédaction ou la mise en forme du contenu du document (temps passé par l’auteur
rédacteur à mettre en forme ses idées et à structurer en différentes parties son document)
- la conception et la mise en page du document ; cette opération peut être plus ou moins
complexe selon que l’auteur produit du texte seul ou qu’il prévoit d’incorporer des schémas,
des images ; elle peut être assurée directement par l’auteur ou confiée à un éditeur. Le résultat
est un original prêt à la publication.
- la reproduction en plusieurs exemplaires ; la reliure (rôle du service de reprographie interne
ou de l’imprimeur)
- la diffusion (emballage, étiquetage, affranchissement...)
L’essentiel de ces coûts est constitué de temps passés.
Exemple de coût :
. Tirage d’un bulletin bibliographique (un numéro de 50 pages en 200 exemplaires avec
couverture bristol en deux couleurs et reliure par encollage) : 300 € à 530 €.
Archiver des documents
Plusieurs solutions sont envisageables quand une organisation doit faire face à un grand
volume de documents papier :
- les détruire... (un destructeur d’archive coûte 80 € !),
- aménager un lieu de stockage dans ses réserves (se reporter au prix du m2 dans votre
quartier),
- confier les boîtes d’archives à un prestataire spécialisé,
- numériser les documents en vue d’un stockage sur disque optique.
Plusieurs de ces solutions peuvent coexister. Il convient en particulier de distinguer ce qui
relève des archives vivantes (qui doivent être rapidement accessibles) des archives mortes
(légales ou historiques).
Exemples de coût :
. Coût d’espace de stockage annuel d’une page papier (armoire) : 0,02 € à 0,06 €
. Stockage de documents papier chez un prestataire :
- prise en charge (le m3, soit 12 mètres linéaires environ) : de 48 € à 150 €
- stockage et conservation (le m3/an) : de 38 € à 100 €
- recherche et envoi du document (l’unité) : de 5 € à 15 €.
Gérer ses archives, c’est gérer les documents que l’on souhaite ou doit conserver, c’est gérer
les lieux de stockage, gérer les éliminations, pouvoir décrire divers niveaux documentaires,
rechercher les documents archivés, gérer leur communication. Il existe maintenant des
logiciels intégrés permettant de disposer d’une base de données unique tout en offrant ces
différentes fonctionnalités.
Exemples de coût :
- configuration mono poste : 4.000 € à 38.000 €
- configuration multiposte (10 accès) : 18.000 € à 46.000 €
- prestation d’installation : de 0 € à 12.000 €
- maintenance annuelle : 12 à 15 % du prix d’achat
- formation : 2 à 8 jours.
Acquérir un logiciel de gestion et de recherche documentaire
La recherche d’informations documentaires présente des caractéristiques particulières
(longueur variable du texte à mémoriser, combinatoire des critères de recherche, gestion des
relations synonymiques ou hiérarchiques entre les termes, liens hypertextes...) qui nécessitent
l’usage de logiciels adaptés si l’on veut atteindre un minimum de performance.
Les coûts d’acquisition d’un logiciel documentaire dépendent, entre autres critères :
- de l’étendue des fonctionnalités proposées en standard ou en option (format d’import-export,
gestion de thesaurus, gestion de prêt, prise en compte du texte intégral, statistiques, aide en
ligne, etc.),
- du nombre de postes en accès simultané,
- des volumes gérés,
- des performances (temps de réponse pour des recherches complexes, par exemple),
- des possibilités de paramétrage.
Un outil "personnel" ne peut être comparé à l’outil implanté sur un serveur accessible en
permanence à des milliers de personnes...
Exemples de coût :
. Solution départementale, selon la plate-forme (Windows, Unix...) et les fonctionnalités de
recherche :
- de 1.600 € à 6.000 € (version mono poste)
- de 7.600 € à 4.000 € (version réseau)
. Solution Entreprise (version pour 10 accès simultanés)
- de 22.000 € à 100.000 €
Le budget d’installation d’un logiciel documentaire est, naturellement, supérieur au prix de
base annoncé par le fournisseur. Il y a généralement une phase de paramétrage ou des
développements spécifiques à réaliser de façon à adapter la configuration aux besoins
particuliers du site (conception d’interfaces ergonomiques adaptés à certaines catégories
d’usagers, par exemple).
. Paramétrage du logiciel : de 10 à 15 % du prix d’achat du logiciel
. Coût de maintenance (fourniture des nouvelles versions du logiciel et correction
d’éventuelles erreurs de programme) : 13 à 15 % du prix d’achat du logiciel
Mettre en place un système de gestion électronique de documents (GED)
De plus en plus, on associe à une base de données bibliographique (la partie qui permet de
faire des recherches) une base "d’images" (les pages numérisées des documents, ce qui
permet de visualiser le contenu du document sur l’écran de l’ordinateur une fois le document
retrouvé). Le dispositif implique des éléments matériels complémentaires à l’ordinateur
(scanner, mémoires optiques permettant de grandes capacités de stockage) et un logiciel
documentaire adapté. La constitution de tels systèmes implique un investissement important
pour numériser le fonds documentaire.
En réalité, deux possibilités sont envisageables pour rendre accessible électroniquement le
contenu d’un document papier :
- offrir le texte en mode caractère (après dactylo-codage du texte au clavier ou utilisation d’un
logiciel de reconnaissance optique de caractères - OCR -) ; ceci permet de disposer d’un texte
dont les mots peuvent être, par la suite, recherchés, mais cela ne permet pas de prendre en
compte les illustrations ou les tableaux complexes (qu’il faut numériser en complément de la
partie texte)
- offrir le document en mode image (après numérisation via un "scanner") ; ceci permet de
disposer d’une "photographie" à l’identique de la page, mais le contenu n’est pas recherchable.
Mais de plus en plus, il est possible de récupérer des documents produits initialement sous
forme électronique avant leur édition papier (documents issus du traitement de texte).
La reprise de ces documents est possible dans une base de données moyennant une
structuration sommaire du texte.
Exemples de coût :
. Prix de saisie d’un texte : 2 € à 4 € le millier de caractères
. Prix de numérisation en mode page : 0,15 € à 0,45 € par page (+ coûts de manipulation :
désagrafage, massicotage, reliure...)
. Prix d’achat de progiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR)
- Progiciels bureautique entrée de gamme : 150 € à 350 €
- Progiciels de lecture automatique de documents (selon nombre d’accès) : 1.500 € à 15.000 €
- un système de GED comportant un module de lecture automatique de documents : 8.000 € à
450.000 € (en fonction de la complexité du système, de la capacité de traitement, du nombre
de postes de travail...).
Acquérir un outil de traitement sémantique
La recherche d’information implique une mise en relation entre la terminologie utilisée pour
la requête et celle utilisée dans les documents du fonds consulté. La mise en relation est
d’autant plus fiable lorsqu’il y a un traitement sémantique du contenu : l’indexation avec un "
langage documentaire " (liste contrôlée de mots-clés ou de " vedettes matières ", thésaurus
structuré monolingue ou multilingue de descripteurs, tec.). Celui-ci peut être construit
spécifiquement (prévoir 1 spécialiste pendant plusieurs mois) ou acquis auprès d’un
organisme qui a déjà élaboré un tel outil dans le même domaine ou pour le même secteur
d’activité. Le prix varie selon l’étendue lexicographique du domaine, le support (papier ou
électronique), l’usage (consultation en ligne ou déchargement pour intégration dans un
logiciel documentaire).
Exemple de coût d’un thésaurus :
- version papier : 15 € à 260 €
- version électronique (fichier export) : 0 € à 1.200 €.
Il existe aussi des outils électroniques spécialisés dans le traitement sémantique des textes ou
dans la classification " automatique " du contenu (module complémentaire au système de
gestion électronique de documents ou au logiciel de gestion de l’Intranet).
Exemple de coût d’un moteur linguistique et sémantique : 11.000 € à 85.000 €
Diffuser sa base de données sur cédérom
Il faut avoir en tête l’ensemble des étapes à franchir pour passer du projet à la réalisation.
Nous nous plaçons ici dans le cas où préexiste une base de données opérationnelle locale. Les
coûts spécifiques couvrent les coûts initiaux de développement (investissement) et les coûts
propres à chaque édition
(Cf. schéma ci-dessous). Comme dans les autres cas, il faut ajouter les coûts relatifs à la
commercialisation et au suivi de la clientèle
Les cases grisées indiquent les travaux nécessairement sous-traités.
Exemples de coût :
. Logiciel (selon solution technique retenue)
- si paramétrage d’un logiciel spécifique (indexation, recherche, visualisation) :
bibliographique : 30.000 € à 45.000 €
statistique : 60.000 € à 130.000 €
- si logiciel existant avec module de génération de cédérom et moteur de recherche : voir coût
des logiciels documentaires)
- si transfert d’un fichier codé en html sur un disque, à l’aide d’un " aspirateur de site " et
consultation par navigateur : 1.500 € à 3.000 €
- si archivage sur disque enregistrable et moteur d’indexation : 1.500 € à 3 000 €
. Coût de prématriçage/indexation : 1.500 € à 2.500 €
. Coût de matriçage : 400 € à 860 €
. Coût de duplication : 0,7 € à 1 € l’exemplaire (minimum 100 ex.)
. Coût de pochette de présentation : 0,15 € à 0,5 € l’exemplaire
La conception et la réalisation d’une première édition sur cédérom (destiné à la
commercialisation) constitue un investissement relativement important (de 75.000 € à
200.000 €). Le coût de revient global dépend notamment :
- de la forme sous laquelle les données existent (si elles sont correctement structurées ou non)
et de leur nature (textuelles, iconiques...),
- de la complexité ou non des fonctionnalités d’usage (assistance à la recherche d’information,
combinaison de critères, traitement des données extraites sur le poste de l’utilisateur, etc.)
- de la possibilité ou non d’exploiter un logiciel existant,
- de la fréquence de mise à jour et, en conséquence, de la fréquence des éditions.
L’incidence du nombre d’exemplaires des copies issues de la matrice est négligeable. Le
nombre d’exemplaire est à prendre en compte pour le calcul du coût de revient unitaire (base
d’une éventuelle tarification).
Les rééditions successives, à volume égal et à configuration identique, s’effectuent à un coût
inférieur à celui de la première édition (traitement informatique essentiellement, sans
programmation).
Rendre accessible sa base de données sur un serveur Intranet
Il s’agit ici des coûts de migration d’une base de données gérée en local sous un logiciel
documentaire traditionnel vers un serveur d’entreprise disposant d’un logiciel manipulant le
codage html et apte à dialoguer avec les navigateurs utilisés couramment pour Internet
(version Web du logiciel documentaire).
Comme dans d’autres cas, les coûts sont essentiellement salariaux (temps passé à la rédaction
d’un cahier des charges, au paramétrage du logiciel, à l’extraction des données et à la
conversion du format, aux tests,...)
Implanter sa base de données sur Internet
Deux solutions sont envisageables :
- mettre en place un serveur connecté au réseau,
- faire héberger sa base de données chez un fournisseur d’accès ou un centre serveur déjà
connecté au réseau.
Dans le premier cas, il conviendra de prendre en compte les coûts d’acquisition de
l’équipement (machine dédiée permettant une continuité d’accès et logiciel suffisamment
puissant pour permettre plusieurs accès simultanés), les coûts de connexion au réseau, ...
Là aussi, il conviendra de distinguer les coûts initiaux d’investissement et les coûts de
maintenance ou de fonctionnement.
Dans le deuxième cas : il conviendra de prendre en compte les facteurs qui influencent le coût
d’implantation :
- logiciel sur le serveur,
- volume de la base de données,
- nature des données,
- complexité de l’organisation des données,
- la méthode de mise à jour (rechargement complet ou non, vecteur de transfert...),
- volume mensuel transitant sur le site,
- performances attendues par l’application web.
Exemples de coût :
. cas d’une base de données bibliographiques de 100.000 références (et accroissement de
10% par an)
- mise en place (prix facturé par le fournisseur d’accès) : 22.000 € à 45.000 €
- maintenance (mémoire occupée par la base de données, opération d’incorporation des
nouvelles données, gestion des transactions avec les usagers...) : 600 € à 850 € par mois
Autres considérations économiques
Les coûts liés à la qualité des services d’information
Les principaux éléments à prendre en considération lorsqu’on souhaite rechercher les coûts
d’obtention de la qualité d’un service d’information sont les suivants :
- les coûts de non-conformité, qui se subdivisent en coûts de défaillances internes (coûts dus à
des défauts apparaissant à divers stades d’élaboration du produit d’information tels que les
corrections de saisie, le retirage d’un document...) et en coûts de défaillances externes
(fournisseurs, réclamations...)
- les dépenses consenties en vue de faire baisser les coûts de non conformité, qui se
subdivisent en dépenses engagées pour vérifier la conformité des produits et services aux
exigences de qualité (tels que les coûts de détection des anomalies ou de contrôle) et en coûts
de prévention (tels que les actions de formation du personnel, la rédaction de procédures ou
de manuels...).
Exemple de coût :
. Contrôle qualité de la rétroconversion de fichiers : 12 à 13 % des coûts de conversion.
Faire ou faire-faire ?
Dans de nombreux cas, il revient moins cher à l’entreprise de sous-traiter (externaliser) tout
ou partie de l’activité documentaire à une société de service que de la réaliser en interne.
Ainsi peut-on observer au sein de certaines organisations des coûts unitaires de traitement
bibliographique de 50 € à 145 € alors qu’un prestataire peut effectuer le même travail pour un
coût inférieur à 46 €. Un prestataire présente l’avantage d’être spécialisé (il dispose d’un
savoir-faire ou d’un expertise dans son domaine d’intervention) et d’être efficace (la situation
concurrentielle induit des objectifs de productivité et de résultat). Sachons calculer le coût de
revient de ses propres activités documentaires et le comparer avec les offres de services des
prestataires !
Néanmoins, une entreprise peut choisir de maintenir un traitement en interne pour des raisons
stratégiques ou de confidentialité.
Analyse des coûts consacrés à l’information
L’observation de la nature et des montants des coûts liés à l’information engagés par une
organisation au sein de ses différents départements permet d’obtenir des indications sur
plusieurs aspects :
- l’importance accordée ou non à l’information par la direction de l’organisme ; cette
importance (le "poids économique") peut être mis en évidence en rapportant le montant global
des dépenses d’information au budget de fonctionnement de l’organisme (à noter qu’une
entreprise de fabrication industrielle traditionnelle n’a pas les mêmes besoins infodocumentaires qu’une société d’ingénierie ou un centre de recherche et que le "poids
économique" de la fonction info-documentaire ne sera pas le même),
- le type d’organisation retenue pour la gestion de l’information (centralisée, décentralisée
mais coordonnée, sans structure organisée...),
- la politique documentaire de l’organisme (part respective des différents types d’information
exploitées ou des différents canaux d’accès mobilisés, part respective de ce qui est réalisé en
interne et sous-traité, etc.)
Coût et valeur
La valeur est le jugement porté sur le produit ou la prestation d’information par le demandeurutilisateur sur la base de ses attentes et de ses motivations : plus spécialement, la valeur est
une grandeur qui croît lorsque la satisfaction du besoin de l’utilisateur augmente ou que la
dépense afférente au produit diminue.
La valeur s’apparente au traditionnel rapport qualité/prix.
L’objectif des études d’analyse de la valeur consiste généralement à accroître la valeur des
produits et services d’information en intervenant soit sur la qualité fonctionnelle des produits
soit sur leur coût.
Le concept de "valeur ajoutée" est aussi évoquée dans la littérature professionnelle : au sens
comptable, la valeur ajoutée est égale à l’excédent entre la valeur des biens et services
produits par l’organisation et celle des biens et services consommés pour les produire. Au
sens documentaire, la valeur ajoutée correspond au niveau de traitement effectué sur
l’information brute en vue d’accroître l’exploitabilité de cette information par le destinataire.
Valoriser et faire connaître
Dans beaucoup de projets documentaires, l’accent est mis sur les aspects techniques. Or deux
autres aspects sont essentiels : en amont du projet, il est nécessaire d’investir
substantiellement sur l’analyse des besoins, des attentes et des comportements, sur la
connaissances du contexte de travail des usagers et sur la "concurrence" en matière d’accès à
l’information. En aval, il est essentiel également d’investir en communication, en écoute de la
clientèle, en publicité ou en démonstration de l’intérêt de l’offre auprès des prospects... si l’on
veut que le produit documentaire soit effectivement utilisé.
En bonne gestion, il est raisonnable de prévoir une répartition 50/50 des coûts (prestataires,
temps passé....) :
- 50% consacrés à la production, à la maintenance des outils et des compétences, à
l’administration courante...,
- 50% consacrés à la diffusion, aux relations avec les usagers et les prospects (dont 10 à 30%
à la communication).
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GLOSSAIRE
- Coût complet : appelé aussi "coût analytique" ; ensembles des charges directes et des
charges indirectes, y compris les frais généraux, se rapportant à un produit, une prestation ou
une activité
- Coût direct : charges que l’on peut affecter directement à une activité (abonnement à une
revue, par exemple, dans le cas d’un service de circulation de périodiques)
- Coût fixe : charges indépendantes des variations quotidiennes d’une activité (par exemple,
le loyer ou le chauffage)
- Coût indirect : charges que l’on ne peut pas affecter entièrement à un produit ou à une
prestation déterminée, dans la mesure où elles sont communes à plusieurs produits ou
prestations. Un calcul sera nécessaire pour déterminer une quote-part affectable à chacun
d’eux (selon une "clé de répartition" établie selon un critère conventionnel). Par exemple, le
salaire d’un chef de service.
- Coût marginal : montant des dépenses nécessaires pour produire un objet de plus (un
exemplaire supplémentaire d’un bulletin, par exemple)
- Coût de revient moyen : ce coût est calculé en divisant le coût de revient total d’un
ensemble d’objets par le nombre d’unités qui composent cet ensemble. Appelé aussi "coût
unitaire"
- Coût variable : charges proportionnelles à l’activité (par exemple, le papier utilisé pour le
tirage d’un bulletin)
- "Prix de revient" : utiliser de préférence l’expression "coût de revient". Le "prix" relève du
domaine commercial et sert de référence dans la transactions entre un vendeur et un acheteur.
Il est donc distinct du coût de revient qui est, en principe, inférieur au prix de vente de façon à
dégager une marge bénéficiaire.
- Seuil de rentabilité (appelé aussi "point mort") : nombre de produits vendus à partir duquel
le fournisseur commence à gagner de l’argent
- Structure de coût : répartition des dépenses générées par les différents acteurs contribuant
à la mise sur le marché d’un produit documentaire (auteur ou producteur, éditeur, distributeur,
revendeur ou détaillant)
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ADRESSES UTILES
- Association des professionnels de la GEIDE (APROGED) 101 avenue du Général Leclerc
75014 PARIS - Tél. 01 30 59 20 11 - fax 01 30 59 20 08 http//www.aproged.org
- Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS) 25 rue
Claude Tillier 75012 PARIS - Tél. 01 43 72 25 25 - fax 01 43 72 30 41 http//www.adbs.fr
- Groupement français de l’industrie de l’information (GFII) 25 rue Claude Tillier 75012
PARIS - Tél. 01 43 72 96 52 - fax 01 43 72 56 04 http//www.gfii.asso.fr
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