INSTRUCTIONS AUX INTERVENANTS ET PRESENTATEURS DE

INSTRUCTIONS AUX INTERVENANTS
ET PRESENTATEURS DE POSTERS
INSTRUCTIONS AUX PRESENTATEURS DE COMMUNICATIONS ORALES
 Nous vous recommandons de localiser la salle dans laquelle vous devez intervenir avant le
début de la session et de vous présenter auprès des modérateurs au minimum 10 minutes avant.
 Nous vous remercions de respecter le temps de parole précisé sur votre courrier de
notification
LANGUE DES CONFERENCES
 Vous pouvez présenter votre communication en français et en anglais. Notez, toutefois,
qu’aucune traduction ne sera organisée.
 Le congrès est cette année encore un congrès international. Afin d’améliorer le contenu de
notre programme final, nous vous remercions de nous communiquer
la traduction du titre
de votre communication en français ou en anglais.
VOTRE INSCRIPTION AU CONGRES
 Le présentateur du résumé accepté pour une communication doit impérativement s’inscrire
en ligne au congrès sur le site suivant : www.jhta2013.fr et s’acquitter des droits d’inscription.
 Les intervenants invités seront automatiquement inscrits.
 Les jeunes chercheurs âgés de moins de 35 ans et 1er auteur d’un résumé accepté en session
de communications orales bénéficieront d’une prise en charge sur la base de leur inscription, du
remboursement de leur frais de transport (SNCF, 2ème classe, aller-retour) et de l’hébergement
(1 nuit en hôtel 2**) sur présentation des justificatifs et pour les provinciaux uniquement.
 Nous remercions les jeunes chercheurs de nous communiquer une photocopie de leur pièce
d’identité par mail ou par fax ([email protected] - Fax : +33(0) 140 78 38 10) afin de
justifier le droit à la prise en charge.
 Vous pourrez récupérer votre badge et les documents du congrès dès le jeudi 19 décembre
2013 à 07h30 à l’accueil situé dans le Hall Havane au niveau 3 du Palais des congrès de Paris.
LA PRE-PROJECTION
 Le passage en salle de pré-projection est obligatoire. Il est recommandé aux intervenants de
se présenter en salle de pré-projection, afin de contrôler leur présentation définitive au
minimum 3 heures avant le début de leur session. Le bon fonctionnement des présentations
reçues au-delà de ce délai ne pourra pas être garanti.
 Pour permettre à chaque orateur de bénéficier de suffisamment de temps pour vérifier ses
documents, seules les légères modifications seront acceptées sur les postes de pré-projection.
 Chaque salle de conférence est équipée d’un ordinateur principal, en réseau avec la salle de
pré-projection, à partir duquel seront présentées toutes les communications.
 Les présentations doivent être de préférence au format PowerPoint compatible PC
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 Afin de faciliter le chargement de votre présentation en salle de pré projection, l’utilisation
de disque dur externe et de clés USB (formatés PC) est conseillée. Toutefois, le chargement à
partir de votre ordinateur est accepté si son propriétaire se présente personnellement en salle
de pré-projection au minimum 3 heures avant le début de sa présentation.
 Les présentations doivent être enregistrées sous Power Point 2010 ou versions antérieures
pour les utilisateurs PC et sous PowerPoint 2011 et versions antérieures pour les utilisateurs MAC
LES VIDEOS
 Les fichiers vidéo doivent être insérés dans la présentation PowerPoint en utilisant les
fonctions d’insertion du logiciel.
Nb. N’oubliez pas d’apporter les fichiers vidéo et les images de votre présentation sur un
support informatique (Clé USB)
 Avant d’importer les images qui seront utilisées dans la présentation Power Point, nous vous
recommandons de les réduire et de les optimiser à l’aide de programmes informatiques tels que
“Imaging”, “Photoshop”, “Photopaint”, “Paint shop pro”, etc. Le format .pict n’est pas accepté.
POLICES ET CARACTERES SPECIAUX
Merci d’utiliser des polices reconnues par les PC (Times, Arial, …) et d’utiliser la police Windings
pour les caractères spéciaux, symboles et puce.
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INSTRUCTIONS AUX PRESENTATEURS DE POSTERS
INSTRUCTIONS AUX PRESENTATIONS POSTER
VOTRE INSCRIPTION
Le présentateur du poster doit impérativement s’inscrire au congrès en ligne www.jhta2013.fr et
s’acquitter des droits d’inscription.
AFFICHAGE DE VOTRE POSTER
Les résumés acceptés pour une présentation posters seront exposés dans la zone exposition du
congrès située dans le Hall Havane – niveau 3 du Palais des Congrès. Les présentateurs des
résumés devront être présents à côté de leur poster afin de pouvoir en discuter avec les autres
participants.
Les
posters
devront
rester
affichés
sur
toute
la
durée
du
congrès.
 Montage des posters : jeudi 19 décembre 2013, entre 08h00 et 09h00.
 Démontage des posters : vendredi 20 décembre 2013 à partir de 16h00.
Un numéro a été attribué à votre résumé et devra être affiché sur le panneau marqué de ce
même numéro.
Du matériel pour accrocher votre poster sera à votre disposition. L’organisateur du congrès ne
pourra être tenu pour responsable si votre poster n’a pas été récupéré à l’issue du congrès.
TAILLE DE VOTRE POSTER
La taille réglementaire des posters est de 90 cm (largeur) x 110 cm (hauteur), et doit être
présenté en position verticale. Nous vous remercions de vous assurer que votre poster présente
bien ces dimensions.
LANGUE DES POSTERS
 Vous pouvez présenter votre poster en français et en anglais. Notez, toutefois, qu’aucune
traduction ne sera organisée.
 Le congrès est cette année encore un congrès international. Afin d’améliorer le contenu de
notre programme final, nous vous remercions de nous communiquer
de votre communication
la traduction du titre
en français ou en anglais.
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VISITE GUIDEE DES POSTERS
Les auteurs des résumés faisant partie des meilleurs travaux soumis, et sélectionnés pour le prix
posters sont priés d’être présents lors des sessions de visites guidées comme suit :
 Jeudi 19 décembre 2013 de 16h00 à 16h30 :
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Session Meilleurs posters 1
Session Meilleurs posters 2
 Vendredi 21 décembre 2012 de 10h00 à 10h30 :
-
Session Meilleurs posters 3
Session Meilleurs posters 4
Il est demandé aux auteurs d’être présents lors de ces sessions, à l’issue desquelles le jury
sélectionnera les meilleurs posters. Les noms des lauréats seront affichés sur la zone posters.
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