Employé administratif au service du personnel

Transcription

Profil de compétences de base d’un
employé administratif au service du personnel
À la demande du Cefora (juin 2009)
Michel Albertijn & Frederik Verleysen
PAGINA 1
Table des matières
Liste des tableaux et graphiques
3
Tempera is een onafhankelijk onderzoeksbureau, gespecialiseerd in
toegepast onderzoek over arbeid en sociaal beleid.
Liste des annexes
3
Introduction
4
Tempera
Lovelingstraat 62
2060 Antwerpen
Tel. 03-270.38.00
www.tempera.be
Conseil
5
1. Un profil de compétences de base
6
6
8
9
1.1. Concept
1.2. Valeur pour l’utilisateur
1.3. Collecte de données
2. Analyse des compétences de base
2.1. Un processus d’apprentissage
2.2. Le processus d’apprentissage de l’employé administratif
au service du personnel
2.3. Résumé : le profil à quatre mois
3. Le profil de compétences de base et la formation
3.1. Une seule formation d’employé administratif au service du personnel
3.2. Objectifs d’apprentissage pour l’employé administratif au service du personnel
3.3. Formation et évolutions professionnelles
2
11
11
13
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20
21
23
27
Liste des tableaux et des graphiques
Tableau 1 : Seuil formel d’engagement pour l’employé administratif
Tableau 2 : Processus d’apprentissage d’un employé administratif au service
du personnel débutant durant le premier et le deuxième mois
Tableau 3 : Processus d’apprentissage d’un employé administratif au service
du personnel débutant durant le troisième et le quatrième mois
Graphique 1 : Visualisation du processus d’apprentissage
Tableau 4 : Objectifs d’apprentissage d’une formation d’employé administratif
Tableau 5 : Compétences ayant une importance décroissante selon les entreprises
Tableau 6 : Compétences ayant une importance croissante selon les entreprises
13
16
17
19
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27
28
Liste des annexes
Annexe 1 : Liste de compétences présentées aux entreprises interrogées
Annexe 2 : Temps consacré et degré de difficulté des compétences d’un employé
administratif au service du personnel (sur la base du profil à quatre
mois). Résultats complets
Annexe 3 : Entreprises interrogées
3
30
33
37
Introduction
1. Qu’est-ce qu’un profil de compétences de base ?

Un profil de compétences de base

Est l’analyse des compétences nécessaires pour un employé administratif au
service du personnel débutant.

Se crée sur la base de vingt interviews standardisées avec des entreprises.

N’est pas un profil de formation.

Offre un soutien quant à l’élaboration (contenu et structure) des formations.

Peut se lire comme un rassemblement d’objectifs d’apprentissage.

Est étayé quantitativement.
2. Effet concret

Un profil de compétences de base
 Répartit les compétences pour un employé administratif au service du personnel
selon le moment où elles sont attendues de la part d’un employé débutant.
 Donne, par compétence, une indication d’importance pour l’exercice quotidien
du même métier, sur la base de l’intensité temporelle et du degré de difficulté.
 Sonde des évolutions possibles dans le métier, susceptibles d’avoir un impact sur
le profil.
4
Conseil
Développement d’une formation globale « employé administratif au service du
personnel ». L’aperçu des compétences de base nous apprend qu'une différenciation de
l’offre de formation pour un employé administratif au service du personnel entre
formation de base et formation de perfectionnement n’est pas indiquée. Ce rapport
plaide au contraire pour une seule formation globale où toutes les compétences sont
acquises. Les employés administratifs au service du personnel doivent en effet maîtriser
62,5 % des compétences indispensables au moment de l’engagement, et doivent aussi
assimiler un processus d’apprentissage concentré après l’embauche. Compte tenu du
seuil élevé de recrutement, de la brièveté du processus d’apprentissage et du consensus
élevé sur les compétences requises, une formation globale est la meilleure manière de
préparer les candidats à un travail d’employé administratif au service du personnel.
Intérêt de compétences spécifiques. Lorsque l’ensemble d’apprentissage théorique et
pratique cadre au plus près avec les besoins de la fonction, l’accent doit être mis sur la
formation aux compétences chronophages et difficiles. Pour l’employé administratif au
service du personnel, ce sont surtout les objectifs suivants qui sont mis en avant :

Posséder une bonne maîtrise de logiciels de feuilles de calcul

Être capable de rechercher des informations dans un dossier ou une base de
données

Être capable d’appliquer la législation sociale, les CCT et les règles entourant la
sécurité sociale

Enregistrer les prestations et les absences en vue de préparer la feuille de salaire

Être capable de communiquer de manière assertive, diplomatique et si nécessaire
avec la distance suffisante avec employeurs et employés, y compris dans des
circonstances difficiles telles que réorganisations ou licenciements
5
1. Un profil de compétences de base
1.1. Concept
Analyse des compétences nécessaires pour un employé administratif au service du
personnel débutant. Cette étude établit le relevé des compétences de base d’un employé
administratif au service du personnel. Les compétences de base sont celles qu’attendent
les entreprises de la part d’un collaborateur débutant. Un collaborateur débutant est
défini comme une personne sans expérience professionnelle spécifique pendant la
première année d’emploi à plein temps dans sa nouvelle fonction. Les compétences de
base incluent d’une part un ensemble des compétences que les employeurs attendent
dès le premier jour d’occupation, et d’autre part des compétences que le débutant
acquiert progressivement alors qu’il occupe déjà le poste correspondant. Ensemble, elles
forment la totalité des compétences indispensables pendant la première année.
Processus d’apprentissage. Ce rapport explique le processus d’apprentissage d’un
employé administratif au service du personnel. Le processus d’apprentissage fournit un
aperçu des compétences qui, dans la pratique et par la suite, sont attendues d’un
employé administratif au service du personnel débutant :

Quelles compétences sont indispensables pour avoir une chance lors du
recrutement ?

Quelles compétences l'employé administratif au service du personnel doit-il d’abord
maîtriser ?

Comment la suite du processus se déroule-t-elle ?
Importance des compétences sur la base de l’intensité temporelle et du degré de
difficulté. Certaines compétences exigent, dans la pratique du métier d’employé
6
administratif au service du personnel, plus de temps que d’autres, ou sont plus difficiles
à acquérir. La mesure précise dans laquelle un employé administratif au service du
personnel maîtrise ces compétences est déterminante pour son rendement au sein de
l’entreprise. C’est pourquoi il est justifié d’accorder plus d’importance à ces
compétences chronophages et difficiles dans le profil des compétences de base.
L’intensité temporelle et le degré de difficulté des diverses compétences sont traitées
dans le présent rapport selon une échelle distinguant l’importance relative de chaque
compétence. Celle-ci constitue, dans le cadre de la formation, un complément important
au processus d’apprentissage. Là où le processus d’apprentissage ne révèle que l’ordre
d’apprentissage des diverses compétences, l’importance relative fournit des
informations complémentaires : elle définit un ordre de priorité parmi les compétences
et explique par conséquent sur quelles compétences la formation doit mettre l’accent.
Pas d’image idéalisée. Le processus d’apprentissage ne crée pas une image idéale. Il se
contente de décrire les attentes réalistes que les entreprises expriment en pratique.
Pas de données statiques. Les profils de compétence évoluent. L’innovation et la
redéfinition de la fonction font en sorte que les relations entre compétences évoluent.
C’est pourquoi cette enquête sonde également l’évolution future. L’analyse pointe les
compétences dont l'importance diminuera ou augmentera dans l’avenir proche. En
outre, un deuxième élément dynamique entre en ligne de compte : la situation sur le
marché du travail intervient elle aussi. En temps de pénurie de main-d’œuvre, les
entreprises vont en effet poser des exigences moindres vis-à-vis d’un employé
administratif au service du personnel débutant que si un grand nombre de candidats se
présentent. Il est donc nécessaire de ne pas oublier que l’offre et la demande sur le
marché du travail jouent un rôle déterminant dans les attentes réelles vis-à-vis du
candidat employé ou de l’employé.
7
1.2. Valeur pour l’utilisateur
Base de la formation. Un profil de compétences de base est un instrument fondamental
pour élaborer et affiner une offre de formation pour les candidats ou professionnels
débutants. Il se base sur les attentes actuelles du marché du travail par rapport à un
professionnel débutant, permettant de peser et de prioriser entre elles les compétences
indispensables. L’aperçu des compétences qui sont importantes à un moment donné du
processus d’apprentissage fournit une base étendue pour élaborer une nouvelle offre de
formation ou évaluer et actualiser un programme existant.
Il contient des informations qui aident à répondre aux phrases suivantes :





Est-il utile d’établir une différence entre la formation de base et la formation de
perfectionnement ? Vaut-il mieux opter pour un faisceau global intensif ? Faut-il
limiter la formation à une série de compétences ?...
Quelles sont les compétences qui doivent retenir l’attention dans une (éventuelle)
formation de base ?
Quelles sont les compétences qui doivent être incluses dans une (éventuelle)
formation de perfectionnement ?
Sur quelles compétences une (éventuelle) formation globale doit-elle mettre
l’accent ?
De quelles tendances le formateur doit-il tenir compte en définissant l’offre ?
Instrument de screening. Un profil de compétences de base est également un outil
pratique pour faire un screening des demandeurs d’emploi et détecter les besoins de
formation chez les professionnels débutants. Le profil de compétences de base peut
aussi être une liste de contrôle utile pour évaluer les collègues débutants.
8
Pas un programme de formation
Un profil de compétences de base n’est pas un programme
de formation. L'analyse des compétences requises permet
de savoir quand telle ou telle compétence est importante,
mais ne dit rien de la façon dont ces compétences doivent
être acquises.
Le profil se traduit par des objectifs d’apprentissage. Le
processus d’apprentissage décrit à quel moment une
compétence donnée doit être acquise, et l’échelle de
l’importance relative décrit l’importance de la compétence
dans le profil. Si une formation ne peut inculquer toutes les
compétences, l'importance est le meilleur critère pour
retenir certaines compétences comme objectif
d'apprentissage et en rayer d'autres.
La façon dont les objectifs d’apprentissage doivent être
convertis en programme de formation est du ressort de
pédagogues.
1.3. Collecte des données
Étape 1 : liste de compétences basées sur le profil professionnel existant. Ce profil de
compétences de base se fonde sur une étude préalable du SERV et du Cefora (voir texte
en marge). Il décrit en détail le contenu des diverses aptitudes d’un employé polyvalent.
Sur cette base, le profil d’un employé administratif au service du personnel a été établi.
En vertu de la transparence et de l'utilité pratique du profil de compétences de base, les
descriptions exhaustives du document-source ont été réduites à un texte concis
susceptible d'être appréhendé en un coup d'œil. Ce « résumé » supprime, par la force
des choses, les explications et les compétences partielles, et la liste des compétences
restantes ne contient donc que les lignes directrices.
Étape 2 : ajouts et corrections par des experts. Trois experts (voir texte en marge) se sont
prononcés quant aux ajouts et à la correction de la liste de compétences et ont veillé à
un affinement et à une exhaustivité de cette liste. Le processus a débouché sur une liste
de 32 compétences qui forment le point de départ du profil de compétences de base.
Étape 3 : échantillon de vingt entreprises belges. L’étude a sélectionné vingt entreprises
belges, dix néerlandophones et dix francophones (voir annexe). Celles-ci ont été choisies
en fonction de leur répartition géographique et de la diversité du nombre de
travailleurs. Le nombre de travailleurs importent car la taille de l’entreprise peut
théoriquement influencer les tâches de l’employé administratif au service du personnel.
Étape 4 : entretiens standardisés. L’étude se fonde sur une collecte quantitative de
données. Elle a été menée à bien au moyen d’entretiens standardisés dans les vingt
entreprises sélectionnées. Chaque entretien a fourni des données similaires concernant
le processus d’apprentissage, ainsi que l’intensité temporelle et le degré de difficulté
relatifs des diverses compétences. Cette précaution garantit la possibilité de comparer
9
Base pour la liste de compétences
La liste de compétences utilisées a été établie sur la base
de l’ « étude de compétences de l’employé polyvalent »
(SERV/Cefora, 2003).
En complément, trois experts ont été consultés :

Ludwig Jegers, lecteur au CVO Leuven

Dirk Durivet, office manager ADMB

Ingrid Thijs, chargée de cours freelance
les entretiens entre eux. Les entretiens ont eu sur la période d’avril à juin 2009 auprès
du gérant de l’entreprise ou du chef du personnel.
10
2. Analyse des compétences de base
La médiane au lieu de la moyenne
arithmétique
Un exemple explique pourquoi la médiane a été
retenue :
2.1. Un processus d’apprentissage
Sept sondés attribuent à une aptitude les scores
suivants :
Succession. Les pages suivantes énoncent le processus d’apprentissage d’un employé
administratif au service du personnel. Il indique les phases durant lesquelles un
employé administratif au service du personnel débutant maîtrise une compétence
donnée. Pour calculer quand un employé administratif au service du personnel a
assimilé une compétence, on utilise la médiane de l'évaluation du processus
d’apprentissage par les entreprises. La médiane est la valeur moyenne d’une
répartition. On la préfère à la moyenne arithmétique car les scores déviants dans cette
dernière ont un poids beaucoup plus important. Les compétences sont subdivisées en
compétences à maîtriser lors de l’embauche, puis par période d’apprentissage de deux
mois.
Pour l’employé administratif au service du personnel, cela se traduit par trois phases
d’apprentissage distinctes :



Compétences à maîtriser lors du recrutement ;
Compétences acquises après deux mois ;
Compétences acquises après quatre mois.
Approfondissement basé sur l’importance. Le processus d’apprentissage décrit est
complété par des informations concernant l’importance relative des compétences. Dans
les tableaux des pages suivantes, la colonne de droite reflète l’importance d’une
compétence. Cette importance est basée sur le temps consacré et le degré de difficulté
des compétences. Les entreprises ont dû indiquer un « score temporel » et un « score de
difficulté » aux différentes compétences (voir annexe). La moyenne des deux scores s’est
11
5 mois
6 mois
6 mois
6 mois
6 mois
7 mois
14 mois
Médiane = 6
Moyenne arithmétique = 7,1
Seule une entreprise situe l’apprentissage de l’aptitude
après 14 mois. Travailler avec la valeur médiane
nuance le poids de cette entreprise tandis que la
moyenne arithmétique lui attribue une importance
telle que la moyenne est plus élevée que l'évaluation
des six autres entreprises.
Les compétences réparties sur la base de
leur importance relative
L’importance des compétences au sein du profil est déduite
de leur score en matière de temps consacré et de degré de
difficulté. La moyenne des deux valeurs permet de classer
les compétences de haut en bas en quatre groupes qui
représentent chacun un quart du nombre total de
compétences. Le nombre de points indique à quel quart
une compétence appartient :
Moins importante
||
||
\/
Plus importante
●●●●
●●●●
●●●●
●●●●
traduite par une échelle mesurant l'importance relative des compétences. L’échelle
répartit les compétences en quatre groupes. Les compétences les plus importantes se
voient attribuées quatre points noirs à côté de leur description, contre un seul point
pour les moins importantes. Les compétences intermédiaires reçoivent deux ou trois
points en fonction de leur importance dans le profil. L’échelle donne instantanément
une indication de l’intérêt de chaque compétence dans le processus d’apprentissage et
constitue donc un approfondissement important quant au contenu.
Toutes les compétences sont indispensables pour plus d’un tiers des entreprises. Une
compétence fait partie des compétences de base dès qu’un nombre substantiel de
sondés estiment qu’elle fait partie du faisceau de tâches d’un employé administratif au
service du personnel dans leur entreprise et que l'aptitude doit être acquise en moyenne
au cours des douze mois suivant le recrutement. Par « un nombre substantiel de
sondés », on entend plus d’un tiers des entreprises consultées. Ce rapport distingue
également deux types d’aptitudes :


Les compétences citées par au moins 14 des 20 entreprises dans l’ensemble de tâches d’un
employé administratif au service du personnel, valables pour leur entreprise. Il
s'agit des aptitudes faisant l’objet d’un large consensus sur le fait qu’un employé
administratif au service du personnel confirmé doit les maîtriser. Ces aptitudes
figurent dans les tableaux sur un fond blanc.
Les compétences citées par entre 7 et 13 entreprises dans l’ensemble de tâches d’un
employé administratif au service du personnel, valables pour leur entreprise. Il
s’agit des aptitudes dont plus d’un tiers, mais pas plus des deux tiers, des sondés
estiment qu’un employé administratif au service du personnel confirmé doit
maîtriser. Étant donné que 13 entreprises sur 20 au maximum estiment qu’il s’agit
d’une tâche pour un employé administratif au service du personnel, les interviewés
n’atteignent pas l’unanimité sur le caractère indispensable de cette aptitude.
Pourtant, ces aptitudes sont recherchées sur le marché du travail – plus d’un tiers
des entreprises les trouvent essentielles – et c’est pourquoi il est logique que ces
12
Interprétation des tableaux
Les tableaux illustrant le processus d’apprentissage
donnent, par compétence, des informations sur trois
éléments :



La place chronologique dans le processus
d’apprentissage, lors du recrutement et par période
de deux mois ;
L’importance relative de chaque compétence sur la
base du temps consacré et de la difficulté (le nombre
de points) ;
L’existence ou non d’un consensus sur le caractère
indispensable de la compétence au sein du profil
(fond blanc ou gris).
Les résultats combinés des trois éléments permettent de
distinguer clairement les compétences-clé de celles qui ont
moins d’importance. Pour certaines compétences, les trois
éléments sont moins en harmonie. Dans ce cas, le poids
final d’une compétence au sein du profil est susceptible
d’interprétation. Un fond gris ou une place de moins dans
le processus d’apprentissage ne nuancent pour autant en
rien l’importance d’une compétence avec quatre points.
Bien que toutes les entreprises n‘attendent pas cette
compétence (à l'arrivée) d'un assistant en management,
elle reste importante sur la base du temps consacré et de
la difficulté.
tâches figurent dans la formation d’un employé administratif au service du
personnel. Ces compétences s’affichent sur fond gris. Le lecteur peut ainsi les
distinguer en un coup d’œil les aptitudes figurant sur fond blanc et faisant l’objet
d’un consensus (14 entreprises sur 20 ou plus).
2.2. Le processus d'apprentissage d’un employé administratif au
service du personnel
Seuil formel de recrutement. Il existe un important seuil formel d’engagement pour
l’employé administratif au service du personnel, puisqu’il faut que 20 des 32
compétences soient déjà assimilées au moment de l’embauche, soit 62,5 % du nombre
total de compétences. Parmi ces 20 compétences, six sont très importantes (quatre
points). Quatre autres compétences reçoivent trois points et font donc elles aussi partie
de la moitié la plus importante des compétences. Il n’existe pas de consensus définissant
le caractère indispensable de deux autres compétences pour un employé administratif
au service du personnel. Celles-ci figurent sur fond gris.
Tableau 1 : Seuil formel d’engagement pour l’employé administratif au
Catégorie
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
Compétence
Importance
Est capable de planifier ses propres tâches (1.1.)
●●●●
Est capable d’utiliser le matériel bureautique requis (téléphone, fax, copieur…) (1.2.)
●●●●
13
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
2. Créer et entretenir les
dossiers du personnel
3. Administration et
politique du personnel
4. Calcul et
administration des
salaires
4. Calcul et
administration des
salaires
7. Ordre et propreté sur
le lieu de travail
8. Compétences sociales
et communicationnelles
Est capable d'utiliser un logiciel de traitement de texte (1.3.)
●●●●
Est capable d'utiliser un tableur (comme MS Excel) (1.4)
●●●●
Est capable d’effectuer le petit entretien du matériel bureautique requis (imprimante, fax…)
(1.6.)
●●●●
Est capable de rechercher des informations dans un dossier ou une base de données (2.1.)
●●●●
Est capable de collecter, compiler et enregistrer les documents nécessaires et données
pertinentes pour un dossier d’un membre du personnel (2.2.)
●●●●
Est capable d’appliquer minutieusement les principes d’archivage et de classement (2.3.)
●●●●
Est capable de veiller à l’exhaustivité et à l’actualité d’un dossier en connaissant sa
composition exacte (2.4.)
Est capable de dresser et d’entretenir un profil de compétences pour les offres d’emploi au
moyen d'entretiens avec le supérieur direct (3.1.)
Est capable d'appliquer ou de rechercher dans une base de données la législation sociale
ou sectorielle ainsi que les CCT et règles de l’entreprise concernant la sécurité sociale dans
le cadre de congés annuels, congés maladie, licenciement, accidents de travail, allocations
familiales, outplacement, retraites anticipées… (3.3.)
Est capable de répondre de manière aimable et professionnelle aux questions du personnel
concernant les salaires et la sécurité sociale (3.7.)
●●●●
Est capable d’enregistrer et de rassembler les prestations et absences pour faire préparer
et vérifier le calcul des salaires par le secrétariat social (4.2.)
●●●●
Est capable de maîtriser et de traiter divers avantages extra-légaux dans une fiche salariale
(4.3.)
●●●●
Est capable de maintenir l’ordre à son poste de travail et dans sa propre administration
(7.1.)
Est capable de traiter de façon confidentielle les informations sensibles en matière de
payroll et de données personnelles afin de garantir le respect de la vie privée des
travailleurs (8.1.)
●●●●
14
●●●●
●●●●
●●●●
●●●●
Dispose de suffisamment d’endurance et de concentration pour effectuer des travaux
répétitifs (8.2.)
Est capable de travailler avec suffisamment de distance et selon le point de vue de
l’employeur dans des circonstances difficiles (réorganisations, licenciements) (8.3.)
●●●●
Est capable de supporter la tension au travail et le stress (8.4.)
●●●●
Est capable de communiquer de manière assertive et diplomatique à divers niveaux (8.5.)
●●●●
Neuf compétences supplémentaires après deux mois. Le tableau 2 donne un aperçu des
compétences qu’un employé administratif au service du personnel débutant doit
acquérir durant les deux premiers mois de son travail à plein temps. Il s’agit de 9
compétences indispensables sur un total de 32 pour un employé administratif au service
du personnel. Deux de ces compétences sont très importantes (quatre points). Trois
autres compétences font elles aussi partie de la moitié la plus importante des
compétences (trois points). Pour quatre compétences sur neuf, il n’existe pas de
consensus pour décider si elles font partie du profil d’un employé administratif au
service du personnel. Elles figurent sur fond gris. Avec les compétences du seuil formel
d’engagement, le professionnel débutant maîtrise donc après deux mois 29 des 32
compétences, soit plus de 90 % de l’ensemble.
15
●●●●
Tableau 2 : Processus d’apprentissage d’un employé administratif au
service du personnel débutant durant le premier et le
deuxième mois
Catégorie
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
4. Calcul et
administration des
salaires
5. Transmission et
contrôle des montants
ONSS
6. Accompagner et
encadrer les nouveaux
collaborateurs
Compétence
Importance
Est capable d'utiliser une base de données (comme MS Access) (1.5)
●●●●
Est capable d’effectuer une première sélection sur les candidatures et CV entrants et de les
introduire dans une base de données (3.2.)
Est capable de maintenir à jour ses connaissances en matière de législation sociale, de CCT
et règles de sécurité sociale au moyen de formations et d’étude personnelle (3.4.)
Est capable d’interpréter et d’appliquer correctement les règles en matière d’administration
du personnel à des dossiers spécifiques individuels (3.5.)
Est capable de signaler à temps des erreurs et irrégularités ayant trait aux données du
personnel ou au calcul salarial (3.6.)
●●●●
Est capable de préparer des dossiers avant une inspection (sociale, ONSS, sanitaire) (3.8.)
●●●●
Est capable d’appliquer de façon précise et adéquate les méthodes de calcul salarial pour la
gestion des salaires (4.1.)
●●●●
Peut appliquer la législation sociale, suivre les procédures administratives appropriées et
compléter les documents nécessaires afin de donner les montants ONSS corrects (5.1.)
●●●●
Est capable d’accueillir les nouveaux collaborateurs et de les familiariser avec le service
(6.1.)
●●●●
Toutes les compétences après quatre mois. Le tableau 3 donne un aperçu des
compétences qu’un employé administratif au service du personnel débutant doit
acquérir durant les quatre premiers mois de son travail à plein temps. Trois nouvelles
16
●●●●
●●●●
●●●●
compétences sur les 32 sont prises en compte. Après quatre mois d’expérience,
l’employé administratif au service du personnel maîtrise donc toutes les compétences.
Tableau 3 : Processus d’apprentissage d’un employé administratif au
service du personnel débutant durant le troisième et le
quatrième mois
Catégorie
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
5. Transmission et
ONSS
Compétence
Importance
Est capable d’évaluer et si nécessaire d’adapter ses propres activités (1.7.)
●●●●
Est capable d’émettre des suggestions pour l’amélioration du fonctionnement de
l’administration (1.8.)
●●●●
Est capable de contrôler le calcul des provisions ONSS et le décompte par le secrétariat
social (5.2.)
●●●●
Exceptionnel : toutes les compétences après quatre mois. Le point de départ de ce
rapport est la question de savoir comment une personne s’intègre comme employé
administratif au service du personnel pendant les douze premiers mois d’emploi à plein
temps. Sur la base de ce rapport, il ressort cependant qu’un employé administratif au
service du personnel doit, dans la pratique, maîtriser toutes les compétences après
quatre mois. C’est pourquoi la suite de ce rapport évoque le profil à quatre mois. C’est
une situation exceptionnelle, car peu d’autres professionnels débutants disposent déjà
de toutes les compétences après quatre mois.
Importance d’un faisceau de compétences. Les tableaux ci-dessus incluent quelques
faisceaux de compétences qui frappent par leur importance relative. Il s’agit de :
17





données
Être capable d’appliquer la législation sociale, les CCT et les règles de sécurité
sociale
Enregistrer les prestations et absences en vue de préparer le calcul salarial
Savoir communiquer de façon assertive et diplomatique, le cas échéant avec la
distance suffisante, avec l’employeur et les travailleurs y compris dans des
circonstances difficiles (réorganisations et licenciements)
18
2.3. Résumé : le profil à quatre mois
Consensus sur plus de trois quarts des compétences. Pour la majorité des compétences
de base, les entreprises s’accordent à dire qu’un employé administratif au service du
personnel entièrement formé doit les maîtriser. Aucune compétence n’a été nommée par
moins d’un tiers des entreprises. Pour plus de trois quarts des compétences (25 sur 32
ou 78 %), plus de deux tiers des entreprises s’accordent à dire qu’elles font partie du
profil. Sept des 32 compétences (22 %) sont reprises par plus d’un tiers, mais moins de
deux tiers, des entreprises dans le profil des tâches. Le niveau d’accord sur le profil
professionnel démontre que la liste de compétences utilisée est représentative tant à
l’égard du métier étudié que des personnes interrogées, ce qui confère à cette étude une
grande validité.
Graphique 1 : Visualisation du processus d’apprentissage
Nombre de compétences à acquérir
Nombre de compétences acquises
45
19
35
0
3
30
12
25
20
15
32
29
20
10
5
m
oi
s
4
Ap
rè
s
Ap
rè
s
2
m
oi
s
m
en
t
0
l'e
ng
ag
e
Représentation schématique du processus d’apprentissage. Le graphique 1 représente le
processus d'apprentissage d’un employé administratif au service du personnel. L’axe X
distingue les périodes d’apprentissage, l’axe Y donne le nombre de compétences à
maîtriser pour un employé administratif au service du personnel. Le graphique illustre
le fait qu’un employé administratif au service du personnel doit disposer de
connaissances préalables considérables à l’embauche, et doit par la suite acquérir les
autres compétences à un rythme élevé.
A
Bref processus d’apprentissage. Le processus d’apprentissage fournit un aperçu des
compétences qui, durant la première année d’emploi à plein temps, sont attendues d’un
employé administratif au service du personnel débutant. Il en ressort que le processus
d’apprentissage d’un employé administratif au service du personnel est rapide. Le seuil
formel de recrutement est élevé (62,5 % des 32 compétences). Après quatre mois,
l’employé administratif au service du personnel maîtrise toutes les compétences.
Nombre de compétences
40
3. Le profil de compétences de base et la formation
Objectifs d’apprentissage
Du profil de compétences de base à la formation. Le profil de compétences de base
constitue un point de départ pour l’élaboration d’une offre de formations. Par le biais de
la sélection de compétences de base du profil professionnel et de la détermination des
proportions de valeurs mutuelles entre ces compétences de base, on obtient des
informations qui aident à répondre à un certain nombre de questions cruciales :





Est-il utile d'établir une différence entre la formation de base et la formation de
perfectionnement ? Vaut-il mieux opter pour un paquet global intensif ? Faut-il
limiter la formation à une série de compétences ?...
Quelles sont les compétences qui doivent retenir l’attention dans une (éventuelle)
formation de base ?
Quelles sont les compétences qui doivent être incluses dans une (éventuelle)
formation de perfectionnement ?
Quelles sont les compétences qui méritent une attention supplémentaire durant une
formation ?
De quelles tendances le formateur doit-il tenir compte en définissant l’offre ?
20
Dans le cadre de formations, les compétences se lisent
comme des objectifs d’apprentissage. Elles décrivent ce
qu’un apprenant doit maîtriser au terme d’une formation.
La façon dont une compétence doit être acquise n’est pas
spécifiée. Le profil de compétences de base n'est donc pas
un programme de formation clé sur porte, mais explique
les objectifs et les priorités. Ces objectifs et priorités
doivent ensuite être convertis en formations théorique et
pratique par un programme de formation.
3.1. Une seule formation d’employé administratif au service du
personnel
Pas de différence utile entre « base » et « perfectionnement ». La description d’un
processus d’apprentissage et des compétences de base suggère, pour beaucoup de
métiers, une scission de l’offre de formations entre une formation de base et une
formation de perfectionnement. Le profil de compétences de base de l’employé
administratif au service du personnel constitue toutefois une exception. En effet, il est
impossible d'effectuer une séparation pertinente compte tenu du seuil formel
d'engagement élevé et du processus d'apprentissage concentré. Une vue d’ensemble de
deux délimitations éprouvées illustre plus clairement cette difficulté :


Possibilité de délimitation 1 : une formation de base se focalise sur le seuil
d’engagement, tandis qu’une formation de perfectionnement est axée sur les
éléments qui interviennent plus tard dans le processus d’apprentissage. Dans le cas
de l’employé administratif, il s’agit d’un exercice dénué de sens. Il est vrai que la
formation de base mettrait les candidats en selle, mais une formation de
perfectionnement organisée selon ce concept manquerait son objectif. Les
compétences restantes pour la formation de perfectionnement doivent en effet être
acquises trop tôt après l’engagement (en grande partie dans les deux mois suivant
l’engagement). L’employé débutant devrait pouvoir commencer sa formation de
perfectionnement quasi immédiatement après l’engagement. Dans la pratique, le
scénario est difficilement envisageable.
Possibilité de délimitation 2 : une formation de base fournit toutes les compétences
de base, tandis qu’une formation de perfectionnement offre ce qui reste. Cette étude
a défini les compétences de base comme étant des compétences qui sont en
moyenne acquises durant les douze premiers mois suivant le recrutement et qui
sont considérées par une partie substantielle des entreprises comme faisant partie de
l’ensemble des tâches. Étant donné que l'employé administratif au service du
21
personnel a déjà acquis toutes les compétences après quatre mois de travail, la
formation suggérée aboutirait à une formation de base qui apprendrait tout et la
formation de perfectionnement n’aurait, dès lors, plus rien à offrir. Dans ce cas, reste
à savoir si une formation de base qui apprend tout est encore une formation de base.
Une formation globale d’employé administratif au service du personnel. Dans le
prolongement des raisonnements ci-dessus, le profil de compétences de base suggère le
recours à une formation globale inculquant toutes les compétences en une fois. La
combinaison d’un seuil formel d’engagement élevé, d’un processus d’apprentissage
concentré, et un haut degré de consensus sur les compétences à acquérir permet de
conclure qu’une formation globale est la meilleure et la plus efficace pour préparer les
candidats aux attentes des employeurs.
22
3.2. Objectifs d’apprentissage pour l’employé administratif au
Attention supplémentaire pour les compétences importantes. Le tableau 4 ci-dessous
énumère les compétences offertes par une formation globale de ce type et les classe en
fonction de leur importance sur la base de la difficulté et du temps consacré à la
compétence. Les compétences les plus difficiles et qui exigent le plus de temps méritent
par ailleurs une attention supplémentaire dans le cadre d’une formation.
Lignes directrices. Deux lignes directrices se dégagent du tableau 4. Quelques faisceaux
de compétences ont une importance relativement importante :


données

Être capable d’appliquer la législation sociale, les CCT et les règles de sécurité
sociale

Enregistrer les prestations et absences en vue de préparer le calcul salarial

Savoir communiquer de façon assertive et diplomatique, le cas échéant avec la
distance suffisante, avec l’employeur et les travailleurs y compris dans des
circonstances difficiles (réorganisations et licenciements)
23
Tableau 4 : Objectifs d’apprentissage d’une formation d’employé
administratif au service du personnel
Catégorie
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
4. Calcul et
administration des
salaires
5. Transmission et
ONSS
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
Compétence
Importance
●●●●
●●●●
Est capable d'appliquer ou de rechercher dans une base de données la législation sociale
ou sectorielle ainsi que les CCT et règles de l’entreprise concernant la sécurité sociale dans
le cadre de congés annuels, congés maladie, licenciement, accidents de travail, allocations
Est capable de maintenir à jour ses connaissances en matière de législation sociale, de
CCT et règles de sécurité sociale au moyen de formations et d’étude personnelle (3.4.)
●●●●
●●●●
Est capable d’enregistrer et de rassembler les prestations et absences pour faire préparer
et vérifier le calcul des salaires par le secrétariat social (4.2.)
●●●●
●●●●
●●●●
●●●●
●●●●
●●●●
●●●●
24
●●●●
5. Transmission et
ONSS
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
4. Calcul et
administration des
salaires
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
Est capable d’interpréter et d’appliquer correctement les règles en matière d’administration
du personnel à des dossiers spécifiques individuels (3.5.)
●●●●
social (5.2.)
●●●●
●●●●
●●●●
●●●●
●●●●
●●●●
(4.3.)
●●●●
●●●●
●●●●
(1.6.)
●●●●
●●●●
25
●●●●
●●●●
4. Calcul et
administration des
salaires
6. Accompagner et
collaborateurs
le lieu de travail
●●●●
●●●●
(6.1.)
●●●●
Est capable de maintenir l’ordre à son poste de travail et dans sa propre administration
(7.1.)
Est capable de traiter de façon confidentielle les informations sensibles en matière de
payroll et de données personnelles afin de garantir le respect de la vie privée des
travailleurs (8.1.)
répétitifs (8.2.)
●●●●
26
●●●●
●●●●
3.3. Formation et évolutions professionnelles
Evolutions attendues. Les entreprises interrogées ont indiqué, lors de leur évaluation
du processus d’apprentissage, l’évolution que le profil suivra selon elles. De cette
manière, l’examen a identifié les tendances dans le profil de compétences d’un employé
administratif au service du personnel. Les entreprises sondées pointent les compétences
dont l'importance diminuera ou augmentera dans l’avenir proche. L’avenir proche a été
défini comme les cinq prochaines années.
Importance décroissante : aucune tendance. Deux des vingt entreprises interrogées ont
prédit une importance décroissante pour un total de deux compétences. Les deux
compétences ont été citées une fois chacune, et les résultats ne montrent donc pas de
tendance significative.
Tableau 5 : Compétences ayant une importance décroissante selon les
entreprises
Catégorie
4. Calcul et
administration des
salaires
Compétence
Selon X
entreprises
Est capable d’interpréter et d’appliquer correctement les règles en matière d’administration du
personnel à des dossiers spécifiques individuels (3.5.)
1
Est capable d’enregistrer et de rassembler les prestations et absences pour faire préparer et
vérifier le calcul des salaires par le secrétariat social (4.2.)
1
Importance croissante : aucune tendance. Neuf des vingt entreprises ont prévu une
importance croissante d’un total de quatorze compétences. Sur ces quatorze
27
compétences, aucune n’a été citée plus de deux fois. Ici aussi, aucune tendance
significative ne se dessine. Le tableau 6 donne un aperçu des compétences citées.
Tableau 6 : Compétences ayant une importance croissante selon les
entreprises
Catégorie
Compétence
Selon X
entreprises
1. Administratives et
organisationnelles
2
1. Administratives et
organisationnelles
2
Est capable de maintenir à jour ses connaissances en matière de législation sociale, de CCT et
règles de sécurité sociale au moyen de formations et d’étude personnelle (3.4.)
2
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
2
1
1
1
Est capable d'appliquer ou de rechercher dans une base de données la législation sociale ou
sectorielle ainsi que les CCT et règles de l’entreprise concernant la sécurité sociale dans le
cadre de congés annuels, congés maladie, licenciement, accidents de travail, allocations
28
1
1
1
4. Calcul et
administration des
salaires
4. Calcul et
administration des
salaires
4. Calcul et
administration des
salaires
8. Compétences
sociales et
communicationnelles
1
1
1
(4.3.)
1
Est capable de travailler avec suffisamment de distance et selon le point de vue de l’employeur
dans des circonstances difficiles (réorganisations, licenciements) (8.3.)
1
29
Annexe 1 : Liste de compétences présentées aux entreprises
interrogées
Catégorie
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
2. Créer et entretenir
les dossiers du
personnel
Compétence
Est capable d’effectuer le petit entretien du matériel bureautique requis (imprimante, fax…) (1.6.)
Est capable d’émettre des suggestions pour l’amélioration du fonctionnement de l’administration (1.8.)
30
les dossiers du
personnel
les dossiers du
personnel
les dossiers du
personnel
Est capable de collecter, compiler et enregistrer les documents nécessaires et données pertinentes pour un dossier d’un membre
du personnel (2.2.)
Est capable d’effectuer une première sélection sur les candidatures et CV entrants et de les introduire dans une base de données
(3.2.)
Est capable d'appliquer ou de rechercher dans une base de données la législation sociale ou sectorielle ainsi que les CCT et
règles de l’entreprise concernant la sécurité sociale dans le cadre de congés annuels, congés maladie, licenciement, accidents de
travail, allocations familiales, outplacement, retraites anticipées… (3.3.)
Est capable de maintenir à jour ses connaissances en matière de législation sociale, de CCT et règles de sécurité sociale au
moyen de formations et d’étude personnelle (3.4.)
Est capable d’interpréter et d’appliquer correctement les règles en matière d’administration du personnel à des dossiers
spécifiques individuels (3.5.)
Est capable de signaler à temps des erreurs et irrégularités ayant trait aux données du personnel ou au calcul salarial (3.6.)
Est capable de répondre de manière aimable et professionnelle aux questions du personnel concernant les salaires et la sécurité
sociale (3.7.)
4. Calcul et
administration des
salaires
4. Calcul et
administration des
salaires
Est capable de veiller à l’exhaustivité et à l’actualité d’un dossier en connaissant sa composition exacte (2.4.)
Est capable de dresser et d’entretenir un profil de compétences pour les offres d’emploi au moyen d'entretiens avec le supérieur
direct (3.1.)
Est capable d’appliquer de façon précise et adéquate les méthodes de calcul salarial pour la gestion des salaires (4.1.)
Est capable d’enregistrer et de rassembler les prestations et absences pour faire préparer et vérifier le calcul des salaires par le
secrétariat social (4.2.)
31
4. Calcul et
administration des
salaires
5. Transmission et
ONSS
5. Transmission et
ONSS
6. Accompagner et
collaborateurs
7. Ordre et propreté
sur le lieu de travail
8. Compétences
sociales et
communicationnelles
8. Compétences
sociales et
communicationnelles
8. Compétences
sociales et
communicationnelles
8. Compétences
sociales et
communicationnelles
8. Compétences
sociales et
communicationnelles
Est capable de maîtriser et de traiter divers avantages extra-légaux dans une fiche salariale (4.3.)
Peut appliquer la législation sociale, suivre les procédures administratives appropriées et compléter les documents nécessaires
afin de donner les montants ONSS corrects (5.1.)
Est capable de contrôler le calcul des provisions ONSS et le décompte par le secrétariat social (5.2.)
Est capable d’accueillir les nouveaux collaborateurs et de les familiariser avec le service (6.1.)
Est capable de maintenir l’ordre à son poste de travail et dans sa propre administration (7.1.)
Est capable de traiter de façon confidentielle les informations sensibles en matière de payroll et de données personnelles afin de
garantir le respect de la vie privée des travailleurs (8.1.)
Dispose de suffisamment d’endurance et de concentration pour effectuer des travaux répétitifs (8.2.)
Est capable de travailler avec suffisamment de distance et selon le point de vue de l’employeur dans des circonstances difficiles
(réorganisations, licenciements) (8.3.)
32
Annexe 2 : Temps consacré et degré de difficulté des
compétences pour un employé administratif au service du
personnel (sur la base du profil à quatre mois). Résultats
complets
Chaque entreprise interrogée s’est vu demander de répartir vingt jetons « temps » et
vingt jetons « difficulté » entre les compétences. Les scores moyens pour le temps
consacré à la compétence et son niveau de difficulté se réfèrent au nombre moyen de
jetons attribués à une compétence par les entreprises. Plus les scores sont élevés, plus la
compétence est difficile et chronophage. Le tableau ci-dessous en donne un aperçu.
Temps consacré et degré de difficulté. Résultats complets.
Catégorie
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
Compétence
Temps
Difficulté
0,2
1,6
0,6
0,0
1,5
0,0
2,0
0,2
1,0
0,0
33
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
1. Compétences
administratives et
organisationnelles
les dossiers du
personnel
les dossiers du
personnel
les dossiers du
personnel
les dossiers du
personnel
(1.6.)
0,1
0,0
0,2
0,7
0,4
0,3
1,6
0,3
1,5
0,1
0,8
0,0
0,9
0,3
0,5
0,2
1,2
0,5
1,3
0,8
Est capable d'appliquer ou de rechercher dans une base de données la législation sociale ou
sectorielle ainsi que les CCT et règles de l’entreprise concernant la sécurité sociale dans le
cadre de congés annuels, congés maladie, licenciement, accidents de travail, allocations
Est capable de maintenir à jour ses connaissances en matière de législation sociale, de CCT
et règles de sécurité sociale au moyen de formations et d’étude personnelle (3.4.)
0,9
2,0
0,8
0,7
34
0,7
0,9
1,0
0,6
0,8
0,6
0,6
0,3
1,7
1,7
(4.3.)
0,6
0,4
1,0
1,0
social (5.2.)
0,8
0,8
(6.1.)
0,3
0,1
Est capable de maintenir l’ordre à son poste de travail et dans sa propre administration (7.1.)
0,3
0,1
Est capable de traiter de façon confidentielle les informations sensibles en matière de payroll
et de données personnelles afin de garantir le respect de la vie privée des travailleurs (8.1.)
0,3
0,3
répétitifs (8.2.)
0,1
0,3
4. Calcul et
administration des
salaires
4. Calcul et
administration des
salaires
4. Calcul et
administration des
salaires
5. Transmission et
ONSS
5. Transmission et
ONSS
6. Accompagner et
collaborateurs
le lieu de travail
8. Compétences
sociales et
communicationnelles
8. Compétences
sociales et
communicationnelles
35
8. Compétences
sociales et
communicationnelles
8. Compétences
sociales et
communicationnelles
8. Compétences
sociales et
communicationnelles
0,1
3,4
0,1
1,3
0,4
4,8
36
Annexe 3 : Entreprises interrogées
Entreprise
Localité
Province
Acerta
Louvain
Brabant Flamand
Aciers Sidero SA
Jette
Bruxelles
Aéroport de Liège
Liège
Analis
# travailleurs
# employés
administratifs au
1200
1
23
1
Liège
143
4
Suarlée
Namur
144
3
Cancel Sprl
Saint-Servais
Namur
12
1
CCB
Gourain-Ramecroix
Hainaut
12000
5
Centric-Orqua
Evere
Brabant Flamand
130
1
Co-Actief
Anvers
Anvers
9
1
De Valck Consutants NV
Woluwé-Saint-Pierre
Bruxelles
3550
4
Econocom
Zaventem
Brabant Flamand
130
2
Energy ICT
Courtrai
Flandre Occidentale
75
1
Global and design Technology
Angleur
Liège
70
2
Groupe Picard Garage Fiat Alfa Romeo
Bastogne
Luxembourg
15
2
37
Hudson
Gand
Flandre orientale
228
3
Netlog
Gand
Flandre orientale
70
1
Randstad Professionals
Anvers
Anvers
2600
5
Sita
Bois d'Haine
Hainaut
40
1
Sitelux
St-Hubert
Luxembourg
35
1
Tractebel Engineering
Anvers
Anvers
460
1
Van Marcke
Courtrai
Flandre Occidentale
1200
4
38

Employé administratif au service du personnel

Transcription

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