EURO - Crypto

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fax : 03 83 90 16 06
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MARS 2001
Quoi de neuf
Le sujet est suffisamment vaste et
sensible pour lui consacrer un QUOI de
NEUF spécial.
Du neuf, il y en a !
A commencer par un flash qui devrait
rassurer quelques agences : la version 3.7
des logiciels Crypto Gérance et Crypto
Syndic passera le cap de l’Euro...
(
)
SPÉCIAL
E U R O
La version 3.7 deviendra 3.8 pour son passage Euro
Au seuil de ce nouveau millénaire,
nous voici à quelques mois du
passage irréversible.
Nous constatons qu’un nombre
important d’agences n’a pas
encore planifié le passage de l'ancienne à la nouvelle Solution Crypto, seule
version permettant à ce jour le basculement en
Euros. Devant cette situation et pour éviter à
certains de connaître une situation périlleuse
L'échéance
approche...
en fin d’année, nous avons jugé nécessaire de prévoir la
possibilité d’un passage Euro des versions 3.7 de Crypto
Gérance et Crypto Syndic.
Cette version 3.8 sera disponible en juillet 2001
Pour consacrer toutes nos ressources au basculement Euro,
nous suspendons temporairement tous les stages et migration de la Solution Crypto à partir du 30 juin prochain.
Nous reprendons ces migrations à partir de janvier 2002.
Définir une stratégie d’anticipation
Pour être prêtes, les agences ne doivent plus attendre.
Il est indispensable d’étaler ce basculement sur les 10 prochains
mois d’autant que les banques vont à compter du 1er Juillet 2001
favoriser le passage Euro des comptes bancaires des particuliers.
Le 1er Janvier 2002, l’Euro sera une réalité pour tous ! 10 mois pour connaître la réalité de l’Euro !
Tous les domaines d'activité de votre entreprise doivent être prêts La date du 31/12/2001 est la date butoir. Dans la pratique, il s’agit
pour effectuer avec fiabilité le passage de l'ancienne à la nouvelle de la date à laquelle tout le système d’information doit être bascumonnaie.
lé et opérationnel en Euros.
Votre outil informatique est un point d'imVous trouvez au dos de ce document les modalités de passage à
pact sensible de ce basculement, vous
l’ Euro quelle que soit la version des logiciels Crypto que vous
le savez !
utilisez.
Selon les témoignages des "grandes
10 mois pour accompagner plus
sociétés" ayant mené leurs opérations
de 500 agences !
de conversion, cette préparation
nécessite entre 6 et 12 mois.
Pour que nous puissions vous aider à élaborer une
stratégie cohérente de basculement, vous apporter
Il est donc important d'engager
l’assistance nécessaire au bon moment et traiter vos
dès à présent votre stratégie
données dans les délais définis, il est impératif que tout
d'intégration de l'Euro.
soit programmé à l’avance de manière ferme et
Nous pouvons vous y
définitive.
aider !
La règle du 1er arrivé, 1er servi sera malheureuPour éviter des conséquences
sement notre seule règle de fonctionnement !
préjudiciables à l'activité de
votre agence, il est indispenRetournez dès aujourd'hui le coupon au dos de ce
sable d'anticiper ce basculement,
document pour nous indiquer "votre date d'intention" de
pour :
basculement !
(
• réduire les perturbations
)
• prendre en main à l'avance votre outil
informatique dans l'environnement Euro
• profiter de la disponibilité de votre
prestataire informatique qui sera très
sollicité en fin d'année 2001.
10 mois pour vous accompagner en
toute sérénité : pour passer ce cap dans les
meilleures conditions, Crypto vous propose une prestation
spécifique : Le pack d'accompagnement.
Vous trouverez tous les détails sur la page suivante.
(
)
SPECIAL
E U R O
En quoi consiste le basculement
Franc/Euro dans les logiciels
Crypto ?
Le basculement permet de passer les enregistrements comptables d'une unité monétaire à
une autre.
L'existence des 2 unités monétaires étant impossible, les enregistrements comptables sont tenus en Francs jusqu'au basculement en Euros.
Dans les logiciels Crypto …. Le basculement convertit toutes les rubriques monétaires en Euros d’une
manière irréversible.
Les rubriques de cumul sont réévaluées en fonction de la valeur des lignes composant ce cumul.
Par exemple, dans le module Syndic, les lignes du budget sont converties et le total du budget est recalculé
(à partir des lignes). Cette méthodologie évite les problèmes d’écarts liés
aux arronet les lignes.
Cette méthodologie s’applique partout et évite les problèmes
d’écarts liés aux arrondis entre les cumuls et les lignes.
Qu’est ce que le pack
d’accompagnement ?
Dès lors que le basculement est effectué, toutes les
saisies sont ensuite réalisées en Euro, les états
comptables sont exprimés en Euro.
Le basculement de la comptabilité du Franc/Euro est une opération qui
nécessite un traitement.
En fonction des versions des logiciels Crypto que vous utilisez, certaines
tâches peuvent être réalisées par vos soins. Cependant, pour aborder le basculement des comptes dans les meilleures conditions, nous vous préconisons de
souscrire au pack d'accompagnement.
Certains documents pourront préciser, de
manière temporaire, une équivalence en
Francs. Il s'agit des mêmes documents qui
actuellement sont exprimés en Francs et
présentent une contre-valeur en
Le pack d’accompagnement permet de :
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✔ bénéficier des conseils et mises en garde pour une bonne préparation des données
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✔ de fixer dans les meilleurs délais une date ferme de basculement
✔ de sous-traiter à Crypto la conversion de vos données en traitement à façon
✔ de bénéficier d'une assistance hotline spécifique Euro
Ainsi Crypto prend à sa charge :
✔ la réalisation d'une archive sur CD ou DVD en Francs, exploitable directement
✔ le traitement de la conversion : toutes les lignes sont converties en détail, tous
les cumuls sont recalculés, la comptabilité est équilibrée par un compte d’écarts de
conversion.
Situation
✔ le contrôle de masse sur des documents de synthèse : Quittancement,
balance, budget, etc...
Quelles méthodes ?
✔ les contrôles individuels sur quelques fiches
Vous pouvez réaliser le basculement Euro en
✔ le gravage d'un CD du fichier converti en Euros
✔ le retour par Chronopost du fichier converti et mis à jour
choisissant la méthode 1, 2 ou 3
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Avec la méthode 1, vous pouvez choisir la sécurité avec le
pack d’accompagnement.
Ce travail spécifique que Crypto réalise sur vos données
nécessite une planification et mobilise votre fichier pendant 1 semaine maximum (date de réception et ré-envoi).
Les plannings de réservation sont ouverts.
La capacité de traitement de 8 clients par semaine ne
pourra pas être dépassée.
Une planification de 4 mois à l’avance est nécessaire.
Prenez donc les devants !
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Méthode 1
Rétropolation
Cette méthode consiste à convertir en
Euros les écritures déjà enregistrées en
Francs sur le début de l’exercice en
effectuant une " rétropolation ".
Le basculement peut être effectué à tout
moment.
Cette méthode permet de conserver un historique complet des enregistrements
comptables en Euros.
Cette conversion a nécessité un aménagement du logiciel pour un traitement
sophistiqué des écarts de conversion.
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Dans cette optique :
✔ Chaque bloc comptable est équilibré
par la création d’une ligne comptable
avec les mêmes caractéristiques que
la contrepartie
✔ Les comptes à lettrer (y compris les
comptes locataires) sont équilibrés
par lettre et par date (par l’insertion
de lignes comptables)
✔ Les comptes à pointer sont contrôlés pour respecter le pointage en
Francs. L’équilibre est passé sur la
dernière lettre utilisée (à la date de
cette lettre).
✔ Le solde de chaque compte est
contrôlé et équilibré à la date de
début d’exercice.
Avec cette méthode, il est possible,
par exemple :
✔ de rééditer une quittance sur une
période
✔ de reprendre le rapprochement bancaire
✔ de conserver des soldes identiques
✔ de consulter un historique en Euros
et de visualiser l’affichage correspondant en Francs.
Les 3 méthodes
de BASCULEMENT
Méthode 2
Méthode 3
Clôture intermédiaire
Clôture d’exercice
Cette méthode consiste à ouvrir un
exercice comptable à la date de basculement de la comptabilité en Euros.
Un premier dossier comptable permet de
saisir les écritures en Francs. A la basculement, l’arrêté des comptes intermédiaire
est converti en Euros en constitue le solde
d’ouverture des comptes du deuxième dossier comptable.
Cette méthode consiste à clôturer
l’exercice 2001 avant toute saisie comptable sur l’exercice 2002.
Il faut donc réduire la période d’enregistrement sur l’exercice 2001 et ne rien comptabiliser sur le nouvel exercice 2002 avant la
date de basculement.
Cette méthode comporte quelques
inconvénients :
✔ Il n’existe pas d’états consolidés en
Francs et Euros (Les liasses comptables sont constituées d’un état en
Francs et d’un état en Euros).
✔ Les écritures comptables 2001 et
exercices antérieurs sont suprimées
et vous ne disposez plus d’historiques comptables (revenus fonciers,
régularisation des charges …).
✔ Une intervention manuelle est nécessaire pour corriger les écarts de
conversion des soldes.
Situation
Cette méthode simple comporte
quelques inconvénients :
✔ Le décalage implique des délais de
clôture courts.
✔ Les écritures comptables 2001 et
exercices antérieurs sont suprimées
et vous ne disposez plus d’historiques comptables (revenus fonciers,
régularisation des charges …).
✔ Une intervention manuelle est nécessaire pour corriger les écarts de
conversion des soldes.
Cette méthode paraît peu réaliste au 31
décembre 2001 compte tenu des réalités
pratiques à mettre en œuvre dès le 01
Janvier 2002. Pour exemple, la déclaration
de revenus Fonciers 2001 doit être réalisée
en Euro à partir de documents édités en
Francs.
Situation
Quelle méthode ?
Quelle solution ?
Seule la méthode 1 avec pack d’accompagnement est
Vous pouvez bénéficier gratuitement de la migration
des données 3.7 vers La Solution Crypto et aborder
ensuite la situation A.
disponible.
Pourquoi une seule méthode ?
Comme nous l’avons précisé en introduction, nous avons décidé de
proposer aux agences qui le souhaitent la possibilité de basculementr en Euro les versions 3.7 Crypto Gérance et Syndic.
Cette adaptation de “circonstance” ne nous permet pas de déployer
plusieurs méthodes de basculement.
Seule la méthode 1 avec Pack d’accompagnement sera disponible
à partir de juillet. Ce travail spécifique que Crypto réalise sur vos
données nécessite une planification et mobilise votre fichier pendant
1 semaine maximum (date de réception et ré-envoi).
Les plannings de réservation sont ouverts.
La capacité de traitement de 8 clients par semaine ne pourra pas
être dépassée.
Une planification de 4 mois à l’avance est nécessaire.
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Prenez donc les devants !
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✔ Compatibilit
et 2000
Nous constatons qu’un nombre important de clients ayant
suivi le stage de formation migration n’a pas encore
effectué le traitement de migration des données.
Pour fluidifier ce processus, nous avons décidé de réaliser
pour vous gratuitement en nos locaux ce traitement physique de la migration.
Pour bénéficier de cette offre, il est impératif de
planifier votre date de traitement avant le 30 juin 2001
(offre valable dans la limite d’un fichier de données par
client). Votre fichier sera mobilisé pendant 1 semaine maximum (date de réception et ré-envoi).
Les plannings de réservation sont ouverts.
La capacité de traitement de 8 clients par semaine ne
pourra pas être dépassée.
Une planification de 4 mois à l’avance est nécessaire.
Prenez donc les devants !
A l’issue de ce traitement,
vous êtes en situation A
(
Demande
d’informations
Téléphone : 03 83 90 36 36
Fax : 03 83 90 16 06
E-mail : [email protected]
)
Oui, je souhaite
TARIFS
❒ être contacté pour définir ma stratégie
de basculement Euro
Les prix s’entendent en Francs HT. Les dates mentionnées sont les dates de traitement à CRYPTO.
Date envisagée pour votre basculement Euro
Situation
____________________________________
Passage La Solution Crypto ➜ EURO
Méthode 1 : Rétropolation
A priori, quelle méthode retenez-vous pour
votre passage Euro ?
Rétropolation seule
Situation A
≤5
≤ 10
>10
5 900
7 900
9 900
Rétropolation avec Pack d’accompagnement
≤2
≤5
8 000
10 500
12 500
14 500
du 01/07 au 30/09
9 500
12 000
14 000
16 000
du 01/10 au 31/12
12 500
15 000
17 000
19 000
Nb d’unités*
du 01/04 au 30/06
Situation B
❒ Méthode 1 avec Pack d’accompagnement
Société
≤2
2 900
Nb d’unités*
❒ Méthode 1
❒ avec Pack d’accompagnement
❒ sans Pack d’accompagnement
❒ Méthode 2
❒ Méthode 3
≤ 10
>10
Méthode 2 ou 3 : clôture intermédiaire ou clôture d’exercice
________________________________________________________________
Prénom
__________________________________________________________________
Adresse
__________________________________________________________________
≤2
≤5
Gratuit
Gratuit
Nb d’unités*
Nom ________________________________________________________________________
≤ 10
>10
Gratuit
Gratuit
* Nombres d’unités = la somme des postes et des modules (Gérance, Syndic...)
Exemple : Gérance 3 postes et Syndic 2 postes = 7 unités
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Tél
Passage 3.7 ➜ EURO
Situation
__________________________________________________________________________
Méthode 1 : Rétropolation
E-mail ____________________________________________________________
Rétropolation avec Pack d’accompagnement
Par application*
CRYPTO
BP 3662 - 58, rue de la Commanderie
54096 Nancy Cedex
✁
Conception et réalisation Crypto - Réf. : 0293
Fax __________________________________________________________________________
Version 1
Version 2
Version 3
du 01/07 au 30/09
3 900
4 900
5 900
du 01/10 au 31/12
4 900
6 200
7 900
* Application : Exemple : Gérance et Syndic = 2 applications