formation «pilotage de projets evenementiels

«PILOTAGE DE PROJETS EVENEMENTIELS»
Cette formation est destinée à des managers ayant en charge l’organisation de projets
événementiels et réceptifs, qu’ils soient culturels, commerciaux ou touristiques.
L’ objectif pédagogique de la formation est de donner à ces managers, les méthodes et
outils pour apprendre à piloter efficacement leurs projets et cela en termes d’organisation,
de management et de gestion. A l’issue de cette formation le ou les stagiaires auront
bénéficié d’une méthode pour un travail quotidien plus structuré et optimisé en termes de
gain de temps, de simplification et d’efficacité.
Dans ce cadre, la formation s’appuiera sur leurs projets réels et leur permettra ainsi de
mettre en
place leur
propre
stratégie EN
pour
leurs problématiques
actuelles ou à venir.
AZIMUT
COM
: FORMATION
STRATEGIE
DE COMMUNICATION
Cette formation est dispensée sur 3 jours.
PUBLIC
Directeurs (trices) Office de Tourisme, Directeurs (trices) commerciaux, responsables de
communication, responsables événementiel, responsables réceptif.
PREREQUIS
Niveau initié.
PROGRAMME
INTRODUCTION
Rappel : qu'est-ce qu'un événement en tant que moyen de communication hors média :
ses intérêts, ses limites, les typologies d’événement.
Point sur vos événements et projets actuels et à venir.
CONCEPTION DU PROJET
1
- Les constituantes et phases : la bonne structure d’un projet
1a – conception : l’idée, la cible et les objectifs, le cahier des charges, l’appel
d’offres, la présentation.
1b – réalisation : la pré-production, la planification, la production
1c – bilan : suivi, reporting, débriefing
AZIMUT COM MUNICATION –L’arrêt Minute - 96 cours des girondins 33500 libourne
FORMATION
AZIMUT COM MUNICATION –L’arrêt Minute - 96 cours des girondins 33500
libourne
2
2
-piloter un événement :
2a - le rôle du chargé de projet
2b - l’organisation de l’équipe projet
2c - l’animation de l’équipe projet.
3
- Les relations techniques avec les prestataires
3a - le choix des prestataires
3b - les relations techniques (dont transfert de documents)
3c – le suivi et le contrôle
4
- Les relations avec les partenaires et annonceurs
4a – optimisation des actions de développement des établissements adhérents,
partenaires ou annonceurs
4b – gestion et traitement des retours client
4c – bilan
5
- La communication sur les projets événementiels
5a - moyens medias et hors médias
5b - zoom sur la communication digitale et les réseaux sociaux
5c - les relations presse et relations publiques.
6
- La gestion des partenariats
6a - partenariats et sponsoring publics et privés
6b - contrats et conventions
7
- Les outils de pilotage
7a - le rétro-planning, le schéma PERT, le diagramme de Gantt,
7b - l’Organisation Breakdown Structure,
7c - les outils web collaboratifs,
7d - les réunions et comités de pilotage,
7e - la budgétisation (prévisionnel et suivi)
LA REALISATION DU PROJET
1
- Le fil rouge
2
- Le tableau de bords, la feuille de route
3
- Zoom sur l’éco-conception
4
- La gestion des risques
5
- Les contraintes de sécurité
6
- Les démarches administratives
LE BILAN
1- Le suivi : remerciements, communication post-événement
3- Bilan financier : compte-rendu partenaires et hiérarchie
METHODES PEDAGOGIQUES
Globalement, la formation s’articulera autour d’un échange visant à répondre de façon
personnalisée aux attentes de l’équipe par le biais d’apports théoriques et de leur
expérimentation.
Il s’agira donc d’alterner la méthode interrogative (besoins, attentes, définition des forces
et faiblesses), la méthode démonstrative (transmission de savoir-faire) et la méthode active
(réalisation d’exercices et de travaux basés sur ses projets réels).
DUREE/LIEU/NOMBRE DE PARTICIPANTS
3 jours (21h présentielles, 7h par jour).
De 1 à 4 stagiaires.
TARIF
Individuel : 1250€ pour les 3 jours.
Groupe : 960€ par stagiaire pour les 3 jours
Commission organisme de formation incluse.
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libourne
2- Mesurer la performance par le reporting : bilan fréquentation, revue de presse,
questionnaire et analyse, bilan et enseignements
Gironde : frais restauration en sus. Hors Gironde : frais Voyage, Hébergement, Restauration
en sus.
CETTE FORMATION PEUT ÊTRE PRISE EN CHARGE PARTIELLEMENT OU TOTALEMENT PAR
L'ORGANISME PARITAIRE COLLECTEUR AGREE AUPRES DUQUEL VOUS COTISEZ.
AGREMENT
L’ARRET MINUTE : 96 cours des girondins 33500 Libourne. Prestataire de formation
enregistré en Préfecture sous le numéro : 72 33 093 51 33
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LA FORMATRICE
AZIMUT COM MUNICATION –L’arrêt Minute - 96 cours des girondins 33500
libourne
Sophie Raoult, diplômée d’un DEA INFOCOM à Paris VIII, actuellement audit et conseil en
communication d’entreprise et organisation événementielle, enseignante et formatrice en
BTS et BACHELOR : « stratégie de communication » et « chef de projet événementiel ».
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Expériences événementielles : nombreux événements organisés en partenariats avec les
collectivités locales et les acteurs privés, de 2007 à ce jour (SARL AZIMUT EVENEMENTS).
Actuellement : organisation du LINK : salon du digital grand public avec la Mairie de
Libourne, la communauté d’Agglomération, la CCI, le Département de la Gironde…et de
nombreux acteurs privés etc.
CONTACT
Sophie Raoult : 06 61 82 26 22
[email protected]. www.azimutcom.com