faits saillants et réalisations 2015-2016

FAITS SAILLANTS ET RÉALISATIONS
2015-2016
MOT DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE
Mise à jour au sujet du plan stratégique et opérationnel
Comme beaucoup d’entre vous le savent, l’ACPAU a lancé en juin 2015 un plan
stratégique quinquennal visant à mettre l’Association en position de jouer un rôle
pertinent et important à l’égard des grands enjeux du secteur de l’administration de
l’enseignement supérieur. Je peux vous assurer que ce plan n’a pas été relégué aux
oubliettes : l’équipe et la communauté de l’ACPAU ont travaillé de façon très active à le
rendre opérationnel. Au cours de la première année, les efforts ont porté sur l’élaboration
de nouveaux processus et de structures adéquates permettant à l’ACPAU de remplir ses
principaux engagements tels qu’ils sont définis dans le plan.
Parallèlement à ces discussions, le personnel de l’ACPAU a été occupé à mettre en
œuvre de nouvelles ressources pour répondre aux besoins des membres.
L’ACPAU a ainsi lancé un nouveau site Web dans le but d’offrir aux membres un
meilleur accès à des ressources pouvant orienter la prise de décisions et la résolution
de problèmes. Au cœur du nouveau site Web se trouve le Centre du savoir, un portail
informationnel indexé par sujet que l’on peut interroger à l’aide de mots-clés pour
trouver facilement ces ressources.
Conformément à notre objectif de favoriser le développement d’une forte communauté
d’administrateurs universitaires, nous avons aussi relancé et renouvelé notre outil
Listserv; celui-ci est assorti d’archives de discussions auxquelles les membres peuvent
se référer. Cette initiative répond au besoin et au désir des membres d’avoir une
plateforme d’échanges courriel entre pairs.
Nous avons élaboré un nouveau rôle et un nouveau processus relativement à
l’engagement des bénévoles; nous les avons ensuite mis à l’essai dans le cadre de
cinq groupes consultatifs de leaders d’opinion qui représentent différents secteurs
fonctionnels et qui contribuent à la structure de planification décrite dans le plan, laquelle
repose sur les priorités des membres. Le bilan des discussions tenues a été examiné de
près par un groupe de leaders d’opinion composé de vice-recteurs et de représentants de
chacun des secteurs fonctionnels représentés lors de ces rencontres. Voici quelques faits
saillants des discussions tenues par vos pairs :
n Avant tout, les participants étaient unanimes pour dire que l’ACPAU, en
tant qu’instance nationale, peut et doit jouer un rôle à l’égard des données
opérationnelles de référence, que ce soit au chapitre du repérage, du
développement, de la collecte ou de la production de rapports.
n Les participants ont aussi exprimé qu’ils avaient le désir et le besoin d’accéder
à des ensembles communs de données sur l’administration de l’enseignement
supérieur au Canada, s’attendant à ce que l’ACPAU joue un rôle de premier
plan dans la promotion de la création de ces ensembles de données à l’échelle
nationale.
À sa réunion d’avril, le conseil d’administration de l’ACPAU a demandé à ce que le
personnel commence à travailler à ces dossiers :
n Trouver des façons de modifier le rapport Information financière des universités
et collèges (IFUC) pour qu’il facilite l’àcces à des données financières et
opérationnelles comparatives;
n Effectuer une analyse du contexte, notamment : en répertoriant et en consignant les
types de données actuellement recueillies sur l’administration de l’enseignement
supérieur, y compris en précisant les objectifs et les auteurs de ces collectes; en
déterminant quelles données seraient, dans l’ordre, les plus utiles à l’échelle
nationale; enfin, en élaborant des principes autour desquels les parties prenantes
du secteur pourront se mobiliser.
Comme vous le voyez, nous sommes en bonne voie de réaliser nos objectifs stratégiques
grâce à l’appui de nos membres et à celui de notre conseil d’administration. Nous allons
continuer de solliciter nos membres et de dialoguer avec eux lorsque nous mettrons
en œuvre les années 2 à 5 du plan.
Nous désirons remercier chaleureusement tous les membres qui ont participé
aux discussions des groupes consultatifs de leaders d’opinion, de même que
l’ensemble des bénévoles qui continuent de nous offrir de leur temps et de leur
expertise pour nous aider à maintenir et à améliorer notre offre de services.
Nathalie Laporte
Directrice générale
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En plus de travailler de façon continue à l’instauration des structures appuyant
le plan stratégique, l’ACPAU et ses bénévoles ont été très actifs sur beaucoup
d’autres fronts.
SE PENCHER SUR LES PLUS GRANDS ENJEUX ET
OPPORTUNITÉS PERSPECTIVES DU SECTEUR
Coûts indirects de la recherche
n Un comité mixte formé de vice-recteurs aux finances et à l’administration
ainsi que de vice-recteurs à la recherche a exploré des façons d’améliorer
le recouvrement des coûts indirects de la recherche par les universités
canadiennes. Cette initiative a fait suite au rapport publié en 2014 par
l’ACPAU sur cette question. À l’issue des discussions du comité mixte,
le Groupe U15 a indiqué qu’il comptait élaborer un énoncé de principes
applicables au recouvrement des coûts indirects de la recherche en vue de
le faire adopter par ses membres. L’ACPAU a offert son soutien pour faire
adopter ces principes à plus grande échelle dans le secteur.
Désinvestissement
n Un groupe de travail sur le désinvestissement a été mis sur pied par l’ACPAU
pour déterminer les approches possibles en la matière ainsi que solliciter
une participation élargie et susciter l’échange d’idées sur le sujet. Plusieurs
études de cas ont été élaborées pour mettre en lumière les différentes
situations et expériences des établissements ayant vécu des campagnes de
désinvestissement, de même que les leçons à en tirer. Le groupe de travail a
également établi quelques grandes considérations dont les établissements
devraient tenir compte lorsqu’une campagne de désinvestissement
s’organise sur leur campus. Cette information peut être consultée dans une
section sécurisée du site Web de l’ACPAU.
Entretien différé
n Un webinaire intitulé « Éviter le pire » a été offert en collaboration avec
Sightlines.
Fardeau administratif
Les trois Conseils de recherche et le concept de risque associé aux charges
internes
n L’ACPAU a travaillé avec ses membres pour définir les problèmes que
créent les exigences de documentation et d’approbation liées aux charges
internes de faible valeur monétaire engendrés dans le cadre de la recherche
subventionnée. Une rencontre a eu lieu avec les trois Conseils de recherche
afin de les inviter à travailler ensemble à la résolution de cette question.
Les trois Conseils de recherche ont reconnu qu’une approche fondée sur
le risque peut et devrait être appliquée à certains types de coûts internes
posant un risque moindre. Nous continuons de collaborer avec eux à
l’établissement d’un cadre de conformité qui permettra d’alléger le fardeau
administratif associé à ces opérations tout en respectant le degré de
tolérance au risque des Conseils de recherche.
Réduire le fardeau administratif de la gestion de la recherche au Canada
n Une initiative a été amorcée conjointement par l’ACPAU, le CASRAI,
l’ACAAR et d’autres groupes d’intervenants clés en vue de réduire le
fardeau administratif de nombreux processus de gestion de la recherche
au Canada et, lorsque des programmes fédéraux contribuent à ce fardeau,
de soutenir/orienter les efforts déployés au sein d’Innovation, Sciences
et Développement économique Canada (ISDE) afin de réduire de manière
tangible le fardeau. Un comité coprésidé par l’ACPAU et le CASRAI supervise
ce projet, dont les objectifs sont les suivants : 1) comprendre les enjeux
du point de vue des parties prenantes; 2) cerner et prioriser des enjeux
spécifiques pour lesquels des solutions tangibles sont envisageables;
3) former un groupe de travail composé d’experts de divers domaines
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afin qu’il élabore, de manière collaborative, la documentation et les
normes proposées relativement à la solution envisagée; 4) élaborer des
plans à mettre en œuvre dans les systèmes locaux des parties prenantes
concernées.
Gestion des risques
n Un webinaire intitulé « Utiliser une vidéo illustrant un incident de tireurs
actifs pour accroître la sécurité des campus » a été offert à l’automne,
donnant aux participants l’occasion d’évaluer la valeur potentielle de cette
approche pour améliorer la sécurité sur leur campus.
Modèles d’allocation de ressources fondés sur des incitatifs
n Cet atelier, qui a attiré bon nombre de participants, visait à déterminer dans
quelle mesure les modèles d’allocation de ressources peuvent contribuer
efficacement à la viabilité financière dans un environnement marqué par les
contraintes financières.
Remboursements de TPS aux organismes de services publics
n Des représentants de l’ACPAU et de la Fédération canadienne des
municipalités (FCM) ont rencontré des fonctionnaires du ministère des
Finances en juin pour faire entendre leurs préoccupations concernant les
changements apportés aux périodes de réclamation des remboursements
de TPS relatives aux organismes de services publics. Au total, près de
50 lettres d’appui ont été envoyées au ministère des Finances, ce qui
démontre que l’ACPAU a reçu un solide appui de ses membres relativement
à cette question. Les représentants de l’ACPAU et de la FCM ont clairement
démontré l’impact administratif de ce changement pour les universités et les
municipalités, de même que les problèmes d’application et de vérification
potentiels pour l’Agence du revenu du Canada (ARC). Nous continuons de
surveiller la situation au nom de nos membres.
OFFRIR DES RESSOURCES UTILES AUX MEMBRES
Lancement d’une version améliorée du sondage sur les
placements
n Publié annuellement, le sondage sur les placements a été revu et amélioré
en fonction des commentaires des utilisateurs. Des sections plus détaillées
permettent maintenant de présenter plus d’information portant sur des
donées clés, tandis que les sections sous-utilisées ont été éliminées. Les
répondants peuvent désormais suivre une procédure simplifiée pour la
saisie des données, tandis que les utilisateurs du rapport retrouveront
des données semblables à celles qui étaient fournies dans les éditions
précédentes du sondage.
Sondage annuel de l’ACPAU sur la fraude
n Les bénévoles de l’ACPAU travaillant dans le domaine de l’audit interne
continuent de réaliser chaque année le sondage sur la fraude. Celui-ci a pour
but de suivre la quantité et la valeur des cas de fraude qui surviennent au
sein des universités canadiennes. Il sert aussi à faire état de la nature des
faiblesses du système qui ont été exploitées, la portée des politiques et des
processus antifraude, de même que les mesures prises contre les fraudeurs.
Les résultats du sondage, présentés dans le cadre du congrès annuel de
l’ACPAU à l’occasion du séminaire précongrès sur la vérification interne,
aident les professionnels de l’audit et des finances à mieux comprendre la
fraude et ses caractéristiques ainsi qu’à conscientiser les membres de la
direction au sujet de la fraude, de ses risques et de ses conséquences.
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Examen du rapport IFUC
n En tenant compte des commentaires formulés par un groupe de travail
composé de membres, nous avons apporté des améliorations au processus
de validation des données avec l’aide de Statistique Canada et des agents
régionaux de la validation de données embauchés à contrat. En 2016-2017,
le travail se poursuivra avec l’examen de la structure et du contenu actuels
du rapport; une attention particulière sera portée à la façon dont il pourra
passer d’un document essentiellement financier à un document mettant
l’accent sur des données financières et opérationnelles comparatives. Les
prochaines étapes consisteront à examiner le processus et les résultats de
la collecte des données afin de s’assurer que nous fournissons aux membres
les renseignements les plus utiles et pertinents, et ce, dans un format
convivial.
Nouvelles ressources fiscales
n L’ACPAU a confié à KPMG le soin de produire une série de notes d’information
sur les enjeux clés des universités dans les domaines de l’impôt sur le revenu et
des taxes de vente (TPS/TVH/TVQ). Les quatre premières notes de la série sont
maintenant en ligne et peuvent être consultées par les membres. Ces notes
portent sur les sujets suivants : formules de repas; ventes externes de biens et
de services; fournitures taxables importées; détermination du statut fiscal —
salarié vs contractuel.
Ligne d’assistance fiscale à l’intention des membres
de l’ACPAU
nLa ligne d’assistance fiscale, lancée en août dernier, a reçu un bon accueil. Ce
service, offert gratuitement aux membres de l’ACPAU par KPMG, a permis de
traiter plus de 50 demandes à la satisfaction des membres.
Le nouveau Centre du savoir
n Le nouveau site Web de l’ACPAU a été lancé dans le but d’offrir aux membres
un meilleur accès à des ressources pouvant orienter la prise de décisions
et la résolution de problèmes. Au cœur du nouveau site Web se trouve le
Centre du savoir, un portail informationnel indexé par sujet que l’on peut
interroger à l’aide de mots-clés; ce portail permettra désormais de trouver
facilement toutes les ressources offertes par l’ACPAU, y compris des études
nationales, des sondages-repères, des séances enregistrées lors du congrès,
une base de données consignant les pratiques exemplaires proposées
dans le cadre du programme des prix de la qualité et de la productivité,
et bien plus encore. Nous espérons que le Centre du savoir continuera
de se développer au fur et à mesure que les membres nous fourniront
des ressources et des données qui sont produites à leur établissement
et qu’ils aimeraient partager avec leurs collègues de partout au Canada.
Renaissance des groupes Listserv de l’ACPAU
n S’appuyant sur les résultats d’un sondage mené auprès des membres en
2015, qui révélaient clairement que les membres préfèrent communiquer
avec leurs pairs par courriel, l’ACPAU a relancé et renouvelé son outil
Listserv; celui-ci est assorti d’archives de discussions auxquelles les
membres peuvent se référer.
Par ailleurs, les Services d’appui à la négociation avec le corps professoral
continuent de croître et d’évoluer pour répondre aux besoins des membres en
matière de négociations collectives dans le milieu enseignant.
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OFFRIR DES OCCASIONS D’APPRENTISSAGE
AUX MEMBRES
L’ACPAU en 2015-16
n Au total, 322 personnes ont participé aux huit séminaires précongrès de
l’ACPAU qui ont eu lieu à Saint John (Nouveau-Brunswick) en juin 2015.
n Près de 550 personnes se sont réunies à Saint John (Nouveau-Brunswick) du
14 au 16 juin 2015 à l’occasion du congrès ACPAU 2015. Les participants ont
pu mettre en commun leurs stratégies pour maintenir leur compétitivité et
exceller à long terme dans un milieu marqué par de nombreux changements.
n Plus de 45 séances des séminaires précongrès et du congrès ACPAU 2015 ont
été enregistrées et peuvent être consultées en tout temps par l’entremise du
Conference Learning Centre de l’ACPAU.
n Une cinquantaine de bénévoles provenant d’établissements membres
de l’ACPAU ont contribué à l’élaboration et à la prestation du contenu du
congrès, et plus de 30 bénévoles de la University of New Brunswick ont mis
la main à la pâte pour encadrer les activités sur place.
Parmi les autres activités et outils de perfectionnement professionnel offerts par
l’ACPAU en 2015-2016, notons ce qui suit :
n Lancement du Guide des communications en contexte universitaire, qui a
pour but de fournir aux administrateurs universitaires une compréhension
du contexte universitaire, de ses parties prenantes ainsi que de ses
traditions, de sa culture, de ses rôles et de ses relations particulières.
n Pour accompagner le Guide, l’ACPAU a préparé le document Stratégies
de communication en contexte universitaire. Celui-ci fournit une série
d’approches concrètes aidant à s’assurer que les communications
comportent un message clair et ciblé.
n Cours en ligne : « La culture et la gouvernance universitaires » et « Principes
fondamentaux de la recherche »
n Mieux comprendre les particularités du monde universitaire : atelier d’un
jour présenté en français à Montréal en novembre
n Webinaires :
n Ce que nous disent les chiffres
n Introduction à la négociation collective dans les universités
n Planifier les réclamations de TPS/TVH applicables aux biens immeubles
universitaires
n Formation approvisionneur énergique pour gestionnaires
TABLIR DES PARTENARIATS FRUCTUEUX
POUR LES MEMBRES
n L’ACPAU et le Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) ont de nouveau
uni leurs forces pour présenter le deuxième symposium francophone
conjoint destiné aux professionnels des services financiers.
n L’ACPAU a conclu une entente de tarifs préférentiels avec la CUPA-HR,
une association américaine qui compte plus de 20 000 professionnels
des ressources humaines et autres experts de l’enseignement supérieur
rattachés à plus de 1 900 organisations membres.
DES RÉALISATIONS À CÉLÉBRER ENTRE NOUS
Nous croyons en l’importance de souligner et d’honorer les réalisations de nos
membres, que ce soit au sein de leur établissement ou encore au service de
l’ACPAU ou de leurs pairs et collègues. À cette fin, nous continuons de décerner
les prix de la qualité et de la productivité qui, par leur nature même, encouragent
et favorisent activement l’apprentissage et le partage entre pairs.
Pour leur part, les prix de reconnaissance de l’ACPAU nous aident à remercier les
bénévoles qui, par leur dévouement et leur leadership, ont contribué à bâtir une
communauté forte et dynamique au sein de l’ACPAU.
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Conseil d’administration 2015-2016
Isabelle Boucher – Université du Québec
James Butler – Wilfrid Laurier University
Dave Button* (président sortant) – University of Regina
Christopher Callbeck – University of New Brunswick
Michael Di Grappa – Université McGill
Michael Emslie, The University of Winnipeg
Gayle Gorrill* (vice-présidente) – University of Victoria
Donna Janiec – Queen’s University
Sharon Johnson-Legere – NSCAD University
Gitta Kulczycki* (présidente) – Western University Canada
Nathalie Laporte* – ACPAU
Matthew Nowakowski – Université de Montréal
Eric Tufts* (secrétaire-trésorier) – Université Sainte-Anne
*Membres du comité exécutif
Les bénévoles de l’ACPAU en 2015-2016
Les bénévoles sont la principale raison pour laquelle la communauté de l’ACPAU
est si forte. En effet, c’est grâce à ses membres bénévoles que l’ACPAU réussit
à élaborer et à offrir des produits et des services qui sont pertinents, utiles et
ciblés. Ces membres peuvent être appelés à jouer divers rôles : aider à établir
les orientations stratégiques de l’ACPAU, mettre à profit leur expertise dans un
domaine donné en vue d’élaborer le contenu d’une activité de perfectionnement
professionnel, fournir des données et des analyses dans le cadre de sondages,
rédiger des articles pour la revue de l’ACPAU, etc.
Chaque année, plus de 100 membres de l’ACPAU nous donnent généreusement
de leur temps et de leur expertise. Nous désirons remercier de tout cœur
l’ensemble des bénévoles qui suivent ainsi que tous ceux qui s’ajouteront à cette
liste sans cesse grandissante.
Rae Ann Aldridge • Kay Ali • Sue Allen • Mohamed Attalla • Mary Aylesworth
Deanne Babcock • Dominique Beaulieu • Darren Becks • Martin Bélanger
Lyne Bouret • Gary Bradshaw • Ian Burgess • Erin Caines
Terry Campbell • Pamela Cant • Nicola Cassidy • William Chew
Joseph Choi • Elvie Coletta • Deborah Collis • Stephen Cook
Denis
Cossette
•
Andrew
Coward
•
Karen
Cunningham
Behram Dadachanji • David Davidson • Lois Devoe • Krista Dixon
Stephen Dodge • André Dorion • Dan Doran • Jennifer Dove • Mike Drane
Marc Drouin • Christina Duquette • Sharon Farnell • Paul Farrelly
Renata Faverin • Heather Finkle • Cindy Flann • Keith Fortowsky
Geneviève Gagné • Pietro Gasparrini • Serge Germain • David Gillespie
Christian Gingras • Jacquetta Goy • Isabelle Goyette • Larry Guitard
Normand Hamel • Craig Hickey • Janice Hicks • Keith Hollands
Steve Houle • Michael Humpage • Robert Inglis • Lynn Joly
Marc Joyal • Natalie Kallar • Kelly Kummerfield • Jeffrey Lamb • Carla Lavigne
Daniel Lebel • Liz Leman • Kathleen Lizé • Cathy Mahboob
Jennifer Mallon • Tony Maltais • Peter McDougall • Rachel McRae
Francois Métivier • Roxanne Millan • Richard Nakoneczny
Diana Parker • Kristopher Parsons
• Mary Paul • Gary Pike
Trudy Pound-Curtis • Andrea Purvis • Lou Ranalli • Keri Regier
Shelley Rennick • Valérie Reuillard • L’naya Russell • Daryl Schacher
Chad Schulz • Susan Service • Dennis Silva • Colin Spinney
Elisabeth Springer • Philip Stack • Katie Stevens • Dan Swerhone
Daniel Therrien • Cristiane Tinmouth • Hugh Warren • Carolina Willsher
Heather Woermke • Jimmy Wong • Kathy Zendehbad
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315-350 rue Albert Street, Ottawa, Ontario
Canada K1R 1B1
Téléphone : (613) 230-6760
www.acpau.ca