Adjoint administratif : secrétariat/accueil
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Adjoint administratif : secrétariat/accueil
FICHE DE POSTE Date de mise à jour :19 juin 2012 Dénomination du poste Adjoint administratif : secrétariat/accueil Raison d’être du poste − − Assurer le standard et l’accueil du Centre Communal d'Action Sociale : identifier, orienter les demandeurs vers les services et/ou les professionnels compétents Assurer diverses tâches de secrétariat Position dans l’organigramme Directrice CCAS adjoint administratif Liaisons - Elu délégué Membres du Conseil d'Adminsitration du CCAS Ensemble de l'équipe administrative et travailleurs sociaux Partenaires institutionnels, associatifs et fournisseurs (Maintenan ce photocopieur, TBC...) Services municipaux Activités / Tâches Accueillir et renseigner le public physiquement et téléphoniquement Accueillir tout public avec amabilité Assurer une bonne image du CCAS S’exprimer clairement et reformuler Gérer les situations de stress et réguler les conflits Constitution et suivi du dossier des cartes de Bus (tableaux) Prise de rendez vous sur plannings des travailleurs sociaux (logement, accompagnement, RSA) Gestion du courrier (reçu et envoyé)- Domiciliation (réception, enregistrement sur fiche et listing mis àjour) Gestion et suivi événements ponctuels (colis de noël, repas des anciens, manifestations organisées par le service, plan canicule....) Editions des bons de commandes (Cyril), bons alimentaires+suivi+ saisie logiciel JVS Suivi et mise à jour formulaires, documents et plaquettes d'information à destination du public (horairesbus, dossiers logement....) Renseigner sur le fonctionnement du service et des partenaires Recevoir et orienter les appels téléphoniques et transmettre les messages aux services Etre en capacité d'aider à rédiger si besoin certains documents administratifs Effectuer des travaux de secrétariat Classement et mise à jour de dossiers Rédaction de courriers administratifs (publipostage), envoi de convocations, rédaction de compterendus de réunions Formation au logiciel d'action sociale JVS (suivi des demandes d'aides facultatives) Bilan d'activité annuel Moyens - Ordinateur, bureau, ligne téléphonique, internet Compétences / Exigences requises / Qualifications - Technique de communication Technique de secrétariat, maîtrise de l’informatique Disponibilité, Polyvalence Qualités relationnelles développées et adaptées à la diversité du public Qualités rédactionnelles, capacité d'organisation Gestion des situations de stress Capacités à conserver neutralité et objectivité face aux situations Devoir de réserve et respect impératif de la confidentialité Connaissance et intêret pour le domaine de l'action sociale Forte motivation pour ce type de poste Echanges réguliers d'informations avec le supérieur hiérarchique et les autres intervenants sociaux Agent Catégorie C de la Filiére Adminsitrative Emploi à temps complet (35 heures/semaine)