Procdure Suivi des temps et facturation

Témoignage : Patrick BILSKI utilise Revao depuis près de 8 ans
Bonjour Monsieur BILSKI, vous êtes expert-comptable à Paris : pouvez-vous nous
présenter votre cabinet ?
Notre cabinet COGEREC S.E.L.A.S. est situé à Paris dans le quartier de Montparnasse depuis près
de 9 ans. Notre activité est essentiellement basée sur l’expertise comptable. Nous effectuons des
missions de tenue et de surveillance dans le cadre de la présentation des comptes annuels.
Nos clients sont principalement des prestataires de services exerçant sous forme de société SARL
et SAS. Nous établissons également pour leur compte les bulletins de salaire et les déclarations
sociales. Nous avons essayé de privilégier depuis des années les missions de surveillance en
formant nos clients à la saisie des écritures comptables.
Vous utilisez depuis huit années la solution Revao : pouvez-vous nous dire ce qui a guidé
votre choix ?
Effectivement, nous utilisons la suite PGI REV’AO de EIC depuis près de 8 ans.
Nous utilisions depuis des années les logiciels SERVANT SOFT mais suite au rachat par CEGID,
nous avons décidé de nous orienter vers une solution informatique fiable, souple et évolutive.
Nous connaissions la société EIC grâce à ses solutions périphériques (logiciels « assistants ») tel
que « créances douteuses », « TVA » ou l’excellent COT’TNS.
Notre cabinet a toujours essayé d’utiliser au maximum les solutions informatiques et nous voulions
continuer à utiliser un logiciel nous permettant la « révision assistée par ordinateur » comme l’avait
fait en son temps SERVANT SOFT avec REVISE.
La société EIC, contrairement à leurs concurrents, est dirigée par un expert-comptable. Les
technico-commerciaux et l’assistance technique sont issus des cabinets d’expertise comptable et
ont su répondre à nos besoins et à nos préoccupations.
Quelles qualités ou caractéristiques recherchiez-vous en particulier ?
Nous recherchions une solution ergonomique nous permettant de traiter rapidement les tâches
comptables dans des conditions de fiabilités suffisantes.
Nous recherchions également un partenaire qui serait susceptible de prêter une oreille attentive à
nos besoins et désireux de faire évoluer son produit dans le sens de la satisfaction du client.
Ce logiciel devait être facile d’utilisation avec des mises à jour ne nécessitant pas l’arrêt de la
production pendant une journée. Nous voulions également pouvoir nous appuyer sur les
compétences et la rapidité d’une hot line digne de ce nom.
Enfin, nous devions mettre une place un process permettant à chaque assistant une parfaite
maîtrise de son dossier grâce à des outils informatiques permettant un contrôle des informations
saisies.
© RC&A Consulting – Février 2008
La Lettre OPTIM’Gestion concerne spécifiquement la gestion interne
des cabinets d’expertise comptable et de commissariat aux comptes
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Comment avez-vous implanté ce produit au sein de votre Cabinet ? Test initial service ou
collaborateur pilote ? Déploiement ultérieur dans l'ensemble du Cabinet ? Y-a-t-il des
dossiers pour lesquels la solution est plus adaptée ?
Nous avons tout d’abord testé la version de démonstration, ce qui nous a permis de poser toutes
les questions au technico-commercial. Le test a été effectué par deux experts-comptables. Nous
avons également intégré un dossier comptable existant afin de comparer les modalités de saisie et
les états comptables.
Les collaborateurs du cabinet ont été envoyés en formation extérieure pendant une journée.
Le produit a été installé en réseau dans le cabinet et a été adopté pour tous les dossiers. Par un
système d’export/import nous avons pu récupérer toutes les comptabilités en cours sans ressaisie,
y compris les exercices précédents et les immobilisations. Cette solution informatique est adaptée
pour tous les dossiers, de l’artisan en comptabilité de trésorerie à la société cotée en Bourse.
Cet outil a-t-il modifié votre organisation productive ? Pouvez-vous nous expliquer en
quoi ?
Jusqu’à l’introduction de la solution EIC, les logiciels de production comptable étaient séparés :
comptabilité et états financiers. Une fois la balance pointée il fallait l’exporter dans le logiciel
d’états financiers. Après établissement de la liasse fiscale, si une erreur était constatée, vous
deviez modifier la balance et réimporter, sans compter que la saisie des autres éléments de la
liasse avait été effacée.
La solution EIC a permis non seulement des réviser la comptabilité à l’écran mais de lier tous les
éléments de calcul permettant ainsi une prise en compte immédiate sur la lisse fiscale de toute
modification d’écritures. De plus grâce aux assistants électroniques des travaux aussi fastidieux
que des rapprochements de TVA ont été rendus beaucoup plus rapide et fiables ; cela nous a
permis un gain de temps et de fiabilité incomparable que nous estimons aujourd’hui à près de
50 %.
Enfin, les déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA, édités en laser et télétransmises via le
portail jedeclare.com ou les déclarations de taxes professionnelles nous permettent de conserver
les informations d’un exercice à l’autre et de nous assister dans les calculs.
Comment les collaborateurs ont-ils intégré progressivement la solution ? A-t-il fallu
gérer des aspects psychologiques de rejet ?
Tout collaborateur de cabinet d’expertise comptable est soumis à une certaine appréhension dès
que les habitudes changent…
Notre cabinet pratiquant depuis de nombreuses années la politique de la « nouveauté » les
collaborateurs étaient plus préparés que d’autre à ce changement.
Néanmoins il a fallut expliquer, démontrer puis enfin imposer une nouvelle méthode de travail ; les
qualités intrinsèques du produit ont fini de séduire les plus récalcitrants. Cependant il est clair que
la jeunesse des salariés a permis une adaptation beaucoup plus rapide.
Quelles procédures avez-vous mis en place pour en optimiser le fonctionnement ?
Nous avons demandé à chacun de remonter systématiquement toutes les difficultés ou
dysfonctionnement et l’expert-comptable s’est particulièrement investi dans la mise en place. Nous
avons pu compter sur l’assistance technique qui a résolu les difficultés une par une. Puis nous
avons pris les collaborateurs un par un afin de valider avec eux leurs acquis sur l’utilisation du
produit.
Etes-vous capable de mesurer objectivement des gains ?
- quantitatifs ?
- qualitatifs ?
Sans EIC, nous n’aurions pas pu traiter autant de dossiers avec si peu de collaborateurs dans un
laps de temps aussi court. Nous estimons tenir entre 30 % et 50 % de plus grâce à cette solution.
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La qualité est également au rendez-vous car le système permet des contrôles au-delà de la
compétence de certains collaborateurs. Depuis la mise en place nous n’avons pu que constater la
qualité de la transmission des informations comptables et financières.
Après combien de temps les avez-vous ressentis ?
Très rapidement, dès la première année. Mais ce qui est le plus intéressant c’est que la solution
étant évolutive, nous continuons à mesurer nos gains quantitatifs et qualitatifs chaque année.
Quels sont les pièges et les plus grosses difficultés que vous avez rencontrés ?
Quelque soit la qualité de la démo et de la formation, vous ne pouvez juger de la qualité d’un
logiciel qu’après un certain temps d’utilisation. Nous sommes tous habitués à comparer une
nouvelle solution par rapport à nos acquis de l’ancienne donc la plus grande difficulté est de
stopper la comparaison afin de s’imprégner de la nouvelle.
Si vous deviez proposer des améliorations de la solution issues de votre expérience,
quelles seraient-elles ?
Contrairement à la grande majorité des éditeurs, EIC tient compte des remarques de ces clients,
soit via le club utilisateur, soit directement par téléphone ou mail.
Les améliorations apparaissent à chaque nouvelle version mais certains projets prennent plus de
temps ou ne rencontrent pas un écho favorable. Cependant, à ma connaissance, EIC est le seul
éditeur à proposer ce dialogue permanent.
Le mot de la fin ?...
Nous attendons impatiemment les nouvelles versions qui nous permettront de consacrer encore
plus de temps au conseil et à la gestion, ce qui est notre cœur de métier et nous renouvelons notre
confiance à EIC, notre partenaire, pour nous accompagner pendant encore de nombreuses années.
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