Mode d`emploi

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Mode d’emploi
Comment créer un dossier
Plusieurs points d’entrée dès la page d’accueil

La création d’un nouveau
dossier et son suivi sont des
fonctionnalités accessibles
dès la page d’accueil.

Dans le menu de gauche,
cliquer sur « Mes dossiers »
(1) puis « Nouveau dossier »
ou dans le centre de la
page sur le raccourci
« Nouveau dossier de
formation » (2).
1
2
Principes généraux pour tous les dispositifs
1.
Possibilité d'affecter un nom
ou une référence spécifique
pour votre suivi interne.
Référence créée automatiquement
dès la saisie du dossier. Elle vous
sera utile dans tous vos échanges
avec l’OPCA DEFi.
Pour interrompre la saisie et
la reprendre plus tard, cliquer
sur ce bouton
Ce fil d’Ariane vous permet de savoir à
quelle étape vous en êtes. Dès la
création de la demande et à chaque
étape, les informations saisies sont
enregistrées.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquer
sur le bouton « Etape suivante » présent
au bas de chaque écran.
OPCA DEFi – 26 mai 2016
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Comment créer un dossier
Saisir un dossier de demande de prise en charge
Etape 1 : Organisme de
formation
1
1.
2.
3.
Choisissez entre formateur
externe (organisme de
formation) ou interne (salarié de
l’entreprise.
Rechercher si l’organisme de
formation existe dans notre
référentiel.
Astuce : utilisez de préférence le
numéro de SIRET.
S’il n’existe pas, cliquer sur
« Ajouter un organisme » au bas
du menu déroulant pour le
créer.
2
3
Etape 2 : Formation
1. Pour une action de formation
Sélection DEFi formations, rajouter
DEFI dans le libellé. Ex : DEFiword.
1
2. Pour la prise en charge de la
rémunération versée au
collaborateur, indiquer le même
nombre d’heures que « Durée de
la formation.
3. Contenu de la demande
- Veillez à sélectionner le bon
dispositif pour une meilleure
optimisation des financements.
Le dispositif « plan de formation »
est accessible pour l'entreprise en
DEFi performance.
- « N° interne ent. » : vous pouvez
saisir vos références internes. Elles
pourront être restituées dans
certains reportings de gestion
fournis par l’OPCA DEFi.
OPCA DEFi – 26 mai 2016
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Comment créer un dossier
Etape 3 : Inscription des
stagiaires
Inscrire les stagiaires concernés par
votre demande.
1
1. Ajouter un nouveau stagiaire.
2
2. Cliquer sur le – pour supprimer un
stagiaire et sur le crayon pour
modifier les informations.
3
3. Dans le cas d’une demande
multi-sites, choisir l’établissement
demandeur de la prise en
charge.
Etape 4 : Evaluation des frais
Fiche détaillée de saisie des
informations relative au salarié
permettant d’évaluer les frais.
1
1. La case « oui » est par défaut
cochée pour l'entreprise en DEFi
performance et pour toute
demande de contrat de
professionnalisation.
Si vous ne souhaitez pas de
délégation de paiement cliquer
sur « non ».
2. « Coûts formateur » = frais
annexes du formateur
« Autre » = coûts d’ingénierie,
support pédagogique…
2
3
3. Calcul automatique à partir de
l’information saisie à l’étape 2
(choix de la durée rémunérée) et
3 (salaire horaire d’un stagiaire).
OPCA DEFi – 26 mai 2016
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Comment créer un dossier
Etape 5 : Pièces jointes
Déposer uniquement les pièces
nécessaires au traitement du dossier : le
programme de formation et la
convention avec l’organisme de
formation
1
Etape 6 : Validation
Dernière étape de la création du
dossier.
1. Cliquer sur « + » pour ajouter un
module/stage à l’action/dossier
de formation.
2
2. Cliquer sur la loupe pour vérifier
ou modifier les informations de
suivi de la demande.
3
3. L’utilisateur qui suit la demande et
le signataire peuvent être
différent selon le profil utilisateur
que le gestionnaire du compte
aura paramétré. Penser à
corriger.
4. Pensez à cocher la case « je
soussigné ».
5. Une fois la demande terminée,
cliquer sur « transmettre le
dossier ».
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