Ljubljana, February 2006

Ljubljana, février 2006
AUX:
¾ Organisations Membres et Organisations Nationales Scoutes de la Région
Europe AMGE et la Région européenne OMMS
¾ Le Comité Europe AMGE et le Comité européen OMMS
¾ Le Bureau Europe AMGE et le BES – Bureau européen
¾ Le Conseil mondial AMGE et le Comité Mondial Scout
¾ Le Bureau mondial AMGE et le Bureau mondial Scout
FROM:
¾ Le Comité Organisateur de la 12ème Conférence européenne du Guidisme et
du Scoutisme en Slovénie
Chers Amis,
2007 sera une grande année! Non seulement parce que c’est l’année du Centenaire
du Scoutisme, mais aussi parce que, en Slovénie, nous avons le grand privilège
d’accueillir la 12ème Conférence européenne du Guidisme, la 19ème Conférence
européenne du Scoutisme et la 12ème Conférence européenne du Guidisme et du
Scoutisme. Ce sera un temps de célébration; mais aussi un temps de motivation et
d’action pour le Guidisme et Scoutisme partout en Europe.
C’est donc avec une grande joie que nous vous invitons à la conférence, que nous
prévoyons très grandiose.
1. INFORMATIONS GENERALES
Les Conférences européennes se dérouleront au :
St. Bernardin – Adriatic Resort & Palais des Congrès,
Portorož, Slovénie
du 5 au 11 mai 2007
http://www.h-bernardin.si/
Le complexe de l’hôtel St. Bernardin se situe à 10 minutes à pied de l’ancienne ville
portuaire vénitienne de Piran, caractérisée par ses jolies habitations, églises, places,
son rempart médiéval, ses musées, galeries et aquarium. La conférence débutera
par une cérémonie d’Ouverture le samedi soir 5 mai 2007 et se clôturera par la
Cérémonie de Clôture le jeudi soir 10 mai.
Les départs seront organisés à partir du vendredi 11 mai. D’ailleurs, nous
encourageons les participants à prolonger leur séjour en Slovénie pour explorer les
merveilles de notre pays.
2. LOGEMENT
Le complexe hôtelier du St. Bernardin – Adriatic Resort & Palais des Congrès offre
des possibilités de logement dans trois hôtels.
Le Grand Hôtel Bernardin, un hôtel cinq étoiles, est le premier et le plus grand
palais des congrès de Slovénie. Cet hôtel de toute première qualité propose un
excellent service et est situé dans un environnement calme et naturel avec vue
directe sur la mer. Cet hôtel équipé d’air conditionné propose 242 chambres
équipées, confortables, avec balcon et vue sur mer, dont 10 appartements luxueux,
22 suites junior et 8 chambres de haut standing.
L’Hôtel Histrion, un hôtel quatre étoiles, est situé à proximité de l’ancien
monastère qui a donné son nom au complexe hôtelier. 273 confortables chambres
équipées avec balcon donnant sur la mer ou la Lagune Bernardin sont disponibles.
L’Hôtel Vile Park, un hôtel trois étoiles se compose de cinq unités comprenant un
total de 195 chambres : Vila Orada, Vila Galeja, Vila Galeb, Vila Nimfa et les
appartements de Vila Barka.
Plus de détails sur les hôtels peuvent être obtenus en consultant les sites :
http://www.h-bernardin.si/en/grandhotel
http://www.h-bernardin.si/en/histrion
http://www.h-bernardin.si/en/vilepark
Chaque hôtel offre de charmantes chambres et sont proches l’un de l’autre, vous
aurez donc l’opportunité de passer beaucoup de temps ensemble. Comme vous le
savez – les bons moments se partagent entre amis…
3. PRIX DES HOTELS
Comme les hôtels sont de différentes étoiles : cinq, quatre et trois, vous pourrez élire
votre type de logement selon vos moyens, avec la certitude que la qualité du
logement sera de haute qualité et correspondra à tous les budgets. Les prix indiqués
ci-dessous sont établis en euros par personne par jour et comprennent le logement
et petit-déjeuner ainsi que l’entrée au Laguna Bernardin. Le Laguna Bernardin est le
parc aquatique doté de plusieurs piscines offrant une large série d’activités
aquatiques, et où vous pourrez vous ressourcer en énergie et bien-être. Vous vous
relaxerez dans les eaux bleues des piscines entourées d’une végétation
méditerranéenne luxuriante et dominant la mer… Ce sera bien mérité après le travail
que vous aurez fourni à la conférence…, si vous en avez le temps…..
Le palais des congrès multifonctionnel du Grand Hôtel Bernardin, où se tiendra la
conférence, a été conçu pour l’organisation de multiples événements – et aussi pour
les conférences européennes. Le centre se trouve approximativement à 200 mètres
de l’Hôtel Histrion et de l’Hôtel Vile Park.
Les participants à la Conférence devront arriver au plus tard le 5 mai et rester
jusqu’au 11mai, soit un séjour à l’hôtel de minimum six jours.
Nous sommes
heureux de vous annoncer que nous avons pu garantir un prix préférentiel pour le
logement dans les hôtels pendant cette conférence. Néanmoins, le nombre de
chambres dans les hôtels étant limité, les chambres seront confirmées selon le
principe du ‘’premier arrivé, premier servi’‘, dès réception de la réservation et du
paiement.
Paiement avant le 31déc. 2006
VEUILLEZ NOTER QUE TOUS LES PRIX SONT CALCULES
PAR PERSONNE ET PAR NUIT
St. Bernardin ***** Simple 118 € par personne par nuit
Double/2lits 81 € par personne par nuit
Histrion ****
Simple 82 € par personne par nuit
Double/2lits 58 € par personne par nuit
Vile Park***
Simple 67 € par personne par nuit
Double/2lits 47 € par personne par nuit
Le Comité d’accueil est disposé à regrouper en chambre double les délégués qui
n’auraient pas émis de préférence de personne pour partager la chambre
Nous vous encourageons vivement à réserver le plus vite possible, sachant nous ne
pouvons pas garantir ces prix préférentiels après la date du 31 décembre 2006
Si vous désirez arriver plus tôt ou prolonger votre séjour de quelques jours, nous
avons déjà négocié la réservation de quelques chambres dans ces hôtels aux prix
indiqués ci-dessus. Il est donc important de faire connaître au plus tôt vos plans.
4. FRAIS DE CONFERENCE
Les frais de Conférence comprennent :
¾ Participation à la 12ème Conférence européenne du Guidisme et du
Scoutisme, la 12ème Conférence européenne du Guidisme ou la 19ème
Conférence européenne du Scoutisme.
¾ Cérémonies d’Ouverture et de Clôture.
¾ Lunchs du dimanche au jeudi et dîners du samedi au jeudi (sauf, pour la
‘’soirée libre’’ et la soirée internationale). Les peits-déjeuners sont inclus dans
le prix du logement.
¾ Pauses café / thé.
¾ Soirée Internationale.
¾ Usage des toutes les salles de Conférence et leur équipement.
¾ Interprétation de / vers l’anglais et le français.
¾ Coût des documents officiels de la Conférence.
¾ Une contribution au Fond de Participation de Solidarité pour la Conférence
¾ Une contribution aux frais d’organisation de la conférence de l’AMGE et
l’OMMS.
¾ Transport aller/retour vers les aéroports de Ljubljana et Trieste ou les gares
de Ljubljana et Koper ou stations d’autobus de Ljubljana et Koper. Ce sont
les seuls endroits vers lesquels le transport sera organisé.
Les frais de Conférence varient selon la date du paiement, sachant que plus tôt vous
payez, plus bas sont les prix :
Paiement avant le
31 décembre 2006
Prix pour la
Conférence
450 €
Paiement avant Paiement
le 29 février
avant le 31
mars 2007
2007
480 €
510 €
Paiement en
avril 2007 ou
plus tard
540 €
5. INSCRIPTION
Les inscriptions à la Conférence se feront en ligne via le site internet de la
conférence - http://www.europeanconference.si
Les inscriptions à la Conférence sont ouvertes à partir du 1er septembre 2006. Les
informations complémentaires concernant le processus d’enregistrement vous seront
communiquées avant cette date.
6. OBLIGATIONS DE VISA
L’obtention d’un visa relève de la responsabilité de chaque participant et / ou de son
Association.
Les informations actuelles recueillies sur le site internet du Ministère des Affaires
Etrangères de Slovénie, http://www.gov.si/mzz/eng/index.html, indiquent que les
participants issus des pays européens suivants nécessitent un visa d’entrée pour la
Slovénie :
¾ Albanie
¾ Belarus
¾ Bosnie et Herzégovine
¾ Ancienne République yougoslave de Macédoine
¾ Moldavie
¾ Fédération Russe
¾ Serbie et Monténégro
¾ Turquie
¾ Ukraine
Si vous êtes de nationalité non européenne, nous vous invitons à contacter
directement le comité d’accueil pour des informations spécifiques de visa ou
consulter le site internet http://www.gov.si/mzz/eng/index.html.
Veuillez indiquer sur le formulaire provisoire annexe si vous avez besoin d’une
invitation officielle de la part du Comité Organisateur de la Conférence européenne
du Guidisme et du Scoutisme pour votre visa d’entrée en Slovénie.
La demande de visa doit être établie et reçue AU MOINS 3 mois avant le début
de la conférence.
7. EXPOSITIONS
Le centre d’expositions sera situé dans le hall du Centre de la Conférence. Il est
possible d’acquérir un panneau de la taille de 1 m de large sur 2 m de haut pour un
prix fixé et pour toute la durée de la Conférence. Si vous désirez un
équipement/support technique particulier (TV, vidéo, projecteur...), une demande
spécifique doit être envoyée au comité d’Accueil avant le 31 décembre 2006. Il sera
également possible de faire cette demande à l’inscription de votre délégation. Le
prix de location de ces supports et panneau seront indiqués sur le site internet en
automne 2006.
8. PROGRAMME FAMILIAL
Un programme familial sera organisé si nous recevons suffisamment de demandes
pour ce programme.
9. COMMENT ARRIVER EN SLOVENIE
La République de Slovénie (en Slovène : Republika Slovenija) est un pays alpin
côtier du Sud de l’Europe centrale, ou comme nous aimons le dire du cœur de
l’Europe. La Slovénie a une frontière avec l’Italie à l’ouest, la mer Adriatique au sudouest, la Croatie au sud et est ; la Hongrie au nord-est, et l’Autriche au nord.
Il est possible d’accéder la Slovénie par tous les moyens de transport : voiture,
bateau, autobus, train, avion, vélo…. Néanmoins, si vous décidez de venir en avion,
il faut choisir l’aéroport de Ljubljana ou celui de Trieste d’où le transport sera
organisé vers Portorož, ainsi qu’à partir de la station de train ou de bus de Ljubljana
ou Koper.
Si vous décidez de venir en voiture, les hôtels possèdent un parking sécurisé non
payant.
Pour plus d’informations pour venir en Slovénie, veuillez consulter le site internet:
http://www.slovenia-tourism.si/?kako_v_slovenijo=0
10. LE SITE INTERNET DE LA CONFERENCE
Le site internet de la conférence sera opérationnel en mars, l’adresse est
www.europeanconference.si.
Le site sera mis à jour régulièrement.
Nous espérons que cette première lettre d’informations vous mettra déjà dans
l’ambiance des conférences. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez d’autres
questions et…..
Bienvenue en Slovénie!
Les Scouts et guides de Slovénie sont impatients de voir tous là !