organisation du travail des agents d`un service des sports

ORGANISATION DU TRAVAIL DES AGENTS
D'UN SERVICE DES SPORTS : LA VILLE DU
MANS
Historique
Si des équipements sportifs existaient (mais en très
petit nombre), c'est en 1965 que se met en place un service des
sports (21 agents). C'est à partir de 1968 que les équipements
sportifs actuels se construisent…..
Aujourd'hui ce ne sont pas moins de 40 complexes
sportifs qui existent représentant 194 surfaces de jeux don :
21 terrains de football en herbe,
06 terrains de football en falun
5 terrains de football en synthétique,
1 terrain de hockey sur gazon synthétique,
3 terrains de rugby ou de football américain
engazonnés,
1 surface de jeu dédiée au base-ball
auxquelles s'ajoutent
2 murs d'escalades,
4 salles de tennis de table,
4 salles dédiées à la gymnastique,
une vingtaine de courts extérieurs de tennis (dont
une douzaine en accès libre)et 2 courts couverts de tennis,
2 piscines,
1 espace aquatique sportif et ludique.
250 clubs sportifs manceaux fréquentent nos
équipements sportifs pour 41 000 licenciés autour de 85
disciplines sportives.
C'est en 1982 que le service des Sports devient
autonome. Aujourd'hui, il dépend de la Direction des Activités
Éducatives qui comprend les services Éducation/Restauration
scolaire, Production Repas, Enfance/Petite Enfance, Jeunesse, la
Mission socio-éducative et action territorialisée. Il compte un total
de agents.
Il est dirigé par un Directeur, une Directrice adjointe
et
un
coordinateur
technique.
Composé
d'1
Direction
administrative et 5 secteurs d'activité :
1
•
•
•
•
•
•
Direction Administrative
Secteur Piscines
Secteur Manifestations sportives
Secteur Atelier
Secteur maintenance
Secteur Gymnases et terrains
SECTEUR GYMNASES ET TERRAINS
ORGANIGRAMME (voir diapositives)
LOGICIEL DE GESTION DES CRENEAUX HORAIRES, DES HORAIRES
DES AGENTS, DES COUTS DE FONCTIONNEMENT : PLANITECH
Le secteur administratif est composé de la façon suivante :
Le coordonnateur général :
1 rédacteur chef surtout chargé
d'assurer la fonction de rédaction des courriers administratifs,
d'établir les rapports sur le fonctionnement, de superviser
l'ensemble des agents de son secteur, relais avec les autres
secteurs du service des sports
Les agents administratifs
1 adjoint administratif principal 2ème classe
chargée de la gestion des créneaux horaires d'entraînement des
clubs, des occupations par les établissements scolaires du second
degré. A cela s'ajoute la gestion des convention d'occupation pour
ces derniers et du suivi comptable des recettes avec le Conseil
Général et le Conseil Régional. Mise à jour du fichier des clubs
surtout sur PLANITECH….
1 adjoint administratif en charge de la gestion des
agents (congés, absences, horaires) et des compétitions de weekend….
Polyvalence des uns et des autres.
Nous faisons aussi le coût de fonctionnement des
installations sportives afin de le communiquer aux associations
sportives dans le cadre de la loi ATR. Des documents récapitulatifs
sont régulièrement établis en ce sens communiqués à la Direction,
aux élus….
2
Le contrôleur sécurité
1 contrôleur de travaux en charge de la vérification
avec organisme agréé (NORMETEC) du mobilier sportif du service
des sports à laquelle s'ajoute les mesures de formation liées à la
sécurité pour les agents (produits d'entretien, incendie,
habilitation électrique, nacelle, chariot élévateur….)
L'encadrement technique
Chargé de la gestion des agents sur le terrain
(congés, remplacement, organisation particulière) ils sont le relais
indispensables entres les agents et le secteur administratif.
Ils ont un secteur géographique déterminé à gérer.
Ils collectent les demandes de travaux et les
transmettent auprès des services techniques compétents ,
déposent plainte en cas d'effractions, suivent les travaux sur les
sites, assurent les gestions budgétaires des crédits, bons de
commandes, devis au quotidien, gestions des stocks, du matériel
sportif (filets, poteaux de volley,….) ces sont 3 agents de maîtrise
qui travaillent 36h30 par semaine, de 8h00 à 18h00 du lundi au
vendredi. 1 seul est logé par nécessité absolue de service et il
assure 1 semaine sur 2 des astreintes de nuit de 18 heures à 8
heures le lendemain matin.
LES AGENTS ou PREPOSES
Ils sont au nombre de 51 (49 titulaires ou stagiaires)
+ 2 contractuels. 47 hommes et 4 femmes. 1 agent bénéficie d'un
logement de fonction (elle assure des astreintes en soirée à partir
de 18 heures jusqu'à 8 heures le matin)
Les grades se répartissent comme suit :
AGENT
AGENT
AGENT
AGENT
D'ENTRETIEN
D'ENTRETIEN QUALIFIE
TECHNIQUE
TECHNIQUE QUALIFIE
NATURE DE LA FONCTION :
Lecture de la
FICHE DE POSTE
La répartition des taches s'évalue ainsi :
entretien
surveillance, accueil
3
Il est à signaler que dans la cadre de l'embauche
d'un agent d'entretien, celui-ci est affecté dans un premier temps
sur un site où il va être pris en charge par une agent-formateur qui
va lui montrer durant une semaine :
• les techniques du nettoyage
• initiation à la technique de traçage d'un terrain de
football.
Info : nous n'assurons pas l'entretien des terrains de
en herbe (tonte, etc….) - Espaces Verts
LES DOCUMENTS DIFFUSES AUPRES DES AGENTS
Voir les diapositives
DES 35 HEURES AU PROTOCOLE D'ACCORD
C'est à compter du 1er janvier 2001 que s'applique le
principe de la réduction du temps de travail à 35 heures
hebdomadaires.
Dans le cadre du protocole d'accord, je cite "…il faut
rechercher le renforcement de la qualité du service public. Ainsi, à
chaque fois que cela apparaîtra nécessaire, une extension de
l'amplitude d'ouverture devra être une préoccupation : ouverture
méridienne, fermeture au public plus tardive, permanence de
week-end. Il nous fallait respecter les données suivantes :
• présence maximale de personnel sur les créneaux
d'ouverture des sites sportifs (8 heures du matin
jusqu'à 22 heures ; et ce, du lundi au samedi) et de 8
heures à 18 heures le dimanche
• ouvertures des sites avec créneaux de soirée du
1er septembre au 15 juin de l'année suivante même
pendant les vacances scolaires
• exception durant les vacances des fêtes de fin
d'année où il n'y a pas de créneaux d'entraînement
en soirée et durant les vacances d'été depuis la mi
juin ; horaires des agent et des sites sportifs :
8h00/12h00 et 14h00/17h00.
Le protocole d'accord fixait
fonctionnement de la manière suivante :
les
modalités
de
• pas plus de 6 jours de travail consécutif sans une
journée de repos
• durée maximale de travail journalier fixée à 10
heures
4
• à titre exceptionnel, l'amplitude de travail
journalière ne peut excéder 14 heures (12 heures au
niveau des textes)
• 11 heures de repos minimum entre la fin du travail
et la reprise
Les valorisations horaires
• application d'une valorisation de 3 % du temps
travaillé dans le cas des horaires coupés-décalés
(coupure supérieure à 3 heures)
• application d'une valorisation de 10 % des heures
effectuées au delà de 18h30, 14 % à partir de 21
heures en soirée ou avant 8 heures
• dans le cadre du travail de dimanche ou des jours
fériés sur la base de 8 heures journalières, paiement
de 50 % des heures effectuées en heures
supplémentairement simples et 50 % des heures.
Cette organisation du travail a amené l'élaboration
d'une grille de travail sur deux semaines et qui s'applique à 95 %
des agents du secteur. (diapositive)
Quelques agents peuvent ne travailler que du lundi
au vendredi sur la base de 7 heures par jour pour raison médicale
ou spécificité du site (terrain d'entraînement de l'équipe
professionnelle MUC 72). La plupart des sites ont deux agents ; 4
sites ont 3 agents ou plus…. 1 week-end/deux pour les agents
mais avec des aménagements horaires afin de couvrir l'ensemble
des créneaux horaires.
PARTICULARISME DU TRAVAIL DU SOIR
Une organisation telle que celle du service des ports
sur les sites en soirée est soumise aux aléas des absences de
personnel : congés, arrêt maladie, …. il devient donc nécessaire de
prévoir la fermeture des sites sportifs sans agent. C'est pourquoi
un véhicule avec deux agents (sur la base du volontariat, 2
titulaires incontournable ont été choisis - en fonction de leurs
connaissances des sites sportifs et de leur capacité à gérer tout
disfonctionnement - parmi nos agents, auxquels s'ajoutent 6
agents complémentaires). Le véhicule circule jusqu'à 23 heures
environ pour pallier à ces défaillances de personnel. Un planning
de tournée de fermetures est établi chaque jour. En cas de
problème (lumière disjoncté, marche forcée des lumières, absence
de remise en fonction d'alarme), l'agent logé par nécessité
absolue de service d'astreinte en soirée (18 heures-8 heures le
5
lendemain matin) peut intervenir avec son propre véhicule de
service.
PARTICULARISME DU WEEK-END
Le service des sports met en place une organisation
spécifique destinée à accueillir l'ensemble des compétitions de
week-end.
Tout d'abord, un véhicule de service va circuler le
samedi de 8 heures le matin jusqu'à 23 heures, 23 heures 30 avec
trois agents : un circule le matin et l'après-midi ; deux autres
prennent le relais à partir de 18 heures 30. Le dimanche, un agent
tourne de 8 heures à 18 heures.
Un cadre du service des sports reste d'astreinte le
samedi et le dimanche de 8 heures à 18 heures. Il est en liaison
par téléphone portable.
Un agent logé par nécessité absolue de service reste
d'astreinte de 18 heure à 8 heures le lendemain matin.
Les agents sont affectés dans la mesure du possible
sur leur site habituel s'ils ont des créneaux de match. Par contre,
s'ils n'ont rien sur leur site, ils assureront une demie journée de
nettoyage. Ils sont ensuite affectés sur d'autres sites ou il y a
manque de personnel….
Un planning de week-end est diffusé avec la tournée
de courrier du jeudi ; toutefois une édition définitive est tirée le
vendredi à destination du cadre d'astreinte, de l'agent logé en
astreinte de nuit et des agent en véhicule service. En cas de match
de Ligue 1 de football sur le week-end, un passe général accès au
stade est mis à disposition.
LES UTILISATEURS
ASSOCIATIONS SPORTIVES
Entraînement
Chaque année, en mai, le service adresse à chaque
président d'association sportive un courrier leur demandant
d'adresser une demande de renouvellement de créneaux horaires
d'entraînement. En fonction des réponses adressées, et après mise
en service de la nouvelle saison sur PLANITECH, il est procédé aux
enregistrements dès la 2ème quinzaine de juillet…. Ce n'est
qu'après avoir procédé à la totalité des enregistrements, que nous
pouvons examiner les nouvelles demandes.
6
Rencontres sportives
Dans le cadre des championnats de football, la Ligue
du Maine de Football et le District de Football de la Sarthe
adressent l'intégralité des championnats des clubs du Mans.
Pourtant en juillet le service adresse à ces instances sportives la
répartition des équipes sur les terrains de la Ville du Mans. Ces
enregistrements sont réalisés durant les vacances d'été.
En ce qui concerne tous les autres championnats
(volley, basket, hand, rugby, etc.…) ce sont les clubs qui adressent
soit par courrier, soit fax soit mail, les calendriers des rencontres
avec les horaires du match.
C'est à partir de la mi septembre que l'ensemble des
compétitions sont enregistrés. Ainsi aujourd'hui, ce sont près de
53 000 créneaux horaires déjà enregistrés…. L'an passé, le chiffre
était de 62 500 créneaux horaires en fin d'années.
Les compétitions de prestige ou exceptionnelles
bénéficient d'un traitement particulier : à savoir d'abord trouver
l'équipement…..
Tous les enregistrements de championnats ou
d'entraînements donnent lieu à l'édition d'un document signé de
l'élu aux sports et adressé au club. Pour certaines difficultés, l'élu
voire la Commission des Sports peuvent être appelés à statuer.
Les établissements scolaires
Chaque année, les professeurs d'enseignement
sportif du second degré et supérieur transmettent leurs plannings
d'occupation. En cas de problème, le service peut-être amené à
faire des arbitrages. Mais cela est rare.
Pour les écoles primaires et maternelles ce sont les
directeurs qui font la demande. Par contre, pour une activité
spécifique telle que l'escalade, les calendriers de rencontres
sportives ce sont les conseillers pédagogiques qui nous
transmettent leurs demandes
DOCUMENTS CONTRACTUELS
CONVENTION D'UTILISATION ET REGLEMENT
Le règlement intérieur
Le précédent datait de 1979. Le besoin d'actualiser
ce document devenait urgent de façon à s'adapter aux nouvelles
habitudes des utilisateurs et au règle d'accueil dans les E.R.P.
Après une enquête auprès d'autres collectivités cela a permis la
rédaction d'un nouveau document destiné à fixer les règles
d'utilisation d'un équipement sportif par les clubs en priorité.
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La Convention d'utilisation
Aucun document contractuel digne de ce nom existait
au Mans. Un texte modeste apparaissait sur le courrier de
réservation, mais il n'était guère exhaustif.
Un travail de refonte complet basé sur des
documents existant dans d'autres collectivités a permis d'élaborer
un texte conséquent sur les règles d'utilisation d'un équipement
sportif par le club….
Examinés et approuvés par la Commission des Sports,
les deux documents ont été adoptés le 25 janvier de cette année
au cours d'un Conseil Municipal exceptionnel consacré au sport et
en présence des clubs de la Ville du Mans, invités pour l'occasion….
Le règlement intérieur a été affiché dans l'ensemble
des équipements sportifs et transmis à chaque club….
Le document de la convention d'utilisation à laquelle
s'adjoignent les créneaux d'entraînements du club ont pu être
intégré dans la banque des documents imprimables de PLANITECH.
Il a pu être possible d'éditer ainsi pas moins de 150 conventions
avec planning de créneaux d'entraînement prêts pour la double
signature de l'élu aux Sport et du Président du club. Ces
documents ont été remis à la majorité des présidents invités par la
Commission des Sports lors d'une soirée rencontre en vue
d'expliciter ces documents afin d'attirer l'attention des
participants sur les problèmes liés à la sécurité. Accueil favorable
des uns et des autres. L'expérience sera renouvelée chaque année.
CA POURRAIT ETRE MIEUX
Difficultés pour s'assurer de la présence des agents
sur les sites dans les créneaux horaires qu'ils doivent respecter.
Encore trop peu de nos équipements ont une alarme.
Meilleure répartition du personnel sur les sites
sportifs ; un document est à l'étude afin de proposer une nouvelle
donne au niveau des agents afin d'encourager la mobilité….
Valorisation des sites sportifs : travaux de rénovation
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A VENIR
2 nouveaux terrains synthétiques football
1 équipement nouveau dédié aux arts du cirque
1 équipement nouveau dédié à la gymnastique
pouvant accueillir des compétitions
1 anneau cycliste
et peut-être un nouveau stade de football pour les
rencontres MUC 72 en ligue 1….
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