Organiser un événement, sur quels outils s`appuyer

Organiser un événement,
sur quels outils s'appuyer ?
La Mure – 9 octobre 2014
Les bons ingrédients pour réussir
son événement ?
Vos expériences, vos idées, vos attendus
Framapad
http://lite4.framapad.org/p/EcusluvBak
L'organisation
La communication

Planning

Programmation

Plan-média (repérer les médias locaux)

Gestion des inscriptions

Variation des supports (web, papier, réseaux

Regroupement avec d'autres événements

Tarifs préférentiels (partenariats..)

Choix du lieu, choix de la date

Ressources humaines

Signalétique

Déroulé journée (logistique, horaires)
sociaux)

Relais communication (partenaires,
exposants)

Mutualisation de vos outils de com
Mobilisation
Les 4 piliers
d'un événement
réussi
Bilan

Bénévoles

Anticipez !

Travailler son appel à bénévoles

Photos
Des missions pour tous les âges, tous les niveaux

Vidéos

Comptez vous !

Évaluation
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Tweet live (storify)

d'implications


Pérenniser son équipe de bénévoles
Partenaires : animations, organisation, financement
Portail
thématique
Site
Blog
Réseaux
sociaux
Votre
éco-système
(outils)
Plateforme
de partage
multimédias
Entourage
Equipe
Autres...
Isère-Solidaires.org
Un portail « thématique » qui augmente la
visibilité de chacun par la mise en commun des
infos et le croisement des thématiques qui :



La plate-forme régionale
- 5 sites locaux
- 3 outils
touche le public sensibilisé de l'ESS
crée un effet de « marquage »
relie vers les réseaux sociaux et plateformes
multimedias
Pour vos événements, mise en ligne
de contenus types :

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
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Appel à bénévoles
Agenda
Article (programmation...)
Contenu vidéo / audio
Relais via les newsletters et les bannières
Quelques chiffres globaux
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40 000 visiteurs uniques chaque mois

70 000 visites chaque mois

800 contributeurs

3 700 contenus publiés

35 500 abonnés aux newsletters
Blog
Information moins formelle, plus spontanée
Pourquoi ?
Personnaliser l'information
Valoriser les informations « invisibles » qui ne trouvent pas leur place sur le site
Favoriser le relais vers les réseaux sociaux
Incorporer des contenus de sources externes
Quelles infos ?
Vos actualités côté coulisse : note d'ambiance ou « making of »,
Billet édito ou billet d'humeur,
Les interventions publiques : réunion, groupe de travail et rendez-vous, partenariats...
Interagir par les commentaires
Quand ? Régulièrement pour maintenir un rythme narratif
Comment ? 1 billet, 1 photo, 1 vidéo
Les réseaux sociaux
Informations inter-outils et inter-personnes
Social
Pourquoi ?
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Élargir son public au-delà de ses cercles habituels
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Valoriser toutes les infos de ses outils, de ses partenaires et points d'intérêt

Interagir de personne à personne et mesurer son interaction
Quelles infos ?
Toute info relative à votre événement (les coulisses, teasing, temps forts, photos...)
+ reprises commentées d'autres contenus (partenaires, intervenants...)
+ relais d'article de son site internet
Quand ? Régularité
Comment ? posts, photos, vidéo, créer un événement facebook, un groupe
facebook, un # sur twitter, tweetlive et storify.
Inscription en ligne
Eventbrite - www.eventbrite.fr

Gestion des inscriptions en ligne

Impression des billets ou scan via les smartphones
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Paiement en ligne

Communication avec les participants

Intégration à votre site Internet

Suivi assuré
Plateforme de partage multimedia
1- Stockage et relais de documents de communication
Quelles infos ?
Fichiers lourds : photo, vidéo, son, PDF en complément des
fonctionnalités de votre blog ou site
Comment ?
Titres, commentaires, tag
Effets réseaux sociaux
2 – Ressources images et vidéos
Quelles info ?
Bandes annonces de films, vidéos sur la thématique, photos
pour illustrer vos contenus
Comment ?
Intégrer le code embed pour les vidéos
Photos en Creative Commons (CC)
Créer des vidéos animées : https://explee.com/fr/
Créer des portfolios : sharypic photos collaboratif
Noun project
Gestion de projet
Des outils pour faciliter la gestion de votre projet
Gérez vos réunions en open source
Framadate : déterminez une date pour vos réunions
Framapad : prendre des notes, faire un compte-rendu collaboratif
Partagez vos infos
Google drive / doc
Drop Box
We transfer
Gérez vos mots de passe
https://www.dashlane.com/fr/
CC 3eCheval
Social
Vos
prochains
Événements ?
Framapad
http://lite4.framapad.org/p/EcusluvBak
CC jmtimages
Pense-bête : Mon plan de Com
Vos interlocuteurs
Julie Crémillieux et Thomas Lacroix
[email protected]
04 76 49 07 72