Rapport Revue de Direction - Intra-N7

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Revue de Direction 2014
SMQ/Revue Direction
Version : 2014-v1.0
Date : 23/01/2014
Rapport Revue Direction 2014
1- Objet
La revue a pour but
-
d’analyser la mise en place de la politique Qualité,
-
de valider le fonctionnement des processus,
-
de prendre les actions nécessaires à l’amélioration continue des activités au sein des
processus,
-
de prendre en compte les actions d’amélioration processus liées aux Revues de Direction
précédentes,
-
de définir les objectifs et cibles 2014 par processus.
2- Domaine d’application
Tous les processus de l’école.
3- Suivi Version
Version
1.0
Description
Commentaires et évolutions
Revue Direction 2014
Auteur
Version initiale
GC
4- Responsable
Nom
Auteur
Validation
Gilles Corberand
Responsable Qualité
Date
13/01/2014
Alain Ayache
Directeur de l’INP-ENSEEIHT
5- Diffusion
Directeur
Porteur des processus
Tout acteur de l’INP-ENSEEIHT
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SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
1. Revue de Direction
Ce rapport est la synthèse de l’état des processus exprimé durant la Revue de Direction de Janvier 2013.
Les objectifs de cette revue ont été rappelés.
Chaque « Porteur de Processus», ayant préparé auparavant la revue, a présenté son processus.
Les actions d’amélioration ont été notées dans le tableau associé au processus.
2. Synthèse des actions de la Revue
Bilan des Syma 2013

41 SymA² ont été ouverts en 2013 dont 9 sont fermés (47 ouverts en 2012 dont 18 fermés)

64 SymA² actifs dans la base (71 actifs en 2012)
Actions RD précédente 2013
#
Statut
Process
357
Analyse
Enseignement
Langues
347
Correction
Fermé
Enseignement
Langues
RIC
26
Correction
RIC
361
Nouveau
RI
362
Résolu
Action DSI INP
Gestion site
SI
Sujet
Réflexion sur le niveau en FLE pour les élèves
ingénieurs étrangers (diplômés) (entrée et
sortie) : voir recommandation CTI 2012 (Juin
2013)
Réflexion sur l’espace Langues
Clarifier l’organisation RIC (coordination)
Réflexion sur l’outil de gestion « relations
industrielles » pour prise de décision en Juin
2013
Réflexion sur la politique (et objectifs) de
mobilité des étudiants : durée de la mobilité
moyenne, …
Rédaction Procédure Accès zone recherche
Cartographie des services DSI (Qui fait quoi)
Assigné à
Alexandra Hull
Alexandra Hull
Sylvie Soler
Sylvie Soler
Danielle Andreu
Pascal Tannou
Rémi Goudin
Actions RD 2014
#
Processus
388
Direction
Fiches RNCP master
AA
389
390
Direction
Direction
Réunion de Bilan « Mise en œuvre du processus Bologne » (Mai)
Préparer le tuilage de la succession du directeur
AA
AA
391
392
Direction
Implication de l’école dans les actions de la COMUE (UT)
Analyser la possibilité d‘augmenter le niveau d’anglais pour les étudiants
étrangers
Intégrer les nouvelles règles de perception de la TA (définition actuelle par
l’état)
Mise en œuvre d’EUDONET (voir SYMA 26)
Site internet : Courte vidéo : présentation par les étudiants étrangers dans
leur langue
Procédure de gestion administrative des apprentis (e-candidat)
Améliorer le processus de validation, saisie, … des « learning agreement »
dans APOGEE (responsable département et secrétariat départ, …)
Visibilité pour les étudiants étrangers des informations que leur doit l’école
Suivi des dépenses des départements (Fonctionnement et investissements)
-> tableau de bord
Demande de travaux : Regarder les outils existants
AA
393
LV
RIC
26
394
RIC
395
396
Scolarité
397
RI
398
RIC
RI
Finance
100
STI
399
Bibliothèque
Sujet
Analyse des formations « recherche documentaire » en COFOR
Assigné à
AH
SyS
SyS
SyS
CB
DA
MR
PT
BV
IP
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SMQ/Revue Direction
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Date : 13/01/2014
3. Objectif Qualité Formation
Notre mission dans le périmètre de certification
Concevoir, réaliser et assurer des formations diplômantes d’ingénieurs.
Nos objectifs stratégiques
Pour remplir cette mission, les objectifs suivants seront poursuivis activement :

La contribution au développement de l’INP de Toulouse : synergie et mutualisation sur la politique de site.

Développement de l’innovation pédagogique : approche compétence,

Diversification des recrutements étudiants et enseignants-chercheurs : Schéma 1+2, recrutement
international niveau M1 et diversification niveau L3.

Structuration de l’école en 2 axes : Energie/environnement et TIC/Numérique,

Développement du patrimoine : Learning center, surface pédagogique

La pérennité et le développement de l’école par l’adéquation entre les attentes des étudiants et les
besoins du monde socio-économique

La satisfaction des étudiants et du monde socio-économique,

L’engagement et l’épanouissement du personnel dans une logique d’amélioration et de progrès.
Notre plan de marche
Dans un contexte de concurrence internationale et de très forte évolution des domaines scientifiques et de la
structuration de l’enseignement supérieur l’INP-ENSEEIHT se donne un plan ambitieux sur la période 2011-2016 :

Confirmer et développer la reconnaissance de la qualité de nos formations par le monde
socioprofessionnel,

Former des ingénieurs généralistes d’une spécialité, de haut niveau technique et scientifique capables
d’occuper des fonctions de direction,

Former des ingénieurs aptes à exercer leurs responsabilités dans un contexte de concurrence
internationale,

Renforcer la coopération avec les formations « Grandes Ecoles » tant au niveau national que
international,

Développer notre image auprès des étudiants pour maintenir la qualité de recrutement,

Assurer l’efficacité de notre fonctionnement interne,

Construire une image d’école responsable et citoyenne,

Renforcer nos coopérations avec les autres composantes actuelles et futures de l’INP de Toulouse,
Concevoir, réaliser et assurer des formations diplômantes d’ingénieurs adapté aux besoins du monde socio-économique.
Pour remplir cette mission, les objectifs suivants seront poursuivis activement :

La pérennité et le développement de l’école par l’adéquation entre les attentes des étudiants et les
besoins du monde socio-économique
Objectif 20112016
Outil
Taux d’embauche à 4 mois
Assurer la
pérennité et le
développement de
l’école par
l’adéquation entre
les attentes des
étudiants et les
besoins du monde
socio-économique
Mobilité internationale
Attractivité de l’école : niveau des derniers
admis au concours avec le taux de
remplissage
Diversification des recrutements :
% étudiants hors classe préparatoire
Réflexion sur la structuration de l’école en
2 pôles
Cible 2011 - 2016
Valeur réelle en 2013
(2012)
90% à 4 mois
90%
100 % de mobilité
étudiants réalisées
95% (Zouheir)
95 % (en cohérence avec
l’INP)
30 % (2014)
Présentation en Juin
2012 au CA

Rang médian
102%
25% (2013)
Revoir/préciser la cible
(apprentis)
Etude lancée. Décision
du CA de Juin 2013
(3 Domaines)
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4. Présentation des processus
4.1.
PROCESSUS DIRECTION
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
Obj. 1
Processus de Bologne (suite)
Organisation en UE, 3A
Début de mise en
place en 2013
Obj. 2
Fiches RNCP (7 ingénieurs +
Master)
Fiches
Fiches rédigées
Obj. 3
Aménagement de la Tour Radio
(décision CA juin 2010)
Réalisation du Plan définit par la
Maîtrise d’ouvrage SACIM
Plan
Thème
Valeur réelle en
2013
Processus de
Bologne sur toutes
les filières
Diplôme Ingénieur :
à mettre à jour
Mastère à rédiger
Phase de
réalisation
Statut
Résultats des Audits et
Actions Revue de Direction
précédentes
Audits Interne :
Audits de certification Avril 2013 :
PP1 Le déploiement opérationnel de la stratégie pourrait être plus lisible (axes
stratégiques/plan de marche/objectifs de la direction/Processus.
Revue de direction 2013
les retours d'information des
usagers, monde socioprofessionnel;
-
le fonctionnement du
processus
les changements affectant le
SMQ
-
l'état des actions correctives
et préventives (outil SymA²)
Besoins en ressources
nouveaux
Analyse
SymA
0
4
o Tableau de bord indicateurs Direction
o Fiches RNCP
- Pas de ressources nécessaires
OBJECTIFS 2014
correction
3
INDICATEURS OU MODES
D’EVALUATION
Obj. 1
Fiches RNCP (Mastère)
Fiches
Obj. 2
CPER 2007-2013
Inscription au budget 2014 & choix
de la maitrise d’œuvre
Obj. 3
Projet Structuration de l’école en 3
Domaines
Décision par le CE en Juin 2014
fermés
9
CIBLE
Fiches rédigées
Décision
Actions RD 2014
Processus
Sujet
Direction
Fiches RNCP master
Direction
Direction
Réunion de Bilan « Mise en œuvre du processus Bologne » (Mai)
Préparer le tuilage de la succession du directeur
Direction
Implication de l’école dans les actions de la COMUE (UT)
Assigné à
-
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4.2.
PROCESSUS FORMATION
La finalité est de faire acquérir aux étudiants les compétences nécessaires à leur mission de futur ingénieur
attendu par le monde socio-économique.
Valeur réelle en
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
2013
Obj. 1
Mise en place « BOLOGNE »
semestre/UE
Obj. 2
Taux de satisfaction Enseignements
Obj. 3
Saisie des notes par les enseignants
web-Apogee
Modification Règlement école
Statistique Evaluation
Enseignement
% d’examens rentrés par webApogee / nbre examen total
Thème
Rentrée 2013
1A, 2A et 3A : OK
94 % (>3.0)
85 % (>3,3)
> 80 % (notes > 3)
er
50 % au 1
semestre 2013/2014
50 % > Apogee
Statut
Audits Interne :
PS : Règles claires pour les mandats des responsables de département : mandat limité dans le temps,
renouvelable, mais pas de règle pour les responsables de spécialisation, ce qui est peu propice à la
dynamique d’actualisation et de renouvellement des parcours notamment lorsqu’il y a un problème de
recrutement.
PP : Besoin de mettre en place des documents types (fiche information étudiants, présentation des
cursus) en vue d’harmoniser les démarches « administratives » et « informatives » … entre les
départements, dans chaque département et aux services de la scolarité centrale …l’objectif est d’éviter
Résultats des Audits les démarches redondantes.
et Actions Revue de PP : besoin de plus de coordination avec le département RI (2 personnes dédié stage/étrangers) avec
service scolarité du (des) département(s) notamment sur les ECTS à valider (notes apogée)
Direction
précédentes
PP3 La maitrise des enregistrements en ce qui concerne le classement mériterait d’être
précisée et partagée, l’accès aux enregistrements n’est pas immédiat.
(dossier partagé pour un département)
PP4 La traçabilité des modifications des UE décidées suite au conseil de département qui
exploite les évaluations d’enseignements pourrait figurer sur l’UE.
-
les retours
d'information des
usagers
processus
les changements
affectant le SMQ
l'état des actions
correctives et
préventives (outil
SymA²)
Besoins ressources
-
COFOR mis en place mais non utilisée (pas de réunion régulière)
Pas de pilotage « avec les outils qualité » dans chaque département
Pas de responsable et d’action d’amélioration en SHSJ
Positionnement de l’apprentissage (responsabilité département)
Suivi des gestions de la scolarité (pas de calendrier)
nouveaux
Analyse
correction
fermés
SymA
0
3
7
12
- Sujets de la COFOR
- Rôle responsable SHSJ
- Processus « amélioration enseignement », suite évaluations des enseignements
OBJECTIFS 2014
Obj. 1
Obj. 2
Obj. 3
Mise en place « BOLOGNE »
semestre/UE
Taux de satisfaction Enseignements
Saisie des notes par les enseignants
web-Apogee
D’EVALUATION
CIBLE
Modification Règlement école
Rentrée 2013
Statistique Evaluation Enseignement
% d’examens rentrés par webApogee / nbre examen total
> 80 % (notes > 3)
er
50 % au 1 semestre
2013/2014
Actions RD 2014
Processus
Enseignement
Sujet
Pas d’action spécifique RD 2014 – Sujets dans le suivi COFOR
Assigné à
-
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4.3.
PROCESSUS ENSEIGNEMENT LANGUES
La finalité du processus est de faire acquérir un niveau de compétence d’utilisation de langues étrangères
aux étudiants
Objectifs
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
2013
Niveau
d’Anglais
Cadre Européen Commun de Référence
pour les Langues (validation interne par
nos enseignants)
TOEIC (indicateur externe)
B2+ (785 points TOEIC)
Maintenir à 30% le taux de
progression entre score
d’entrée et de sortie
Obj. 2
Niveau LV2
Cadre Européen Commun de Référence
pour les Langues (validation interne par
nos enseignants)
(ex BULATS (indicateur externe)
Niveau en sortie :
(recommandation de la CTI)
A2 pour les débutants
B1 pour les autres
Réflexion à une analyse
interne des niveaux
d’entrée et de sortie
Obj. 3
Taux de
satisfaction
interne
75% LV1 ;
maintenir 80% LV2
79,5% LV1
80,5% LV2
Obj. 1
Sondage à l’attention des étudiants
Thème
 B2+ (864 points TOEIC)
 Taux de progression à
33,54%
Statut
précédentes
processus, les changements
affectant le SMQ
Audits Interne : Audits de certification Avril 2013 :
Pas de remarque spécifique
Revue de direction 2013 – Action prise en compte : Espace langue en réflexion
Enquête Evaluation des enseignements :
Sondage fin de semestre (tous les étudiants) : 80 % de satisfaction
Enquête LV dans l’évaluation des enseignements des départements
Enquête semaine intensive Sept. 2012
Enquête externe LV2 (projet AOC bloqué par l’AIN7 car trop d’enquêtes…)
- Stabilité équipe enseignante (anglais)
- Nouveau logiciel de gestion du service Langues GEEV en production/développement
nouveaux
Analyse
correction
fermés
SymA
0
2
5
1
- Espace langues : faire une planification des bureaux et salles disponibles suites à la
libération de bureaux et aux nouveaux travaux (voir avec E.CHAPUT pour récupérer la
C006)
- Réflexion tutorat langues (expérimentation 300hTD ; appréciation enquête satisfaction)
- Aménagement zone langue : voir SymA 347 : http://ticket.enseeiht.fr/issues/show/347
(2013 : erreur installation VP/écran C012)
- Stabilité équipe enseignante : http://ticket.enseeiht.fr/issues/show/302
OBJECTIFS 2014
INDICATEURS OU MODES D’EVALUATION
Niveau d’Anglais
Cadre Européen Commun de Référence pour les
Langues (validation interne par nos enseignants)
TOEIC (indicateur externe)
Obj. 2
Niveau LV2
Cadre Européen Commun de Référence pour les
Langues (validation interne par nos enseignants)
(ex BULATS (indicateur externe)
Obj. 3
Taux de satisfaction
interne
Obj. 1
Sondage à l’attention des étudiants
CIBLE
B2+ (785 points TOEIC)
Maintenir à 30% le taux de
progression entre score d’entrée et
de sortie
Analyse interne niveau en sortie :
(recommandation de la CTI)
A2 pour les débutants
B1 pour les autres
Maintenir 80% LV1
Maintenir 80% LV2
Actions RD 2014
Processus
LV
LV
Sujet
Analyser la possibilité d‘augmenter le niveau d’anglais pour les étudiants étrangers
Analyser la possibilité d‘augmenter le niveau de français (FLE) pour les étudiants
étrangers (niveau B2) (voir SYMA 357)
Assigné à
AH
AH
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Date : 13/01/2014
4.4.
PROCESSUS STAGE
Sa finalité est de définir les activités permettant de rendre le meilleur service aux étudiants ainsi que
d’assurer la responsabilité de l’école à travers la convention de stage.
Valeur réelle en
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
2013
Obj. 1
Offre de stage pour les 2A
Obj. 2
Améliorer le calendrier : Convention,
Calendrier
retour rapport de stage
Nbre des offres de stage 2A
> 160 stages 2A
50 stages
Mise en place du
calendrier pour les 5
départements
Thème
En cours de
rédaction
Statut
précédentes
Audits Interne :
PS : Pas de connaissance des objectifs du processus stage
PP : Pas de bilan de suivi formalisé sur le taux d’obtention de stage pour faire une
alerte auprès des départements.
PP : Pas d’homogénéité de procédure pour la création de la convention entre les 5
départements
PP : Manque d’une formation juridique : droit des conventions, responsabilité de
l’établissement lorsque l’étudiant est en stage.
PP : Formation en anglais accès plus anglais professionnel (relations avec les
entreprises)
PP : Problème de récupération des fiches de stages de 1A, Bilan à mettre en place =>
lors de l’inscription 2A : demande de la fiche de stage
PP2 Il n’a pas été possible d’établir quelles sont les responsabilités de
l’établissement en matière de sécurité lorsque les étudiants sont en stage ou en
contrat d’échange à l’étranger dans une autre école partenaire. Une question dans
ce sens a été adressée au service RH de l’INP notamment sur le statut de l’étudiant
et les obligations de l’école.
processus
SMQ
- Arrivée de Mélanie Frayssinet
- Outil offre de stage : utilisation par le département IMA
er
- Mission E. Rey : Enquête 1 emploi
nouveaux
SymA
0
- Départ sans convention
OBJECTIFS 2014
Obj. 1
Analyse
2
D’EVALUATION
correction
3
fermés
10
CIBLE
Mise en œuvre EUDONET
Actions RD 2014
Processus
Sujet
Assigné à
Stage
Pas d’action spécifique RD 2014
-
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Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
4.5.
PROCESSUS Relations Industrielles et Communication
La finalité du processus est de faire rayonner l’école auprès du monde socio-économique en utilisant les
outils de communication et en organisant des manifestations
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
Valeur réelle en
2013
Obj. 1
Plan de communication
Taux d’exécution du plan de
communication
100 % du plan
+ Actions non prévues
100 %
Obj. 2
Finaliser le site internet
Niveau de finalisation du site
Site complet en place
100% français
xx % anglais
Obj. 3
TA
TA perçue
Stabilisation / 2012
103 %
Thème
Statut
précédentes
Audits Interne :
Revue de direction 2013 :
Outil Eudonet choisi en cours de déploiement
Organisation RIC clarifiée
processus
SMQ
nouveaux
SymA
0
- suivi de la TA
OBJECTIFS 2014
Obj. 1
Plan de communication
Obj. 2
Obj. 3
Finaliser le site internet
TA
Analyse
1
correction
3
D’EVALUATION
Taux d’exécution du plan de
communication
Niveau de finalisation du site
TA perçue
fermés
4
CIBLE
100 % du plan
+ Actions non prévues
Site complet en place
Stabilisation / 2012
Actions RD 2014
Processus
RIC
RIC
RIC
Sujet
Intégrer les nouvelles règles de perception de la TA (définition actuelle par l’état)
Mise en œuvre d’EUDONET (voir SYMA 26)
Site internet : Courte vidéo : présentation par les étudiants étrangers dans leur
langue
Assigné à
SyS
SyS
SyS
8 / 21
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
4.6.
PROCESSUS SCOLARITE
Sa finalité est de proposer le meilleur service rendu aux étudiants ainsi qu’aux départements
d’enseignement, en maintenant une organisation structurée et une communication adéquate entre les
différents acteurs
Valeur réelle en
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
2013
Obj. 1
Meilleure utilisation des
fonctionnalités de l’environnement
Apogée
Obj. 2
Augmenter le nombre de diplôme
ayant le supplément
- Nombre de fonctionnalités
utilisées
- Temps passé sur le
renouvellement des Inscriptions
Administratives (2010 : 390h/h)
Nombre de diplôme ayant le
supplément
Thème
- Positif (nbre de
fonction
- Positive
- Gain au moins 10% augmentée)
- 20 % de gain de
/ 2012
temps d’inscription
>= 7 (5
7 (cycles ingénieur
départements + 2
ont le supplément)
Apprentissages +
Master)
Statut
précédentes
Audits Interne :
PP : Traitement des PV de jury : problème de saisie des informations (le jury est trop rapide)
Piste de progrès d’analyser finement le processus est de mettre en place un outil de saisie
informatique spécifique (par étudiant avec les notes, et vote du jury, commentaires, …)
PP : Suite à la décision d’admission des étudiants étrangers en 1A, l’envoi de l’attestation
d’admission ne peut se faire qu’à la rentrée du service scolarité (fin Aout), l’étudiant étranger
n’est informé qu’une semaine avant la rentrée en Septembre => informer et envoyer
attestation en Aout ?
PP : Pièce manquante ou paiement incomplet, pas de moyens de faire venir l’étudiant à la
scolarité centrale pour régularisation : manque de formalisation de ces cas et pas
d’information des départements de formation => comment impliquer les responsables (suivi
dans un Syma pour une dizaine de cas par an)
PP : Problématique de contact avec les étudiants pour des informations administratives
Revue de direction 2013 : -
processus
SMQ
- Mise en place des Jurys dans le cadre du processus de Bologne
- Arrivée de Justine Maunier, Scolarité des Masters
- Mise en place de e-candidat pour l’ensemble AST
SymA
nouveaux
0
Analyse
1
correction
4
fermés
10
-
OBJECTIFS 2014
Obj. 1
Meilleure utilisation des
fonctionnalités de l’environnement
Apogée
Obj. 2
Augmentation le nombre de diplôme
ayant le supplément
D’EVALUATION
- Nombre de fonctionnalités
utilisées
- Temps passé sur le
renouvellement des Inscriptions
Administratives (2010 : 390h/h)
Nombre de diplôme ayant le
supplément
CIBLE
- Positive
- Gain au moins 10% / 2012
>= 7 (5 départements + 2
Apprentissages + Master)
Actions RD 2014
Processus
Scolarité
Sujet
Procédure de gestion administrative des apprentis (e-candidat)
Assigné à
CB
9 / 21
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
4.7.
PROCESSUS RELATIONS INTERNATIONALES
La finalité est d’offrir à l’école un rayonnement à l’étranger, en permettant aux étudiants la possibilité
d’effectuer un semestre à l’étranger et aux personnels de participer aux relations avec les établissements
étrangers.
Valeur réelle en
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
2012/2013
Obj. 1
Stabiliser le nombre étudiants
étrangers accueillis en échange
(équilibre entre capacité accueil et
politique d’échange)
Obj. 2
Développement des conventions
actives (échanges effectifs)
Statistiques
90
99
Nbre de conventions actives
(échanges effectifs)
Nbre de conventions
actives (échanges
effectifs)
40 destinations
(80 conventions
actives ?)
Thème
Statut
Audits Interne :
précédentes
PS : Pas de politique formalisée, réunion prévue en Janvier
PP : Traitement des retours sur les « hors-Erasmus »
Rem : Pas de formalisation du nombre maximal d’étudiant partant prévu (dans les
vœux)
Rem : Enquête des étudiants : pas d’analyse des enquêtes précédentes (nouvelle
équipe RI)
Rem : Objectifs 100% des étudiants font une mobilité à l’étranger : Pas de suivi
spécifique mis en place par l’n7, pour connaitre l’état de la mobilité
Revue de direction 2013 : Politique formalisée début 2014
processus
SMQ
-
2013 : Arrivée de Maryse Rumeau
2013 : Départ de Majid et arrivée de Danielle
Nouveau programme ERASMUS prévu en septembre 2014
Manque la Politique RI des départements
SymA
OBJECTIFS 2014
Obj. 2
Analyse
1
correction
3
fermés
3
- RD 2010 - RI : Mobilité apprentis pour fin 2012
Obj. 1
nouveaux
1
Stabiliser le nombre étudiants étrangers
accueillis en échange (équilibre entre
capacité accueil et politique d’échange)
Développement des conventions actives
INDICATEURS OU
MODES D’EVALUATION
CIBLE
Statistiques
90
- Objectif 2014 : Attente de la réunion spécifique RI : fin Janvier 2014
Actions RD 2014
Processus
RI
RI
Sujet
Améliorer le processus de validation, saisie, … des « learning agreement » dans
APOGEE (responsable département et secrétariat départ, …)
Visibilité pour les étudiants étrangers des informations que leur doit l’école
Assigné à
DA
MR
10 / 21
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
4.8.
PROCESSUS FINANCE
La finalité du processus est d’assurer une maitrise financière des activités/service de l’école
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur réelle en
2013
Valeur à atteindre
Obj. 1
Budgets réalisés à date
SIFAC / Budgets
Budgets et DBM
Budgets à date
Obj. 2
Réalisation des budgets
SIFAC : Taux de réalisation
> 85 %
(explication avec les
travaux de la tour
radio)
Obj. 3
Réalisation des recettes
> 85 %
60 %
Thème
Statut
précédentes
les retours d’information des
usagers, monde socioprofessionnel ;
processus
SMQ
l’état des actions correctives
Audits Interne :
Revue de direction 2013 : Enquête 2013 prévue
- Départ de Cyril Pouzac fin août 2013
- Congés maladie Elisabeth Merlo
- Arrivée de 2 nouveaux agents
SymA
correction
0
fermés
3
-
OBJECTIFS 2014
Obj. 3
Analyse
0
Obj. 1
Obj. 2
nouveaux
0
Budgets réalisés à date
Réalisation des budgets
Satisfaction des usagers internes
D’EVALUATION
SIFAC / Budgets
Enquête satisfaction : % de
personnes de satisfaites
CIBLE
Budgets et DBM
> 85 %
> 70%
Actions RD 2014
Processus
Finance
Sujet
Suivi des dépenses des départements (Fonctionnement et
investissements) -> tableau de bord
Assigné à
PT
11 / 21
4.9.
PROCESSUS RH
Objectifs 2013
Obj. 1
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
Outil de Mesure
Plan de formation
2013
Suivi des formations INP-ENSEEIHT Plan de formation
Thème
Valeur réelle en
2013
Valeur à atteindre
Statut
précédentes
Audits Interne :
PS : Pas de description des objectifs du service
PP : Calendrier : gestion des tâches et carrière à mettre à jour
PP : Suivi des personnes ayant quittés l’école (plus d’informations)
PP : Demandes des usagers via le RH local (n7) d’avoir la possibilité d’éditer un bulletin
de salaire antérieur (ou procédure INP).
Revue de direction 2013 : -
processus
SMQ
- Arrivée de Magali Lermite
- Missions de la GRH Locale : fichier des missions RH INP mis en place
nouveaux
Analyse
SymA
0
0
- Rédaction entrée/sortie dans le système RH
OBJECTIFS 2014
Obj. 1
Suivi des formations INP-ENSEEIHT
D’EVALUATION
Plan de formation
correction
1
fermés
0
CIBLE
Plan de formation 2013
Actions RD 2014
Processus
RH
Sujet
Assigné à
-
12 / 21
4.10.
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
PROCESSUS REPROGRAPHIE
La finalité est de rendre le meilleur service aux personnels et aux étudiants pour les activités de
reprographie et de polycopiés.
Valeur réelle en
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
2013
Assurer le service reprographie /
Suivant enquête 1
Obj. 1
Satisfaction usager
polycopié
fois tous les 3 ans
Thème
Statut
précédentes
Audits Interne :
-
les retours d’information des
usagers, monde socioprofessionnel ;
processus
SMQ
L’état des actions correctives
- Analyse à mener pour 2014 sur l’utilisation de polycopiés dans la formation : (EC,
étudiants, SI).
SymA
Analyse
0
correction
0
fermés
0
-
OBJECTIFS 2014
Obj. 1
nouveaux
0
Assurer le service reprographie /
polycopié
D’EVALUATION
Satisfaction usager
CIBLE
Suivant enquête 1 fois tous les 3
ans
Actions RD 2014
Processus
Reprographie
Sujet
Assigné à
-
13 / 21
4.11.
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
PROCESSUS GESTION SITE
La finalité est de rendre le meilleur service aux personnels et aux étudiants pour les activités d’accueil.
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
Obj. 1
Assurer le service
SymA²
Tous les SymA² résolus
Thème
pas de
dysfonctionnements
Statut
précédentes
Audits Interne :
EC : Absence de formalisation de l’accident d’un agent constaté lors de l’audit du
processus PSE
PS : formation non à jour SST
PS : Pas de procédure pour gestion des urgences (maj. de la liste des secouristes à
l’accueil)
PP : Pas de procédure formalisée sur l’utilisation du parking actuel
PP : En l’absence d’un des 2 titulaires, des étudiants peuvent prendre les vacations,
que deviennent les consignes de sécurité (formation, consignes, appel d’urgences,
SST ?)
Revue de direction 2013 : Procédure accès zone recherche rédigée
processus
SMQ
- Procédure Accès zone recherche en cours de rédaction
SymA
Analyse
0
correction
1
fermés
0
OBJECTIFS 2014
Obj. 1
nouveaux
0
D’EVALUATION
CIBLE
SymA²
Tous les SymA² résolus
Assurer le service
Actions RD 2014
Processus
Gestion site
Sujet
Assigné à
14 / 21
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
4.12.
PROCESSUS SERVICES INFORMATIQUES
Sa finalité est d’assurer des services d’infrastructure réseau, des postes informatiques d’enseignement et
des personnels administratifs, de conseil et de support utilisateur
Valeur réelle en
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
2013
Obj. 1
Obj. 2
Assurer le service d’infrastructure
réseau
Limiter le nombre d'incidents
(assurer la qualité initiale ou de
prévention / maintenance)
Temps de disponibilité des
matériels réseaux
> 99 %
99.83 %
Gestionnaire de tickets
Equivalent nombre
d’incidents 2012 (< 177)
108
Analyse des demande/incidents 2011/2012
Demande
Incident
Nombre de
tickets 2011
467
164
Nombre de
tickets 2012
542
177
Nombre de
tickets 2013
509
108
Pourcentage
-6%
-39%
Pour information, répartition par domaine
demandes Incidents
Administration
Enseignement
Recherche
186
240
83
39
49
20
Thème
Statut
précédentes
Audits Interne :
-
processus
SMQ
Pb impression : coût de l’impression en formation
politique commune dans les 3 écoles (mêmes pratiques) puis une solution commune
aux 3 écoles.
Participation financière des étudiants
Délégation de service publique : société externe : installation matérielle + suivi
Quota (par étudiant et par an) fixe
=> Discussion et décision en Codir n7
CCTP en cours de rédaction, en vue d’un appel d’offre INP
nouveaux
SymA
0
- « Solution Impression » école
Analyse
2
correction
3
fermés
10
D’EVALUATION
OBJECTIFS 2014
CIBLE
Obj. 1
Assurer le service d’infrastructure réseau
Temps de disponibilité des
matériels réseaux
> 99. ? %
Obj. 2
Limiter le nombre d'incidents (assurer la qualité
initiale ou de prévention / maintenance)
Gestionnaire de tickets
Equivalent nombre
d’incidents 2012
Actions RD 2014
Processus
SI
Sujet
Assigné à
15 / 21
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
4.13.
PROCESSUS STI
Sa finalité est de définir les activités permettant de rendre le meilleur service aux personnels et aux étudiants
ainsi que d’assurer la sécurité des infrastructures à travers les opérations de maintenance et de réparations.
Valeur réelle en
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
2013
Obj. 1
Diminuer nombre d'incidents
Première mesure du
nombre d’incidents
nombre d'incidents
Thème
Statut
Audits Interne :
précédentes
processus
SMQ
PS3 La non conformité mineure sur les achats de 2012 est levée ; reste un point
sensible, les sous traitants de maintenance ont aussi un impact potentiel sur les
processus d’enseignement, leur évaluation est nécessaire par conséquent.
-
- Abandon de la solution GMAO de PEPITO
- Action sécurité électrique en cours: Investissement Onduleur, …
nouveaux
Analyse
SymA
1
1
- Outil de prise en compte des demandes
D’EVALUATION
OBJECTIFS 2014
Assurer le service Technique
Immobilier
Sécurité des infrastructures
Assurer la réalisation des projets
patrimoine en cours
Obj. 1
Obj. 2
Obj. 3
correction
2
fermés
0
CIBLE
-
Taux de satisfaction enquête
-
80 % de personnes satisfaites
-
Plan de maintenance
Planning prévisionnel
Plan de maintenance à jour
Suivi respect du planning
projet patrimoine
Actions RD 2014
Processus
STI
Sujet
Regarder les outils existants pour une mise en place 2015
(déménagement vers la tour radio) (voir SYMA 100)
Assigné à
BV
16 / 21
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
4.1. PROCESSUS BIBLIOTHEQUE
Sa finalité est d’assurer les activités nécessaires au bon déroulement du service proposé aux étudiants et
aux personnels de l’école.
Valeur réelle en
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
2013
Obj. 1
Satisfaction des usagers
Enquête diffusée via courriel
Obj. 2
Engagement qualité service public :
charte Marianne
Mise en ligne sur portail
documentaire
Etudiants et
enseignants de l’INPT
Usagers des
bibliothèques de
l’INPT
 Maintien des formations 1 année
Réalisation effective
 formation HMF à la recherche
documentaire
Réalisation d’une fiche Plan de
Terminer diagnostic fonds
développement des collections
thématique Langue et informatique
pour chaque thématique
Mise en ligne effective dans
Mise en ligne 3 thèses + 6
Ethesis et OATAO
publications numériques/mois
er
Obj. 3
Obj. 4
Obj. 5
Thème
 1A
 BEI hydro
Enquête réalisée,
synthèse
En ligne portail
1A : ok
BEI : incomplet
Personnel, usagers
OK
Doctorants et
chercheurs
OK
Statut
Résultats des Audits et Actions
Revue de Direction précédentes
le fonctionnement du processus
SMQ
l'état des actions correctives et
préventives (outil SymA²)
Audits Interne :
Enquête prévue en 2013
Projet learning centre réalisé
-
SymA
nouveaux
0
Analyse
0
correction
1
fermés
0
-
OBJECTIFS 2014
D’EVALUATION
CIBLE
Obj. 1
Engagement qualité service public :
charte Marianne
Mise en ligne sur portail
documentaire
Usagers des bibliothèques de l’INPT
Obj. 2
 Maintien des formations 1 année
 formation HMF à la recherche
documentaire
Réalisation effective
 1A
 x Départ. ? (voir suite au COFOR)
Obj. 3
Terminer diagnostic fonds thématique
Langue et informatique
er
Obj. 4
Réalisation d’une fiche Plan de
développement des collections
pour chaque thématique
Mise en ligne 3 thèses + 6 publications Mise en ligne effective dans
Ethesis et OATAO
numériques/mois
Personnel, usagers
Doctorants et chercheurs
Finalisation des objectifs 2014 : Attendre la réunion avec Sandrine Malotaux : Analyse enquête
Actions RD 2014
Processus
Bibliothèque
Sujet
Analyse des formations « recherche documentaire » en COFOR
Assigné à
-
17 / 21
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
4.2.
PROCESSUS PSE
Conseiller la direction de l’école sur les aspects prévention et sécurité
Assurer la mise en œuvre de la politique de prévention-sécurité
Finalités :
Objectifs 2013
Outil de Mesure
Valeur à atteindre
Prévenir les incidents et accidents
matériels (bâtiment et voirie)
Prévenir les accidents avec
dommage corporel (bâtiment et
voirie)
Nbre d’accidents (caractérisé
important, grave …)
Soit 0, soit moins que
l’année dernière
Nbre d’accidents avec dommage
corporel
Soit 0, soit moins que
l’année dernière
Obj. 3
EVRP à jour
Taux de mise à jour
100 %
Obj. 4
Suivi des remarques et nonconformités des organismes de
contrôle
Taux de résolution
Taux de remarques suivies :
90 %
100 %
Obj. 5
Avis favorable de la commission de
sécurité
avis favorable
avis favorable pour 3
ans
Obj. 1
Obj. 2
Thème
Valeur réelle en
2013
Statut
précédentes
usagers
Audits Interne :
PF : Prise en compte de l’intranet et mise à jour de documents
PS : Pas de processus PSE dans la revue de direction
PS : EVRP à mettre à jour
PP : Manque de prise de décision formalisée avec la direction
PP : A l’arrivée du nouvel agent PSE, réaliser l’état des actions à mener et planifier leur
mise en place sur l’année 2014
PS2 Le circuit d’approbation des comptes rendus de CHSCT et leur mise à
disposition ainsi que la traçabilité du plan d’action de l’année n (cf processus
sécurité) mérite d’être mieux assuré. C’est un point sensible qui implique
l’interface avec les services centraux de l’INP ( hors périmètre)
-
processus / changements
affectant le SMQ
SymA
OBJECTIFS 2014
Obj. 2
Obj. 3
Obj. 4
Obj. 5
Analyse
0
correction
fermés
Obj. 1
nouveaux
0
Prévenir les incidents et accidents
matériels (bâtiment et voirie)
Prévenir les accidents avec
dommage corporel (bâtiment et
voirie)
EVRP à jour
Suivi des remarques et nonconformités des organismes de
contrôle
Avis favorable de la commission de
sécurité
D’EVALUATION
CIBLE
Nbre d’accidents (caractérisé
important, grave …)
Nbre d’accidents avec dommage
corporel
Soit 0, soit moins que l’année
dernière
Soit 0, soit moins que l’année
dernière
Taux de mise à jour
Taux de résolution
Taux de remarques suivies :
100 %
90 %
100 %
avis favorable
avis favorable pour 3 ans
Actions RD 2014
Processus
PSE
Sujet
Assigné à
-
18 / 21
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
4.3.
PROCESSUS SMQ
La finalité est de préciser les activités qualité permettant d’atteindre les objectifs de l’école définis dans la politique
stratégique et la charte qualité.
Objectifs 2013
Obj. 1
Outil de Mesure
Certification ISO 9001
Certificat
Obj. 2
Suivi Actions
SymA²
Obj. 3
Enquêtes usagers
Limesurvey, nbre de services
proposée à l’enquête
Valeur à atteindre
Valeur réelle en
2013
Certification en 2013
Certificat obtenu
Suivi des SymA² :
100%
Avancement des
SymA² : - 70 %
réalisé
1 enquête par service
Ecole
100 % Syma suivi
Enquête Stage
Thème
Statut
Actions Revue de
Direction précédentes
Audits Interne :
PS1 La méthode de calcul des indicateurs est à monter en maturité et à mieux partager entre le responsable
qualité et les pilotes de processus, de même que le programme Syma² pour les actions correctives.
L’appropriation est inégale entre les pilotes. Le travail en cours dans le cadre de l’action « revue de la fiche
processus » est l’occasion d’agir sur ce point sensible.
PP5 Il y a un manque de maturité dans l’appropriation de l’approche processus, et de l’approche Syma²
(programme de gestion des actions correctives) par les pilotes de processus.
-
les retours d'information
des usagers,
Equipe d’Auditeurs internes (formation réalisée Juillet 2013 : 7 auditeurs internes)
-
processus, les
changements affectant
le SMQ
l'état des actions
correctives et
préventives (outil
gestion anomalie)
SymA²
nouveaux
0
Analyse
0
correction
0
fermés
0
-
OBJECTIFS
D’EVALUATION
Obj. 1
Certification ISO 9001
Certificat
Obj. 2
Suivi Actions
SymA²
Obj. 3
Enquêtes usagers
Limesurvey, nbre de services proposée à
l’enquête
CIBLE
Suivi certification en 2014
Suivi des SymA² : 100%
Avancement des SymA² : - 70 %
réalisé
1 enquête par service Ecole
Actions RD 2014
Processus
SMQ
Sujet
Assigné à
-
19 / 21
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
5. CONCLUSION SUR LE SMQ
Conclusion par processus
1. Direction
2. Enseignement
Département
3. Enseignement Langues
4. Stage
5. Relations Industrielles &
communications
6. Scolarité
7. Relations Internationales
8. Finance & Comptabilité
9. Ressources Humaines
L’école Continue la réflexion de la mise en place d’une structuration en 3
domaines.
Les départements d’enseignement finalisent les modifications d’organisation pour
ème
être en accord avec les principes de Bologne (UE, compétences …) pour la 3
année. Un bilan est prévu en 2014
L’organisation actuelle permet le maintien d’une formation de qualité aux élèves.
L’utilisation plus approfondie d’APOGEE améliore la gestion de la scolarité des
étudiants.
L’organisation des SHS n’est toujours pas harmoniser ce qui permettrait pour une
meilleure offre et une meilleure organisation.
Le niveau d’anglais se maintient à 30%
Stabilisation de l’organisation du service stage, enquête ayant apportée des axes
d’amélioration et assurée la qualité de service du service des stages.
Eudonet a été choisi, sa mise en place ne se fera pas cette année
La nouvelle version du site internet est mise en place, des actions vers le public
internationale est en cours.
Les nouvelles règles d’obtention de la TA au niveau état, sera à prendre en
compte en 2014.
Le service de scolarité remplit sa mission, et s’est amélioré dans la chaîne
d’inscription et dans l’utilisation des fonctionnalités d’APOGEE, en 2014, le
service va intégrer la procédure e-candidat
Les relations internationales fonctionnent correctement, l’objectif est d’augmenter
le nombre d’étudiant en mobilité en semestre D, avec la participation active des
départements
Les départements sont demandeur d’un tableau de bord de suivi budgétaire
Le suivi et la gestion des RH locale se déroule correctement
10. Reprographie
La mission de la reprographie s’effectue normalement.
11. Gestion Site
La mission de l’équipe de gestion du site s’effectue normalement, une
amélioration des outils (tableau de suivi) a été réalisée en 2013
12. Service Informatique
13. Service Technique &
Immobilier
14. Bibliothèque
15. PSE
16. SMQ
Le SI assure ses missions au sein de l’école,
Le STI assure ses missions au sein de l’école, une recherche d’un outil de
gestion des demandes est à mener
La bibliothèque va proposer des modules d’enseignement sur la recherche
d’information via les nouveaux systèmes d’information
L’arrivée de Christine Salle relance les activités de PSE au sein de l’école, elle
est appuyée par le responsable PSE de l’INP.
Le déploiement du SMQ est effectif.
20 / 21
SMQ/Revue Direction
Version : 2013-0.1
Date : 13/01/2014
Conclusion Générale du SMQ
Le Système de Management Qualité proposé dans l’école permet d’atteindre les objectifs généraux et les
objectifs par processus, l’organisation mise en place permet de satisfaire les principes exprimés dans la
norme ISO 9001 :
Relation usagers (étudiants et monde socio-économique)
Un conseil de perfectionnement a eu lieu en Mai 2012, voir compte rendu (intarn7)
Les étudiants font partie des différents conseils CEVU, CA.
Les évaluations des enseignements et les bilans de fin d’année permettent la remontées d’informations
des étudiants, sur la formation et l’organisation de l’école.
Des enquêtes des services support sont effectuées auprès des utilisateurs.
Responsabilité, autorité
Les missions sont bien définies dans l’organisation, un responsable qualité participe au codir et au la vie
de l’école.
Les différents organes de décisions sont opérationnels
L’organigramme nominatif est tenu à jour.
Les CODIR et COFOR permettent de prendre les décisions soit au sein de l’école soit dans le cadre de la
scolarité.
Communication interne
L’intranet N7 est tenu à jour afin de fédérer les informations présentes dans différents supports.
Un programme de « signalétique » a été mis en place avec la disposition des écrans d’informations dans
l’école.
Mise à disposition des ressources
Les ressources sont discutées en codir et fonction des besoins et des départs prévus et en concertation
INP (exemple : RH)
Infrastructures
Le niveau des moyens mis en place permet à la formation de se dérouler dans de bonnes conditions,
Un programme de mise à jour des salles de formation en vidéos-projection est finalisé.
Environnement du travail
Des travaux de réhabilitation de l’amphithéâtre et da la tour radio permettra d’améliorer les conditions de
travail de différents services, le CPER 2014-2017 est en cours de rédaction.
Conception et développement des offres de formation
La réflexion au sein de l’école sur l’aménagement des cursus selon 3 domaines est en cours, plus visible
et plus cohérent pour les étudiants.
Une nouvelle formation par apprentissage a été menée « Hydraulique »
Planification et réalisation du service de formation
Les enseignements sont planifiées de manière annuelle et les formations sont réalisées et évaluées.
Les nouvelles formations sont bien intégrées dans l’organisation de l’école.
Maîtrise des dispositifs de surveillance et de mesure du service de formation
Les élèves sont évalués pour chaque Unité d’enseignement.
Les jurys prennent en compte l’ensemble du dossier de l’étudiant pour la prise de décision concernant le
passage en année supérieure et pour l’obtention du diplôme.
Amélioration continue
Une direction de l’Innovation pédagogique (DFIVE) est mise en place au niveau de l’INP, qui propose des
axes d’amélioration de la pédagogie dans les écoles.
Les formations sont améliorées chaque année, afin de prendre en compte les besoins externes du
monde socioéconomique.
L’outil « SymA² » a été mis en place afin de prendre en compte les dysfonctionnements d’organisation.
La revue de direction permet à l’ensemble des pilotes de proposer des améliorations systèmes sur le
SMQ.
21 / 21

Rapport Revue de Direction - Intra-N7

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