Qualiac simplifie la gestion des notes de frais

INFORMATION PRESSE
26 OCTOBRE 2012
Qualiac simplifie la gestion des notes de frais
Qualiac intègre un nouveau module de gestion des déplacements et des frais
professionnels à son ERP
Qualiac, éditeur français d’ERP, continue de développer son offre pour la gestion de la
chaîne des dépenses en commercialisant à partir d’octobre un nouveau module : Qualiac
Déplacements et Frais Professionnels.
Ce module, totalement intégré à l’ERP Qualiac, permet de gérer les frais en temps réel et
bénéficie de fait des données du progiciel pour une gestion optimisée des dépenses.
Disponible en RIA Web 2.0 (Rich Internet Application), ce nouvel outil bénéficie de la
souplesse de personnalisation du noyau Qualiac, pour une utilisation adaptée en fonction du
secteur d’activité et des besoins des clients.
Un module hautement paramétrable
L’intégration de Qualiac Déplacements et Frais Professionnels à l’ERP Qualiac permet le
partage des données communes telles que les destinations et natures comptables,
budgétaires et analytiques, les tiers (clients, fournisseurs, collaborateur …), les gestionnaires
et les intervenants, les codes projets… Le module assure donc une gestion précise en lien
avec autres modules :
> Qualiac Finances pour la comptabilisation des frais et des paiements (dès octobre
2012) en temps réel, sans interface,
> Qualiac Achats,
> Qualiac Temps et Activités (GTA) pour la saisie automatique des temps dans ce
module,
> Qualiac Projets (dans un deuxième temps).
S’appuyant sur le moteur de Workflow Qualiac WIM (Workflow Information Management),
Qualiac Déplacements et Frais Professionnels permet de personnaliser les processus afin
de s’adapter aux différents cas d’utilisation possibles et de gérer les différentes typologies de
dépenses. Le module est livré avec des natures de dépenses pré-paramétrées, avec la
possibilité d’en ajouter d’autres, de façon illimitée. Il est également possible de personnaliser
facilement les écrans (ajout graphique et intuitif de champs et d’informations) et de créer
différents flux de validation selon les types de dépenses, les services bénéficiaires ou tout
autre besoin : il est par exemple possible de choisir de saisir les notes de frais au fil de l’eau
ou de les programmer de manière récurrente, gérer la TVA en lien avec Qualiac Finances,
programmer des paiements automatiques...
Des fonctionnalités complètes
Qualiac Déplacements et Frais Professionnels permet de saisir des notes de frais pour un ou
plusieurs utilisateurs (par délégation), selon des règles de confidentialité et de validation
prédéfinies. L’outil intègre par ailleurs tous les cas de frais possibles : forfaits, barèmes
kilométriques, plafonds de remboursement, remboursement au réel, etc. Le niveau de détail
des missions sur la ligne de frais est poussé au maximum afin de disposer de l’ensemble
des éléments pour justifier les dépenses : cadre, client/fournisseur, projets, invités internes
ou externes…
Pour les demandes de voyages, il est possible de pré-remplir la note de frais en amont, en
vue d’estimer le coût du déplacement. Dans une version ultérieure du module, la demande
pourra ensuite être éclatée selon la destination des frais, être transformée en commandes
d’achats et intègrera les données des sites de voyagistes par « punch-out ».
Qualiac Déplacements et Frais Professionnels bénéficie des fonctions GED de l’ERP
permettant d’associer les justificatifs aux notes de frais, pour une gestion dématérialisée des
documents.
De nombreuses évolutions prévues sur les prochains mois
Qualiac prévoit de faire rapidement évoluer ce nouveau module afin de l’adapter au mieux
aux besoins des entreprises. Ainsi, un accès mobile sur smartphone et tablette sera
rapidement disponible, pour la consultation, la saisie et l’intégration de justificatifs au format
photo. Les valideurs pourront également approuver la note de frais et les dépenses
directement par mail.
D’autres fonctionnalités comme l’intégration des cartes affaires, le décompte des tickets
restaurants ou le contrôle des invitations croisées seront intégrées prochainement.
« Grâce à la technologie RIA, les possibilités offertes par Qualiac Déplacements et Frais
Professionnels sont larges et offrent aux entreprises des outils personnalisables et
paramétrables, conçus pour s’adapter au mieux à leurs besoins. La souplesse qu’apporte ce
nouveau module permet de répondre à tous les secteurs d’activités, des PME aux
administrations, en passant par les ONG ou les industriels », souligne Guillaume Pancin,
Responsable Produits chez Qualiac
A PROPOS DE QUALIAC :
Créé en 1979, Qualiac est un éditeur spécialisé dans la conception, la distribution et la mise en œuvre de
solutions de gestion intégrées sur le marché ERP, destinées aux entreprises, industries ou organisations
nationales et internationales de tous secteurs. Avec plus de 500 sites installés et 50 000 utilisateurs,
Qualiac a construit sa notoriété sur la satisfaction totale de ses clients. Aujourd’hui, Qualiac s’impose
comme l’alternative sur le marché ERP, face aux grands éditeurs, grâce à deux solutions intégrant
l’approche par processus :
- Qualiac ERP Finances
- Qualiac ERP Production
Qualiac propose en direct ou via des partenaires intégrateurs une gamme complète de services :
- une méthodologie d’implémentation par phases adaptée à chaque projet.
- un accompagnement utilisateurs sur le long terme.
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Contact presse Qualiac
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