Mise en place et exploitation du service client

Mise en place et exploitation du service client
Préambule
La Solution Crypto offre en standard la possibilité de publier vos annonces et de les diffuser sur Internet, sur votre
site Web ou sur différents serveurs d’annonces, comme le décrivent en détail nos note technique réf. 0581 et 0588.
L’infrastructure technique utilisée, nommée plate-forme PagesIMMO, vous offre une autre fonctionnalité : celle de
publier depuis La Solution Crypto les informations qui permettront à vos clients (propriétaires, copropriétaires,
locataires) de consulter la situation de leur compte ou les événements de leur copropriété. Cette fonctionnalité,
nommée Service Client, nécessite une phase de mise en place. Une fois le Service Client installé, vous publiez
les informations à votre rythme, en fonction de la période de l’année ou de la fréquence des événements dont vous
souhaitez informer vos clients, ou bien à intervalle régulier de façon automatique. Vous pouvez consulter un
exemple de Service Client à l’adresse http://serviceclient.pagesimmo.com?refcabinet=54X99998 (les codes
d’accès sont fournis en annexe en fin de ce document).
Sommaire
Préambule...................................................................................................................................................................1
Sommaire....................................................................................................................................................................1
Ouverture de votre Service Client ...............................................................................................................................1
Personnalisation de votre Service Client.....................................................................................................................1
Eléments graphiques .......................................................................................................................................2
Intégration à votre site internet.........................................................................................................................2
Configuration de La Solution Crypto............................................................................................................................3
Paramètres PagesIMMO..................................................................................................................................3
Activation .........................................................................................................................................................3
Convertir un Service Client depuis le mode de compatibilité ...........................................................................3
Première publication ........................................................................................................................................4
Exploitation de votre Service Client.............................................................................................................................5
Information de vos clients ................................................................................................................................5
Mise à jour de votre Service Client...................................................................................................................5
Publication de documents rattachés aux immeubles .......................................................................................5
Interface de publication ....................................................................................................................................6
Annexe : codes d’accès au service client de démonstration .......................................................................................8
Ouverture de votre Service Client
Le Service Client fait l’objet de la souscription à un abonnement auprès de Crypto, qui mettra en place les
structures nécessaires lors de votre commande. Par défaut, à sa création votre Service Client présente un aspect
générique et peut être testé à l’aide des comptes d’accès définis en annexe en fin de ce document.
Personnalisation de votre Service Client
Si la création de votre site Internet est réalisée par Crypto, nous nous chargerons naturellement de créer les
éléments graphiques de personnalisation de votre Service Client.
Dans le cas contraire, vous souhaiterez certainement communiquer les informations suivantes à votre prestataire
afin qu’il personnalise votre Service Client en fonction de votre site Web, ou qu’il nous fasse parvenir les éléments
nécessaires à cette personnalisation.
Réf. : 0603c - 27/03/2009 - 1/8
NANCY l PARIS l ATLANTIQUE l MEDITERRANEE
Siège social l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
EURL au capital de 100 000 € - APE 5829 C - RCS 347 770 158 - SIRET 347 770 158 00041 - TVA : FR 20 347 770 158
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Eléments graphiques
Le Service Client a été conçu pour être totalement personnalisable. Tous les éléments (entête, pied, différentes
zones) ont été conçus pour être visibles ou non, et positionnés librement dans la page. Cette personnalisation est
réalisée par une feuille de style CSS dont vous trouverez un exemple à l’adresse
http://www3.pagesimmo.net/ressources/NT0603/style.css. Les principales classes et ids définis sont les
suivants.
Pour personnaliser votre Service Client, votre prestataire doit nous faire parvenir la feuille de style qu’il souhaite
voir implantée, ou nous fournir son url. Nous pourrons ensuite lui communiquer la procédure pour qu’il mette à jour
lui-même cette feuille de style en fonction de l’évolution de votre site.
A noter : il existe des possibilités de personnalisation encore plus poussées, à base de transformation XSL. Nous
consulter pour plus d’informations.
Intégration à votre site internet
Outre la personnalisation graphique extrême présentée ci-dessus, vous pouvez intégrer le formulaire de connexion
directement dans votre site web. Le code nécessaire est très simple :
<form action="http://serviceclient.pagesimmo.com">
<input type="hidden" name="refcabinet" value="54X99999" />
<input type="text" name="codeacces" value="" />
<input type="text" name="pwd" value="oui" />
Réf. : 0603c - 27/03/2009 - 2/8
NANCY l PARIS l ATLANTIQUE l MEDITERRANEE
Siège social l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
EURL au capital de 100 000 € - APE 5829 C - RCS 347 770 158 - SIRET 347 770 158 00041 - TVA : FR 20 347 770 158
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<input type="submit" />
</form>
Dans ce code, la valeur 54X99999 doit être remplacée par votre Numéro National (vous pouvez le retrouver dans
Outils d’administration > Administration > Paramètres de publication Annonces)
Configuration de La Solution Crypto
Paramètres PagesIMMO
Peut-être publiez-vous déjà des annonces sur PagesIMMO ou sur votre site Web hébergé par Crypto : dans ce
cas, vous pouvez passer cette section car les paramètres PagesIMMO sont déjà configurés.
Dans le cas contraire, utilisez les indications qui vous ont été fournies pour configurer votre publication
PagesIMMO :
- Outils d’administration > Administration > Paramètres publication Annonces
- Remplissez les champs avec les codes de configuration figurant sur la confirmation d’ouverture de
compte qui vous a été transmise : Numéro national (également appelé Référence Cabinet sur la plateforme PagesIMMO), mot de passe, répertoire de publication de la forme /999/.
- Cliquez sur Tester la connexion
Validez votre configuration.
Activation
Une fois votre abonnement confirmé, vous devez réaliser les manipulations suivantes dans La Solution Crypto :
- Outils d’administration > Administration > Paramètres publication Service Client
- Cochez la case Le service client a été activé par Crypto
- Décochez la case Mode de compatibilité
- Cliquez sur Tester la connexion
Si cette étape se déroule avec un message de succès, n’activez pas encore la publication automatisée : vous
pourrez revenir sur cet écran ultérieurement. Configurez les données transférées avec en particulier les délais de
calcul des soldes des comptes à publier.
Validez votre configuration.
Convertir un Service Client depuis le mode de compatibilité
Si vous exploitiez déjà un Service Client avant la version 4.3.12 de La Solution Crypto, vous avez été avisé que la
nouvelle version de votre Service Client est désormais disponible et vous souhaitez la mettre à disposition de vos
clients internautes.
- Outils d’administration > Administration > Paramètres publication Service Client
- La case Le service client a été activé par Crypto est déjà cochée
- Décochez la case Mode de compatibilité
- Cliquez sur Tester la connexion
Si cette étape se déroule avec un message de succès, n’activez pas encore la publication automatisée : vous
pourrez revenir sur cet écran ultérieurement. Configurez les données transférées avec en particulier les délais de
calcul des soldes des comptes à publier.
Jusqu’alors, vos clients se connectaient sur http://comptes.pagesimmo.com avec un code d’accès et un mot de
passe qui étaient définis compte par compte.
Ils vont désormais se connecter avec un code d’accès et un mot de passe définis au niveau de l’identité (en
données complémentaires) et qui leur présentera l’ensemble de leurs comptes propriétaire, copropriétaire,
locataire.
Réf. : 0603c - 27/03/2009 - 3/8
NANCY l PARIS l ATLANTIQUE l MEDITERRANEE
Siège social l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
EURL au capital de 100 000 € - APE 5829 C - RCS 347 770 158 - SIRET 347 770 158 00041 - TVA : FR 20 347 770 158
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Première publication
Puisque vous avez activé le Service Client dans La Solution Crypto, un nouveau bouton est apparu en pied de la
liste des comptes : il se nomme Lien Internet. Comme pour les annonces, il permet d’envoyer vers la plate-forme
PagesIMMO les informations comptables des comptes à publier sur le Service Client.
Vous pouvez définir dans l’écran d’un compte s’il sera ou non publié sur votre Service Client :
Vous
pouvez
également,
depuis la liste des comptes,
sélectionner un ensemble de
comptes à publier ou dépublier,
puis presser Ctrl (Pomme) tout
en cliquant sur le bouton Lien
Internet en pied de liste, puis
sélectionner l’option désirée.
Les codes d’accès et mots de
passe des identités sont
automatiquement
générés
(dans
l’onglet
Plus
des
Identités). Vous pouvez, si
nécessaire, les modifier manuellement et librement.
Vous pouvez désormais utiliser le bouton Lien Internet pour effectuer votre première publication sur votre
nouveau Service Client, puis vous connecter avec les informations d’un de vos clients pour vérifier que la
publication répond à vos attentes.
Lorsque le transfert est achevé, vous avez réalisé votre première publication vers votre Service Client.
Après avoir validé le fonctionnement, vous pouvez si vous souhaitez activer la publication d’un plus grand nombre
de comptes en réalisant les mêmes manipulations.
Réf. : 0603c - 27/03/2009 - 4/8
NANCY l PARIS l ATLANTIQUE l MEDITERRANEE
Siège social l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
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Exploitation de votre Service Client
Information de vos clients
Pour que vos clients puissent se connecter à votre service client, vous devez leur communiquer leurs identifiants
de connexion, qui proviennent de leur fiche Identité.
Les variables à utiliser, par exemple dans un mailing réalisé depuis la liste des identités, sont :
- pour afficher le code d’accès : VDC(10 ; [Tiers]Idref ; "PagesIMMO:Code accès")
- pour afficher le mot de passe : VDC(10 ; [Tiers]Idref ; "PagesIMMO:Mot de passe")
Vous pouvez également rappeler ces variables dans tout courrier émis vers vos clients en les intégrant dans les
modèles d’événement correspondants.
Mise à jour de votre Service Client
Vous devez utiliser un poste qui possède un accès à Internet. Nous recommandons un accès relativement rapide
du fait du volume d’informations à transmettre (toute liaison ADSL est suffisante).
Depuis la liste des comptes, quel que soit le module applicatif dans lequel vous vous trouvez, cliquez sur le
bouton Lien Internet qui se trouve en pied de liste.
Le logiciel prépare les informations à émettre, puis se connecte au serveur et réalise la mise à jour du Service
Client. Une dizaine de minutes plus tard, la mise à jour est installée sur votre Service Client.
Vous pouvez également configurer la publication automatique de votre Service Client, configurée en
Administration. Notez qu’il n’est en général pas indispensable de publier tous les jours les relevés de compte, une
fois par semaine étant une fréquence amplement suffisante…
Il peut néanmoins arriver que vous souhaitiez interrompre momentanément la publication, par exemple en périodes
d’appel de loyers ou d’appels de fonds. Sans toucher à la configuration du service client, Ctrl-Lien Internet vous
permet de Verrouiller la publication : aucune publication n’aura lieu tant que ce verrouillage sera posé. Pour
déverrouiller, il faudra connaître le mot de passe que vous avez saisi dans les paramètres de publication du
Service Client.
Publication de documents rattachés aux immeubles
Vous pouvez publier toutes formes de documents, nommés de façon générique Informations, qui apparaîtront,
dans le Service Client, lorsque votre client internaute cliquera sur un immeuble. Cette section fournit des
informations détaillées qu’il est bon de connaître, mais la section suivante présente une interface qui permet de
générer des informations.
Les informations publiées sur un immeuble proviennent :
- des dossiers qui sont rattachés à cet immeuble et non rattachés à un lot
- de la visite en image de ces dossiers
- des images ou fichiers, dont le numéro est entre 001 et 099, qui sont cochés Internet
L’image ou le fichier est envoyé au Service Client, dans une section qui correspond au Type de dossier. Le titre et
la description de l’image ou du fichier sont également envoyés.
Certaines informations n’ont pas à être visibles par tous vos clients (exemple un PV d’AG n’a pas à être visible par
un locataire). Aussi, La Solution Crypto détermine automatiquement trois catégories de niveaux d’accès :
- un locataire est rattaché au niveau 0 (zéro)
- un propriétaire en gérance ou un copropriétaire en syndic est rattaché au niveau 1
- un membre du conseil syndical est rattaché au niveau 2
- le président du conseil syndical est rattaché au niveau 3
Réf. : 0603c - 27/03/2009 - 5/8
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Mise en place et exploitation du service client
Pour chaque information, vous pouvez décider de quels sont les clients à qui elle sera présentée à l’aide du
deuxième chiffre de sa référence :
- si ce deuxième chiffre est 0 (donc une référence entre 001 et 009), tout le monde pourra voir
l’information.
- si ce deuxième chiffre est 1 (donc une référence entre 010 et 019), les locataires (dont le niveau
d’accès est zéro) ne pourront pas la voir.
- si ce deuxième chiffre est 2 (donc une référence entre 020 et 029), les locataires et les
propriétaires (dont le niveau d’accès est insuffisant) ne pourront pas la voir.
- etc
Interface de publication
Toujours en pressant Ctrl (Pomme) au moment de cliquer sur le bouton Lien Internet, vous pouvez sélectionner
dans le menu déroulant qui apparaît l’option Interface de publication.
Cette option présente une fenêtre qui vous permet de configurer, en un seul écran, les différentes informations à
publier. Cette fenêtre comporte deux onglets : Identités et Immeubles.
Onglet « Identités »
Réf. : 0603c - 27/03/2009 - 6/8
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Cet onglet vous permet de définir un message d’accueil qui sera présenté pour tous vos clients, ainsi que, client
par client :
- le code d’accès et le mot de passe de ce client
- un éventuel message personnalisé
- la possibilité de cesser de publier ce client sur votre Service Client
- l’accès direct à son Service Client
Onglet « Immeubles »
Cet onglet permet de définir, immeuble par immeuble, les informations que vous souhaitez publier sur l’immeuble.
Les informations étant « portées » par des dossiers rattachés à l’immeuble, ces dossiers doivent exister
préalablement.
Pour publier une information qui apparaîtra lorsque votre client consulte la page d’un immeuble :
- sélectionner la ligne correspondant à l’immeuble
- sélectionner le dossier sur lequel l’information sera mémorisée. Le type du dossier sera utilisé
comme regroupement ; toutes les informations sur des dossiers de même type seront présentées
ensemble.
- utiliser le bouton Ajouter un fichier, Ajouter une image ou Ajouter un texte.
- dans la fenêtre qui s’ouvre, et qui correspond à une fenêtre de « visite en images » du dossier
sélectionné, charger le document ou la photo, saisir le titre et le texte qui constituent l’information
et valider : cette information sera désormais publiée dans votre Service Client.
- vous pouvez définir qui aura la possibilité de visualiser cette information avec le menu déroulant
« visible par ».
- vous pouvez interrompre la parution de cette information en retirant la croix à droite de la ligne
correspondante.
Réf. : 0603c - 27/03/2009 - 7/8
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Mise en place et exploitation du service client
Annexe : codes d’accès au service client de démonstration
Vous pouvez utiliser les codes d’accès suivant, avec pour tous le mot de passe « oui », pour tester le
fonctionnement du Service Client :
PIERREPROPRIETAIRE
ALOXECORTONDENISE
LAFITTEALEXIS
YQUEMCHARLES
LATOUR
BRIONJEANNETTE
CLIQUOTMATHILDE
LEPITREABEL
MORGONCHARLES
PINOTJULES
PETRUSPIERRE
TRISTANLOCATAIRE
MEURSAULTJEANNINE
TRILLONBERNARD
BROUILLYALFRED
DESCHAMPSEMILE
CONTANTANTOINE
ROLINMARIE
THIBAULTLECOSTAUD
LAURADOPERA
DERLONANDRE
ADRIENLEMALIN
Réf. : 0603c - 27/03/2009 - 8/8
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Siège social l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
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