How to Get Published

How to Get Published
From title to references
From submission to revision
Comment faire publier votre article
Du titre aux références
De la soumission à la révision
Presented by:
Prof. Dr. Jean-Michel Kauffmann, Faculté de Pharmacie, Université Libre de Bruxelles, Belgique
Anthony Newman, Senior Publisher Life Sciences, Elsevier
Jan-Albert Majoor MSc, Account Development Manager, Elsevier
Location: Université Libre de Bruxelles, Belgique
Date: 6 décembre 2011
What will we cover?









2
Introduction
Why do scientists publish?
What do journal publishers do?
Demonstrating Research Impact
The review and editorial process
What makes a good manuscript?
Practical tips on before you write
The article structure
Publishing ethics
Outline

Université Libre de Bruxelles and Elsevier

How to get Published




3
3
1ère partie – La revue et le processus éditorial
2ème partie – Avant de démarrer
3ème partie – Bonnes pratiques de publication
4ème partie - Règles d‟Ethique
No of titles launched and still extant 2001
Peer-Reviewed Journal Growth 1665-2001
10000
2009
1,4 million articles
in 23,000 journals
by 2,000 publishers
100
Philosophical Transactions
of the Royal Society (London)
1
1665
1765
1865
1965
Year
4
4
Source:
M A Mabe The number and growth of journals
Serials 16(2).191-7, 2003
Université Libre de Bruxelles Publications
Publications output
1600
1400
1200
1000
800
600
400
200
0
• Since 2002: total of 12,045 + articles
• Recent years: Important volume of publications in journals as Journal of Chemical Physics ,
Nature and Physica
• Almost 25% of all Université Libre de Bruxelles papers find a home with Elsevier
5
Map of Université Libre de Bruxelles : STRONG competencies Medicine/Health, Physics &
Biology. (SciVal, data retrieved from Scopus)
MATH & PHYSICS
COMPUTER SCIENCE
CHEMISTRY
SOCIAL SCIENCE
HUMANITIES
MULTI-DISCIPLINARY
RESEARCH AREAS
BRAIN RESEARCH
ENGINEERING
HEALTH SCIENCE
EARTH SCIENCE
BIOLOGY
MEDICINE
6
BIOTECHNOLOGY
INFECTIOUS DISEASE
6
What do journal publishers do?
• 5,000 new editors per year
• 500 new journals launched per year
• Organise editorial boards
• Launch new specialist journals
• 40 million articles
available digitally,
back to early 1800s
• 12 million researchers
• 4,500+ institutions
• 180+ countries
• 1 billion+ downloads/year
• 10 million+ printed
pages/year
• 3 Million+ article submissions per year
Solicit and
manage
submissions
• 2.5 million+ referees
• 3.75 million+ referee reports per
year
• 50%+ of submissions rejected
Manage
peer review
Archive and
promote
Edit and
prepare
Publish and
disseminate
• 125,000 editors
• 350,000 editorial board
members
• 30 million+ author/publisher
communications per year
Production
• 1.5 million new articles produced per year
• 180 years of back issues scanned, processed and data-tagged
7
7 the article share of the known subset.
Note: industry estimates based on known numbers for a subset of the industry that are then scaled to 100% based on
Trends in publishing





8
Rapid conversion from “print” to “electronic”
 1997:
print only
 2005:
40% e-only (many e-collections)
30% print only
30% print-plus-electronic
Changing role of “journals” due to e-access
Increased usage of articles, at lower cost per article
Electronic submission
 Increased manuscript inflow
Experimentation with new publishing models
 E.g. “author pays” models, “delayed open access”, etc.
Trends in Publishing: The Article of the Future
Key Features:

Redefine how a scientific article is presented online

Take full advantage of online capabilities

Individualized entry points and routes

Audio/video
http://www.cell.com/fulltext/S0092-8674(10)01522-9
9
Trends in Publishing: SciVerse apps
http://www.applications.sciverse.com/action/gallery
http://www.facebook.com/pages/SciVerse-Mobile-Apps/162262590467900
10
The Article of the Future
Hierarchical
presentation of
text and figures
so that readers
can elect to drill
down through
the layers of
content based on
their level of
expertise and
interest.
Integrated audio
and video let
authors present the
context of their
article via an
interview or video
presentation and
allow animations to
be displayed more
effectively.
11
A graphical abstract allows readers to quickly gain
an understanding of the main take-home message
of the paper.
The Article of the Future
A new approach to displaying figures allows the reader to identify quickly which figures they are
interested in and then drill down through related supplemental figures. All supplemental figures are
displayed individually and directly linked to the main figure to which they are related.
Figure that
contains
clickable
areas so that
it can be
used as a
navigation
mechanism
to directly
access
specific subsections of
the results
and figures.
12
What is your personal reason for publishing?
However, editors, reviewers, and the research
community DO NOT care about these reasons.
13
Why do scientists publish?
… to share with the science COMMUNITY
something that advances knowledge in a
certain field.
14
Your article should be of value to the research community…
A research study is meaningful only if…
It is clear/ understood & it can be reproduced!
 it is used
15
… and yourself!
Your paper is your passport
to your community
So...what is IMPACT?
16
Impact Factor: Established Journal Measure
Impact Factor
[the average annual number of citations per article published]

17
For example, the 2003 impact factor for a journal would be calculated as follows:
 A = the number of times articles published in 2001 and 2002 were cited in
indexed journals during 2003
 B = the number of "citable items" (usually articles, reviews, proceedings or
notes; not editorials and letters-to-the-Editor) published in 2001and 2002
 2003 impact factor = A/B
 e.g.
600 citations
=2
150 + 150 articles
Even prestigious journals publishes many non cited articles
Not all articles in high impact journals (e.g. about 20% in Nature, Impact
Factor= 32.2) are cited!
18
Author versus Journal Impact Factors
Author N.N.:
≈100 original research articles (Reviews excluded)
≈ 50% published in ISI category “Pharmacology & Pharmacy”
6
5
Impact Factor
4
Avg. = 3.086
Personal IF
Journal IF
3
2
Avg. = 2.637
1
0
1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006
Impact Factor Year
19
Different measures may better suit different fields
Researchers in life sciences
tend to publish more often
and sooner than those in
mathematics
20
SJR and SNIP new journal “metrics”
SCImago Journal Rank (SJR) , is a measure of the scientific
prestige of scholarly sources: value of weighted citations per
document. A source transfers its own 'prestige', or status, to
another source through the act of citing it.
• A citation from a source with a relatively high SJR is worth more
than a citation from a source with a lower SJR.
• Source Normalized Impact per Paper (SNIP) measures contextual
citation impact by weighting citations based on the total number
of citations in a subject field.
• The impact of a single citation is given higher value in subject
areas where citations are less likely, and vice versa.
•
21
Determine the level of your achievements: h-Index
It is important to remember that current metrics such as
the impact factor and immediacy index are based on
journal evaluation, whereas the h-index accounts for
a researcher’s body of work without the influence of
other factors
22
Comment faire publier votre article
1ère partie – La revue et le processus éditorial
Les différents acteurs d’une revue






24
Editeur (s) en chef
Editeurs Associés (spécialisés ou non
dans un domaine)
Membres du Comité Editorial
(Editorial Board)
Lecteurs (reviewers) (réviseurs)
Journal Manager (mise en page et
l’impression de la revue)
Présentation d’une revue (TALANTA)
www.elsevier.com/locate/plaphy
25
Quel est le parcours (compliqué!) suivi par votre manuscrit ?
Michael Derntl. Basics of Research Paper Writing and Publishing.
26
http://www.pri.univie.ac.at/~derntl/papers/meth-se.pdf
Qu’est-ce qu’un bon manuscrit ?

Il doit contenir un message scientifique clair, utile et captivant. Il
est construit d‟une manière logique et convaincante

Il doit mettre en avant les avancées scientifiques qu‟il apporte dans
le domaine de recherche

A ce propos, il faut souligner une récente initiative d‟Elsevier qui
sont les “Research Highlights” , résumant en quelques lignes (ou
avec un graphique), les apports scientifiques de votre article.

Research highlights
„‟Research highlights are mandatory for this journal. They consist of
a short collection of bullet points that convey the core findings of
the article and should be submitted in a separate file in the online
submission system. Please use 'Research highlights' in the file
name and include 3 to 5 bullet points (maximum 85 characters per
bullet point including spaces). See
http://www.elsevier.com/researchhighlights for examples‟‟
27
Comment choisir la revue où publier son article?

Choisissez une revue adaptée à votre travail grâce aux différents outils
de recherche : ScienceDirect, Scopus (http://www.scopus.com), etc

Pour choisir une revue , il est également utile de consulter la liste des
articles qui y ont été récemment publiés et consultable sur son site
internet. Exemple :www.elsevier.com/locate/plaphy
Recent | Top 10 Cited | Most Downloaded
Extracted from Scopus
Tue Sep 28 21:14:23 BST 2010
Oxidative metabolism, ROS and NO under oxygen deprivation
28

Les facteurs d‟impact de la revue sont indiqués dans son site internet .

Un conseil évident est de ne soumettre votre manuscrit qu‟à une seule
revue!
Consultez les titres et résumés des articles publiés
29
Témoignage d’un éditeur international
« Les problèmes suivants apparaissent très souvent »






Soumission de documents qui sont clairement hors sujet
Le format du document ne respecte pas les Instructions aux
auteurs
Les lecteurs suggérés sont inappropriés ou aucun lecteur n‟est
suggéré
Réponse inappropriée aux lecteurs
Qualité d‟anglais inadéquate
Nouvelle soumission - sans révision - de manuscrits rejetés
– Paul Haddad, Editeur, Journal of Chromatography A
30
Révision initiale des publications
De nombreuses revues adoptent le système de révision
initiale des publications. Les éditeurs peuvent rejeter un
manuscrit sans le soumettre à des lecteurs.
Pourquoi ?
 Le système de validation par les pairs est surchargé et les
éditeurs souhaitent n’utiliser les lecteurs (qui sont souvent
des collègues très occupés!) que pour les documents
présentant une bonne probabilité d’acceptation.

31
Il n’est pas opportun de demander à des lecteurs de
consacrer du temps à des travaux qui comportent
clairement des faiblesses.
Raisons d’un rejet sans mise en lecture

Le travail décrit est d’un intérêt limité et n’aborde que des questions
locales (produit spécifique, géographie,,etc.)

Le travail reproduit avec un autre modèle des résultats déjà publiés

L’originalité et l’importance ne sont pas immédiatement évidentes, ou
sont mal justifiées

Il est important de bien rédiger le résumé et les “Research Highlights”





32
Exemple :
C2 domain is a calcium and lipid binding motif, responsible for recruiting proteins to the
membrane.
Phospholipase Ds (PLD) contain C2 domains at the N terminal end
Calcium binding loop 1 (CBL-1) in plant PLD is diverse compared to that in PLC
C2 domain showed micromolar affinity towards Ca++ with a maximum of 2 high affinity
binding sites
Liste de vérifications avant la soumission
Raisons d‟un rejet sans mise
en lecture :
Que devez-vous vérifier pour éviter ce rejet?

Ne remplit pas les conditions
de soumission

Relisez et respecter les Instructions aux auteurs
accessibles sur le site de la revue! (en
particulier disposition du texte et des
illustrations, format des références et citations
dans le texte, etc.)

Couverture incomplète de la
littérature

Y a-t-il trop d’auto-citations ou de références
difficilement accessibles pour le lecteur
international ( thèse, rapports internes, sites
internet?

Anglais déficient

Corrigez toutes les fautes de grammaire et
d’orthographe pour éviter d’énerver l’éditeur!
33
Révision après analyse de votre article
Etudiez soigneusement les commentaires et préparez une
lettre de réponse détaillée.
Respecter le plus possible les souhaits et suggestions des
lecteurs
Vérifiez le temps qui est autorisé pour soumettre votre
article révisé.
Dans les revues que j’édite, les durées autorisées
sont les suivantes :
Minor revision : 30 jours
Moderate revision : 60 jours
Major revision : 90 jours
34
Considérez la révision comme une opportunité de
dialogue constructif avec les lecteurs
35

Pratiquement chaque manuscrit nécessite une révision,
parfois plusieurs (le record étant au nombre de 6 )!

Les éditeurs et les lecteurs sont là pour vous aider à
améliorer votre article

Une révision mineure ne garantit pas l‟acceptation après
la révision. Il faut jusqu‟à la décision finale respecter les
souhaits des lecteurs.

Corriger l‟intégralité du manuscrit et actualisez vos
références bibliographiques si nécessaire
Quelques conseils pour réviser votre manuscrit
36

Répondre point par point aux commentaires des
lecteurs.

Exposez précisément les modifications que vous avez
apportées au manuscrit en indiquant les numéros de
pages et de lignes. Vous pouvez également surligner en
couleur les parties du texte corrigées. Elles seront
visibles sur le PDF construit par EES.

Donnez une réponse scientifique au commentaire que
vous acceptez ; ou rejetez, avec certitude, conviction et
courtoisie, le commentaire du lecteur sur lequel vous
n’êtes pas d’accord.
Nouvelle soumission

Ne soumettez jamais directement à une autre
revue un manuscrit rejeté, sans révision
importante!!!

En effet, les revues sollicitent souvent les mêmes
lecteurs (en particulier dans des domaines
étroits). Ces lecteurs n’apprécieraient pas
d’analyser à nouveau un manuscrit identique à
celui qu’ils avaient déjà rejeté!

Dans une de mes revues (EEB) , je demande aux
auteurs d’indiquer si leur article a déjà été rejeté,
par quelle revue et pour quelles raisons
37