LA COOPERATION TECHNIQUE BELGE
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LA COOPERATION TECHNIQUE BELGE
LA COOPERATION TECHNIQUE BELGE AVIS DE RECRUTEME NT Dans le cadre du Programme Appui Multisectoriel à la Sécurité Alimentaire et Nutritionnelle dans l’Atacora (AMSANA), la Coopération Technique Belge (CTB) prévoit le recrutement D’ UN(E ) AS S IS T ANT (E ) DE COOR D INAT IO N Lieu d´affectation : Natitingou, avec comme rayon d’action les communes de Boukombé, Cobly, Matéri et Tanguièta Durée : 4 ans Prise de service : Mai 2016 Sous l´autorité du coordinateur, l’Assistant(e) de Coordination assurera les fonctions : ü D’assistant administratif ü De Personne de contact ü D’organisateur de réunions ü De gestionnaire de la documentation Les principales tâches à remplir sont : En tant qu’assistant[e] administratif · Gérer le courrier entrant et sortant : (lettres, e-mails,…) : impression/copie si nécessaire, enregistrement classement, transfert des signataires,…. ; · Rédiger les lettres standards ; · Assurer la diffuser des messages, émail, mémo, lettres, rapports, etc. ; · Saisir et mettre en forme certains courriers/documents ; · Assurer le lay-out des documents et outils de présentation du programme ; · Préparer et envoyer les documents en suivant les procédures de la transmission définies pour AMSANA ; · Aider à finaliser la comptabilité mensuelle en exerçant les contrôles requis (conformité, contrôle des pièces justificatives); · Exécuter toutes autres tâches qui lui seront confiées. En tant que personne de contact · Orienter et filtrer les appels entrants ; · Accueillir les personnes externes ; · Finaliser et assurer la diffusion des outils de communication. En tant qu’organisateur(trice) de réunion · Participer à l’organisation pratique des réunions (réservation, envoi des invitations,….) ; · Participer à la rédaction des Procès Verbaux des réunions et assurer leurs diffusions ; · Assurer l'organisation administrative et logistique des missions ; · Assurer le paiement des frais liés aux missions, ateliers et formation organisés par le programme ; · Assurer les préparations « opérationnelles » des activités conçues par les Assistants Techniques. En tant que gestionnaire de la documentation · Classer la documentation conformément aux procédures de la CTB ; · Mettre à jour les informations pertinentes ; · Collecter la documentation de façon proactive ; · Gérer les archives ; · Assurer un suivi et archivage des documents administratif relatifs aux Conventions de subsides et aux marchés publics. Qualifications requises · Etre titulaire d’un BAC G1 « option secrétariat » ; · Avoir au moins 5 ans d’expériences pertinentes dans le domaine du secrétariat de direction ; · Avoir une très bonne capacité rédactionnelle, un bon esprit d’analyse et de synthèse ; · Avoir une très bonne maîtrise de l’outil informatique et particulièrement des applications Microsoft (Excel, Word, Outlook, Power Point, etc.) · Avoir des compétences dans l’utilisation d’applications de mise en forme de documents, de type Publisher est un plus. Qualités recherchées Etre capable de : · travailler en équipe ; · travailler sous pression. Avoir · · · les aptitudes ci-après : Dynamisme, flexibilité, autonomie et créativité ; Communication, collaboration et capacité de synthèse et feedback ; Faculté d'adaptation aux différents interlocuteurs dans un contexte multiculturel. Pièces à fournir: · Une lettre de motivation ; · Un Curriculum Vitae détaillé et signé précisant les tâches et responsabilités effectuées ; · Photocopies des diplômes (les originaux des diplômes seront présentés à l’entretien) ; · Photocopies des attestations de travail (les originaux seront présentés à l’entretien) ; · Indiquer au moins 3 personnes de références en lien avec les expériences professionnelles. Les candidatures féminines sont vivement souhaitées. Dépôt des Dossiers: Les personnes intéressées doivent déposer leur dossier de candidature sous pli fermé avec la mention « Candidature au poste d’Assistant[e] de coordination AMSANA », au plus tard le 30 mars 2016 à 12h00 à l’un des secrétariats suivants : Bureau CTB Natitingou - UFR-AD / AMSANA, Quartier « Tchirimina » sur le site des Eaux et Forêts Bureau CTB Cotonou - Représentation Quartier les Cocotiers lot A