66. Exploitez vos tableaux de données

Exploitez vos tableaux de données
66. Exploitez vos tableaux de données
Vocabulaire
De quoi se compose une base de données ?
Rubriques et fiches : les données sont organisées comme les fiches de bristol
d’un répertoire, dans lesquelles des rubriques reçoivent les différentes informations,
telles que nom, prénom, adresse, code postal, ville, numéro de téléphone…
Champs et enregistrements : les termes consacrés par l’usage sont respectivement champs pour les rubriques et enregistrements pour les fiches. Ils proviennent de traductions directes depuis l’Anglais : field et record.
Tables : l’ensemble des enregistrements organisés en champs constitue une table,
que l’on pourrait appeler fichier. Une véritable base de données combine plusieurs
tables, éventuellement reliées entre elles – les bases de données relationnelles.
Excel, pour sa part, se limite à des bases de données « mono-tables », même si
vous pouvez simuler des liens avec des fonctions de type EQUIV et INDEX.
 La forme primaire d’une base de données est le tableau à deux dimensions.
Excel et les bases de données
Excel sait gérer de petites bases de données pourvu que certaines conventions
soient respectées :
 les champs doivent être disposés en colonnes ;
 les enregistrements doivent occuper chacun une ligne ;
 aucun « vide » ne doit exister entre chaque ligne, au risque d’être considéré
comme un enregistrement vide de toutes données.
Cette standardisation, qui est une contrainte, vous apporte en contrepartie de
nombreux avantages :
Tris : possibilité de trier les enregistrements en fonction du contenu d’un champ.
Exemples : trier un répertoire de personnes par ordre alphabétique de nom, ou
par ville, ou en combinant plusieurs critères.
Filtrages : possibilité de sélectionner une partie des données, à l’aide de filtres
placés sur les champs. Exemple : afficher les personnes qui résident dans le département 69, ou bien dont le métier est architecte…
Calculs : possibilité de calculer grâce à des fonctions des totaux, sous-totaux,
moyennes et autres décomptes pour tout ou partie des enregistrements.
Exemple
La base de données – très simplifiée – reproduite page suivante regroupe le personnel d’une entreprise.
© 2006 éditions AO • André Odemard • ISBN 2-913897-00-2 • www.ao-editions.com
235
236
Extrait de 100 conseils pour mieux utiliser Excel, par Jean-Luc Tafforeau
Les champs placés en colonnes contiennent les caractéristiques de chaque personne
(matricule, nom, prénom, statut, salaire, date de naissance et âge).
Chaque enregistrement, une personne dans l’exemple, correspond à une ligne.
Sélections par filtrage
Excel se fait fort de reconnaître une base de données ainsi organisée.
Sélectionnez la ligne des noms de champs (ligne 3) et actionnez la commande
de menu DONNÉES  FILTRE  FILTRE AUTOMATIQUE.
 Des symboles de listes déroulantes apparaissent à droite des noms de champs :
sous Windows.
sous Mac OS.
Remarquez les commandes proposées :
 tris des données ;
 sélections de certaines données, ce qu’on appelle des critères de filtrage, en
particulier selon les catégories que vous avez saisies : C ADRE ou EMPLOYÉ
dans l’exemple.
 La sélection par filtrage est spectaculaire : il suffit de choisir CADRE dans la liste
déroulante pour réduire l’affichage aux seules personnes de ce statut.
© 2006 éditions AO • André Odemard • ISBN 2-913897-00-2 • www.ao-editions.com
Exploitez vos tableaux de données
Après filtrage sur le statut (1), les numéros de lignes affichés en en-tête ne sont
plus continus : les lignes ne contenant pas des cadres sont en effet automatiquement masquées (2). La barre d’état, au pied de la fenêtre (3), indique le
nombre d’enregistrements affichés (4 sur 7 dans l’exemple).
Tri des enregistrements
Le tri affiche les enregistrements dans un certain ordre en se référant à un champ.
Les commandes de tris figurent en tête des listes de filtres.
L’exemple ci-contre déclenche un tri par salaire DÉCROISSANT,
autrement dit en commençant par les salaires les plus élevés pour
terminer par les plus modestes.
Ci-dessus : une fois triée par salaire, la base de données place en tête de liste
André Martin et ses 5 000 € mensuels.
Il est intéressant de combiner plusieurs tris :
 affichez à nouveau toutes les personnes en actionnant la commande (TOUS)
de la liste déroulante du champ STATUT ;
 sélectionnez la totalité de votre tableau de base de données, soit de A3 à G9.
Si vous ne sélectionnez qu’une partie des champs dans la ligne 3, le tri va
désorganiser complètement votre tableau ! En effet, les données se trouveront
décalées, les enregistrements et leurs champs étant mélangés.

 Actionnez la commande de menu DONNÉES  TRIER ;
 trois critères de tris vous sont proposés : choisissez STATUT dans le premier et
NOM dans le deuxième. Laissez le troisième vide et VALIDEZ par OK.
© 2006 éditions AO • André Odemard • ISBN 2-913897-00-2 • www.ao-editions.com
237
238
Extrait de 100 conseils pour mieux utiliser Excel, par Jean-Luc Tafforeau
 Vous obtenez une liste commençant par les cadres, triés par nom, qui se poursuit avec les employés triés, eux aussi, par nom. C’est ce qu’on appelle un tri
multicritères : le critère 1 est le statut, le critère 2 le nom.
Irréversibilité du tri
Le tri de tableau pose un problème de réversibilité qui peut se révéler dommageable dans certaines circonstances. Si vous récupérez des données dont l’ordonnancement a une raison d’être (balance comptable par exemple) mais dont
aucune colonne n’illustre le tri exact, l’application d’un tri « pour voir » est définitive. La parade consiste, avant tout tri, à créer une colonne dans laquelle vous
insérez une simple série de nombres, afin de vous en servir ensuite comme
critère pour remettre la liste dans son ordre originel.
Observez cette liste de ventes reprise
d’un précédent exemple.
Le 12 août, les trois opérateurs Jean,
Jacques et Jules se sont succédé
pour vendre respectivement 100, 200
et 50. Supposez que cet ordre
correspondent à l’heure de chacune
de leurs ventes, Jean étant le premier.
 L’information ne figure pas dans
le tableau.
© 2006 éditions AO • André Odemard • ISBN 2-913897-00-2 • www.ao-editions.com
Exploitez vos tableaux de données
Vous triez le tableau par date et par
vendeur.
Jacques
précède désormais Jean.
 Si l’ordre initial avait une valeur
particulière, il vous est désormais
impossible de le reconstituer !
La parade évoquée consiste à placer
une colonne de référence avant tout tri
du tableau, contenant des nombres
passifs (surtout pas des formules !)
saisis par exemple par recopie
(voir le conseil 12, page 61).
 Elle figure ici en colonne D.
Excel.2007 Modalités de tri et de filtrage
Les critères de tris ne sont plus limités à 3, ils peuvent désormais atteindre 64.
Les tris par couleur ou par icône de cellule s’appuient
sur les mises en formes conditionnelles et les utilisent
comme critères (sur ce point, voir le conseil 73, page 262).
Les listes déroulantes de filtrage fonctionnent comme
des dialogues, ce qui permet par exemple de sélectionner
deux critères dans la série sans actionner de commande
supplémentaire (cases à cocher). Dans l’exemple à gauche,
le filtrage demande l’affichage des cadres et employés
en excluant en revanche les freelance (case non cochée).
© 2006 éditions AO • André Odemard • ISBN 2-913897-00-2 • www.ao-editions.com
239