Lignes directrices concernant la saisie d`adresses

Lignes directrices
Lignes directrices
Concernant la saisie d’adresses
Une base de données clients contenant des informations correctes, complètes et actuelles vaut son pesant d’or! Le suivi
d’adresses est une condition nécessaire garantir pour des sélections précises, des contacts orientés à la clientèle et des mailings
correctement adressés et personnalisés. Mais pour y parvenir, il est impératif que tous les collaborateurs affectés à la saisie et
la mutation des adresses respectent les mêmes directives de travail. Nous avons examiné les différents types d’adresses et
rassemblé les principes essentiels de la saisie d’adresses. Ces directives peuvent être adaptées individuellement selon le projet.
Les quatre sortes d’adresses
Avant de créer un masque de saisie pour les données de bases (adresses), demandez-vous quel type d’adresses vous souhaitez intégrer dans
votre base de données. Par exemple, la même personne peut être présente sous 4 adresses différentes, sans pour autant que celles-ci soient
considérées comme des doublons.
Types d’adresses les plus courants
Adresse de sociétés (personne juridique)
Société en nom simple (personne juridique)
La Poste Suisse
PostMail
Service Center Dialogmarketing
Madame Susanne Exemple
Viktoriastrasse 21
Case postale 1
3030 Berne
Conseil en publicité Exemple
Madame Susanne Exemple
Rue Exemple 5
3005 Berne
Association (personne juridique)
Particulier (personne physique)
Club publicitaire de Berne
Susanne Exemple
Case postale 22
3000 Berne 5
Madame
Susanne Exemple
Rue Exemple 5
3005 Berne
Lignes directrices - Concernant la saisie d’adresses
Page 1
Lignes directrices - Concernant la saisie d’adresses
Séparer les données de bases et les données personnelles
Les données personnelles complètent les données de base. Si la même entreprise comprend plusieurs collaborateurs, les données
personnelles de ceux-ci doivent être saisies séparément. La structure des données doit garantir des possibilités de sélection optimales,
simplifier les manipulations et permettre une interpellation directe et individualisée de la personne cible (collaborateur ou particulier).
Attention: les changements d’employeur sont fréquents. En ce cas, des fonctions comme «Insertion de données» ou «Transfert de
données» peuvent s’avérer très pratiques. Il n’est en revanche pas utile de modifier les données de base: les collaborateurs restants risquent
de se voir attribuer une adresse de société erronée.
La saisie des données de base
Les données de base comprennent les informations suivantes (les champs marqués d’une étoile (*) sont obligatoires):
Adresse de société
* Nom de la société
Société en nom
simple
* Nom de la société
Suppl. société 1
Suppl. société 2
* Rue et n°
Titulaire XY
Supplément
* Rue et n°
* NPA (domicile)
* Lieu (domicile)
* Pays (domicile)
N° de case postale
NPA (case postale)
Lieu (case postale)
Pays (case postale)
* Type d’adresse:
société
* Numéro de client
* NPA (domicile)
* Lieu (domicile)
* Pays (domicile)
N° de case postale
NPA (case postale)
Lieu (case postale)
Pays (case postale)
* Type d’adresse: sté
en nom simple
* Numéro de client
* Rue et n°
(en général, pas de
nom de rue; seul.
case postale)
* NPA (domicile)
* Lieu (domicile)
* Pays (domicile)
N° de case postale
NPA (case postale)
Lieu (case postale)
Pays (case postale)
* Type d’adresse:
association
* Numéro de client
* Actif:
oui / non
* Actif:
oui / non
* Actif:
oui / non
Lignes directrices - Concernant la saisie d’adresses
Association
Personnes physique
* Nom de l’association
* Prénom et nom (saisir
séparément)
* Rue et n°
* Actif:
oui / non
* NPA (domicile)
* Lieu (domicile)
* Pays (domicile)
N° de case postale
NPA (case postale)
Lieu (case postale)
Pays (case postale)
* Type d’adresse:
personne physique
* Numéro de client
Remarques
Numéro unique ou
individuel
L’adresse est désactivée
quand la sté est
dissoute, p ex.
Page 2
Lignes directrices - Concernant la saisie d’adresses
Informations supplémentaires concernant les données de base
* Langue de la société
Téléphone principal
Fax principal
Adresse e-mail principale
Adresse Internet
Branche / code NOGA
Autres informations supplémentaires (facultatives) concernant les données de base

Catégorisation des clients (clients ABC)

Conseiller/ère à la clientèle compétent/e

Affectation des régions de vente / des groupes de sociétés / de l’organisation

Numéro du Registre du commerce

Blocage des mailings (boîte)

Raison du blocage (catalogue de sélection, p. ex. dissolution d’une société, etc.)

Dates de saisie et de modification, personne ayant effectué la saisie et les modifications (opérateur)

Champ pour les remarques (Attention: non sélectionnable)

Champ supplémentaire pour l’affectation de la case postale: case postale pour colis / case postale pour courrier

Relation à l’entreprise: fournisseur, agence de publicité, client commercial, concurrent, etc.
Ces informations peuvent être complétées selon les besoins; elles sont utiles pour affiner la sélection des groupes cibles.
Astuce






Utilisez au maximum 42 signes par champ, espaces inclus.
L’adresse ne doit pas compter plus de 7 lignes.
Etablissez un catalogue de sélection (motifs de blocage, branches, type d’adresse, langue, etc.).
Indiquez clairement la manière de saisir les numéros de téléphone (+41 31 999 99 99 / 031 999 99 99 etc., avec ou sans espaces).
Indiquez clairement la manière de saisir le nom des rues: (Rte = Route / Ch. = Chemin / Str. = Strasse / Chemin du Mont Blanc, 9
ou 9, chemin du Mont Blanc, etc.)
Vérifier les noms des sociétés en vous aidant du Registre du commerce (www.zefix.admin.ch ou www.shab.ch) et retranscrivez
fidèlement le nom de la société.
Abréviations des noms de sociétés
Le tableau ci-dessous vous donne un aperçu de la manière de saisir les noms de sociétés et les informations supplémentaires.
Allemand
Français
Italien
Anglais
Schweiz.
Landw.
Eidg.
Kant.
Gen.
Gesellschaft
Verband
Service
Co
AG
Suisse
agric.
féd.
cant.
Coop.
Sté
Assoc.
Serv.
Cie
SA
svizz.
agr.
fed.
cant.
Coop.
Soc.
Ass.
Serv.
Co
SA
Swiss
agric.
fed.
cant.
Coop.
Co.
Assoc.
Service
Co.
Ltd
GmbH
Sàrl
S.r.l
LLC
Abréviation de
(allemand)
Schweizerischer/e/s
Landwirschaftlicher/e/s
Eidgenössischer/e/s
Kantonaler/e/s
Genossenschaft
Gesellschaft
Verband
Service
Compagnie
Aktiengesellschaft
Gesellschaft mit
beschränkter Haftung
Abréviation
de (français)
Suisse
Agricole
Fédéral
Cantonal
Coopérative
Société
Association
Service
Compagnie
Société
anonyme
Société à
responsabilité
limitée
Abréviation
de (italien)
Svizzero/a
Agricolo/a
Federale
Cantonale
Cooperativa
Società
Associazione
Servizio
Compagnia
Società
anonima
Società a
responsabilità
limitata
Abréviation
de (anglais)
Swiss
Agricultural
Federal
Cantonal
Cooperative
Company
Association
Service
Company
Public Limited
Company
Company with
limited liability
Saisie des données personnelles
Les informations suivantes concernent les collaborateurs (d’une société) ou les personnes physiques (particuliers); elles sont nécessaires pour
garantir l’exhaustivité des données. Les champs marqués d’une étoile (*) sont obligatoires.
Remarque: les données d’adresses sont la plupart du temps saisies sous les données de base. C’est particulièrement important lorsque les
personnes physiques (clients privés) et les personnes juridiques (clients commerciaux) sont intégrés dans la même base de données.
Lignes directrices - Concernant la saisie d’adresses
Page 3
Lignes directrices - Concernant la saisie d’adresses
Adresse de société
* Libellé
Titre
* Prénom
* Nom de famille
Département
* Actif: oui / non
(en cas de changement d’employeur,
les données personnelles sont le plus
souvent transférées
dans la nouvelle sté)
* Numéro personnel
Société en nom
simple
* Libellé
Titre
* Prénom
* Nom de famille
Association
Personne physique
Remarques
* Libellé
* Libellé
Titre
Titre
Madame/ Monsieur /
Aucun
Créer un catalogue de
sélection
* Prénom
* Nom de famille
* Actif: oui / non
* Prénom
* Nom de famille
Département
* Actif: oui / non
* Actif: oui / non
La personne est
considérée comme
inactive si elle souhaite
bloquer son adresse, p.
ex.
* Numéro personnel
* Numéro personnel
* Numéro personnel
Numéro unique ou
individuel
Informations supplémentaires concernant les données personnelles
* Langue
Description de la profession
Créer une liste de
sélection
Profession (pour les particuliers)
Téléphone direct
Mobile
Téléfax
Adresse e-mail
Autres informations facultatives concernant les données personnelles

Catégorisation personnelle (collaboration ABC, échelon décisionnel, etc.)

Profil: date de naissance, hobbies, intérêts

Conseiller/ère à la clientèle compétent/e de la société (équipes)

Blocage des mailings (boîte)

Blocage des e-mails

Motifs du blocage (liste de sélection, p. ex. changement d’employeur, départ à la retraite, décès, etc.)

Dates de saisie et de modification, personne ayant effectué la saisie et les modifications (opérateur)

Champ pour les remarques (Attention: non sélectionnable)
Ces informations peuvent être complétées selon les besoins; elles sont utiles pour affiner la sélection des groupes cibles.
Poste CH SA
PostMail
Marketing direct
Wankdorfallee 4
3030 Berne
Lignes directrices - Concernant la saisie d’adresses
0848 888 888
[email protected]
www.poste.ch/directpoint
Page 4