Forum des associations - Charte 2016 - Asnières-sur

CHARTE DU FORUM DES ASSOCIATIONS 2016
Samedi 10 septembre de 9h à 20h
L'implantation des stands est organisée par la Direction des Sports et de la Vie Associative et l’attribution des stands
est faite en accord avec l’élue en charge de la Vie Associative.
I. INSTALLATION DES EXPOSANTS
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L’installation des stands se fera le vendredi de 13h à 20h et le samedi matin de 7h à 9h.

Des places de stationnement 2 et 4 rue Rabelais et 24, 26 rue de la Concorde er rue H.G. Fontaine qui sera
fermée à la circulation seront réservées pour le déchargement du matériel. Un macaron sera distribué à cet
effet par le service des Sports et de la Vie Associative.
Le stationnement sera autorisé pendant 30 mn au maximum, le temps du déchargement. Merci de
respecter ce créneau.

II. HORAIRES D’OUVERTURE
Le Forum sera ouvert au public le samedi 10 septembre de 9h00 à 20h00
III. MATERIEL
1) Les stands
 Dimensions pour tous les exposants : 4 m² maximum.
 Chaque stand sera équipé d’un comptoir, de deux chaises et d’un panneau permettant l’affichage.
2) L’électricité
 Une prise par stand
IV .PORT DU BADGE
Le port du badge est absolument obligatoire pour accéder au bâtiment en dehors des heures d’ouverture au public
et pour faciliter l’entrée (coupe file).
V. ANIMATIONS
Le samedi 10 septembre de 11h à 18h00.
 Les démonstrations ouvertes au public se feront dans le Dojo du gymnase et sur la scène extérieure face au
C.A.S.
 Différents points d’animations relieront les 2 sites.
 La programmation sera définitivement arrêtée par la Direction des Sports et de la Vie Associative.
 Chaque passage sur scène sera de 15 minutes maximum. Le temps d’installation sera à prévoir et à indiquer
au responsable de la scène.
 Pour les démonstrations musicales, merci de fournir un CD original de bonne qualité (calé au bon endroit)
avec le nom de l’association inscrit dessus et d’indiquer vos besoins en matériel (micros, sonorisation, etc.).
 Les associations ayant un passage sur scène devront impérativement se présenter à l’accueil côté scène 30
minutes avant leur passage.
 Merci de prévoir des démonstrations ou animations ne nécessitant pas de temps mort pour changement de
costumes par exemple.
VI. GÉNERALITÉS
1) Les portes seront fermées en dehors des horaires d'ouvertures mentionnés dans ce document.
2) Le Forum des Associations ne peut être utilisé à des fins de propagande religieuse, politique ou syndicale, sous
quelque forme que ce soit (sondages, affiches, tracts…).
3) Aucun exposant ne sera autorisé à distribuer des tracts ou des plaquettes informatives ailleurs que sur son stand ou
sur les présentoirs prévus à cet effet, sur les 2 sites.
…/…
4) Si vous souhaitez vendre des objets une demande écrite d’autorisation de vente au déballage doit être adressée par
le Président de l’association à Monsieur le Maire avant le 15 août 2016. Cette demande est à formuler et à remettre
à la Direction des Sports et de la Vie Associative.
5) Si vous souhaitez distribuer des boissons sur votre stand, une demande d’autorisation de buvette est à faire auprès
de la Direction des Sports et de la Vie Associative, 3 semaines avant la manifestation soit avant le 15 août 2016.
6) Il est interdit de filmer dans tous les espaces du forum.
7) Il est interdit de cuisiner dans les stands.
8) La ville d'Asnières-sur-Seine dispose d’une assurance responsabilité civile pour les locaux et le matériel qu'elle
met à la disposition des associations. De son côté, chaque association doit prévoir une assurance pour le
matériel qu'elle entrepose sur son stand ainsi que pour toute personne participant à l’animation du stand
et aux démonstrations.
9) Il est possible d’afficher sur les panneaux qui composent le stand, en prenant bien soin de ne pas dégrader le
matériel.
10) Les stands étant des structures louées, toute dégradation constatée par la Ville ou le loueur sera à la charge de
l'occupant dudit stand et facturée par la suite. Par conséquent, il est interdit d’utiliser sur les panneaux, agrafes,
clous, etc.…Chaque association doit prévoir son propre matériel d’accrochage.
11) La Direction des Sports et de la Vie Associative se réserve le droit d’accepter ou non votre participation et
de définir votre emplacement lors de ce forum.
VII. DÉMONTAGE DES STANDS
Pour des raisons de sécurité, il est strictement interdit de déménager son stand avant la fermeture au
public, soit 20h.
VIII. ENCAISSEMENT DES COTISATIONS
La Ville d’Asnières-sur-Seine autorise les associations à percevoir, lors du Forum, le règlement des inscriptions à
leurs activités. En cas de vol d’espèces ou de chèques, la Mairie ne pourra être tenue pour responsable.
TOUT MANQUEMENT A CE REGLEMENT POURRAIT ENTRAINER LA NON PARTICIPATION AUX FORUMS FUTURS.
POUR TOUT LITIGE, LA DECISION FINALE INCOMBERA A MONSIEUR LE MAIRE OU A SON REPRESENTANT.