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Prêt entre bibliothèques OCLC
WorldShare® — Données fixes
Introduction
Les données fixes vous permettent de créer des
bordereaux de données que vous pouvez enregistrer et
utiliser pour les emprunts et pour les prêts. Cette
fonctionnalité vous fait gagner du temps lors de la saisie
des données dans les demandes et formulaires de prêt
entre bibliothèques.
Ce document présente des scénarios pour l'emploi des
champs de données fixes pour les emprunteurs et pour
les prêteurs.
Bordereaux de données fixes pour les
emprunteurs
Les bordereaux de données fixes peuvent être créés
pour diverses situations routinières liées aux emprunts.
Exemples de situations où les bordereaux de données
fixes peuvent être utiles pour les emprunteurs.
Situation
Suggestion
Vous emprunter
régulièrement des
photocopies et du
matériel qui doit être
retourné (prêt).
Créez un bordereau de
données fixes pour les
photocopies et un pour
les prêts.
Vous demandez parfois à
ce que les photocopies
vous soient transmises
par fax, mais la plupart
du temps vous voulez les
recevoir par la poste.
Certains professeurs font
régulièrement des
demandes de PEB.
Créez un bordereau de
données fixes pour
chacun de ces
professeurs.
Vous avez établi des
politiques en ce qui
concerne le montant que
vous acceptez de payer
pour chaque type de
matériel emprunté.
Créez un bordereau de
données fixes pour
chaque type de matériel
en indiquant le montant
approprié dans le champ
Coût maximum.
Vous avez établi des
politiques en ce qui
concerne l'utilisation
d'ILL Fee Management
(IFM).
Créez des bordereaux de
données fixes avec les
diverses valeurs IFM dans
le champ Coût
maximum.
Bordereaux de données fixes pour les
prêteurs
Les bordereaux de données fixes peuvent également
être créés pour diverses situations routinières liées aux
prêts. Exemples de situations où les bordereaux de
données fixes peuvent être utiles pour les prêteurs.
Situation
Suggestion
Créez un bordereau de
données fixes pour les
photocopies par fax et un
pour les photocopies par
la poste.
Vous prêtez
régulièrement des
photocopies et du
matériel qui doit être
retourné (prêt).
Créez un bordereau de
données fixes pour les
photocopies et un pour
les prêts.
Un usager demande
plusieurs documents.
Créez un bordereau de
données fixes temporaire
pour transférer les
données sur cet usager
dans chaque formulaire
de demande.
Créez un bordereau de
données fixes pour
chaque succursale en
inscrivant l'adresse de la
succursale dans le champ
Retourner à.
Vous gérez toutes les
transactions de PEB à
votre bibliothèque
centrale, mais vous
voulez que les prêteurs
envoient le matériel à la
succursale appropriée.
Créez un bordereau de
données fixes pour
chaque succursale en
inscrivant l'adresse de la
succursale dans le champ
Expédier à.
Vous gérez toutes les
transactions de PEB à
votre bibliothèque
centrale, mais vous
voulez que les
emprunteurs retournent
le matériel à la succursale
appropriée.
Vous avez établi des
politiques en ce qui
concerne le montant que
vous facturez pour
chaque type de matériel
emprunté.
Créez un bordereau de
données fixes pour
chaque type de matériel
en indiquant le montant
approprié dans le champ
Frais de prêt.
1
Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® – Données fixes
Vous prêtez gratuitement
du matériel aux membres
de votre consortium,
mais vous exigez des frais
pour les autres
emprunteurs.
Créez un bordereau de
données fixes pour les
PEB gratuits et un pour
les PEB qui ne sont pas
gratuits.
Vous avez établi des
politiques pour les
modes de paiement pour
les prêts et les
photocopies.
Créez des bordereaux de
données fixes pour les
divers frais d'ILL Fee
Management (IFM) et
pour les frais facturés, et
donnez-leur des noms
distinctifs. Par exemple:
10IFM et 10FAC.
Informations sur les champs
Veuillez noter qu'une limite de 27 caractères s'applique
à chaque ligne, espace compris.
Borrowing Library Information (Informations sur
la bibliothèque emprunteuse)
Création et modification des données fixes
Vous pouvez créer et modifier les données fixes dans
paramètres administratifs pour le Prêt entre
bibliothèques WorldShare dans l'interface
Configuration des services OCLC. Pour accéder aux
options de configuration pour votre établissement,
cliquez sur le lien OCLC Service Configuration dans
l'écran d'accueil du Prêt entre bibliothèques
WorldShare.
Pour plus de détails sur la création et la modification
des données fixes, voir le manuel OCLC Service
Configuration Guide. Les détails sur les données pour
emprunteurs (Borrower Data) sont présentés aux pages
95 à 97, et les détails sur les données pour prêteurs
(Lender Data) sont à la page 98.
Remarque – Un bordereau de données fixes par défaut
est créé pour chaque établissement qui n'en a pas.
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Champs
Détails
Constant
Data Record
Name (Nom
du
bordereau de
données
fixes)
(obligatoire)
Le nom du bordereau. Inscrivez un
nom qui vous permettra d'identifier
ce bordereau dans la liste de vos
bordereaux.
Remarque – Limite de 20 caractères
et pas de caractères spéciaux.
Description
Une brève description du bordereau.
Need Before
(Requis
avant)
Date avant laquelle vous devez avoir
reçu le document.
Remarque – Pour assigner une
période allant jusqu'à 99 jours,
utilisez le format inscrivez +JJ pour
que le système calcule une date qui
tombe de 1 à 99 jours après la date
d'aujourd'hui.
Request
Type (Type
de demande)
Loan (Prêt)
Seules les demandes de prêt seront
admissibles.
Copy (Copie)
Seules les demandes de copie seront
admissibles.
Editions
(Éditions)
Édition préférée.
Shipping and
Contact Info
(Infos sur
l'expédition
et la
personneressource)
L'adresse d'expédition et les
coordonnées de la personneressource.
Bill to
(Facturer à)
L'adresse de facturation. Cliquez sur
Copy from Shipping Info (Mêmes
infos que l'expédition) pour utiliser
les informations déjà inscrites dans la
section Shipping and Contact Info.
Sinon, inscrivez d'autres
informations.
Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® – Données fixes
Ship Via
(Expédier
via)
La méthode que vous préférez pour
l'expédition.
Electronic
Delivery
(Livraison
électronique)
Indiquez vos choix quant à la
méthode utilisée pour la livraison
électronique :
Ariel (FTP) : Livraison FTP via Ariel.
Article Exchange : Livraison via OCLC
Article Exchange.
Electronic : Livraison par courrier
électronique.
ILLiad Odyssey : Livraison via le
logiciel ILLiad Odyssey.
Remarque – Les méthodes de
livraison électronique sont définies
dans le Répertoire des politiques
OCLC. Connectez-vous au Répertoire
des politiques OCLC pour faire des
modifications.
prêteur lorsque vous mettrez à jour
cette demande.
ILL Fee
Cochez ou décochez la case pour
Management activer ou désactiver l'option IFM.
(IFM)
Pour plus d'informations sur IFM, voir
Save money while consolidating
management of ILL fees.
Maximum
Cost (Coût
maximum)
Copyright
Compliance
(Conformité
au droit
d'auteur)
Indique votre conformité au droit
d'auteur pour les demandes de
photocopies. Deux codes sont
valides:
CCG : Conforme aux CONTU
Guidelines
CCL : Conforme à la U.S. Copyright
Law
Affiliations
Symboles, noms ou acronymes de
vos groupes locaux réciproques.
Exemple : LVIS
Billing Notes
(Notes sur la
facturation)
Informations supplémentaires sur la
facturation si nécessaire.
Borrowing
Notes (Notes
sur
l'emprunt)
Informations supplémentaires sur la
demande si nécessaire.
Patron (Informations sur l'usager)
Le montant maximal (en dollars US)
que vous acceptez de payer pour le
document. Inscrivez le montant que
vous pouvez payer et cochez la case
ILL Fee Management (IFM) pour
activer la fonctionnalité.
Remarque – Ce montant est le coût
total et non le coût par page.
Si vous n'acceptez pas de payer des
frais, laissez la case décochée et
inscrivez 0.00 dans le champ pour le
coût maximum.
Remarque – Si vous n'inscrivez rien
dans ce champ, vous serez
responsable des frais facturés par le
prêteur, peu importe le montant. Si
la case IFM n'est pas cochée et le
champ Maximum Cost est vide, le
prêteur pourra inscrire un montant
dans le champ Maximum Cost
lorsqu'il vous retournera la demande.
Vous accepterez automatiquement
de payer le montant indiqué par le
3
Champ
Détails
Patron Name
(Nom de
l’usager)
Le nom de l'usager.
Pour de meilleurs résultats, utilisez
le format : nom, prénom, second
prénom ou initiale.
Si nécessaire, ajoutez des détails
pour différencier des usagers
portant un nom semblable.
N'inscrivez pas de numéro
d'identification de l'usager dans ce
champ. Utilisez plutôt le champ ID.
Exemples :
Guerlain, Pierre-François
Laverdure, André, Départ. Biologie
Patron ID (ID
de l'usager)
Un numéro utilisé pour
l'identification de l'usager.
Exemples :
123-45-6789
ALI/6496KRTXX/0001
OH4751603
Patron
Department
Le département (université) de
l'usager. Veillez à inscrire les noms
de département de façon uniforme.
Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® – Données fixes
(Département Exemple :
de l'usager)
Département de biologie ou
DépBio ou
Biologie
Status (État)
L'état de l'usager.
Exemples :
Corps professoral
Directeur
Étudiant de premier cycle
Email
(Adresse
électronique)
L'adresse électronique de l'usager.
Address
(Adresse)
L'adresse de l'usager.
Notes
Informations supplémentaires sur
l'usager s'il y a lieu.
Exemple :
Coût maximum de 5,00 $ US
Peut ramasser les documents à la
Succursale Ouest les mardis.
Pour les demandes de copies,
inscrivez N/A dans le champ Due
Date.
Exemple : +28
Shipped Date La date à laquelle le document a été
(Date
expédié, ou sera expédié, par votre
d'expédition) bibliothèque. Utilisez le format –JJ.
Exemples :
-0
-10
Add ILL
Management
Fee (Ajout
d'IFM)
Cochez ou décochez la case pour
activer ou désactiver l'option IFM.
Pour plus d'informations sur IFM, voir
Save money while consolidating
management of ILL fees.
Lending
Charges
(Frais de
prêt)
Tous les coûts : manutention, frais de
photocopie, affranchissement, etc.,
en dollars US. Valeurs numériques
uniquement. Inscrivez 0.00 si aucuns
frais ne sont applicables.
Pour accepter l'offre IFM d'un
emprunteur, inscrivez une valeur
numérique et cochez la case IFM.
Exemples :
0
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Lending Library Information (Informations sur la
bibliothèque prêteuse)
Champ
Détails
Constant
Data Record
Name (Nom
du
bordereau de
données
fixes)
(obligatoire)
Le nom du bordereau. Inscrivez un
nom qui vous permettra d'identifier
ce bordereau dans la liste de vos
bordereaux.
Remarque – Limite de 20 caractères
et pas de caractères spéciaux.
Ship
Insurance
(Assurance
colis)
Le montant de l'assurance si
applicable.
Description
Une brève description du bordereau.
Lending
Notes (Notes
sur le prêt)
Due Date
(Date
d’échéance)
La date à laquelle l'emprunteur doit
retourner le document au prêteur et
non la date à laquelle l'usager doit
retourner le document à la
bibliothèque.
Lorsque vous modifiez une
demande, inscrivez la date précise ou
indiquez une période de 1 à 99 jours
après la date d'aujourd'hui en
inscrivant +JJ.
Informations requises pour les
"réponses conditionnelles"
seulement. Inscrivez les informations
pertinentes ou une condition.
Informations facultatives pour les
réponses sans condition. Utilisez ce
champ également pour des
informations sur le mode de
paiement, la facturation, les réponses
de non-renouvellement, etc.
Lending
Restrictions
(Restrictions
de prêt)
Restrictions applicables aux prêts.
Exemple :
Utilisation à la bibliothèque
uniquement.
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Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® – Données fixes
Return to
(Retourner
à)
Adresse d'expédition complète pour
le retour du document.
Si vous remplissez le champ Due
Date, vous devez fournir une adresse
de retour.
Si vous indiquez N/A, vous n'avez pas
besoin de remplir ce champ.
Return Via
(Retourner
via)
La méthode préférée pour le retour
du matériel. Ce champ fournit des
informations pour retracer le
document si celui-ci est perdu ou en
transit.
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