Amélioration de gestion de document pour Sun Microsystems avec

Technologies de l’information
Étude de cas
Xerox aide Sun Microsystems
Résultats
Sun Microsystems a finalement acquis
la maîtrise totale de son infrastructure
d’impression. Le nombre d’utilisateurs
par appareil a plus que doublé, passant
de 7 à 20, sans que certains utilisateurs
ne soient contraints d’attendre leur
tour (le taux de disponibilité est en
moyenne de 98%, ce qui est supérieur
à l’objectif, établi à 97 %).
L’infrastructure d’impression optimisée
est plus facile à gérer du point de
vue administratif. Au lieu de milliers
de factures reçues chaque trimestre,
l’entreprise ne reçoit maintenant qu’une
seule facture mensuelle par pays.
L’utilisation des appareils est
également à la hausse, puisque
Sun Microsystems numérise
davantage de documents chaque
jour et que chacun de ses bureaux a
dorénavant la capacité d’imprimer
ses propres documents couleur, tout
en maintenant une comptabilité
analytique des coûts de revient.
Sun Microsystems a réalisé son
objectif essentiel, soit de réduire de
plus de 25 % l’ensemble de ses coûts
d’impression.
Au cours des dernières années,
grâce en partie à notre savoir
faire, nous sommes graduellement
passés pour notre client du statut
de simple sous-traitant à celui de
partenaire stratégique parfaitement
au fait des objectifs d’affaires
de l’autre entreprise. C’est cette
compréhension en profondeur qui
nous a aidé à transformer le mode de
fonctionnement de Sun Microsystems.
Celle-ci reconnaît la valeur du contrat
des services d’imagerie et de bureau
qu’elle a signé avec nous. Nous lui
fournissons également des installations
de production imprimée capables de
répondre à des besoins plus importants
– en particulier ceux des services de
marketing et des ventes – qui doivent
produire du matériel publicitaire,
des outils de vente, des RFP et des
propositions pour leurs clients. En notre
qualité de partenaire de l’entreprise en
services de gestion des documents, nous
produisons des relevés de rendement
touchant tous les aspects du contrat,
de manière à ce que notre partenaire
dispose d’une évaluation quantitative à
jour de la valeur de nos services.
À propos des services
mondiaux Xerox.
Les services de gestion de documents
d’entreprise (Enterprise Document
ServicesSM) font partie de notre
approche stratégique visant à
transformer votre gestion des
documents de manière à réduire vos
coûts, à maximiser votre exploitation
et à accroître vos revenus.
En mettant à profit notre expérience,
nos ressources et notre technologie,
nous vous aiderons à intégrer et à
optimiser votre environnement de
bureau et à améliorer votre production
d’imprimés haut-volume et vos
processus d’affaires. Pour parvenir à
toutes ces améliorations, il aura suffi de
commencer à travailler conjointement
avec un partenaire fiable.
Pour en savoir davantage sur
la manière dont nous pouvons
aider les entreprises de haute
technologie, visitez le site
www.xerox.com/hightech.
©2009 XEROX CORPORATION. Tous droits réservés. XEROX® et There’s a new way to look at it.® (Une nouvelle façon de voir les choses) sont des marques de commerce de XEROX
CORPORATION. Xerox Canada ltée détient un permis d’utilisation pour ces marques. Tous les autres noms mentionnés dans les présentes sont des marques de commerce de leurs
propriétaires respectifs. 03/09
à optimiser ses TI et ses services
en milieu de travail, ce qui permet
à l’entreprise d’épargner des
millions chaque année
Sun Microsystems
Étude de cas
Optimisation des services de gestion des documents
Réduction des coûts
Situation
« Sun Microsystems a bénéficié
d’une réduction globale majeure
de ses coûts d’exploitation et d’une
amélioration remarquable du niveau
de satisfaction de ses employés,
en conséquence directe de son
partenariat avec Xerox. Xerox offre
en effet des fonctions et capacités
de pointe qui continuent d’améliorer
la productivité de nos employés et
qui nous permettent de devenir de
plus en plus efficaces. »
– David M. Harris
Vice-président principal
Ressources en milieu de travail
Sun Microsystems
Sun Microsystems, une entreprise entièrement
axée sur la réseautique, est un chef de
file mondial en matière de serveurs, de
stockage, de logiciels et de services. En plus
de la rentabilité permanente, les objectifs
stratégiques d’affaires de l’entreprise
comprennent l’amélioration de son modèle
d’exploitation, une structure de coûts plus
efficace, la réduction de ses frais généraux
et un comportement exemplaire d’entreprise
citoyenne relativement à la gestion et à l’offre
éco-responsable de produits et services.
Afin d’atteindre une capacité de classe
mondiale relativement à ses opérations-clés,
Sun Microsystems confie en impartition certains
de ses processus d’affaires vitaux, mais qui
ne font pas partie de ses activités principales.
L’un de ces processus est celui de la gestion
des documents.
Sun Microsystems consacrait en effet
beaucoup de temps et d’argent à gérer
des parcs généralement hétéroclites de
matériels de bureau, ainsi que des logiciels,
des fournitures et des services de gestion des
documents. Selon IDC research, les sommes
ainsi dépensées pouvaient atteindre jusqu’à
15 % des revenus annuels de l’entreprise.
Les ventes de Sun Microsystems dans plus de
100 pays assurent à l’entreprise des revenus
annuels de plus de 13 milliards de $. Cependant,
les 38 000 employés qui génèrent ces revenus
produisent aussi une quantité pharamineuse de
pages imprimées, quantité que Sun Microsystem
s se disait elle-même incapable d’évaluer.
Solution
Étude de cas – En bref
Sun Microsystems nous a donc confié en
impartition la gestion totale de ses documents,
avec le mandat de :
• réduire la structure de coûts et les frais généraux;
• atteindre l’excellence dans la livraison des services;
• mettre en œuvre des solutions et des services éco-responsables qui reflètent l’engagement de Sun Microsystems à l’égard de l’environnement;
La première étape a consisté à mener une
évaluation approfondie de l’infrastructure de
gestion des documents de Sun Microsystems.
En plus de fournir un inventaire complet des
actifs de l’entreprise, cette évaluation nous
a donné une idée précise de son efficacité
organisationnelle. Elle a permis, tant à Sun
Microsystems qu’à Xerox, de connaître les coûts
réels de l’impression de bureau – en prenant en
compte le temps, l’argent et la productivité.
État de la situation
Résultats
Sun Microsystems nous a demandé de régler
plusieurs problèmes majeurs, notamment les
suivants :
• la croissance constante des coûts globaux d’impression, des fournitures et du soutien interne (ligne d’aide, soutien administratif);
• les milliers de factures expédiées chaque trimestre par un grand nombre de fournisseurs et l’absence d’un guichet unique pour le traitement de celles-ci;
• l’ajout d’infrastructures d’impression supplémentaires du fait de deux récentes acquisitions.
Une fois cette compréhension de base
acquise, nous avons mis à profit notre
expérience et notre savoir-faire afin
d’optimiser l’infrastructure de Sun
Microsystems et d’uniformiser son système
global d’exploitation par l’ajout de
technologies et de processus novateurs, de
manière à ce que les employés disposent
des outils nécessaires pour accomplir leur
travail. L’optimisation devait se faire avec
assez de souplesse pour favoriser l’adaptation
à un environnement de travail changeant;
nous avons dû par exemple rationaliser
l’infrastructure d’impression de deux
entreprises récemment acquises et tenir
compte de la volonté de Sun Microsystems
d’assurer une gestion éco-responsable.
• Traitement fastidieux de milliers de factures par trimestre, provenant de 27 fournisseurs à travers le monde
• Manque d’uniformité dans la prestation des services et absence d’un guichet unique pour le traitement des factures
• Absence de suivi et de contrôle des coûts, structure de coûts trop onéreuse et frais généraux élevés
• Volonté de l’entreprise d’être éco-responsable
• Au lieu de milliers de factures reçues auparavant chaque trimestre, l’entreprise ne reçoit maintenant qu’une seule facture mensuelle par pays.
• Avec des environnements de travail de taille appropriée, le rapport du nombre d’utilisateurs par appareil est passé de 7:1 à 20:1.
• Les coûts d’impression ont diminué de plus de 25 % à l’échelle mondiale
• Satisfaction de l’utilisateur final et productivité accrues
• Production de déchets et consommation d’énergie moins élevées grâce à une réduction des fournitures renouvelables utilisées, telles que le toner et les emballages, et grâce à l’installation d’appareils multifonction à faible consommation d’énergie
Lorsque Sun Microsystems a décidé d’améliorer
son infrastructure de gestion des documents,
nous nous sommes engagés par contrat à assurer
à l’entreprise des réductions tangibles de ses
coûts d’impression de bureau.
« La décision de signer un contrat avec Xerox s’est
imposée d’elle-même. Il s’agissait de la seule
entreprise à présenter une façon de faire et une
approche claires en vue de réaliser des économies
mesurables de 25 %. Plus important encore, Xerox
nous garantissait les résultats, » affirmait David
M. Harris, Vice-président principal – Ressources en
milieu de travail à Sun Microsystems.
Solution - Services de bureau Xerox
• L’évaluation par Xerox de la gestion des documents de bureau comprend une vérification méthodique et en profondeur de tout l’ensemble des matériels.
• Mises en œuvre à l’échelle régionale assurant
la standardisation des environnements de bureau et faites avec assez de souplesse pour favoriser l’adaptation à des besoins variés et constamment changeants.
• Guichet unique et niveau de service constant
En proposant à Sun Microsystems des
environnements de travail de taille appropriée,
nous aidons l’entreprise à réduire de façon
substantielle les quantités de papier et des
autres fournitures renouvelables utilisées,
telles que le toner et les emballages. De plus,
les nouvelles technologies et les appareils
multifonction plus efficaces contribuent à
réduire les coûts d’énergie.
Nous assurons un service complet de gestion
des documents qui comprend des mises à jour
ou des fonctionnalités utilitaires.
Nous avons également recours à des
méthodes allégées et à des outils efficaces
afin d’obtenir des données complètes quant
à l’utilisation et aux coûts, données qui nous
serviront à affiner notre mise en œuvre et à
améliorer nos services.
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Sun Microsystems – Étude de cas
Sun Microsystems – Étude de cas
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