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700-10-IPG-073
November 2008
Novembre 2008
Code canadien du travail – partie III, Enquêtes sur les
plaintes confidentielles
Canada Labour Code – Part III, Confidential Complaint
Investigations
Table of Contents
Table des matières
Page
1.
Subject
1
1.
Objet
2.
Issue
1
2.
Sujet
3.
Procedures
1
3.
Procédures
4.
Contacting the Employer
3
4.
La communication avec l’employeur
5.
Records and Calculations
4
5.
Registres et calculs
Program Development and Guidance Directorate
Direction du développement du programme et de l'orientation
700-10-IPG-073 – Page i
APPENDICES
ANNEXES
Letter to Employer – Confidential Complaint
A
Lettre à l'employeur – plainte confidentielle
Letter to Employer – Confirmation of
appointment for investigation of records
B
Lettre à l'employeur – confirmation d'une
rencontre pour l'enquête de la plainte
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700-10-IPG-073
November 2008
Novembre 2008
Canada Labour Code — Part III, Confidential Complaint
Investigations
1.
2.
3.
Subject
Code canadien du travail — partie III, Enquêtes sur les
plaintes confidentielles
1.
Objet
This policy sets out procedures for handling
confidential complaints received under Part III
of the Canada Labour Code.
Cette politique établit les procédures pour le
traitement des plaintes confidentielles reçues
en vertu de la partie III du Code canadien du
travail.
The Canada Labour Code, section 260,
provides that where a person who makes a
complaint to the Minister requests that their
name and identity be withheld, their name and
identity shall not be disclosed by the Minister
or their officials except where disclosure is
necessary for the purposes of a prosecution or
is considered by the Minister to be in the public
interest. Inspectors will use the following
procedures in investigating confidential
complaints filed under Part III of the Canada
Labour Code.
L'article 260 du Code canadien du travail
stipule que le ministre et son personnel
doivent accéder à la demande du plaignant
qui s’oppose à ce que son identité soit
révélée, sauf lorsque cette révélation est
nécessaire dans le cadre de poursuites ou
si le ministre l’estime dans l’intérêt public.
Les inspecteurs suivront ces procédures
lorsqu'ils auront à enquêter des plaintes
confidentielles déposées en vertu de la
partie III du Code canadien du travail.
Issue
2.
Sujet
There is a need for national consistent and
transparent procedures for the conduct of
confidential complaint investigations.
Cette procédure fera en sorte d'amener une
uniformité nationale et transparente dans
le traitement des plaintes confidentielles.
It must be emphasized that complaints of
Unjust Dismissal cannot be handled on a
confidential basis.
Il faut souligner que les plaintes de
congédiement injuste ne peuvent pas être
traitées de façon confidentielle.
Procedures
Upon receipt of a confidential complaint, the
inspector will discuss the ramifications related
to the process of handling the complaint as
such with the complainant.
3. Procédures
Sur réception d'une plainte confidentielle,
l'inspecteur discutera avec le plaignant des
implications liées au traitement de la plainte.
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The complainant should be advised that:
Le plaignant devrait être avisé des faits
suivants :
(a) the investigation of their complaint may
take more time than a non-confidential
complaint because, to protect their name
and identity, the investigation will include
an examination of records for all, or a
broad sample of, employees of the
employer.
a) L'enquête sur sa plainte pourrait
prendre plus de temps que dans le cas
d'une plainte non-confidentielle car,
pour protéger son identité, l'inspection
portera sur les registres de tous les
employés de l'employeur ou sur un
échantillon représentatif.
(b) the enforcement of any findings of the
investigation may need to proceed to the
wage recovery process. Should this occur,
the names of any employees affected by the
complaint investigation, including the
name of the complainant, will be made
known to the employer. However, the
employer will still not be informed as to
who made the complaint.
b) L'application de toute conclusion de
l'enquête pourrait mener à la procédure
de recouvrement du salaire. Dans ce
cas, on communiquera à l'employeur
le nom des employés touchés par
l'enquête sur la plainte, dont celui du
plaignant. Mais l'employeur ne sera
pas informé de l'auteur de la plainte.
(c) the employer may appeal an order made by
the inspector before a referee at a wage
recovery hearing. It is in the best interest
of any employee who is affected by an
inspector's order that has been appealed to
attend the appeal hearing.
c) L'employeur peut faire appel d'un
ordre de l'inspecteur devant un arbitre
au cours d'une audience concernant le
recouvrement du salaire. Il est dans
l'intérêt d'un employé touché par un
ordre d'un inspecteur porté en appel
d'assister à l'audience de l'appel.
Where the complainant continues to request
that their identity remain confidential, the
complainant should be asked to produce
any records or evidence that they may have
to support their claim to assist the inspector
to assess the basis of the claim. Records
provided by a confidential complainant
may not be disclosed to an employer
without the consent of the complainant. As
these records may not be disclosed to the
employer, they may not be used as the basis
for a determination of amounts owed.
Natural justice requires disclosure of
records used for a determination.
Nevertheless, records from a confidential
Lorsque le plaignant persiste à demander
que son identité soit gardée confidentielle,
on devrait lui demander de produire les
documents ou les preuves dont il dispose
pour appuyer ses allégations en vue
d'aider l'inspecteur à évaluer le fondement
de celles-ci. Les documents fournis par
l'auteur d'une plainte confidentielle ne
peuvent pas être divulgués à un employeur
sans le consentement du plaignant.
Comme ces documents ne peuvent pas
être divulgués à l'employeur, on ne peut
les utiliser pour la détermination des
montants dus. La justice naturelle exige la
divulgation des documents utilisés pour
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complainant may assist the inspector in
identifying issues to investigate with the
employer.
4.
Contacting the Employer
prendre une décision. Néanmoins, les
documents obtenus de l'auteur d'une
plainte confidentielle peuvent aider
l'inspecteur à déterminer les points en
litige relativement aux allégations
contenues dans la plainte.
4. La communication avec l’employeur
After the inspector has reviewed the details of
a confidential complaint with the complainant,
the inspector will notify the employer that the
Labour Program is in receipt of a confidential
complaint. Template letter (Appendix A) will
be used for this purpose. This letter will inform
the employer that a complaint has been filed,
and that pursuant to section 260 of the Canada
Labour Code, Part III, the complainant has the
right for their name and identity to be withheld.
Après que l'inspecteur aura examiné les
renseignements concernant une plainte
confidentielle avec le plaignant, il avisera
l'employeur que le Programme du travail a
reçu une plainte confidentielle. Il utilisera à
cette fin le modèle de lettre figurant à
l'annexe A. Cette lettre informera l'employeur
qu'une plainte a été déposée et qu'en vertu de
l'article 260 de la partie III du Code canadien
du travail, le plaignant a le droit de demander
que son identité ne soit pas révélée.
Once the employer has been notified of the
confidential complaint, the inspector should
schedule an appointment with the employer. This
will ensure that the inspector will be able to meet
with the appropriate company official that is
knowledgeable of operational procedures, and
the company payroll system. Scheduling an
appointment in advance will also confirm that the
appropriate payroll records are available at this
particular worksite and will be available for
investigation. Confirmation of these
arrangements shall be made in writing using
template letter (Appendix B).
Lorsque l'employeur a été avisé de la plainte
confidentielle, l'inspecteur devrait prendre
rendez-vous avec lui. De cette façon,
l'inspecteur pourra rencontrer la personne
désignée par l'employeur qui connaît le
mieux les procédures opérationnelles et le
système de paie. Le fait de prendre rendezvous à l'avance garantira en outre que les
livres de paie pertinents pourront être mis à sa
disposition à ce lieu de travail particulier pour
l'inspection. Les arrangements à cet égard
devront être confirmés par écrit en se servant
du modèle de lettre figurant à l'annexe B.
Where a scheduled appointment to visit the
employer in person is not practical, the
inspector may conduct the investigation by
telephone. The inspector may obtain the
records by mail, fax, etc. If the employer
refuses to provide the records requested, the
inspector must refer to OPD 700-4 – Response
to Non-Compliance – Part III.
Dans les situations où il serait peu commode
de rencontrer l'employeur en personne,
l'inspecteur peut procéder à l'enquête par
téléphone. L'inspecteur peut obtenir les
documents pertinents par courrier,
télécopieur, etc. Si l'employeur refuse de
produire les documents demandés,
l'inspecteur doit se référer à la DPO 700-4 −
Réaction à la non-conformité − partie III.
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5.
Records and Calculations
5. Registres et calculs
The inspector will select records for employees
in a similar classification as the complainant.
Records must be selected for a minimum of six
employees. This is necessary to ensure the
confidentiality of the complainant. Where a
minimum sample of six employees in the same
classification cannot be met, the inspector
should include another employee
classification(s) to the extent necessary.
L'inspecteur examinera les registres qui
concernent des employés qui occupent un
emploi semblable à celui du plaignant. Il
devra choisir au moins six employés. Cela
est nécessaire pour protéger l'identité du
plaignant. Lorsqu'il sera impossible de
prélever un échantillon minimal de six
employés de la même classification,
l'inspecteur devrait inclure une autre ou
d'autres classifications d'employés.
The inspector will investigate the complaint in
accordance with the process outlined in section
7.7 of the Complaints Handling OPD 700-10
ensuring that the anonymity of the complainant
is maintained at all times.
L'inspecteur enquêtera la plainte
conformément au processus établit au point
7.7 de la DPO 700-10 – Traitement des
plaintes en veillant à ce que l'anonymat du
plaignant soit maintenu en tout temps.
Once having completed the investigation of the
records, the inspector will determine
compliance or non-compliance by comparing
the amounts actually paid by the employer to
the amounts calculated by the inspector to be
owed according to the applicable Division of
the Code.
Après avoir terminé l'inspection des registres,
l'inspecteur déterminera la conformité ou la
non-conformité en comparant les montants
réellement versés par l'employeur aux
montants dus selon les calculs de l'inspecteur
effectués conformément à la section
applicable du Code.
Where the inspector finds a situation or
situations of non-compliance with the Code
related to the allegation or allegations of the
complaint, the inspector must receive an
Assurance of Voluntary Compliance (AVC)
from the employer outlining the corrective
actions to be taken by a specified date. The
AVC should apply to all employees.
Lorsque l'inspecteur constate une ou des
situations de non-conformité au Code
relativement à l'allégation de la plainte ou
aux allégations, il doit recevoir de cet
employeur une promesse de conformité
volontaire (PCV) indiquant les mesures
correctives à prendre avant une date
précise. La PCV devrait s'appliquer à tous
les employés.
If the inspector finds a situation of noncompliance with the Code that is not related to
the complaint, the inspector must also receive
an AVC from the employer outlining the
corrective actions to be taken by a specified
date. The AVC should apply to all employees.
Si l'inspecteur constate une situation de
non-conformité au Code qui n'est pas
reliée à la plainte, il doit aussi recevoir de
cet employeur une PCV indiquant les
mesures correctives à prendre avant une
date précise. La PCV devrait s'appliquer à
tous les employés.
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If the employer refuses to sign the AVC or
fails to comply with the AVC, the inspector
will investigate the complaint in accordance
with the process outlined in section 7.7 of the
Complaints Handling OPD 700-10 ensuring
that the anonymity of the complainant is
maintained at all times. If necessary, the
inspector will also proceed to the Wage
Recovery Procedure OPD 817-1.
Si l'employeur refuse de signer la PCV ou
ne se conforme pas à la PCV, l'inspecteur
enquêtera la plainte conformément au
processus établit au point 7.7 de la DPO
700-10 – Traitement des plaintes en
veillant à ce que l'anonymat du plaignant
soit maintenu en tout temps, et appliquera
la DPO 817-1 – Procédure de
recouvrement du salaire, au besoin.
In assessing underpayments, the Complaints
Handling OPD 700-10 provides that the period
of any retroactivity shall not normally exceed
twelve (12) months from the date of noncompliance. Upon approval from the
inspector's supervisor, the inspector has the
authority to assess additional retroactivity. In
assessing whether to increase the period of
retroactivity, the inspector will review the
scope of the infraction(s), the length of time
that the identified underpayment(s) has(ve)
been occurring, and the compliance history of
the employer. In no case will the retroactivity
exceed thirty-six (36) months from the date of
the filing of the complaint unless clear
documenting evidence is available to support
the claim and approval has been obtained from
regional management. Should the inspector
conclude that retroactivity is not warranted, the
inspector will so notify the complainant.
En ce qui concerne la période de
réclamation des montants, l'inspecteur doit
se référer à la DPO 700-10 – Traitement
des plaintes. Celle-ci stipule qu'une
période de rétroactivité ne devrait pas
normalement dépasser douze (12) mois à
compter de la date de la non-conformité.
Avec l'approbation du superviseur de
l'inspecteur, ce dernier a le pouvoir
d'évaluer une rétroactivité supplémentaire.
En vue d'évaluer s'il faut prolonger la
période de rétroactivité, l'inspecteur
examinera la portée de la ou des
infractions, la durée de la période au cours
de laquelle le ou les moins-payés ont été
versés et les antécédents de l'employeur en
matière de conformité. La rétroactivité ne
devra en aucun cas dépasser trente-six (36)
mois à compter de la date du dépôt de la
plainte, sauf si des preuves documentaires
claires appuient la revendication et qu'une
approbation a été obtenue de la direction
régionale. Si l'inspecteur conclut que la
rétroactivité n'est pas justifiée, il en
avisera le plaignant.
Under no circumstances should a Notice of
Unfounded Complaint be issued to decline
retroactivity.
En aucun cas l'inspecteur utilisera l'avis de
plainte non-fondée pour refuser la
rétroactivité.
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Where the inspector determines there are no
violations of the Code, the inspector will
proceed in accordance with the Complaints
Handling OPD 700-10 item 7.7 (u) to (y) and
ensure that the anonymity of the complainant is
maintained.
Si l'inspecteur décide qu'il n'y a pas eu
d'infraction au Code, il procédera
conformément au point 7.7 u) à y) de la
DPO 700-10 – Traitement des plaintes, et
il veillera à ce que l'anonymat du
plaignant soit maintenu.
Fulvio Fracassi
Director General/Directeur général
Program Development and Guidance Directorate/
HRSDC – Labour Program/RHDSC – Programme du travail
700-10-IPG-073 – Page 6
APPENDIX A
**Date**
File No.: **Auto fill**
Assignment No.: **Auto fill**
**Name and address of employer**
Dear ****Mr./Mrs./Ms.**** **Name of the employer**:
Subject: Confidential Complaint – Canada Labour Code, Part III (Labour Standards)
The Labour Program is in receipt of a formal complaint filed against **employer's name**. The complainant has
requested that their name remain confidential in this investigation. The Canada Labour Code, section 260, provides that
where a person who makes a complaint to the Minister requests that their name and identity be withheld, their name and
identity shall not be disclosed by the Minister or his officials. The Code applies to your company because the nature of
the business brings it under federal jurisdiction pursuant to section 2 of the Canada Labour Code.
The complainant alleges that employees did not receive **describe basis of complaint, e.g., payment for overtime hours
worked, pay in lieu of notice, severance pay, wages, etc.** to which they claim they were entitled under the provisions
of the Canada Labour Code, Part III.
With reference to the ****allegation OR allegations****, the Canada Labour Code, Part III, provides that:
**quote relevant section or sections**
Please contact the undersigned upon receipt of this letter for the purpose of scheduling a meeting to review the records
related to the nature of this complaint.
You are reminded that subsection 249.(4) of Part III of the Canada Labour Code states:
"The person in charge of any federal work, undertaking or business and every person employed thereon
or in connection with the operation thereof shall give an inspector all reasonable assistance to enable
the inspector to carry out his duties and functions under this Part or the regulations."
Yours sincerely,
**Name of inspector**, Inspector
****Complete address if not shown on letterhead****
Telephone Number: **Telephone Number**
Fax Number: **Fax Number**
E-mail: **E-mail address**
National Toll Free: 1-800-641-4049
www.Labour.gc.ca / www.Travail.gc.ca
**
Where input is necessary
**** Use one OR the other possibility given in between the asterisks
700-10-IPG-073 – Page 7
ANNEXE A
**Date**
No du dossier : **insertion automatique**
N d'assignation : **insertion automatique**
o
**Nom et adresse de l'employeur**
Objet : Plainte confidentielle – Code canadien du travail, partie III (Normes du travail)
****Monsieur/Madame****,
Le Programme du travail a reçu une plainte en bonne et due forme contre **nom de l'employeur**. La personne
s'oppose à ce que son identité soit révélée dans le cadre de cette enquête. L'article 260 du Code canadien du travail
stipule que le ministre et son personnel doivent accéder à la demande de cette personne. Votre entreprise est assujettie au
Code parce qu’elle relève de la compétence fédérale conformément à l’article 2 du Code canadien du travail en raison de la
nature de ses activités.
La personne allègue qu'elle n'a pas reçu **décrire le sujet de la plainte, par exemple, paiement des heures
supplémentaires, indemnité de préavis, indemnité de départ, salaire**, ce à quoi elle prétend avoir droit en vertu des
dispositions de la partie III du Code canadien du travail.
En ce qui concerne ****l'allégation ou les allégations****, la partie III du Code canadien du travail prévoit ce qui suit :
**citer l'article pertinent ou les articles pertinents**
Veuillez communiquer avec ****le soussigné ou la soussignée**** pour fixer une rencontre pour procéder à l'examen
de vos politiques et registres reliés ****à l'allégation ou aux allégations**** de la plainte.
Je tiens à vous rappeler que le paragraphe 249.(4) de la partie III du Code canadien du travail prévoit ce qui suit :
« Le responsable de l'entreprise fédérale et ceux qui y travaillent ou dont l'emploi est lié à
l'entreprise sont tenus de prêter à l'inspecteur toute l'assistance possible dans l'exercice des
fonctions que la présente partie ou ses règlements lui confère. »
Je vous prie d'agréer, ****Monsieur/Madame**** **nom de l'employeur**, mes salutations distinguées.
**Nom de l'inspecteur**, Inspecteur
****Adresse complète si non indiquée dans l'en-tête****
Numéro de téléphone : **Numéro de téléphone**
Numéro de télécopieur : **Numéro de télécopieur**
Courriel : **Adresse courriel**
Numéro national sans frais : 1-800-641-4049
www.Travail.gc.ca / www.Labour.gc.ca
**
Information à être insérée
**** Utilisez l'une ou l'autre des possibilités mentionnées entre les astérisques
700-10-IPG-073 – Page 8
APPENDIX B
**Date**
File No.: **Auto fill**
Assignment No.: **Auto fill**
**Name and address of employer**
Dear ****Mr./Mrs./Ms.**** **Name of the employer**:
Subject: Confidential Complaint – Canada Labour Code, Part III (Labour Standards)
This letter is to confirm our meeting on **date** at **time** for the purpose of investigating a confidential complaint
filed under the authority of the Canada Labour Code, Part III.
This investigation will include an initial interview with the most senior worksite representative of the employer. The
purpose of this interview will be to review the company’s policies, practices and records of your worksite to ensure
compliance with respect to the Canada Labour Code, Part III.
The undersigned will conduct an inspection of your payroll records and all other relevant documents for the period
from **date** to **date**.
Please ensure that all employee payroll records for the following areas are made available for the investigation:
**pop-up to provide for the following**
- Hours of Work,
- Minimum Wages,
- Annual Vacations,
- General Holidays,
- Maternity-related Reassignment and Leave, Maternity Leave and Parental Leave,
- Bereavement Leave,
- Individual Terminations,
- Severance Pay,
- Garnishment,
- Sick Leave,
- Work-related Illness and Injury Leave,
- Payment of Wages,
- Sexual Harassment Policy.
We are enclosing a pamphlet which outlines the record keeping requirements of the Code.
…/2
700-10-IPG-073 – Page 9
-2-
If contraventions of the Canada Labour Code, Part III, are found during this inspection, you will be debriefed as to the
findings and any corrective actions that will be required to achieve compliance.
Yours sincerely,
**Name of inspector**, Inspector
****Complete address if not shown on letterhead****
Telephone Number: **Telephone Number**
Fax Number: **Fax Number**
E-mail: **E-mail address**
National Toll Free: 1-800-641-4049
www.Labour.gc.ca / www.Travail.gc.ca
Encl.
**
Where input is necessary
**** Use one OR the other possibility given in between the asterisks
700-10-IPG-073 – Page 10
ANNEXE B
**Date**
No du dossier : **insertion automatique**
N d'assignation : **insertion automatique**
o
**Nom et adresse de l'employeur**
Objet : Plainte confidentielle – Code canadien du travail, partie III (Normes du travail)
****Monsieur/Madame****,
La présente vise à confirmer notre rencontre du **date** à **heure** relativement à l'enquête sur une plainte
confidentielle déposée en vertu de la partie III du Code canadien du travail.
Dans le cadre de cette enquête, l'inspecteur rencontrera une personne désignée par l'employeur qui connaît les conditions
d'emploi au sein de l'entreprise. L’entrevue vise à examiner les politiques, les pratiques et les registres de l’entreprise reliés
aux normes du travail afin de s’assurer qu’ils sont conformes à la partie III du Code canadien du travail.
****Le soussigné ou La soussignée**** examinera vos livres de paie et tout autre document pertinent pour la période du
**date** au **date**.
Veuillez assurer l’accès aux documents relatifs à la paie pour les fins de l’inspection qui portera sur les points suivants :
**fenêtre contextuelle indiquant ce qui suit :**
- Durée du travail,
- Salaire minimum,
- Congés annuels,
- Jours fériés,
- Réaffectation et congé liés à la maternité, congé de maternité et congé parental,
- Congés de décès,
- Licenciements individuels,
- Indemnité de départ,
- Saisie-arrêt,
- Congés de maladie,
- Congés d'accidents et de maladies professionnels,
- Paiement du salaire,
- Politique sur le harcèlement sexuel.
Veuillez trouver ci-jointe une brochure donnant un aperçu des exigences du Code en matière de tenue de registres.
…/2
700-10-IPG-073 – Page 11
-2-
Si des infractions à la partie III du Code canadien du travail sont constatées au cours de cette enquête, je vous en
informerai et je vous indiquerai les mesures correctives que vous devrez prendre pour vous conformer aux dispositions
du Code.
Je vous prie d'agréer, ****Monsieur/Madame**** **nom de l'employeur**, mes salutations distinguées.
**Nom de l'inspecteur**, Inspecteur
****Adresse complète si non indiquée dans l'en-tête****
Numéro de téléphone : **Numéro de téléphone**
Numéro de télécopieur : **Numéro de télécopieur**
Courriel : **Adresse courriel**
Numéro national sans frais : 1-800-641-4049
www.Travail.gc.ca / www.Labour.gc.ca
p.j.
**
Information à être insérée
**** Utilisez l'une ou l'autre des possibilités mentionnées entre les astérisques
700-10-IPG-073 – Page 12

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