Assistant(e) Ressources Humaines

Fiche de Fonction
Version : 1
Service : R.H.
Date : 2014
Pages : 4
Assistant(e) Ressources Humaines
Service
Fonction du responsable
hiérarchique
Lieu
Statut
Classe
Ressources Humaines
Responsable Ressources Humaines
St Denis - Siège
Employé
4
Finalité de la fonction
Assurer la gestion administrative du personnel du Groupe
Missions principales
Gestion de la paie et des éléments annexes au salaire
Paiement des cotisations sociales, déclarations et éditions obligatoires
Gestion administrative du temps de travail
Gestion juridique des contrats de travail (embauche, avenants, sanctions, rupture)
Indicateurs d’efficacité
- Respect de la réglementation sociale
- Respect des règles internes
- Comptes à jours avec les caisses de cotisation
- Satisfaction du personnel
Positionnement de la Fonction dans la structure
(organigramme : Relations hiérarchiques et fonctionnelles)
Responsable R.H.
Assistant(e) Ressources Humaines
Prudence Créole
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Relations externes
Caisses de cotisation (Sécu., Pôle emploi, Retraite, Santé, Prévoyance, OPCA, AGEFIPH,
CILR)
Inspection du travail, Médecine du Travail
Fournisseurs des logiciels R.H. (paie et gestion des temps)
Référentiel d’activités
Technique /opérationnelle
Gestion de la paie et des éléments annexes au salaire :
 Paramétrage du logiciel de paie (tenue à jour des rubriques et constantes de paie,
tenue à jour des fiches salariés)
 Collecte et saisie mensuelle des éléments variables de paie (primes, heures
supplémentaires, titres restaurant, absences,…)
 Gestion des prêts, avances et saisies sur salaire
 Gestion des avantages en nature (collecte des informations, calculs, passages en
paie, régularisations)
 Gestion des avantages annexes au salaire (Santé, prévoyance, retraite, titres
restaurant).
 Participation à la gestion de la Participation (Affectation, demande aux bénéficiaires,
paiement ou placement)
 Participation à la gestion du Plan d’Epargne Entreprise
 Virement et édition des paies
 Distribution des bulletins et des titres restaurant
Paiement des cotisations sociales, déclarations et éditions obligatoires :
 Calcul des cotisations mensuelles, trimestrielles et annuelles
 Déclaration aux caisses
 Paiement des cotisations
 Editions des bordereaux de cotisation et des états mensuels
 Etablissement DADS/Contrôle - Edition des Etats récapitulatifs annuels (DADS)
 Déclaration mensuelle des mouvements de main d’œuvre
Gestion administrative du temps de travail :
 Tenue à jour du logiciel de gestion des temps
 Suivi des badgeages et demandes de mise à jour aux salariés
 Vérifications des horaires de travail
 Gestion des heures supplémentaires
 Gestion des Congés, RTT et CET (comptabilisation, suivi des soldes, alertes
éventuelles
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 Gestion des absences maladie (recueil des justificatifs, saisie, réalisation des
demandes de remboursement des I.J. auprès de la Sécu, suivi des remboursements et
saisie en paie)
 Gestion des absences justifiées (formation, délégation, événements familiaux,
déménagement,…)
 Gestion des gratifications, jours de congés supplémentaires ou médailles liées à
l’ancienneté
 Suivi de l’absentéisme et des motifs d’absence
Gestion juridique des contrats de travail (embauche, avenants, sanctions, rupture) :
 Gestion des embauches quel que soit le type de contrat (collecte des informations,
déclaration préalable, rédaction du contrat de travail et mise à la signature, tenue du
registre du personnel)
 Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs
 Affiliations aux différents contrats (santé, prévoyance et retraite)
 Réalisation des avenants au contrat de travail
 Gestion administrative des ruptures du contrat (procédure de licenciement, rupture
conventionnelle, démission)
 Réalisation des formalités de fin de contrat (solde de tout compte, certificat de travail,
attestation pôle emploi …)
 Participe à la veille du respect de la réglementation et des Conventions Collectives
 Participe à la veille juridique en matière sociale
Gestion de la formation et des compétences
 Recueil des besoins de formation et validation du besoin auprès des
managers/direction générale
 Réalisation et suivi du plan de formation
 Conception ou participation à la conception de l’offre de Formation
 Participe à la sélection des prestataires de formation
 Mise en place logistique de la formation
 Réalisation des demandes de prise en charge auprès des OPCA et suivi
 Evaluation de l’impact de la formation
 Suivi des budgets formation
 Edition - règlement des bordereaux de cotisation annuels
 Participe à la réalisation et à la mise à jour des fiches de fonction
 Participe à la mise en place de la GPEC
 Participe à l'organisation des entretiens d’évaluation et exploitation des données
Recrutement
 Gestion administrative des recrutements - Suivi des candidatures
 Gestion de la bourse interne de l’emploi - Suivi des candidatures lors de recrutements
Gestion des I.R.P. et du cadre juridique social interne
 Participe à l'organisation des élections professionnelles et réalisation des formalités
déclaratives
 Préparation des réunions de la Délégation Unique (préparation des états mensuels
entrées/sorties notamment) - organisation administrative
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 Préparation des réunions du CHSCT - organisation administrative
 Participe à la rédaction et mise à jour du Document Unique
 Participation aux études et travaux d’élaboration et de négociation des accords (accord
de groupe, plan séniors, égalité hommes/femmes, NAO…)
 Participe à la mise à jour du cadre juridique social interne (règlement intérieur, notes
de service,…)
 Médecine du Travail/Gestion des convocations/Suivi des dossiers spécifiques
Contrôles URSSAF, Direction du Travail
 Préparation des dossiers
Réalisation d’études, participation à des missions, information et conseil
 Participe à la réalisation du bilan social
 Participe à la réalisation des présentations RH à GENERALI
 Réalisation d’études diverses pour la Direction dans le domaine RH
 Participe aux travaux de projection de la masse salariale
 Travaux de projection pour le contrôle de gestion
 Conseil auprès des manageurs et du RRH
 Répond aux demandes des commissaires aux comptes, en concertation avec le RRH
Gestion de l’activité / Organisation
Suivi de l’activité et gestion poste
- Mettre en œuvre des outils de suivi nécessaires
- Rôle d’alerte au responsable hiérarchique
- Mise en place de reportings auprès de la Direction Générale
- Veiller à l’actualisation de ses connaissances
- Veille au bon classement et à la conservation de tous les documents utiles
Qualité & Sécurité/Hygiène
 S’assure du respect des procédures internes à l’entreprise
Documents liés à la fonction
Documents à produire
Tableaux de suivi de son activité
Profil nécessaire
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Savoirs
Formation Master en Ressources Humaines
(connaissances
théoriques,
formation initiale, diplôme ou Bonne connaissance du Droit du Travail
niveau d’études initial requis)
Pré requis/Formation métier
(Formation continue entreprise)
Expériences et compétences
associées
Première expérience de la gestion des R.H.
(connaissances issues de la
formation
continue,
de
l’expérience)
Aptitudes, qualités individuelles Rigueur, méthode, organisation.
Diplomatie
Discrétion (obligation de confidentialité)
Contexte d’exercice de la fonction
Horaires
Horaires socitété
Déplacements
Aucun
Moyens matériels
Outil informatique
Degré d’autonomie
délégation
Difficultés/
Pénibilité
et
Contraintes
de Autonomie limitée dans la prise de décision
/ Pression liée aux échéances.
Travail sédentaire (risques de TMS :dos, travail sur écran)
Gestion de carrière
Moyen d’accès
Fonction(s) envisageable(s)
Responsable Ressources Humaines
« Les informations notées sur la présente fiche de fonction, notamment la liste des missions ne
sont pas exhaustives. Elles pourront évoluer en fonction des besoins de l’entreprise. »
Prudence Créole
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