INVENTAIRE - CNRS DR18

Transcription

Fiche technique réglementaire
28 janvier 2005
Version 1.0
INVENTAIRE
Sortie des équipements de l’inventaire
Les matériels et mobiliers sortent du patrimoine du CNRS de deux manières :
- soit ordinairement et sur décision de réforme, par vente1ou destruction,
- soit de fait, et par accident, par perte, vol ou destruction.
1.
LES DIFFÉRENTES MODALITÉS DE SORTIE DES ÉQUIPEMENTS
1.1.
LA PROCÉDURE DE RÉFORME
En application des dispositions de l’article L70 du code des Domaines, les objets
mobiliers et les matériels dont les unités ou les services du CNRS n’ont plus
l’emploi2, qu’ils soient ou non inscrits à l’inventaire de la délégation, doivent être
remis au service des Domaines pour être vendus.
Toutefois, il est inutile de faire remettre au service des domaines un matériel qui est
déjà en si mauvais état qu’il n’a raisonnablement aucune chance d’être vendu : un
procès-verbal de destruction peut être immédiatement établi par le directeur du
laboratoire.
Le service des domaines se charge, en principe, de trouver un acquéreur. Il procède à
des ventes aux enchères publiques ou à des cessions amiables, en particulier, quand il
agrée un acquéreur proposé par le laboratoire cédant.
Aucun matériel CNRS ne peut être donné gracieusement, sauf à un autre laboratoire
CNRS (transfert3 entre laboratoires).
1
L’aliénation de biens mobiliers d’une valeur unitaire supérieure au triple de la limite fixée pour les marchés
de fournitures et de services passés par l’Etat selon la procédure adaptée est soumise à l’accord préalable du
conseil d’administration du CNRS.
2
Avant de se défaire d’un matériel acheté en copropriété, dont le CNRS assure la garde, il faut recueillir
l’accord du copropriétaire ; l’éventuel produit de vente est réparti au prorata.
3
Les décisions de principe relatives au transfert de matériel doivent être soumises au département scientifique
dont relève l’unité qui veut se défaire d’un équipement
Auteur : Colette Bretelle
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Inventaire – Sortie des équipements de l’inventaire
Il est possible de procéder à la vente amiable d’un matériel sans passer par le service
des domaines, pour des biens de très faible valeur vénale ( inférieure à 115€ TTC).
N.B. : la valeur vénale correspond à la valeur qu’accepterait d’en donner un
acquéreur potentiel sur le marché de l’occasion ; elle ne se confond pas avec la
valeur nette comptable (= valeur initiale – amortissements constatés).
1.2.
MATÉRIELS INEXISTANTS PAR PERTE, VOL OU DESTRUCTION
La sortie d’inventaire s’effectue au vu d’un procès-verbal de perte ou de destruction
(voir modèle en annexe 1).
En cas de vol, une déclaration ou une plainte doit être déposée auprès des services de
police ou de gendarmerie. La sortie de l’inventaire ne devrait s’effectuer qu’après
conclusion de l’enquête . Toutefois, le rapport de conclusion d’enquête n’étant jamais
adressé au CNRS, il est convenu de laisser s’écouler un délai d’un an entre la date du
vol et la date de sortie du matériel de l’inventaire.
2.
CAS PARTICULIER DES REPRISES DE MATÉRIEL
Un fournisseur peut être amené à proposer de reprendre un matériel, soit parce que ce
matériel, qui a déjà été payé, ne fonctionne pas correctement (retour sur achat) soit
dans le cadre d’une réduction à caractère commercial (ristourne sur l’achat d’un
matériel neuf dans le cadre d’une reprise de matériel ancien).
La reprise de matériels s’analyse en deux opérations totalement distinctes, une vente
et un achat, qui ne doivent pas être contractées budgétairement.
L’avis du Service des Domaines est requis quand le montant de la reprise est inférieur
à la valeur initial du matériel.
Le traitement d’un avoir relatif à une reprise de matériel est fonction du montant de
l’avoir par rapport à la facture initiale mandatée et de sa date de traitement (avant ou
après clôture de l’exercice) ; se reporter à la note 24/87CS du 16 octobre 1987.
3.
LE RÔLE DES DIFFÉRENTS INTERVENANTS
3.1.
RÔLE DU LABORATOIRE (OU DU SERVICE)

Procéder au récolement des matériels et mobiliers, c’est-à-dire s’assurer que les
équipements CNRS mentionnés sur les journaux d’inventaire transmis par la
délégation sont bien toujours présents dans le laboratoire.
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Inventaire – Sortie des équipements de l’inventaire

Tirer les conclusions du récolement en adressant au SFC :
- une demande de remise aux domaines des matériels pour les équipements dont
le laboratoire n’a plus l’usage cf. modèle en annexe 1 (ou exceptionnellement de
procéder à une cession amiable pour des biens de très faible valeur vénale quand le directeur
de laboratoire est en mesure d’apprécier, eu égard à son état, la valeur du matériel sur le
marché de l’occasion),
- une proposition de transfert au profit d’un autre laboratoire CNRS,
- une demande de sortie par perte ou de destruction si le matériel a disparu ou
est détérioré (cf. modèle en annexe 1),
- une demande de sortie accompagnée du récépissé de déclaration de vol ou
dépôt de plainte si le matériel a été volé (cf. modèle en annexe 1),

3.2.
3.3.
Mettre à jour le registre d’inventaire du laboratoire.
RÔLE DU SERVICE FINANCIER ET COMPTABLE DE LA DÉLÉGATION

Etablir et transmettre le procès-verbal de remise aux domaines (cf. notes n° 997 du
2 décembre 1991, n° 199 du 3 mars 1993 et CIR010013ACPL du 26 juillet 2001),
éventuellement accompagné d’une soumission si le laboratoire a un acquéreur.

Signer et transmettre à l’Agence comptable principale (ACP) les procès- verbaux
de perte, de destruction, de remise aux domaines, les demandes de sortie
accompagnées des déclarations de vol (cf. modèle en annexe 1).

Etablir les factures pour les ventes amiables de matériel pour des biens de très
faible valeur vénale (inférieure à 115€ TTC), encaisser le produit et le transférer à
l’ACP.

Saisir dans l’application inventaire les états détaillés de sortie d’immobilisations
établis par l’ACP.

Saisir dans l’application inventaire les demandes de transferts de matériels et
mobiliers entre laboratoires CNRS.
RÔLE DE L’AGENCE COMPTABLE PRINCIPALE

Encaisser les produits des ventes réalisés par le service des domaines (ou par les
délégations), en informer la direction des finances pour remise en place éventuelle
des crédits au profit du laboratoire.

Passer les écritures de sortie au bilan (virements des amortissements, constatation
des pertes et des profits).

Etablir les états détaillés de sortie des immobilisations à transmettre aux SFC des
délégations.

Vérifier la cohérence des mouvements saisies dans les applications inventaire
locales (puis consolidés dans l’inventaire central) avec la situation des comptes
d’immobilisation 2lxxx et 23xxx à la balance générale des comptes.
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