Chargé de gestion administrative et d`aide au pilotage J2C24

BAP J Gestion et pilotage
Chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage
J2C24
Administration et pilotage - IE
Domaine d’application - Support au pilotage des unités
Mission :
Compétences :
Il/elle réalise des études ou des analyses permettant de
prendre les orientations et les décisions d'ordre
administratif adaptées aux objectifs de l’Institut. Il/elle peut
conduire tout ou partie des projets qui lui sont délégués.
• Connaître la réglementation, les procédures et les
systèmes d'information du CNRS
• Connaissances générales en droit
• Analyser des informations disponibles autour d'une
problématique
• Analyser et interpréter des résultats/des indicateurs
statistiques
• Gérer les priorités de l'Institut
• Savoir travailler en équipe
• Savoir réaliser une synthèse
• Maîtriser les outils bureautiques et les systèmes
d’information notamment de gestion
• Maîtriser les techniques d'expression écrite et orale,
savoir s'exprimer en public
Activités :
• Préparer et coordonner avec l'équipe les arbitrages des
moyens humains et budgétaires
• Assurer le suivi des unités et des chercheurs relevant du
portefeuille du directeur scientifique adjoint
• Rédiger des documents administratifs et juridiques
• Suivre la contractualisation des unités
• Mettre en place des tableaux de bords et des outils aidant
à la prise de décision
• Formuler des propositions, préconiser des choix ou des
solutions
• Rendre compte de ses observations et de ses travaux
(rapports, notes de synthèse)
• Assurer la coordination avec d'autres interlocuteurs :
Comité national, Délégations régionales, Direction des
ressources humaines, Direction des partenariats, Direction
des affaires juridiques...
Contexte de travail
L'Institut a un rôle de pilotage et de coordination de la
politique scientifique lié à son domaine de recherches. Il a
un rôle décisionnel en matière de dotations budgétaires,
gestion des chercheurs, suivi des unités, etc…
Exemple d e f ic h e d e p os te i s s u d e l a di ve rs i té d e l a ré alit é d es u n it és d e rech erch e. C e n ’es t p as u n m od èle à rep rod ui r e e n l ’ é ta t.
S o u rce s e xpe rts o bs e r va to i re d es m ét iers et d e l’em p loi s cien t if iq u e C NRS 2 0 0 9
BAP J Gestion et pilotage
Chargé de gestion administrative et d'aide au pilotage
J2C24
Administration et pilotage - IE
Domaine d’application - Administration d’unités
Mission :
Compétences :
Il/elle met en place et coordonne l'ensemble des activités
de gestion, d'administration et de déploiement technique
permettant d’accompagner les projets scientifiques de
l'Institut en relation avec le directeur et le directeur-adjoint
de l’unité
• Connaissances générales des réglementations
financières, comptables et des marchés publics applicables
aux moyens de l'unité
• Connaître le statut de la fonction publique, des EPST, des
régimes particuliers
• Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs
et techniques nécessaires au bon fonctionnement de
l'institut
• Connaître les techniques de management
• Conduire un projet
• Animer et rendre compte de réunions ; mener des
négociations individuelles ou collectives
• Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans
le contexte de l'unité
• Elaborer des indicateurs pour suivre, analyser et prévoir
les dépenses
• Elaborer et rédiger des notes d'information, des
documents de synthèse et des actes administratifs
• Maîtriser l'environnement bureautique et les outils
informatiques appliqués à la gestion
• Avoir une bonne pratique de l'anglais écrit et oral
Activités :
• Impulser et coordonner les équipes administratives et de
services de l'institut ; gérer les personnels et les moyens
correspondants ; préparer les actes de gestion relatifs aux
personnels relevant du responsable de l'institut et en
assurer le suivi
• Préparer, organiser et suivre le fonctionnement des
différentes instances de l'institut (comité de direction,
conseil consultatif...)
• Représenter le responsable de l'institut pour les
interventions relevant du domaine de l'administration et de
la gestion, ainsi que pour les relations avec les services
logistiques de l’organisme hébergeur (gestion du bâtiment)
• Préparer le budget, organiser et contrôler son exécution ;
établir des bilans financiers, analyser les dépenses
• Etablir des cahiers des charges et négocier avec les
fournisseurs, piloter les procédures d'appel d'offres
• Coordonner la gestion des plateformes et services
communs, assurer le suivi des opérations de maintenance
et de logistique (équipements et bâtiment)
• Préparer des contrats et conventions de recherche en
liaison avec les organismes
• Contribuer à la réalisation de rapports documentaires et
réponses aux enquêtes : collecter, traiter et mettre en forme
les données sur l'organisation, la production et les moyens
de l'institut
• Assurer la diffusion interne des informations ; coordonner
la mise à jour du site web de l'institut.
• Proposer une politique et des outils de communication
externe en vue de valoriser l'institut et ses recherches
• Préparer et coordonner les opérations d'animation
scientifique internes et externes (journées de l'institut,
colloques, symposium internationaux, ateliers thématiques)
• Contrôler l'application des règles de sécurité
Contexte de travail
L’institut mène des activités de recherche pluridisciplinaire
aux interfaces entre physique, chimie et biologie.
Il comprend 230 personnes réparties dans 4 unités. Il est à
l'origine de plusieurs collaborations nationales et
internationales. Il/elle est membre du comité de direction de
l'institut.
Modalités spécifiques de travail
Ponctuellement l’agent peut-être amené à effectuer une
surveillance sur site en dehors des heures d'ouverture.
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BAP J Gestion et pilotage
Chargé du contrôle de gestion et/ou d'études
J2C25
Administration et pilotage - IE
Spécialité - Finances
Domaine d’application - Administration d’unités
Mission :
Compétences :
Il/elle assurera l'animation du service gestion du laboratoire
et garantira la qualité des procédures budgétaires et de la
gestion de l'ensemble des crédits.
• Connaissance approfondie des règles de la finance
publique et des principes du contrôle de gestion
• Connaître la réglementation des marchés publics et les
procédures d’appels d’offres
• Elaborer les indicateurs pour le suivi et l'analyse de la
production comptable et financière
• Elaborer et rédiger des notes d'information, des
documents de synthèse
• Manager et animer une équipe ; gérer des conflits
• Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les
besoins en moyens pour son équipe
• Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans
le contexte de la structure
• Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et
l'analyse des résultats
• Exploiter les systèmes d'information et les outils
bureautiques
Activités :
• Diriger et animer une équipe
• Organiser, planifier et coordonner toute la production
comptable et financière
• Proposer des outils et des indicateurs pour la gestion
• Aider au montage financier des contrats, au service des
équipes de recherche.
• Assister et conseiller la direction
• Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et
son exécution.
• Assurer le suivi et l'analyse des dépenses.
• Identifier et analyser les causes et les effets des écarts
entre les objectifs et les réalisations
• Proposer à la direction des actions ou des solutions
correctives à mettre en oeuvre
• Contrôler l'application des règles et procédures
administratives
• Mettre en oeuvre la politique d'achat et les procédures
d'appel d'offre
• Contribuer à la réalisation d'études, rapports, enquêtes,
audits ou évaluation
• Suivre l'évolution de la réglementation et des techniques
du domaine géré, constituer une documentation de
référence.
• Assurer ou contribuer à la mise en oeuvre de la démarche
qualité dans la gestion des activités
Contexte de travail
Le laboratoire dont l’activité s’exerce dans les sciences de
la vie comprend près de 170 personnes.
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BAP J Gestion et pilotage
Qualiticien
J2C26
Administration et pilotage - IE
Domaine d’application - Biologie
Mission :
Compétences :
Il/elle définit et propose les choix techniques et les actions à
entreprendre pour mettre en œuvre la démarche qualité.
Il/elle élabore, met en place, anime et adapte sous l’autorité
de la direction de l’unité, le projet qualité en recherche
• Connaître et maîtriser les outils, méthodes,
référentiels/normes de la qualité.
• Etre capable d’expliciter, transmettre les méthodes et
concepts qualité et savoir conseiller les personnels dans la
mise en œuvre de la démarche qualité.
• Maîtriser les techniques d’animation de réunion, de
groupe de travail et de formation.
• Etre capable d’analyser et de synthétiser des informations
techniques et organisationnelles.
• Avoir un bon niveau de culture scientifique.
• Connaître le fonctionnement, l’organisation, les domaines
d’activités de l’unité et des organismes partenaires
Activités :
• Elaborer, rédiger, mettre à jour diffuser et gérer les
documents qualités (manuels, procédures…).
• Mettre en place et gérer la traçabilité de la recherche
(enregistrement, cahier de laboratoire, suivi métrologique…).
• Organiser et animer les actions de formations et de
sensibilisation à la qualité auprès des personnels de l’unité.
• Engager et planifier des actions et projets visant à
améliorer le fonctionnement général de l’unité.
• Conseiller et accompagner les responsables d’équipe et
les partenaires de l’unité dans la mise en œuvre du
système qualité.
• Animer le réseau de correspondant qualité, et le comité
de pilotage qualité.
• Communiquer auprès des personnels les actions et l’état
d’avancement de la démarche.
• Interagir avec les partenaires extérieurs développant aussi
une politique qualité en recherche.
Contexte de travail
Le poste est affecté à une unité de recherche en biologie.
Localisation sur le site de la faculté de pharmacie.
Déplacements à prévoir.
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BAP J Gestion et pilotage
Secrétaire de médecine de prévention
Gestion et pilotage - T
1/2
Mission
Le secrétaire du service de médecine de prévention a pour
mission principale d’assurer une fonction administrative
et d’apporter un appui organisationnel, gestionnaire
et relationnel aux personnels médicaux et paramédicaux.
Il apporte son concours au médecin de prévention pour la
réalisation de ses missions. Il est soumis au secret professionnel.
• Participer à l’organisation d’actions de santé publique :
calendrier, logistique des salles, mise en forme des supports
de communication, diffusion de l’information, gestion
et synthèse des feuilles d’évaluation.
• Participer à des groupes de travail thématiques locaux,
régionaux ou nationaux.
Activités principales
Activités associées
• Accueillir les agents (physiquement et téléphoniquement)
et contribuer au recueil des données (fiches…)
• Assurer la gestion administrative du service médical :
création et actualisation des données administratives des
dossiers médicaux, planification et gestion des convocations, classement, transmission et archivage des dossiers
médicaux, commande et gestion des stocks de fournitures
diverses, informatiques et de bureau.
• Alimenter et exploiter les bases de données d’information
et de suivi médical (fiches de risques professionnels, arrêts
maladie, agendas…), créer ou mettre à jour le dossier médical.
• Assurer le secrétariat administratif : rédaction
de courriers, rapports, attestations du médecin de prévention, envoi et suivi de ces documents, préparation
de dossiers soumis aux instances locales ou nationales
(comités médicaux, Mission Insertion Handicap…).
• Suivre les arrêts maladie et les accidents du travail
et alerter le médecin en cas d’arrêts prolongés.
• Participer à l’optimisation des missions en milieu
de travail du médecin : agenda, déplacements, suivi
des travaux des groupes de travail, conception et mise
en forme des supports d’intervention, contribution
à la rédaction des rapports règlementaires des médecins
(rapport d’activité annuel de la médecine de prévention,
fiches collectives de risques…).
• Assurer les contacts avec les autres médecins
de la délégation et avec les autres MPAR (médecins
de prévention animateurs régionaux).
• Assurer l’interface entre les professionnels de santé
et les interlocuteurs externes (délégations, unités,
prestataires divers…).
• Préparer l’agent et son dossier pour la visite médicale.
• Gérer et suivre les commandes de pharmacie
et de matériel médical.
• Assurer dans certains cas la gestion budgétaire du service.
• En l’absence d’infirmier, participer à l’aide et au soutien
psychologique des agents, voire réaliser des examens
complémentaires simples de pré-visites, tenir le registre
des accidents de service.
• Eventuellement si le secrétaire est habilité, dispenser
des soins de niveau Sauveteur Secouriste du Travail.
• Encadrer des stagiaires en secrétariat médico-social voire
les auditionner pour l’obtention du diplôme de secrétaire
médico-social(e).
• Travailler en partenariat avec les correspondants naturels
et les autres membres de l’équipe pluridisciplinaire (RRH,
IRPS, assistant de service social…).
• Veiller au bon fonctionnement des équipements dédiés
au travail administratif.
Compétences principales
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
• Connaissance générale des techniques de secrétariat
et/ou de gestion administrative
Savoirs sur l'environnement professionnel
• L’organisation et le fonctionnement du CNRS.
• Les partenaires médico-sociaux locaux et leurs champs
d’intervention respectifs.
• Les règles et usages administratifs de traitement
des dossiers médicaux des agents.
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BAP J Gestion et pilotage
Secrétaire de médecine de prévention
Gestion et pilotage - T
2/2
Savoir-faire opérationnels
• Techniques d’accueil.
• Rigueur, méthode, bonne organisation pour gérer
plusieurs tâches en même temps.
• Connaissance et respect du secret professionnel,
discrétion et neutralité.
• Connaissance des techniques et du vocabulaire
médicaux.
• Logiciels propres à la gestion des dossiers médicaux,
de bureautique courants (tableur, traitement de textes,
courriels, ppt…) et internes au CNRS.
• Internet
• Notions de base en gestion budgétaire et comptable
Formations et expérience professionnelle
souhaitables
• Secrétariat médical.
• Habilitation de Sauveteur Secouriste du Travail.
Langues étrangères
• Anglais usuel écrit et oral, niveau élémentaire.
Compétences associées
Savoir-faire opérationnels
• Utiliser les techniques de classement et d’archivage
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes
et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre
de manière appropriée
Environnement professionnel
Lieu d'exercice
L'activité s'exerce dans le service de médecine
de prévention d'un établissement de recherche. Le lieu
est adapté au respect du secret professionnel.
Diplôme réglementaire exigé
Baccalauréat
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BAP J Gestion et pilotage
Technicien en gestion administrative
J4X21
Emploi multi-familles - T
Domaine d’application - Administration d’unités
Mission :
Compétences :
Il/elle assure le secrétariat et exécute des actes de gestion
et/ou des actes administratifs courants de 2 fédérations de
recherche.
Activités :
• Traiter des informations et des dossiers d'ordre
administratif, scientifique ou technique et en vérifier la
conformité
• Accueillir et informer les personnels et les usagers de la
structure
• Organiser et alimenter les bases de données pour la
gestion
• Rédiger du courrier, gérer la messagerie
• Gérer la liste de diffusion des fédérations
• Renseigner des tableaux de bord selon les instructions
reçues
• Organiser et suivre le budget des fédérations (mettre en
place les crédits, suivre les dépenses)
• Organiser les Comités de direction, les Conseils de
fédérations
• Gérer les aspects logistiques : salle de réunion, matériels,
fournitures
• Répondre aux demandes d'informations des autres
services et de l'extérieur
• Participer à l'organisation de colloques, manifestations,
conférences
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en
externe
• Organiser le classement d'un fond documentaire
• Procéder à l'archivage des pièces administratives
• Connaissance générale des techniques de secrétariat
et/ou de gestion administrative
• Connaissance de base de la réglementation financière et
comptable des EPST
• Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité de
l'établissement
• Savoir informer et rendre compte
• Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Utiliser les logiciels de gestion et des logiciels de
bureautique (Word, Excel)
• Savoir planifier son activité
• Savoir travailler en équipe et en collaboration avec des
interlocuteurs internes et externes
• Proposer des améliorations pour faciliter le
fonctionnement du service
• Utiliser les techniques de classement et d'archivage
• Rendre en compte les demandes et y répondre de
manière appropriée
Contexte de travail
L’agent est sous la responsabilité d'une secrétaire générale
et travaille pour deux fédérations de recherche situées sur le
même site
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BAP J Gestion et pilotage
Adjoint en gestion administrative
J5X21
Emploi multi-familles - AJT
Spécialité - Accueil
Domaine d’application - Administration d’unités
Mission :
Compétences :
Il/elle assure l'accueil téléphonique et physique des
interlocuteurs du laboratoire et assistera l'équipe
administrative du laboratoire.
• Connaissance de bases des techniques d'accueil et de
communication orale et savoir les mettre en oeuvre
• Maîtriser l'outil informatique et les logiciels courants de
bureautique (Word, Excel, Acrobat, ...) - Maîtriser les outils
de communication électronique
• Savoir utiliser un logiciel de gestion
• Savoir communiquer et renseigner
• Savoir accueillir oralement une communication ou un
visiteur en anglais
Activités :
• Tenir le standard téléphonique du site, orienter les
correspondants et prendre les messages téléphoniques
• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, gérer leurs
badges et contrôler leur accès au site
• Réceptionner, trier le courrier et les colis à l'arrivée ;
affranchir le courrier au départ ; organiser et contrôler le
retrait des colis en instance ; enregistrer les livraisons dans
le système d’information de gestion
• Gérer les contacts avec la Poste, les transporteurs de
colis express, et suivre leurs prestations - Trier les factures
des prestataires externes par laboratoire et saisir dans le
système d’information de gestion les factures de
prestations internes
• Saisir les demandes d'achat d'une unité du site dans le
système d’information de gestion
• Tenir le planning des visites médicales pour l'ensemble
des personnels du site (environ 240 personnes)
• Mettre à jour l'annuaire téléphonique interne et les
adresses électroniques des agents à l'aide des outils Excel,
Acrobat et FTP
Contexte de travail
Le site comprend près de 250 personnes intégrées dans
plusieurs laboratoires et dont les activités s’exercent dans
l’environnement et le développement durable.
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