I. Composition II. Les documents de l`assemblée générale

REGISTREDESDOCUMENTS
CREER
Registredesdocuments
I.
Composition
Leregistredesdocumentsestcomposédetroisparties:
!
Unclasseurreprenantlesconvocationsetlesprocès-verbauxdel'assembléegénérale,
!
Unclasseurreprenantlesconvocationsetlesprocès-verbauxduconseild'administration,
!
Unclasseuraveclescomptes.
II.
Lesdocumentsdel'assembléegénérale
Les convocations et les procès-verbaux de l'assemblée générale doivent être sous format
papierpourfigurerdansunclasseurquilesregroupetous.
II.I.
Laconvocation
Laconvocationàuneassembléegénéraledoitêtrefaite,selonlaloi,8joursavantladatede
celle-ci.
En pratique, cela revient à 10 jours calendrier entre la date d'envoi de la lettre à la poste,
("jour1"),les8joursentrelesdeux("jour2"à"jour9",quisontdesjoursfrancs,c'est-à-dire
de24h)etladatedel'assembléegénérale("jour10").
Lesstatutspeuventprévoird'allongercedélai(15jours,...)maisnepeuventpasleraccourcir.
OnnepeutdoncpasfaireunCAet,uneheureaprès,uneAGquiaétéconvoquéeparceCA.
Laconvocationdoitconteniruncertainnombredeprécisionsobligatoires:
!
lefaitqu'ils'agitd'uneassembléegénérale,
!
ladénominationdel'ASBLsuiviedel'adressedesonsiègesocialetdelamention«ASBL»
ou«AssociationSansButLucratif»,
!
ladatedel'assembléegénérale,
!
l'heureàlaquelleellevasepasser,
!
lelieuoùellevasepasser,
!
l'ordredujourdétaillé.
Tous droits reserves, toutes reproductions et/ou rediffusions doit faire l’objet d’une demande d’autorisation auprès
d’Ideji ASBL.
Contact: [email protected]
1
REGISTREDESDOCUMENTS
La convocation doit être signée par la personne prévue à cet effet dans les statuts, le plus
souventleprésidentduconseild'administration.
D’autresdocumentsnedoiventpasobligatoirementêtrejointsàlaconvocationmaislefaitde
lesenvoyeraupréalablepermetdegagnerdutempslejourdel'assembléegénérale:
!
leprocès-verbaldel'assembléegénéraleprécédente,
!
lesdocumentscomptables(bilanetbudget)pourmieuxappréhenderlescomptesavantde
lesapprouver,
!
lerapportd'activités,
!
lerèglementd'ordreintérieuretlespropositionsdemodifications,
Enfin,laconvocationpeutêtreenvoyéesousdifférentsformats,seloncequiestnotédansles
statuts:
!
courrierpostalordinaire,
!
lettreremisedelamainàlamain,
!
courrierrecommandé,
!
fax,
!
courrierélectronique,
!
bulletindeliaison.
Attention!
Pasd’envoiparsmspuisqu'unsmsnepeutêtrenisigné,niimprimé.
VoiraussilaficheModèledeconvocationàl’assembléegénéraleordinaire
II.II. Leprocès-verbal
Leprocès-verbal,ouPV,estlecompte-rendudelaréunion.Ilestrédigéparlesecrétairedu
conseil d'administration ou un administrateur désigné en début de séance. Normalement, il
devrait être rédigé pendant l'assemblée générale pour qu'à la fin de celle-ci les membres
présentspuissentlerelireetlecorrigersinécessaireetqu'ilsoitapprouvédirectementpar
touslesmembresprésentsetsignéparceuxquilesouhaitent.Cependant,leplussouvent,le
PV est rédigé après la fin de l'assemblée générale et il est corrigé et approuvé au début de
l'assembléegénéralesuivante,cequiveutdireleplussouventunanaprès.
Tous droits reserves, toutes reproductions et/ou rediffusions doit faire l’objet d’une demande d’autorisation auprès
d’Ideji ASBL.
Contact: [email protected]
2
REGISTREDESDOCUMENTS
Le contenu du procès-verbal doit refléter ce qui s'est passé lors de l'assemblée générale de
façonprécise.Encequiconcernelesvotes,lefaitdemettrelenomdespersonnesetlevote
qu'ilsontfaitpeutparfoiss'avérertrèsutile.
VoiraussilaficheModèledeprocès-verbald’uneassembléegénéraleordinaire
CertainsdocumentssontannexésauPV:
!
lalistedesmembresprésents,représentésetabsents,
!
lesprocurations,
!
lesrapportsdesadministrateurs(comptes,rapportdesactivités,...),
!
lecaséchéant,lesrapportsdesvérificateursauxcomptes,
!
ainsiquetouslesdocumentsquiauraientétéenvoyésouremisauxmembres.
LePVnedoitpasforcémentêtreenvoyéàtouslesmembres.Ilpeutêtredisponibleausiège
social, où on pourra le consulter sur place, publié dans le journal de l'association ou mis en
lignesurlesiteInternetdel'ASBL.DestierspeuventégalementconsulterlePVsouscertaines
conditionssic'estprévudanslesstatuts.
Pourêtreunactesousseingprivéopposableauxmembresetauxtiers,leprocès-verbaldoit
êtresignéconformémentauxstatuts.Leplussouvent,ildoitêtresignéparleprésidentetle
secrétaireoupardeuxadministrateursaumoinspourêtrevalide.Deplus,lesmembresquile
souhaitentpeuventlesigner.
II.III. Lesdocumentsduconseild'administration
Lesconvocationsetlesprocès-verbauxduconseild'administrationdoiventêtresousformat
papierpourfigurerdansunclasseurquilesregroupetous.
Pour les détails concernant les documents du conseil d'administration, voir ci-dessus "les
documents de l'assemblée générale". Les convocations et les procès-verbaux suivent les
mêmesrèglesdanslesdeuxtypesderéunions.
VoiraussilaficheModèledeconvocationauconseilda’dministration
II.IV. Lesdocumentsrelatifsauxcomptes
Touslesdocumentsrelatifsauxcomptesdel'ASBL(livrecomptable,...)doiventseretrouver
soit dans un classeur soit sous forme de registre relié au siège socialde celle-ci. Les pièces
justificativessontégalementconservées.
Tous droits reserves, toutes reproductions et/ou rediffusions doit faire l’objet d’une demande d’autorisation auprès
d’Ideji ASBL.
Contact: [email protected]
3
REGISTREDESDOCUMENTS
Voiraussilesfichescomptabilité
Tous droits reserves, toutes reproductions et/ou rediffusions doit faire l’objet d’une demande d’autorisation auprès
d’Ideji ASBL.
Contact: [email protected]
4