Comment contrôler de manière exhaustive le

DOSSIER SOLUTIONS
Information Lifecycle Control for Sharepoint
Comment contrôler
de manière
exhaustive le
contenu sensible
dans Microsoft
SharePoint ?
agility
made possible™
CA Information Lifecycle Control for SharePoint permet
de détecter, de classifier et de contrôler les informations
sensibles publiées, stockées et distribuées au sein des
environnements SharePoint. Les processus critiques peuvent
ainsi continuer à fonctionner, tandis que les ressources
sensibles de l’entreprise demeurent protégées.
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Information Lifecycle Control for Sharepoint
Résumé
Défi
Microsoft SharePoint a connu une croissance importante ces dernières années grâce au succès de ses
fonctionnalités de gestion de contenu, de collaboration et de réseau social. La facilité avec laquelle il est possible
de déployer des instances SharePoint a permis aux groupes interfonctionnels de mettre en place des instances sur
l’ensemble de l’organisation, rapidement et parfois hâtivement. L’absence de gestion, de conception et de
processus a non seulement entraîné un important volume d’instances SharePoint déployées à l’échelle des
entreprises, mais a également généré massivement des ressources métier sensibles, exposées à de nombreux
risques. CA DataMinder™ occupe une position stratégique au sein de SharePoint. Sa fonction : prolonger l’efficacité
des processus commerciaux, tout en facilitant le contrôle des informations sensibles.
Solution
Bien que les déploiements SharePoint et les données non structurées contenues dans des conteneurs puissent
souvent se révéler difficiles à gérer et à sécuriser, il est encore possible pour une entreprise de tirer profit des
usages prévus de SharePoint, tout en se protégeant de manière exhaustive des risques pesant sur les informations
sensibles. CA DataMinder met en oeuvre une approche de la sécurité basée sur les risques, qui contrôle les
informations tout au long du cycle de vie SharePoint. À mesure que les informations sont créées, stockées,
révisées et distribuées dans SharePoint, CA DataMinder détecte, classifie et contrôle le contenu sensible, afin de
réduire le risque de mise en danger et de non-conformité des informations, tout en évitant une interruption des
processus commerciaux.
Avantages
CA Information Lifecycle Control for SharePoint offre aux entreprises les avantages suivants :
• Évaluation plus efficace des risques liés aux informations, grâce à une détection et à une classification
automatiques
• Bon fonctionnement des processus métier, associé à un contrôle des informations sensibles, tout au long du
cycle de vie SharePoint
• Réduction des risques de mise en danger des données et de non-conformité réglementaire
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Information Lifecycle Control for Sharepoint
Section 1 : Défi
Défis liés aux utilisations de SharePoint
Les principaux défis auxquels doivent faire face les entreprises en matière de gestion de l’information dans
SharePoint résultent souvent de ses fonctionnalités centrales.
Principales utilisations de SharePoint
SharePoint a pour fonction essentielle de servir d’emplacement de stockage centralisé des documents et images,
pour permettre la collaboration et améliorer l’efficacité métier. Tout en centralisant les informations et les
applications pour un usage interne à l’entreprise, le système sert également de forum pour les partenaires et les
tiers, destiné à améliorer les processus métier et le partage des informations au-delà des frontières de
l’entreprise.
Ce sont toutefois ces mêmes fonctions essentielles qui peuvent exposer et mettre en danger le contenu sensible
(propriété intellectuelle, informations d’identification personnelle, informations confidentielles ou
informations médicales protégées). Les utilisateurs peuvent en effet publier manuellement du contenu sensible
ou encore modifier et réviser du contenu existant, le rendant sensible à son tour. Cette utilisation courante des
données peut mettre en danger les informations sensibles de l’entreprise, en lui laissant peu de protection, voire
aucune, face à cette menace.
Publication d’informations. Les utilisateurs se servent souvent de SharePoint comme référentiel pour le
stockage de la documentation et du contenu sensibles. Toutefois, l’absence fréquente de processus ou
d’architecture de données définis permet la publication de contenu sensible sur un conteneur ou un emplacement
inapproprié. Ces informations sensibles sont donc stockées à des emplacements inadéquats, sans que cela soit
connu par l’organisation ou l’administration.
Imaginons, par exemple, que le service financier d’une entreprise a déployé une instance SharePoint avec des
sous-dossiers, pour stocker les documents financiers sensibles tels que les factures client et les informations
financières de l’entreprise.
• L’intention de cette architecture de données était de créer des conteneurs séparés, en fonction de l’objectif
souhaité et de la structure de l’organisation.
• Si des données incorrectes, telles que les bilans financiers de l’entreprise, ont été chargées, publiées ou
déplacées à un emplacement imprévu, par exemple celui de la facturation client, ces données financières sont
mises en danger, avec un impact financier potentiel direct pour l’entreprise.
• L’absence ou l’insuffisance de processus de gestion des données a pour conséquence le déplacement de contenu
vers des conteneurs incorrects, à l’insu du responsable informatique, du responsable de la sécurité et du
propriétaire des informations, entraînant un risque important pour l’entreprise.
Collaboration de contenu. Si la collaboration au sein de SharePoint demeure l’utilisation la plus répandue de
cette solution, elle est aussi le principal facteur déclenchant du phénomène de « SharePoint Sprawl ». Bien que
l’utilisation de SharePoint améliore la communication et l’efficacité des processus métier, elle augmente
également le risque d’exposition des informations sensibles de l’entreprise. Alors que la publication initiale d’un
contenu n’a au départ aucun impact sur l’activité, le processus évolutif de partage, de collaboration et d’accès au
contenu entraîne souvent la création ou l’ajout d’informations sensibles. Les règles de gestion d’accès initialement
destinées à permettre l’accès à des données non sensibles deviennent souvent obsolètes et inefficaces, en raison
des nouvelles formes adoptées par le contenu suite à son usage collaboratif.
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Information Lifecycle Control for Sharepoint
Imaginons, par exemple, une société qui externalise ses fonctions métier clés auprès d’une société de conseil. Ces
deux sociétés collaborent via un déploiement SharePoint intégré.
• Au départ, aucune information sensible n’est partagée entre les parties, comme prévu.
• Mais au cours du processus normal de partage d’informations, un employé ajoute du contenu soumis à la
propriété intellectuelle à un document, par une méthode non conforme à la règle définie par l’entreprise.
• Bien que les processus définis aient été suivis lors du partage d’informations, dans un environnement
SharePoint correctement conçu, le travail collaboratif a pour conséquence inattendue d’exposer la société à
certains risques.
Distribution de contenu. Une fois le travail collaboratif sur les documents terminé, la version finale est souvent
prête à être distribuée par divers modes de communication. Le contenu sensible est alors généralement copié sur
des périphériques de stockage, envoyé par courriel, chargé sur des sites de réseaux sociaux, transporté sur des
périphériques mobiles ou même migré vers le Cloud. Cette réplication du contenu accroît sensiblement le niveau
d’exposition de l’entreprise. Toute distribution de contenu accidentelle, d’origine malveillante ou due à une
négligence, doit être évitée afin de réduire son impact sur l’activité.
Prenons l’exemple d’une responsable de secteur d’activité qui finalise avec ses assistants un document
présentant la stratégie de l’entreprise pour les trois années à venir.
• La responsable de secteur d’activité télécharge le document en local sur son ordinateur portable pour l’envoyer
par courriel à son directeur général.
• Au moment d’envoyer le document, elle saisit par erreur l’adresse électronique d’une autre personne. Le
document est envoyé à un individu extérieur à l’entreprise, qui se trouve être un partenaire commercial
travaillant avec plusieurs concurrents.
• Cette erreur coûteuse est plus fréquente qu’on ne le croit. Des contrôles doivent par conséquent être mis en
place pour éviter l’envoi d’informations sensibles à des destinataires imprévus, suite à une erreur humaine.
Sécurisation de SharePoint : défis
Le stockage et le partage d’informations sensibles, ainsi que leur exposition dans SharePoint, impliquent de
nombreux défis à gérer si l’on souhaite réduire les risques pour l’entreprise.
Incapacité à localiser les informations. La même absence ou insuffisance de conception et de processus qui
entraîne une exposition des informations sensibles dans SharePoint contribue également à réduire la visibilité et
la notification administrative. Les informations qui ne suivent pas les stratégies de segmentation et les
conceptions architecturales prédéfinies finiront toujours par se retrouver à des emplacements imprévus,
distribuées sur l’ensemble des instances SharePoint, ainsi qu’à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, sans
que ni les administrateurs ni les propriétaires des données n’en aient connaissance. Face à une visibilité réduite et
à une méconnaissance de l’origine des informations, de leur emplacement et de leur destination, les risques pour
la sécurité et la conformité peuvent s’accroître de manière significative, à l’insu des responsables de
l’organisation.
Pendant des années, les entreprises ont tenté de comprendre l’impact des informations sensibles, par le biais
d’évaluations manuelles des risques réalisées individuellement pour chaque système. Ces évaluations ont bien
entendu vite perdu de leur pertinence au vu de la nature dynamique des données, qui en rend les résultats
obsolètes et quasi inutilisables.
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Information Lifecycle Control for Sharepoint
Cette absence de visibilité en temps réel lorsque les données sont au repos, en cours d’utilisation et en transit
empêche souvent l’entreprise de bien mesurer la sensibilité des données organisationnelles. En résultent des
décisions peu pertinentes en matière de sécurité et de systèmes d’information, ainsi que des risques accrus.
Méconnaissance de la classification des données. Ne pas savoir où se trouvent les informations sensibles ou à
qui elles sont communiquées a un impact direct sur la capacité à évaluer les risques pour l’organisation. La
plupart des entreprises doivent ainsi souvent faire des suppositions quant au caractère sensible du contenu, en
fonction de l’emplacement de stockage estimé des données, obtenant ainsi une image peu réaliste du système.
Il est important de pouvoir classifier de manière active les informations dynamiques, conformément aux règles de
l’entreprise et aux exigences réglementaires, afin de mesurer avec précision les risques associés au système
SharePoint et de donner la priorité aux contrôles de sécurité efficaces. Dans le cas où cela lui serait impossible,
l’entreprise se retrouverait exposée, parfois sans le savoir, à des risques financiers et juridiques.
Contrôles inefficaces des informations. La nature dynamique des données dans SharePoint a un impact direct
sur la capacité d’une organisation à comprendre où résident les données, à mesurer leur niveau de sensibilité ainsi
qu’à appliquer des règles et des contrôles. Les lignes qui suivent décrivent les différentes manières dont
l’information circule à travers l’environnement SharePoint, souvent sans surveillance ni contrôle.
• Publication. Les informations ont souvent un caractère sensible dès leur création. Du fait du manque de
contrôle de la manière dont les informations sont diffusées dans SharePoint, les informations sensibles peuvent
facilement être chargées en vue d’un accès futur.
• Stockage. L’architecture de données SharePoint consiste à stocker les informations dans des conteneurs
spécifiques, pour s’assurer que seuls des rôles et groupes définis peuvent y accéder. Or, du fait de l’absence de
processus de gestion des droits ou de gestion des données, le contenu sensible est fréquemment stocké dans
des conteneurs inappropriés. En réalité, même avec une architecture parfaitement conçue et une gestion des
droits efficace, il existe des informations sensibles qui ne devraient jamais être stockées dans SharePoint. Ces
données doivent être tout simplement supprimées ou éliminées.
• Accès. Même avec la meilleure architecture et d’excellents processus de gestion des données, la nature
collaborative de SharePoint rend possible la création de contenu sensible dans des conteneurs inappropriés, ce
qui permet à des utilisateurs non autorisés d’avoir accès à du contenu sensible.
• Distribution. Une fois que le contenu sensible ne fait plus l’objet d’un travail collaboratif et se trouve à l’état
final, SharePoint détient peu de contrôle sur ce contenu dès lors que l’utilisateur a téléchargé le fichier pour le
distribuer. Conséquence : des informations sensibles sont exposées à des risques de divulgation par divers
modes de communication en cas d’erreur, de négligence ou de malveillance.
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Information Lifecycle Control for Sharepoint
Section 2 : Solution
CA Information Lifecycle Control for Sharepoint
CA Technologies propose la solution SharePoint Information Lifecycle Control pour éliminer les risques associés à
l’utilisation de SharePoint, tels qu’expliqués précédemment. Grâce à une découverte, une classification et un
contrôle automatiques du contenu, les organisations minimisent les risques d’exposition des informations, tout
comme les risques financiers et réglementaires qui en découlent.
Fonctionnement de CA Information Lifecycle Control for SharePoint
CA Technologies est en mesure de contrôler les informations sensibles tout au long du cycle de vie SharePoint. Les
données sont ainsi stockées à l’emplacement adéquat, tandis que l’accès, la révision et la distribution sont limités
aux personnes autorisées.
Les lignes qui suivent décrivent la manière dont CA DataMinder contrôle le contenu sensible tout au long du cycle
de vie des informations SharePoint :
1. Créer : contrôlez-vous les informations chargées dans SharePoint ?
CA DataMinder™ Endpoint contrôle les informations chargées dans SharePoint selon leur sensibilité et
l’identité de l’utilisateur. Une solution qui évite aux informations extrêmement sensibles d’être stockées et
partagées dans SharePoint, tout en limitant les risques d’accès par des utilisateurs non autorisés et donc de
mise en danger.
2. Stocker : transférez-vous ou chiffrez-vous les informations en fonction de leur emplacement et de leur
sensibilité ?
CA DataMinder™ Stored Data contrôle les informations une fois stockées dans SharePoint. Si des informations
sensibles se trouvent dans un dossier inapproprié, CA DataMinder peut les déplacer. Si des informations
sensibles sont stockées en clair et nécessitent une protection par chiffrement, CA DataMinder peut les
chiffrer.
3. Utiliser : contrôlez-vous l’accès aux informations sensibles ?
CA DataMinder est également capable de fournir des technologies tierces, telles que des produits de gestion
d’accès Web comme CA SiteMinder® Classification, pour permettre la prise de décisions parfaitement
informées en matière d’accès. Les utilisateurs tentant d’accéder à des informations dans SharePoint, alors
que leur rôle ne les y autorise pas, peuvent voir leur accès refusé.
4. Distribuer : contrôlez-vous la liste des destinataires du document final ?
CA DataMinder Endpoint ou CA DataMinder™ Email peut contrôler la distribution d’informations via un large
choix de modes de communication tels que les courriels, la messagerie Web, les réseaux sociaux, les
supports amovibles et l’impression. Ces solutions contrôlent la distribution d’informations par le biais
d’avertissements, de chiffrements, de mises en quarantaines et de blocages.
5. Éliminer : mettez-vous en quarantaine ou supprimez-vous les informations sensibles ?
CA DataMinder Stored Data ne se contente pas de déplacer ou de chiffrer les données au repos, il peut
également supprimer les informations sensibles qui ne devraient pas être stockées dans SharePoint.
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Information Lifecycle Control for Sharepoint
Illustration A.
CA Information
Lifecycle Control
for Sharepoint
Section 3 : Cas d’utilisation
Cas d’utilisation de CA DataMinder SharePoint
L’exemple suivant décrit la manière dont CA DataMinder contrôle les tentatives de diffusion de contenu sensible :
1. Un contrôleur de gestion crée en local, sur son poste de travail, une feuille de calcul contenant des
informations prévisionnelles sur l’entreprise.
2. Les informations sensibles englobent toutes sortes de données : salaires, numéros de sécurité sociale,
dossiers médicaux, propriété intellectuelle ou informations confidentielles. Dans ce scénario, elles sont
d’ordre strictement financier.
3. Ces informations sont étroitement contrôlées et doivent être uniquement conservées dans certains
conteneurs SharePoint pour protéger l’entreprise de toute fuite d’informations avant leur publication
officielle.
4. Le contrôleur tente de charger les informations dans un conteneur SharePoint au mépris des règles.
5. Prenant en compte l’emplacement, le rôle et le contenu, CA DataMinder Endpoint détermine que cette
diffusion ne respecte pas les règles établies et qu’elle doit donc être bloquée pour limiter les risques pour
l’entreprise.
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Information Lifecycle Control for Sharepoint
Illustration B.
Cas d’utilisation 1
(créer) : CA DataMinder
alerte l’utilisateur d’une
publication bloquée.
L’exemple suivant décrit la manière dont CA DataMinder déplace les informations sensibles vers un emplacement
approprié :
1. Un utilisateur enregistre des données de vente et de facturation sensibles dans un dossier destiné aux
rapports financiers.
2. CA DataMinder Stored Data identifie le contenu en tant qu’informations de facturation client.
3. En se basant sur les règles prédéfinies, CA DataMinder Stored Data détermine que le fichier doit être stocké
dans le dossier Facturation client.
4. CA DataMinder déplace le fichier vers le dossier Facturation client, laissant une « souche » qui avertit les
utilisateurs que le fichier a été déplacé.
Illustration C.
Cas d’utilisation 2
(stocker) :
CA DataMinder déplace
les fichiers sensibles.
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Information Lifecycle Control for Sharepoint
L’exemple suivant décrit la manière dont CA SiteMinder et CA DataMinder Classification bloquent l’accès au
contenu :
1. Un utilisateur chargé des créances tente d’accéder à des prévisions financières sur l’entreprise, données
sensibles stockées à tort dans un conteneur SharePoint destiné aux facturations client.
2. CA SiteMinder s’associe à CA DataMinder Classification pour permettre une visibilité en temps réel du niveau
de sensibilité du fichier de prévisions financières auquel l’utilisateur tente d’accéder.
3. Étant donné que les règles en place n’autorisent pas le rôle de l’utilisateur à accéder à ce type de contenu,
CA SiteMinder bloque l’accès au fichier.
Illustration D.
Cas d’utilisation 3
(utiliser) :
CA SiteMinder bloque
l’accès au contenu
sensible.
L’exemple suivant décrit la manière dont CA DataMinder bloque l’envoi d’informations sensibles par courriel :
1. Une fois le travail collaboratif terminé et le document finalisé, ce dernier est considéré prêt à être distribué.
2. Étant donné que le document contient des données sensibles, il est cependant primordial que seuls les
destinataires appropriés le reçoivent.
3. CA DataMinder peut contrôler la distribution de ce document via divers modes de communication, y compris
le charger sur un site de réseau social, l’enregistrer sur un support amovible, l’imprimer ou l’envoyer par
courriel après avoir vérifié l’identité de l’utilisateur et le contenu.
4. CA DataMinder détermine que le contenu et le mode de communication ne sont pas conformes aux règles en
place et bloque l’envoi par courriel.
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Information Lifecycle Control for Sharepoint
Illustration E.
Cas d’utilisation 4
(distribuer) :
CA DataMinder contrôle
la communication de
contenu.
L’exemple suivant décrit la manière dont CA DataMinder supprime ou efface du contenu dans SharePoint :
1. Certains niveaux de sensibilité du contenu ne sont pas destinés à un stockage dans SharePoint.
2. CA DataMinder Stored Data est en mesure de détecter et de classifier le contenu, en appliquant les règles
qui n’autorisent pas certains niveaux de sensibilité de contenu à être stockés dans un site SharePoint.
3. CA DataMinder Stored Data peut remplacer les fichiers ne remplissant pas les critères de ces emplacements
par des fichiers indiquant les raisons du remplacement, ainsi que la personne à contacter en cas de
questions.
4. En outre, les fichiers d’origine peuvent être mis en quarantaine ou déplacés vers un emplacement sécurisé.
Illustration F.
Cas d’utilisation 5
(éliminer) :
CA DataMinder supprime
le contenu de Sharepoint.
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Information Lifecycle Control for Sharepoint
Section 4 : Avantages
Avantages de
CA Information Lifecycle Control for SharePoint
Alors que les informations sensibles prolifèrent à l’intérieur comme à l’extérieur des sites SharePoint, les
organisations s’exposent à des risques financiers considérables. Pour protéger leurs actifs les plus précieux, elles
doivent adopter une approche multicouche de réduction du niveau de risque global. CA DataMinder permet
d’atteindre ce résultat par un contrôle des informations sensibles, tout au long du cycle de vie des informations
SharePoint. Cette approche complète du contrôle d’informations s’accompagne des avantages suivants.
Évaluation du risque par détection et classification des informations
Du fait d’un manque de visibilité dans SharePoint et de la nature dynamique des données d’entreprise, les
organisations font face à un véritable défi pour comprendre l’impact de l’emplacement et de la sensibilité de ces
informations sur leur activité. CA DataMinder apporte une solution à ce problème par sa capacité à détecter et à
classifier automatiquement le contenu sensible alors qu’il est diffusé, stocké et distribué au sein et en dehors de
SharePoint. Ce qui demandait autrefois énormément de temps et de ressources, tout en générant des
informations imparfaites, est désormais un processus rationalisé et cohérent, qui permet à l’entreprise de
comprendre activement les risques critiques qu’elle encourt.
Des processus métier fluides tout en protégeant le contenu sensible
Un des objectifs majeurs de l’informatique et de la sécurité est de garantir un juste équilibre entre
fonctionnement de l’activité et protection du contenu. Les capacités de diffusion, partage, collaboration et
stockage d’informations de SharePoint améliorent l’efficacité métier, mais exposent également les organisations
à des risques accrus. Les organisations doivent adopter une approche multicouche mais précise de la sécurisation
des informations dans SharePoint, pour faire prospérer leur activité tout en limitant l’impact de ces menaces.
CA DataMinder aide les organisations à atteindre ces objectifs en intégrant des facteurs tels qu’identité et nature
du contenu dans le contrôle des données sensibles, tout au long du cycle de vie des informations SharePoint.
Cette approche précise à couches multiples protège les organisations au fur et à mesure qu’elles créent, stockent,
utilisent, distribuent et éliminent des informations dans des environnements SharePoint. Les entreprises peuvent
désormais octroyer à chaque utilisateur des droits d’accès appropriés, en fonction du contenu.
Réduction des risques de mise en danger des données et de non-conformité réglementaire
Le caractère sensible des informations stockées dans SharePoint peut grandement varier en fonction du secteur
d’activité, de l’entreprise et du groupe fonctionnel. Les règles d’entreprise et les directives réglementaires en
matière de données sont conçues pour protéger l’organisation et ses clients concernant les informations traitées.
Les données financières, le comportement des employés, le traitement des clients, la propriété intellectuelle et
les informations d’identification personnelle sont autant de types de données qui doivent être classifiés et
contrôlés de manière efficace, pour réduire les risques de mise en danger des informations et de non-conformité
réglementaire. CA DataMinder permet de découvrir, de classifier et de protéger les informations sensibles en se
fondant sur des règles métier prédéfinies, pour protéger la marque et réduire les risques indiqués ci-dessus.
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Information Lifecycle Control for Sharepoint
Section 5 :
Avantages de CA Technologies
CA Content-Aware IAM vous permet non seulement de contrôler les identités et les accès des utilisateurs, mais
aussi l’utilisation des informations. Un contrôle et une protection efficaces des données sont impératifs pour
satisfaire aux exigences de conformité de l’entreprise et aux règles de sécurité, sans mettre un frein aux processus
métier critiques.
CA Technologies est l’un des chefs de file de la gestion des systèmes d’information depuis maintenant plus de
trente ans, avec plus de 1 000 clients dans ce domaine auprès de qui elle s’est engagée à fournir des
fonctionnalités de sécurité innovantes. Elle dispose d’une importante équipe d’experts dédiés à la sécurité, qui
savent comment mener à bien le déploiement de solutions de sécurité et permettre aux clients d’obtenir
rapidement un retour sur investissement.
CA Technologies est un éditeur de solutions de gestion des systèmes
d’information dont l’expertise couvre tous les environnements IT : du
mainframe au Cloud et des systèmes distribués aux infrastructures virtuelles.
CA Technologies gère et sécurise les environnements informatiques et
permet à ses clients de fournir des services informatiques plus flexibles.
Grâce aux produits et aux services innovants de CA Technologies, les
organisations IT disposent de la connaissance et du contrôle nécessaires
pour renforcer leur agilité métier. La majorité des sociétés du classement
« Fortune 500 » s’appuient sur CA Technologies pour gérer leurs écosystèmes
IT en constante évolution. Pour plus d’informations, visitez le site
CA Technologies à l’adresse ca.com.
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