« Elaboration des procédures comptables et financières d`une
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« Elaboration des procédures comptables et financières d`une
Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion CESAG BF – CCA BANQUE, FINANCE, COMPTABILITE, CONTROLE & AUDIT MPCGF 1 - MPTCF C AG ES Promotion 6 (2011-2012) Mémoire de fin de formation IB -B pour l’obtention de la Maîtrise Professionnelle de Techniques Comptables et Financières (MPTCF) O LI THEME TH EQ ELABORATION DES PROCEDURES COMPTABLES ET Présenté par : E (BURKINA FASO) U FINANCIERES D’UNE ASSOCIATION : CAS DE L’UDGPMK Dirigé par : Boureima SAWADOGO Monsieur Eli OUEDRAOGO Expert-Comptable Associé de PANAUDIT BURKINA Avril 2013 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association : cas de l’UDGPMK » Dédicace Ce document est dédié à notre mère, Aminata BANGRE pour ce qu’elle représente et fait pour nous. Que la longévité soit l’air qu’elle respire quotidiennement afin qu’elle puisse goûter au fruit mûr et suave des plantes qu’elle a semées et entretenues. AG ES C IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG i « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association : cas de l’UDGPMK » Remerciement L’Homme n’est qu’institution disait Sénèque. Nous sommes nés dans une maternité, nous avons été éduqués dans une famille et dans une école (des institutions), nous travaillerons dans des institutions et finirons dans la morgue (une institution). A ce titre nous remercions, tous ceux, qui de près ou de loin ont caressé ces institutions qui m’ont façonné. Ainsi, nos remerciements vont à l’encontre de : tout le corps professoral et administratif du CESAG ; des vigiles, du personnel de nettoyage et de restauration ; monsieur Moussa YAZI particulièrement, pour son accompagnement dans toutes les C ES actions que nous avons entreprises depuis notre arrivée au CESAG ; monsieur Eli OUEDRAOGO, notre encadreur, pour sa disponibilité et son appui sans AG relâche ; tous les Responsables et les agents de l’UDGPMK en particulier Monsieur Halidou -B NIKIEMA pour sa disponibilité et son accompagnement ; IB toutes nos familles (SENE et SAWADOGO) pour leur soutien, en particulier Ngor OUEDRAOGO ; O LI SENE, notre père adoptif, le Colonel Major Youssouf SAWADOGO et Boukaré du MPCGF 2011-2013 ; EQ TH tous les camarades, étudiants, stagiaires et managers du CESAG, en particulier ceux tous les membres du bureau de l’ASEMA 2013 pour leur compréhension et leur tous les membres du CCOFI pour la continuité de l’œuvre; E U appui ; et de tous ceux que nous portons dans notre cœur depuis des lustres et que les noms n’ont pas pu être cités faute de lignes. Que tous trouvent dans ce travail le témoignage de l’aboutissement de leurs sacrifices. Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG ii « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association : cas de l’UDGPMK » Liste des abréviations et acronymes AG Assemblée Générale AOI : Appel d'Offre International AON : Appel d'Offre National BC : Bon de Commande BE Bureau Exécutif BL : Bon de Livraison Club de Comptabilité et de Finance ES Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion AG CESAG C CCOFI Caisse Nationale de Sécurité Sociale DE Directeur Exécutif DPD : Demande de Paiement Direct DRF : Demande de Retrait de Fonds ISCBF Institut Supérieur de Comptabilité Banque et Finance MPTCF Maîtrise Professionnelle en Techniques Comptables et Financières OECF Ordre des Experts Comptables de France OHADA : Organisation pour l'Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique ONG : Organisation Non Gouvernementale OV : Ordre de Virement PTBA : Plan de Travail et Budget Annuel PV : Procès-verbal RH Ressources Humaines IB -B CNSS : O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG iii « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association : cas de l’UDGPMK » RSAF Responsable des Services Administratifs et Financiers SYSCOA Système Comptable Ouest Africain TDR : Termes de Références UDGPMK Union Départementale des Groupements Producteurs Maraichers de Korsimoro UEMOA Union Economique et Monétaire Ouest Africaine AG ES C IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG iv « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association : cas de l’UDGPMK » Liste des tableaux et figures Liste des tableaux Tableau 1 : Tableau des taux d’amortissement……………………………………………….53 Liste des figures Figure 1 : Méthodologie de l’étude………………………….……………………………….30 AG ES C IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPCGF 6 /CESAG v « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Liste des annexes Annexe1 : Organigramme de l’UDGPMK…………………………………………….……..67 Annexe2 : Guide d’entretien…………………………………………………………..….…..68 Annexe3 : Questionnaire de Contrôle Interne………………………………………………...70 Annexe4 : Grille de séparation des tâches…………………………………...……….…..…..74 Annexe5 : Fiche d’imputation…………………………………………………….……….….75 C ES Annexe 6 :Etat de rapprochement bancaire……………………………....…………...……...76 AG Annexe 7 Procès-verbal de contrôle de la caisse………………………..………...……….....77 Annexe 8: Etats financiers ………………………………………………..…………….........78 -B Annexe 9: Détail de la procédure de gestion de la trésorerie………………………………...81 IB O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG vi « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Table des matières Dédicace ...................................................................................................................................... i Remerciement ............................................................................................................................. ii Liste des abréviations et acronymes .......................................................................................... iii Liste des tableaux et figures ....................................................................................................... v Liste des annexes ....................................................................................................................... vi Table des matières .................................................................................................................... vii INTRODUCTION GENERALE................................................................................................ 1 C PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE......................................................................... 6 ES CHAPITRE 1. Gestion comptable et financière et contrôle interne dans les associations..... 8 Processus concourant à l’élaboration de l’information comptable et financière AG 1.1. publiée ................................................................................................................................. 8 Définition et Objectifs du Contrôle interne ............................................................. 9 1.3. Le périmètre du contrôle interne ............................................................................ 11 1.4. Les composantes du contrôle interne ..................................................................... 11 1.5. Les acteurs du contrôle interne .............................................................................. 13 1.6. Les composantes du contrôle interne : Management des Risques ......................... 15 IB -B 1.2. O LI TH CHAPITRE 2. Elaboration du manuel de procédures comptables et financières ................ 18 EQ 2.1. La notion de manuel de procédures ....................................................................... 18 Définition du manuel de procédures ............................................................... 18 2.1.2. La notion de procédure ................................................................................... 18 2.1.3. Les tâches ....................................................................................................... 19 E 2.2. U 2.1.1. Principes généraux d’un manuel de procédure ...................................................... 19 2.2.1. Principe d’organisation et séparation des fonctions ....................................... 19 2.2.2. Principe d’intégration ou autocontrôle ........................................................... 19 2.2.3. Principe de permanence .................................................................................. 20 2.2.4. Principe d’universalité .................................................................................... 20 2.2.5. Principe d’indépendance................................................................................. 20 2.2.6. Principe d’information et qualité du personnel .............................................. 20 2.2.7. Principe d’harmonie ....................................................................................... 20 2.3. Objectifs d’un manuel de procédures .................................................................... 21 Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG vii « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 2.4. La structure d’un manuel de procédures ................................................................ 21 2.4.1. L’introduction du manuel ............................................................................... 22 2.4.2. Les fiches de procédures ................................................................................. 22 2.4.2.1. La description synthétique de la procédure ............................................. 22 2.4.2.2. Le flow chart ........................................................................................... 23 2.4.2.3. La fiche descriptive des tâches ................................................................ 23 2.4.3. 2.5. Les annexes et les tables complémentaires ..................................................... 23 La démarche d’élaboration d’un manuel de procédures ........................................ 24 2.5.1. La préparation de la mission ........................................................................... 24 2.5.1.1. Cartographie des procédures existantes .................................................. 25 2.5.1.2. Le découpage des processus .................................................................... 25 C ES 2.5.1.3. La codification des processus .................................................................. 25 2.5.1.4. La chemise de procédure ......................................................................... 26 AG 2.5.2. La réalisation de la mission d’élaboration du manuel de procédures ............. 26 2.5.2.1. Évaluation du système de contrôle interne .............................................. 26 -B 2.5.2.2. Analyse de l’existant ............................................................................... 27 IB 2.5.2.3. Rédaction du manuel des procédures ...................................................... 29 O LI CHAPITRE 3. Méthodologie de la recherche ...................................................................... 31 Modèle d’analyse ................................................................................................... 31 3.2. Outils de collecte de données ................................................................................. 33 TH 3.1. L’interview ..................................................................................................... 33 3.1.2. L’analyse documentaire .................................................................................. 33 3.1.3. Les réunions .................................................................................................... 34 E U 3.2. EQ 3.1.1. Les outils d’analyse des données ........................................................................... 34 3.2.1. La grille de séparation des tâches ................................................................... 34 3.2.2. Le questionnaire de contrôle interne .............................................................. 34 3.2.3. Les tests de conformité ................................................................................... 35 3.2.4. Les tests de permanence ................................................................................. 35 PARTIE 2 : ELABORATION DES PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES DE L’UDGPMK ............................................................................................................................. 37 CHAPITRE 4. Présentation de l’UDGPMK ........................................................................ 39 4.1. Historique, but et objectifs ..................................................................................... 39 4.2. Organisation et mode de fonctionnement de l’UDGPMK ..................................... 39 4.2.1. Les différentes instances de l’UDGPMK ....................................................... 39 Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG viii « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 4.2.2. Les missions et les attributions de l’Assemblée Générale .............................. 40 4.2.3. Les missions et les attributions du Bureau Exécutif ....................................... 40 4.2.4. Les missions et les attributions du comité de contrôle ................................... 42 4.2.5. Les missions et les attributions de l’Unité de Gestion.................................... 42 4.2.6. Le mode de fonctionnement de l’UDGPMK .................................................. 42 CHAPITRE 5. Les procédures comptables et financières de l’UDGPMK .......................... 43 5.1. Point sur la prise de connaissance et l’évaluation du contrôle interne................... 43 5.1.1. La réunion d’ouverture ................................................................................... 43 5.1.2. Les entretiens .................................................................................................. 43 5.1.3. Prise de connaissance des procédures non formelles existantes..................... 43 5.1.3.1. La comptabilité générale ......................................................................... 44 C 5.1.4. ES 5.1.3.2. La gestion de la caisse et des comptes bancaires .................................... 44 Evaluation des procédures cartographiées ...................................................... 45 AG 5.1.4.1. Insuffisances apparentes au niveau de la gestion comptable et financière ........ 45 5.1.4.2. Evaluation des insuffisances apparentes ................................................. 46 -B 5.1.4.3. Prise en charges des insuffisances apparentes par le manuel .................. 46 Les procédures comptables et financières de l’UDGPMK .................................... 47 IB 5.2. Les objectifs des procédures comptables et financières ................................. 47 5.2.2. Composantes du système comptable .............................................................. 48 O LI 5.2.1. TH 5.2.2.1. Définition et rôle du système comptable ................................................. 48 5.2.2.2. Système comptable .................................................................................. 48 EQ 5.2.3. Les supports comptables ................................................................................. 48 E U 5.2.3.1. Pièces comptables ................................................................................... 48 5.2.3.2. Les registres comptables ......................................................................... 49 5.2.4. Chronologie de l’exécution du travail comptable........................................... 49 5.2.5. Plan comptable ............................................................................................... 50 CHAPITRE 6. Procédures comptables conçues par cycle et démarche de mise à jour ....... 52 6.1. Cycle Achats-Dépenses-Fournisseurs ................................................................ 52 6.2. Cycle des immobilisations ................................................................................. 53 6.3. Cycle stock ......................................................................................................... 56 6.4. Cycle de gestion du personnel (Paie) ................................................................. 57 6.5. Cycle gestion de la trésorerie ............................................................................. 60 6.5. Cycle mobilisation des ressources ...................................................................... 61 6.6. Etats financiers ................................................................................................... 61 Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG ix « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 6.7. Diffusion et mise à jour des procédures comptables.............................................. 62 6.7.1. Diffusion du manuel de procédures ................................................................ 62 6.7.2. Mise à jour du manuel de procédures ............................................................. 62 6.7.2.1. Motifs de mise à jour du manuel ............................................................. 62 6.7.2.2. Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel ...................... 63 6.7.2.3. Méthodologie de mise à jour du manuel ................................................. 63 6.7.2.4. Diffusion des procédures modifiées ........................................................ 63 CONCLUSION GENERALE .................................................................................................. 65 ANNEXES ............................................................................................................................... 68 BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................... 94 AG ES C IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG x « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » AG ES C INTRODUCTION GENERALE IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 1 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Les grandes économies se bâtissent en s’appuyant sur des secteurs porteurs de croissance capables de créer durablement des revenus et d’en distribuer pour sortir le plus grand nombre de personnes des conditions de vie précaires. Cependant force est de constater que ces secteurs pour la plus part sont toujours embryonnaires en Afrique en général et particulièrement au Burkina avec des acteurs évoluant dans l’informel. C’est ainsi que les coopératives ou associations de producteurs trouvent leur sens. Ces associations, doivent être fortes pour assurer de façon pérenne la défense des intérêts de leurs membres. Cette force se mesure tout d’abord à l’aune de sa crédibilité. En effet, les parties prenantes attendent des comptes, bailleurs de fonds, partenaires techniques et membres de ces ES financier. C institutions, une rétribution des actions menées avec leurs implications surtout au plan AG Cela d’autant plus vraisemblable pour une structure comme l’Union Départementale des Groupements Producteurs de Produits Maraichers (UDGPMK). En effet, celle-ci a fait de la -B coordination, du soutien, du renforcement et de l’harmonisation des activités des groupements IB de base pour une autosuffisance alimentaire sa raison d’être. Ainsi, elle se doit d’être un modèle, de par son organisation et sa gestion. O LI C’est ainsi que son engagement depuis des lustres tend au renforcement de ses processus TH internes. Ce qui passe inéluctable par la mise en place d’un contrôle interne efficace. Cette actuelles aux meilleures pratiques. U EQ efficacité est sans nul doute soutenue par une formalisation et une adaptation des pratiques E Plus qu’une nécessité, cette formalisation est un impératif de deux points de vue. Premièrement, elle est une des exigences des bailleurs de fonds. En outre, l’article 16 du règlement relatif au droit comptable dans les pays de l’UEMOA fait obligation aux entreprises de l’espace de disposer d’un manuel de procédures. Disposition qui vise à promouvoir la production d’informations comptables et financières fiables. Le manuel de procédures est un outil pédagogique (car capitalisant les compétences des différents acteurs) et opérationnel (car définissant les lignes de conduite pour chaque action à entreprendre dans la structure). Cet outil qui est à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations a pour objectif de situer les responsabilités et les pouvoirs. Il contribue à améliorer l'efficacité et Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 2 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » l'économie liées à certains processus décisionnels et permettent de minimiser les risques opérationnels pouvant compromettre le bon fonctionnement de l’association. Une absence de cet outil expose la structure à plusieurs risques parmi lesquels s’inscrivent les fraudes, les détournements, l’adoption de politique de gestion inefficace… Les causes de son absence ou de son inadéquation peuvent être : la prédominance du caractère bénévole et le niveau d’instruction des membres de l’UDGPMK ; la courte durée de vie des programmes et projets impliquant les bailleurs de fonds ; l’absence de compétences pour assurer les mises à jour. C ES Ces états de fait peuvent avoir pour conséquences : AG l’absence de référence pour l’audit des comptes ; la difficulté dans la traçabilité de l’information comptable et financière ; -B la difficulté dans la capitalisation des compétences ; IB les détournements et les gaspillages. O LI En se référant à ces différentes préoccupations, un certain nombre de solutions peuvent être proposées. A l’ordre de ces solutions, peuvent s’inscrire : TH intégré ; EQ la mise en place d’un système d’information comptable et financière informatisé et aspects comptables et financiers ; E U le recrutement de personnel permanant pour toutes les responsabilités touchant les la formation permanente du personnel ; la formalisation et l’institutionnalisation des procédures. Eu égard à l’ampleur de la situation, la dernière solution semble être à même de répondre aux préoccupations de l’UDGPMK. En effet, le manuel de procédures que nous proposons à l’UDGPMK pourrait servir de mémoire permanente à l’organisation. Il sera aussi un outil de formation et de communication interne et externe. En fin, il se présente comme une base d’analyse et d’optimisation afin d’asseoir une gestion saine et transparente des activités de l’union. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 3 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Partant de ce fait, nous tenterons de répondre à une question centrale liées à la problématique. Il s’agira de savoir comment améliorer la gestion comptable et financière de l’UDGPMK par la formalisation et l’institutionnalisation des procédures comptables et financières afin de renforcer son dispositif de contrôle interne? Plus spécifiquement il s’agira de trouver les réponses aux questions suivantes : quelle est la démarche d’élaboration du manuel des procédures ? comment s’assurer de l’efficacité du contrôle interne actuel et au besoin le rendre plus efficace à partir d’une évaluation ? C comment impliquer et former les acteurs pour un transfert du savoir-faire afin élaborées ? AG ES d’assurer une prise en charge des éventuels besoins de mise à jour des procédures Autant de questions auxquelles nous tenterons de répondre à travers notre thème qui IB de l’UDGPMK » -B s’intitule : « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association : cas O LI L’objectif principal de cette étude est d’élaborer le manuel de procédures de l’union. Notre vœux étant qu’il puisse lui servir de cadre de référence pour ses traitements comptables et TH financiers et ce, conformément aux exigences du SYSCOA et des bailleurs de fonds. Pour EQ cela, nous avons comme objectifs spécifiques : U définir une démarche d’élaboration du manuel de procédures ; E impliquer le personnel dans une logique de transfert du savoir-faire ; et former les acteurs des processus concernés à la démarche de mise à jour. L’intérêt de cette mission est double : pour l’UDGPMK: Elle lui permettra de se conformer aux dispositions du SYSCOA et aux exigences de ses bailleurs de fonds. En outre, le manuel de procédures améliorera les compétences de ses agents dans la mesure où de façon formelle, ils sauront ce qu’ils doivent faire, avec qui, avec quels moyens, comment et qui les contrôle ? Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 4 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » pour nous : Même si elle n’est pas la première, cette mission nous permettra une fois de plus d’approfondir notre maitrise de l’élaboration des manuels de procédures. Elle renforcera notre appréhension de la comptabilité surtout au niveau des associations. Dans le cadre de notre étude, nous traiterons uniquement les aspects comptables et financiers de la procédure. Il ne sera donc pas question des aspects organisationnels ou opérationnels. Pour mener à bien cette étude, nous allons dans une première partie présenter le cadre théorique qui sera essentiellement consacré à la revue de la littérature et à la méthodologie de notre étude. Elle nous permettra aussi d’appréhender la démarche d’élaboration du manuel de C procédures, sa corrélation avec le contrôle interne. La seconde partie portera dans un premier ES temps sur la présentation de l’UDGPMK. Ensuite nous nous attèlerons sur la démarche AG d’élaboration du manuel de procédures comptables et financières. Nous terminerons par une formulation des recommandations pour les futures mises à jour. IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 5 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » AG ES C PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 6 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » La recrudescence des risques financiers et opérationnels a contribué au développement de la formalisation des procédures au sein des organisations. Loin des temps où un manuel de procédures était un luxe, aujourd’hui, il est plus qu’une nécessité. Cela est dû non seulement au fait qu’il émane des dispositions règlementaires et des conventions avec certains bailleurs de fonds mais aussi parce qu’il est un élément capital pour la bonne marche des activités. En effet, il permet une amélioration de la maîtrise des activités formalisées, l’amélioration de la communication dans la structure et la réduction des risques liés aux incertitudes. En outre, un manuel de procédures est un document de responsabilisation des acteurs avec différents points de contrôles qui permettent de se donner l’assurance raisonnable de l’avancée positive des actions. C ES Cependant, force est de constater que formaliser les procédures requiert préalablement une bonne connaissance de l’environnement surtout interne de la structure afin d’identifier les AG risques liés à chaque processus qui feront l’objet des verrous dans le manuel. -B Nous allons dans cette première partie aborder les aspects théoriques. Elle se subdivise en IB trois chapitres. Le premier chapitre sera consacré aux fondements théoriques du contrôle O LI interne comptable. Le deuxième chapitre mettra en exergue les éléments théoriques de l’élaboration du manuel de procédures. Enfin, le troisième chapitre présentera la l’UDGPMK. E U EQ TH méthodologie que nous avons adoptée dans le cadre de l’élaboration des procédures de Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 7 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » CHAPITRE 1. Gestion comptable et financière et contrôle interne dans les associations Le COSO définit le contrôle interne comme un « processus mis en œuvre par le Conseil d’Administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation destinés à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de l’entreprise » (SIRUGUET 2006 : 95). Partant de ce fait, le contrôle interne apparaît comme étant un dispositif de veille visant à assurer la pérennisation des acquis des structures grâce, en partie à une production d’informations fiables. Car comme l’a mentionné BARRY (2009 :13) : « le contrôle interne l’information… ». ES C est défini comme l’ensemble des sécurités qui contribuent à assurer la fiabilité de AG Il s’agira pour nous, dans le cadre de ce chapitre de nous pencher premièrement sur les processus comptables et financiers pour comprendre leur contenu. En deuxième partie, nous -B aborderons les différents aspects du contrôle interne. IB 1.1. Processus concourant à l’élaboration de l’information comptable et financière publiée O LI 1.1.1. Critères de qualité TH La qualité de l’information comptable et financière dépend de l’identification des risques EQ d’erreurs inhérents aux processus comptables. Cette identification peut s’appuyer utilement E contenue dans les états financiers soit régulière et sincère. U sur différents critères dont le respect devrait être recherché, de telle sorte que l’information Ainsi, l’AMF (2007 : 37) a proposé les critères suivants : en amont du processus de production comptable, les critères sont : la réalité (les opérations et les événements qui ont été enregistrés se sont produits et se rapportent à l'entité). S’en suit l’exhaustivité (toutes les opérations et tous les événements qui auraient dû être enregistrés l’ont été) et la mesure (les montants et autres données relatives aux opérations et événements ont été correctement enregistrés). En fin, il faut compter la séparation des exercices (les opérations et les événements ont été enregistrés dans la bonne période) et Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 8 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » la classification (les opérations et les événements ont été enregistrés dans les comptes adéquats) ; processus d’arrêté des comptes, cinq critères sont arrêtés à ce niveau. Il s’agit premièrement de l’existence (les actifs et passifs existent), des droits et des obligations (l'entité détient et contrôle les droits sur les actifs, et les dettes correspondent aux obligations de l'entité). En seconde catégorie, il faut compter l’exhaustivité (tous les actifs et passifs qui auraient dû être enregistrés l’ont bien été), l’évaluation et l’imputation (les actifs et les passifs sont inscrits dans les comptes pour des montants appropriés et tous les ajustements résultant de leur évaluation ou imputation sont correctement ES C enregistrés). En fin, il y a la présentation et l’intelligibilité (l'information financière est présentée et décrite de manière appropriée, et les informations AG données dans l'annexe des comptes sont clairement présentées). 1.1.2. Principes et points d’analyse -B IB Les processus comptables doivent être organisés de façon à traiter des flux d’opérations O LI homogènes ou similaires (par exemple organisation par catégories d’opérations). L’entreprise en s’inspirant des bonnes pratiques en matière comptable et financière doit s’appliquer à chacun de ces processus comptables. EQ TH décliner des critères de qualité par catégories d’opérations (ventes, achats, etc.) pouvant Les principes et points clés d’analyse permettent d’identifier les principaux risques pouvant U E affecter les processus concourant à l’élaboration de l’information comptable et financière. Pour l’ensemble des catégories d’opérations la société pourra s’assurer qu’il existe des dispositifs organisés et documentés qui permettent un traitement assurant l’homogénéité des données comptables et financières consolidées publiées. Ces dispositifs organisés entrent dans le cadre du contrôle interne. 1.2. Définition et Objectifs du Contrôle interne Selon le COSO in HAMZAOUI (2006 : 81) « le contrôle interne est un système (ensemble de dispositifs), un processus (ensemble d’activités) mis en œuvre par le conseil d’administration (ou ce qui en tient lieu), les dirigeants et le personnel d’une organisation, destiné à fournir une Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 9 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants : la protection et la sauvegarde du patrimoine, la maîtrise des risques, la réalisation et l’optimisation des opérations, la fiabilité des informations financières, la conformité aux lois et aux réglementations en vigueur ». Aussi Selon l'Ordre des Experts Comptables Français en 1977: «le Contrôle Interne est l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre l'application des instructions de la Direction et de favoriser l'amélioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l'entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci » (VERDALLE, 1999 : 63). C ES Par ailleurs, pour le Consultative Committee of Accountancy de Grande Bretagne en 1978 : «le Contrôle Interne comprend l'ensemble des systèmes de contrôle, financiers et autres, mis AG en place par la Direction afin de pouvoir diriger les affaires de l'entreprise de façon ordonnée -B et efficace, assurer le respect des politiques de gestion, sauvegarder les actifs et garantir autant que possible l'exactitude et l'état complet des informations enregistrées ».(RENARD, IB 2007 :130). O LI De part ces définition et en se rapportant à la sphère des associations, il convient de retenir TH que le contrôle interne serait l’ensemble des instances mises en place par les hauts responsables pour atteindre les objectifs qui leur sont assignés par l’assemblée générale de ses EQ membres. A l’ordre de ces objectifs s’inscrivent la préservation de son image d’association statuts et règlement intérieur. E U crédible, la sauvegarde de son patrimoine, le respect des directives internes, des procédures, Au niveau interne, les instructions et orientations de la Coordination permettent aux collaborateurs de comprendre ce qui est attendu d'eux et de connaître l'étendue de leur liberté d'action. Elles doivent être communiquées aux collaborateurs concernés en fonction des objectifs assignés à chacun d'entre eux, afin de fournir des orientations sur la façon dont les activités devraient être menées. Elles doivent être établies en fonction des objectifs poursuivis par l’association et des risques encourus. L'ensemble des processus opérationnels et financiers sont concernés. Le bon fonctionnement des processus exige que des normes ou principes de fonctionnement aient été établis et que des indicateurs de performance et de rentabilité aient été mis en place. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 10 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Par « actifs », il faut entendre non seulement les « actifs corporels » mais aussi les « actifs incorporels » tels que le savoir-faire, l'image ou la réputation. Ces actifs peuvent disparaître à la suite de vols, fraudes, improductivité, erreurs, ou résulter d'une mauvaise décision de gestion ou d'une faiblesse de contrôle interne. Les processus y afférents devraient faire l'objet d'une attention toute particulière. Il en va de même des processus qui sont relatifs à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière. Ces processus comprennent non seulement ceux qui traitent directement de la production des états financiers mais aussi les processus opérationnels qui génèrent des données comptables. L’objectif général est de construire et conserver une image favorable auprès des parties prenantes, présenter des états financiers fiables aux partenaires, et agir en conformité avec les C lois et règlements. De cet objectif général découlent des objectifs spécifiques à savoir : ES o la maîtrise des risques; AG o la protection et la sauvegarde du patrimoine ; -B o la qualité de l'information, donc la fiabilité des informations financières ; o la conformité aux lois et réglementations en vigueur ainsi que l'application des IB instructions de la coordination, des politiques de gestion, des plans et procédures ; O LI o la réalisation et l’optimisation des opérations, et l'amélioration des performances. EQ TH 1.3. Le périmètre du contrôle interne Il appartient à chaque structure de mettre en place un dispositif de contrôle interne adapté à sa situation. Dans le cadre d’une association, avec plusieurs démembrements et instances, la U E coordination veille à l'existence de dispositifs de contrôle interne au sein de ses démembrements. Ces dispositifs devraient être adaptés à leurs caractéristiques propres et aux relations entre la coordination nationale et les différentes sections, conventions et autres détachements. Il appartient ainsi à la coordination d'apprécier la possibilité de prendre connaissance et d'examiner les mesures prises en matière de contrôle interne. 1.4. Les composantes du contrôle interne Selon la norme la norme ISA 315, le dispositif de contrôle interne comprend cinq composantes étroitement liées. Bien que ces composantes soient applicables à toutes les structures, leur mise en œuvre peut être faite de façon différente selon la taille et le secteur d'activité des sociétés. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 11 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Dans le cadre des associations, la complexité de la structure organisationnelle, l’ampleur de l’action et les différents enjeux conditionnent le dispositif de contrôle interne à mettre en place. Il s’agit de : l’environnement du contrôle ; les procédures d’évaluation des risques de l’entité ; le système d’information et les processus connexes concernant les enregistrements comptables et la communication ; les activités de contrôle ; la surveillance des contrôles (pilotage). ES C Les lignes suivantes serviront à développées ces points en s’inspirant de HAMZAOUI (2006 : AG 109). -B 1.4.1. Une organisation comportant une définition claire des responsabilités IB La mise en œuvre d'un dispositif de contrôle interne doit reposer sur des principes O LI fondamentaux mais aussi sur : TH o une organisation appropriée qui fournit le cadre dans lequel les activités nécessaires EQ à la réalisation des objectifs sont planifiées, exécutées, suivies et contrôlées ; o des responsabilités et pouvoirs clairement définis qui doivent être accordés aux U personnes appropriées en fonction des objectifs de la structure ; E o une politique de gestion des ressources humaines qui devrait permettre de recruter des personnes possédant les connaissances et compétences nécessaires à l'exercice de leur responsabilité et à l'atteinte des objectifs actuels et futurs de la structure. 1.4.2. La diffusion en interne d'informations La structure devrait disposer de processus qui assurent la communication d'informations pertinentes, fiables et diffusées en temps opportun aux acteurs concernés de la structure afin de leur permettre d'exercer leurs responsabilités. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 12 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 1.4.3. Un système visant à recenser, analyser les principaux risques En raison de l'évolution permanente de l'environnement ainsi que du contexte réglementaire, les structures doivent mettre en place des méthodes pour recenser, analyser et gérer les risques d'origine interne ou externe auxquels elles peuvent être confrontées et qui réduiraient la probabilité d'atteinte des objectifs. (HAMZAOUI, 2006 : 109). 1.4.4. Des activités de contrôle proportionnées aux enjeux propres à chaque processus Les activités de contrôle sont présentes partout dans l'organisation, à tout niveau et dans toute fonction qu'il s'agisse de contrôles orientés vers la prévention ou la détection, de contrôles manuels ou informatiques ou encore de contrôles hiérarchiques. En tout état de cause, les C ES activités de contrôle doivent être déterminées en fonction de la nature des objectifs auxquels elles se rapportent et être proportionnées aux enjeux de chaque processus. Dans ce cadre, une AG attention toute particulière devrait être portée aux contrôles des processus de construction et de fonctionnement des systèmes d'informations. -B IB 1.4.5. Une surveillance permanente portant sur le dispositif de contrôle interne O LI Comme tout système, le dispositif de contrôle interne doit faire l'objet d'une surveillance permanente. Il s'agit de vérifier sa pertinence et son adéquation aux objectifs de la société. TH Cette surveillance est mise en œuvre par le management sous le pilotage de la plus haute EQ hiérarchie (Direction Générale, Coordination Nationale…). Elle prend notamment en compte l'analyse des principaux incidents constatés, le résultat des contrôles réalisés ainsi que des U travaux effectués par l'audit interne, lorsqu'il existe. Cette surveillance s'appuie notamment E sur les remarques formulées par les commissaires aux comptes et par les éventuelles instances réglementaires de supervision. 1.5. Les acteurs du contrôle interne Le contrôle interne est l'affaire de tous, des organes de gouvernance à l'ensemble des collaborateurs de la structure. 1.5.1. Le Conseil d'Administration Le niveau d'implication des Conseils d'Administration ou de Surveillance en matière de contrôle interne varie d'une structure à l'autre. Il appartient à la Direction Générale de rendre Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 13 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » compte au Conseil (ou à son Comité d'audit lorsqu'il en existe) des caractéristiques essentielles du dispositif de contrôle interne. (HAMZAOUI, 2006 : 109-110). En tant que besoin, le Conseil peut faire usage de ses pouvoirs généraux pour faire procéder par la suite aux contrôles et vérifications qu'il juge opportuns ou prendre toute autre initiative qu'il estimerait appropriée en la matière. 1.5.2. La Coordination Générale La Coordination Générale est chargée de définir, d'impulser et de surveiller le dispositif le mieux adapté à la situation et à l'activité de l’association. Dans ce cadre, elle se tient régulièrement informée de ses dysfonctionnements, de ses insuffisances et de ses difficultés C nécessaires. AG ES d'application, voire de ses excès, et veillent à l'engagement des actions correctives 1.5.3. Le service d’audit interne -B Lorsqu'il existe, le service d'audit interne ou le comité de veille et de surveillance a la IB responsabilité d'évaluer le fonctionnement du dispositif de contrôle interne et de faire toutes O LI recommandations pour l'améliorer, dans le champ couvert par ses missions. Il sensibilise et forme habituellement l'encadrement au contrôle interne mais n'est pas directement impliqué TH dans la mise en place et la mise en œuvre quotidienne du dispositif. EQ Le responsable de l'audit interne rend compte à la Coordination Générale et selon des E U modalités déterminées par chaque société, aux organes sociaux, des principaux résultats de la surveillance exercée. 1.5.4. Le personnel de l’union Chaque collaborateur concerné devrait avoir la connaissance et l'information nécessaires pour établir, faire fonctionner et surveiller le dispositif de contrôle interne, au regard des objectifs qui lui ont été assignés. C'est le cas des responsables opérationnels en prise directe avec le dispositif de contrôle interne mais aussi des cadres financiers qui doivent jouer un rôle important par rapport au pilotage et au contrôle. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 14 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 1.6. Les composantes du contrôle interne : Management des Risques Le management des risques est un processus mis en œuvre par le conseil d’administration, la direction générale, le management et l'ensemble des collaborateurs de l’organisation. Il est pris en compte dans l’élaboration de la stratégie ainsi que dans toutes les activités de l'organisation. Il est conçu pour identifier les événements potentiels susceptibles d’affecter l’organisation et pour gérer les risques dans les limites de son aversion pour le risque. Il vise à fournir une assurance raisonnable quant à l'atteinte des objectifs de l'organisation. Le COSO II a mis en exergue huit composantes de management des risques qui sont les suivantes : C 1.6.1. Environnement de contrôle ES AG «Milieu» dans lequel les personnes accomplissent leurs tâches et assument leurs responsabilités en matière de contrôle. Cela constitue le fondement des autres éléments du IB l’intégrité ; -B contrôle interne et le moteur de toute organisation ; O LI l’éthique et la compétence du personnel ; la philosophie des dirigeants et le style de management ; TH la politique de délégation des responsabilités ; EQ la politique d’organisation et de formation ; U et l’intérêt manifesté par le Conseil d’administration et sa capacité à indiquer clairement les E objectifs. 1.6.2. Définition des objectifs Des objectifs doivent être définis au niveau organisationnel et déclinés vers les unités opérationnelles et les agents. Ils peuvent être scindés en objectifs stratégiques, en objectifs opérationnels, en objectifs de reporting et en objectifs de conformité. Ils doivent être SMART (Spécifiques – Mesurables – Acceptables - Réalistes – Déterminés dans le Temps). Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 15 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 1.6.3. Evaluation des risques L’évaluation des risques consiste à : o l’identification et à l’analyse des facteurs de risques et leur maîtrise afin de fonctionner de façon harmonieuse ; o l’évaluation des risques doit intégrer la conformité aux exigences du régulateur et aux lois; o l’organisation doit être consciente des risques et mettre en place des mécanismes permettant de les gérer adéquatement afin de ramener les risques inhérents (avant contrôle) à un niveau résiduel (risques résiduels – après contrôle). AG ES C Cette étape consiste à : 1.6.4. Le traitement des risques -B o analyser les conséquences du risque; o définir les responsabilités, les ressources et les actions de réduction du risque; IB o élaborer un plan d’action de gestion/maîtrise des risques. O LI 1.6.5. Les Activités de contrôles TH Il s’agit de s’assurer que les normes et procédures mises en place par le management en vue EQ de maîtriser les risques et d’atteindre les objectifs sont exécutées efficacement à tous les U niveaux. Les activités de contrôle comprennent: des examens à un haut niveau, un contrôle de délégation, un système rigoureux de vérification E approprié de chaque département, des contrôles physiques, un système précis d'approbation et 1.6.6. Information et communication Dans un dispositif de contrôle interne efficace, o l’information pertinente doit être identifiée, recueillie et diffusée sous une forme et dans des délais qui permettent à chacun d’assumer ses responsabilités ; o les systèmes d’information doivent produire des informations nécessaires à la prise de décisions, au reporting et qui permettent de gérer et de contrôler l’activité ; o la communication efficace, à la fois ascendante, descendante et horizontale. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 16 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Communication efficace avec les tiers, tels que clients, fournisseurs, autorités de tutelle. 1.6.7. Le Pilotage Les systèmes de Contrôle Interne doivent eux-mêmes être contrôlés afin que soient évaluées, dans le temps les performances qualitatives. Pour cela, il convient de mettre en place un système de suivi permanent ou de procéder à des évaluations périodiques, ou encore de combiner les deux méthodes. Le suivi permanent: autocontrôle, contrôles réguliers effectués par le management et le personnel d’encadrement, l’évaluation périodiques: leur étendue et leur fréquence dépendront de l’évolution des risques et de l’efficacité du suivi permanent. ES C Conclusion Elaborer des procédures comptables et financières conduit à un renforcement du dispositif du AG contrôle interne. C’est ainsi, qu’une parfaite compréhension du contenu théorique du contrôle interne est un préalable. C’est dans ce cadre que le présent chapitre a été institué. Il nous a en -B effet permis d’appréhender les contours de la comptabilité et du contrôle interne. A son terme, IB il est à retenir que le contrôle interne est un ensemble de sécurité mis en place par l’ensemble O LI des principales parties prenantes (conseil d’administration, direction générale, personnel de l’entreprise etc.) visant à assurer la sécurité du patrimoine de l’entreprise, le respect des lois et TH des règlements, le respect des directives de la direction, l’atteinte des objectif et l’évaluation des performances. Enfin, nous avons pu comprendre les composantes du contrôle interne et le EQ rôle dévolu à chaque acteur. Partant de là, nous pouvons aborder les aspects spécifiques aux E U procédures comptables et financières. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 17 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » CHAPITRE 2. Elaboration du manuel de procédures comptables et financières 2.1. La notion de manuel de procédures 2.1.1. Définition du manuel de procédures Selon KONATE (2009 :1) : « le manuel de procédures est un document écrit, décrivant les procédures, de tout ou partie, des différents processus d’une organisation, entreprise publique ou privée. C’est un guide pratique interne pour uniformiser les activités de planification, d’organisation, d’impulsion des ressources humaines et de contrôle ». C ES Cette définition met en exergue l’aspect formel du manuel de procédures. En effet, dans une dynamique de capitalisation des compétences, il s’avère nécessaire qu’il prenne une forme AG conventionnelle. En outre, dans cette perspective, il faut qu’il soit quotidiennement mis à jour pour prendre en compte les changements organisationnels, règlementaires, technologiques ou IB -B procéduraux. 2.1.2. La notion de procédure O LI La procédure « est un enchainement de tâches élémentaires standardisées, déclenchées en TH amont par l’expression d’un besoin quelconque et limitées en aval par l’obtention d’un EQ résultat attendu. Chaque procédure est donc comme une suite d’opérations effectuées dans une même séquence de temps par un nombre limité d’acteurs appartenant à un même sous E U ensemble ». ( Henry et Mokam-Daverat, 2005 :16). De cette définition, il apparait clairement que les intervenants extérieurs ne sont pas concernés par l’élaboration et la mise en œuvre du manuel de procédures. La procédure s’inscrit d’après KONATE (2009 :1) dans un ensemble décroissant et concordant qui peut se schématiser comme suit : mission, processus, procédures et tâches : la mission est globale, elle correspond selon lui à la fonction, au mandat d’une organisation (entreprise, administration). Elle nécessite un nombre important d’intervenants ; Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 18 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » le processus quant à lui est un enchainement logique de procédures consistant en la réalisation d’actions complexes nécessitant l’intervention de plusieurs acteurs, éventuellement en plusieurs endroits ; les procédures sont par contre ordinaires, périodiques et/ou d’urgences. Selon lui toutes les trois situations doivent être décrites. Surtout la dernière, pour éviter des paniques en situation désagréable ou imprévisible. 2.1.3. Les tâches Selon KONATE (2009 : 2), les tâches sont les plus petits démembrements des procédures, elles sont réalisées par une même personne. C 2.2. Principes généraux d’un manuel de procédure ES AG Le manuel de procédures repose sur un certain nombre de règles de conduite ou de préceptes dont le respect lui conférera une qualité satisfaisante. C’est ainsi qu’en s’inspirant de -B NGUYEN (1999 : 173) et de HERARD (2003 : 209-210) un certain nombre de principes et de caractéristiques peuvent être déclinés et explicités comme suit : IB O LI 2.2.1. Principe d’organisation et séparation des fonctions TH Pour que le manuel de procédures soit satisfaisant, il est nécessaire que l’organisation de l’entreprise possède certaines caractéristiques. L’organisation doit être : E U adaptée et adaptable ; EQ préalable ; vérifiable ; formalisée ; Et doit comporter une séparation convenable des fonctions. 2.2.2. Principe d’intégration ou autocontrôle Les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d’un système d’autocontrôle mise en œuvre par des recoupements, des contrôles réciproques et des moyens techniques appropriés. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 19 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 2.2.3. Principe de permanence La mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système de régulation : le manuel de procédures, suppose une certaine pérennité de ces systèmes. Il est évident que cette pérennité repose nécessairement sur celle de l’exploitation. 2.2.4. Principe d’universalité Ce principe signifie que le manuel de procédures concerne toutes les personnes dans l’entreprise, en tout temps et en tout lieu. Autrement dit, personne n’est exclu du contrôle par quelques considérations que ce soient : il n’y a ni privilège, ni domaines réservés, ni établissement mis en dehors du contrôle interne. AG ES C 2.2.5. Principe d’indépendance Ce principe implique que les objectifs du manuel de procédures sont à atteindre indépendamment des méthodes, des procédés et moyens de l’entreprise. En particulier -B l’auditeur doit vérifier que l’informatique n’élimine pas certains contrôles intermédiaires IB O LI 2.2.6. Principe d’information et qualité du personnel L’information doit répondre à certains critères telles que la pertinence, l’utilité, l’objectivité, EQ TH la communicabilité et la vérifiabilité. La qualité du personnel ne doit pas fragiliser les procédures, c’est-à-dire l’information. Tout U système de contrôle interne est, sans un personnel de qualité voué à l’échec. La qualité du E personnel comprend la compétence et l’honnêteté ; cependant, la fragilité du facteur humain rend toujours nécessaires de bonnes procédures de contrôle interne. 2.2.7. Principe d’harmonie On entend par principe d’harmonie, l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de son environnement. C’est un simple principe de bon sens qui exige que le contrôle interne soit bien adapté au fonctionnement de l’entreprise. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 20 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 2.3. Objectifs d’un manuel de procédures Dans une logique de capitalisation des compétences, le manuel de procédures apparait comme un élément incontournable. En effet, il permet à la structure de créer de la valeur ajoutée dans les processus opérationnels et d’accroitre son efficacité organisationnelle. En s’inspirant de HENRY & al (2001 :10) et NGUYEN (1999 : 164) l’élaboration des procédures vise : la formalisation des pratique : selon KONATE (2009 :2) « tout ce qui se fait doit être écrit et tout ce qui est écrit doit être fait ». Ainsi le manuel est un cadre de reference pour l’exécution d’une tâche ; C ES l’harmonisation des activités : en effet, grace à un manuel de procédures la manière d’accomplir une tâche ne peut changer d’une personne à une autre ; AG la responsabilisation des intervenants à tous les paliers de décision : en effet, le manuel de procédures est une formalisation de la responsabilité de chacun. Il decrit à cet titre -B le qui fait quoi, comment, avec quel moyen sous le contrôle de qui ; IB la promotion facile des postes vacants : les procédures étant formalisées, tous les O LI acteurs deviennent indispensables car leurs compétences ont été capitalisées. N’importe quel autre acteur aura juste besoin d’un temps d’imprégnation pour prendre TH en charge les processus abandonnés ; la promotion de la transparence, de la traçabilité et de l’équité dans le traitement des EQ dossiers : cet aspect est d’autant plus important dans la mesure où il permet d’accroitre U la crédibilité de la structure aux yeux du partenaire ou du simple citoyen ; E la facilitation de la socialisation : en effet, les nouvelles recrues peuvent à travers le manuel de procédures apprendre facilement des normes en vigueur. Elle peuvent aussi apprendre les comportements à adopter ou à banir et le système de valeur de l’entreprise qu’elle viennent de rejoindre. 2.4. La structure d’un manuel de procédures KONATE (2009 :2) fait remarquer que le manuel de procédures est conçu et utilisé selon un contexte social. En effet, il subit les influences géographiques. Ainsi, il existe selon lui un modèle américain et un modèle français. Il faut cependant faire la part des choses avec les manuels usuels d’exploitation d’un appareil dit manuels spécialisés. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 21 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Pour KONATE (2009 :2), le manuel de procédure, modèle français comporte trois (3) parties distinctes mais complémentaires. Il s’agit de la partie introductive, du corpus des procédures et des annexes. Par contre pour Henry & al (2011 :55) le manuel peut être décomposé en plusieurs volumes selon la taille et l’activité de l’entreprise. Chaque volume pouvant à son tour comporter une structure à trois grandes parties : les généralités introductives, les fiches de procédures proprement dites et les annexes et tables complémentaires. Il apparait clairement qu’il n’y a pas de différence fondamentale entre les deux approches précédemment citées. Ainsi, nous arrêterons la présentation selon Henry & al dans la mesure où elle donne plus d’autonomie à chaque volume. En effet, la première consiste en une seule C aux annexes. AG ES introduction suivie du corpus dans lequel il peut avoir plusieurs volumes avant de procéder 2.4.1. L’introduction du manuel -B Cette première partie se positionne à l’entrée de chaque volume. Elle présente tout d’abord le IB contenu du volume grâce à un sommaire suivi d’une introduction générale proprement dite O LI qui permet de définir les objectifs poursuivis par l’élaboration du manuel et de donner sa structure générale. Elle fournit aussi des orientations sur le mode d’utilisation (dans le cadre TH de la recherche d’information) et fait une ébauche de la démarche de mise à jour. EQ 2.4.2. Les fiches de procédures U Cette partie constitue le corpus du manuel de procédures. Pour Henry & al. (2001 :56) les E procédures ont les mêmes structures logiques : la description synthétique de la procédure, le diagramme des flux et la fiche descriptive des tâches. 2.4.2.1. La description synthétique de la procédure En s’inspirant des travaux de KONATE (2009 :3) et de HENRY & al. (2001 :56), on pourrait dire que cette phase fait une description sommaire qui permet de présenter la procédure. Cette présentation permet de donner une vue d’ensemble en rappelant succinctement les objectifs de la procédure en question, ses caractéristiques, les services émetteurs, la liste des destinataires et la dernière mise à jour. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 22 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 2.4.2.2. Le flow chart C’est un langage graphique qui simplifie la complexité éventuelle des opérations. Il permet d’indiquer grâce à des figures les éléments clé (tâches, point de contrôle, livrables…). Cependant, il est un langage muet pour non-initiés car il ne fournit pas de détail sur l’exécution. Pour BERGER & al. (2000 :123), les différentes étapes de la représentation graphique d’une procédure sont données comme suit : identification des rôles impliqués ; positionnement des rôles en colonnes ; ES C identification des faits initiaux ou éléments déclencheurs de la première instruction, en précisant le rôle et la provenance de l’information transmise ; AG identification des éléments qui terminent la procédure ; renseignement des informations des flèches qui relient les instructions entre elles ; instructions ; IB -B placement des moyens (matériels et documents) qui servent à la réalisation des vérification des commentaires des formes (lisibilité, compréhension, taille) ; O LI définition des instructions qui doivent être développées car elles présentent des risques ou nécessitent une vigilance particulière ; TH identification des responsabilités au sein de la procédure. La fiche descriptive des tâches U EQ 2.4.2.3. Cette fiche est au centre même du manuel. Elle donne une description narrative et est E complétée par des circuits et des opérations à réaliser. Selon HENRY & al. (2001 :68), elle donne une réponse explicite aux questions de savoir qui fait quoi et comment ? Elle permet également de trouver au premier coup d’œil les acteurs concernés et de comprendre l’enchainement des travaux entre eux, en précisant les intrants et les outputs. 2.4.3. Les annexes et les tables complémentaires Selon HENRY & al. (2001 :56), les annexes concernent des tables de données ou des illustrations complémentaires. Ils comprennent des listes de procédures qui peuvent être présentées selon un ordre de classement (sommaire) ou par ordre alphabétique (index). Dans Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 23 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » ce dernier cas, une liste peut présenter des regroupements thématiques par objet ou par processus. Cette constitution des annexes est un peu différente de celle proposée par KONATE (2009 :3). En effet, il propose une constitution des annexes à partir des documents de référence avec les détails des informations sur l’entreprise notamment : les textes fondamentaux (lois, décrets, arrêtés, décisions, directives, circulaires, etc.) ; la liste des procédures classées par ordre alphabétique ou par ordre de classement dans le manuel de procédures ; l’organigramme ; les illustrations ; C ES les modèles ; les glossaires définissant les termes techniques ; AG le sommaire du manuel de procédures. -B Ainsi, il est clair que cette approche est plus à même de procurer suffisamment d’informations pour faciliter l’exploitation du manuel de procédures. IB La démarche d’élaboration d’un manuel de procédures O LI 2.5. TH L’élaboration du manuel de procédures se déroule à travers un certain nombre d’étapes. Ces étapes répondent à un besoin d’efficacité qui est généralement mis en œuvre dans le cadre des EQ missions d’audit aussi. C’est ainsi qu’à ce niveau, RENARD (2007 :198) fait distinguer trois E U étapes : une phase préparatoire, une phase de réalisation et une phase de conclusion. Cette démarche parait idoine pour une réussite de la mission d’élaboration des procédures. 2.5.1. La préparation de la mission Selon Sun Tzu, toute victoire est la résultante d’une bonne préparation. En faisant notre cette conception, une mission d’élaboration de manuel de procédures non préparée est vouée à l’échec. En effet, ladite préparation consiste en une prise de connaissance générale de la structure. Elle consiste à prendre connaissance des procédures existantes, à les découper, à les confiner et à préparer la chemise des procédures (HENRY & al. 2001 :79-84). Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 24 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 2.5.1.1. Cartographie des procédures existantes Après une revue de la documentation, il convient déjà de se faire une idée des procédures disponibles appliquées ou non par la structure. HENRY (2001 :80) préconise un tour d’horizon des missions, des évènements et des objectifs qui se présentent à l’intérieur de chaque unité, après quoi un tri et une hiérarchisation par ordre de priorités pourraient être effectués sur les procédures recensées. 2.5.1.2. Le découpage des processus Les processus sont transversaux. Ils se définissent comme étant un enchainement logique d’activité, comme défini plus haut. Dans la gestion des structures, trois grands processus ES C peuvent être identifiés : il s’agit des processus décisionnels, des processus de réalisation qui concernent le cœur de métier de la structure et des processus supports. Pour le découpage, on AG peut s’appuyer sur ces trois types de processus. Une fois les processus identifiés et découpés, il convient de préparer leur description -B sommaire. En effet, selon BERGER & al. (2000 :72), la description des processus est La codification des processus TH 2.5.1.3. O LI l’atteinte des objectifs définis. IB essentielle car elle conditionne la nature et le nombre de procédures qui seront rédigées pour EQ Il s’agit d’attribuer des codes de référence à chaque procédure en fonction d’une nomenclature interne. Cette codification permet selon JAVEL (2004 :31) de pouvoir passer du U langage naturel à un langage symbolique dont l’interprétation est plus aisée. Elle permet de E représenter une expression plus ou moins complexe par un groupe de caractéristiques alphanumériques plus concises appelées codes. A cette codification, il faut adjoindre un référencement ou une pagination. Cette pagination est distincte de la pagination classique. Cela est dû au souci de prise en compte des contraintes liées au manuel. Les principaux de ces soucis sont : les mises à jour qui entrainent des retraits et des remplacements. Ainsi, chaque fiche de procédure est paginée de façon indépendante aux autres. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 25 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 2.5.1.4. La chemise de procédure La chemise de procédures est un dossier par procédure, préparé par le rédacteur et qui rassemble toutes les pièces d’enquête. Elle comporte les éléments identifiant la procédure (nom, numéro, fréquence, évènement déclenchant, résultat, services concernés,…) ; les éléments d’enquête (nom du rédacteur, date et état d’avancement, interviews, rédaction, validation, observation), la liste des pièces du dossier (documents rédigés, diagrammes, imprimés collectés, états informatiques, références techniques, etc.). Tout ce travail ne nécessite pas une présence dans l’entreprise. C’est une fois cette phase bouclée que le rédacteur peut entamer l’aspect concret de la mission. C 2.5.2. La réalisation de la mission d’élaboration du manuel de procédures ES Cette phase est fondamentale et tient à la réussite de la mission. En effet, elle débute par une AG évaluation du contrôle interne pour d’emblée identifier les potentielles failles à combler par le manuel en élaboration. (HENRY & al. 2001 :79-84) -B 2.5.2.1. Évaluation du système de contrôle interne IB O LI L’évaluation du contrôle interne est au cœur de la mission d’élaboration du manuel de procédures. Elle évalue le respect des principes généraux de contrôle interne, les critères de TH références relatives aux procédures et le degré de séparation des tâches. EQ La phase d’évaluation du contrôle interne permet au rédacteur d’évaluer les procédures et U systèmes, manuels ou informatisés, utilisés par l’entreprise. Durant cette phase, il approfondit E sa connaissance des risques inhérents à l’activité de l’entreprise, et statuts définitivement sur les risques de non contrôle, c’est-à-dire, sur la capacité des procédures en place à neutraliser les risques de perte de patrimoine. Il en déduit les risques d’erreurs possibles sur les états financiers futurs grâce à des points de contrôle à insérer dans le manuel. On peut distinguer plusieurs phases dans l’évaluation du contrôle interne. la description des systèmes et des procédures Le rédacteur prend connaissance du contrôle interne de l’entreprise en s’efforçant de saisir l’ensemble des méthodes et des procédures qui ont trait à son organisation. la confirmation de la compréhension du système Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 26 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Le rédacteur s’assure qu’il a bien compris le système en vérifiant la description qu’il en a reçue : il met en œuvre à cette fin des tests de conformités. évaluation préliminaire du contrôle interne Il détermine à ce stade : les points forts théoriques du contrôle interne ; les points faibles du contrôle interne. la confirmation de l’application des points forts du système Le rédacteur cherche à s’assurer que les points forts sont appliqués de manière permanente. Il C ES met en œuvre à cette fin, des tests de permanence. AG évaluation définitive du contrôle interne A ce stade, le rédacteur est à même de faire la distinction des points forts appliqués, des points -B forts théoriques mais non appliqués et les faiblesses. Il peut utiliser à cette fin des outils IB comme le questionnaire d’évaluation du contrôle interne, le Tableau des Forces et des Analyse de l’existant TH 2.5.2.2. O LI Faiblesses Apparentes et/ou l’interview d’audit. E U collecte des informations EQ Pour analyser l’existant, il est nécessaire de suivre la démarche suivante : Il s’agit pour le rédacteur de recueillir le maximum d’informations sur le domaine. Plusieurs techniques sont utilisées ; entretien libre ; questionnaire descriptif ; diagramme de circulation. description des procédures non formelles Les informations collectées doivent permettre au rédacteur d’effectuer une première description des procédures de traitement de l’information dans l’entreprise. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 27 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Ces procédures de traitement de l’information qui ne sont en générale consignées dans aucun support sont alors formalisées. Après cette formalisation, elles sont inscrites dans un document pour ensuite être soumises à l’approbation des différents intervenants ou acteurs de la procédure. AG ES C IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 28 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » diagnostic des procédures existantes Ces procédures formalisées et validées sont ensuite analysées conformément au référentiel du rédacteur (ensemble des objectifs de contrôle interne) et aux pratiques d’organisation communément admises. Ces analyses doivent permettre : d’identifier les différentes fonctions de l’entreprise ; d’identifier les différents travaux ; de définir les objectifs de contrôle interne ; d’identifier les intervenants à chaque étape ; d’écrire la procédure. ES C A la suite de ces analyses, le rédacteur doit être à mesure de faire ressortir les forces et les AG faiblesses constatées dans les procédures sur la base desquelles il fera ses recommandations. -B 2.5.2.3. Rédaction du manuel des procédures IB La conception du manuel s’appuie sur le cadre organique de l’entreprise. Pour chaque O LI procédure identifiée, le manuel présentera : l’introduction la description détaillant les étapes de la procédure dans un tableau à trois (3) colonnes faisant ressortir : EQ TH l’intervenant ; • les tâches et contrôles effectués ; • la liste des documents utilisés comme supports. E U • Il existe différentes sortes de plans pour la rédaction du manuel de procédures. On peut le faire : par thème • méthodes d’évaluation ; • schémas d’écritures ; • classement des pièces justificatives ; • etc. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 29 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » par service ou par groupe ; par fonction ou par processus : • achats ; • prestations de services ; • gestion des ressources humaines ; • immobilisations ; • trésorerie ; • etc. Le plan du manuel dépendra de : la nature de l’entité concernée • entreprise commerciale ; AG • entreprise de services ; • association ; • organisme de formation ; • etc. IB -B du type de procédures privilégiées O LI ES C procédures comptables ; • procédures de contrôle interne ; • procédures administratives. EQ TH • U Pour des besoins du présent mémoire, étant donné que nous avons à faire à une association, E nous allons privilégier l’approche fonctionnelle pour faciliter l’imprégnation du manuel par chaque acteur. Conclusion Dans le cadre d’un mémoire portant sur les procédures, une approche théorique permettant de comprendre la thématique est indispensable. C’est ainsi que ce chapitre tire tout son sens. En effet, il nous a permis de passer en revue les aspects fondamentaux liés à la formalisation des procédures comptables et financière dans une structure. C’est ainsi que nous pourrions aspirer rédiger des procédures cohérentes et respectant les normes et les meilleures pratiques pour une structure comme l’UDGPMK. Le préalable étant sans doute, dans un cadre pédagogique la définition d’une méthodologie de collecte et de traitement des données indispensables. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 30 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » CHAPITRE 3. Méthodologie de la recherche Après avoir présenté les éléments fondamentaux du contrôle interne comptable, financier et des aspects relatifs à l’élaboration d’un manuel de procédures, il s’avère judicieux pour nous d’aborder dans ce chapitre l’approche méthodologique de notre étude à travers un modèle d’analyse et des outils de collecte et d’analyse des données. 3.1. Modèle d’analyse A la suite de notre revue de la littérature et en s’inspirant de multiples démarches et des bonnes pratiques en matière de conception de procédures, la résolution de notre thème nous a conduit à élaborer le modèle d’analyse. Ce modèle se résume schématiquement en trois C phases regroupant dix étapes. AG ES IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 31 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Figure 1 : Méthodologie de l’étude ETAPES ACTIONS Prise de connaissance Prise de connaissance de l’DGPMK Analyse documentaire Interview Réunion Cartographie des processus existants Codification des procédures cartographiées Préparation des dossiers de procédures QCI ; Diagramme de Circulation ; Questionnaires descriptives ; Test de conformité ; Test de permanence. AG Analyse de l’existant Elaboration des procédures IB -B O LI Validation des procédures Formation et mise en application du manuel de procédures Réunion ; Etudes de cas. Procédures définitives E U EQ TH Finalisation Evaluation du Contrôle Interne ES C Réalisation OUTILS Evaluation périodique/ Suivi Recommandations Mises à jour Source : nous même Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 32 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 3.2. Outils de collecte de données Dans le cadre du présent mémoire, nous avons dû recourir à un certain nombre d’outils. L’objectif est de recueillir les informations nécessaires à une bonne connaissance de l’environnement de l’entité étudiée. Plus précisément, ces informations nous permettrons d’avoir une idée des procédures de gestion comptable et financière existantes et d’appréhender les différentes insuffisances. Ces outils sont essentiellement l’observation, l’analyse documentaire, les réunions et les interviews. 3.1.1. L’interview Cette méthode est fondamentale dans la collecte des preuves. En effet, Selon HENRY & C ES al. (2001 :89), une interview doit se dérouler dans un climat d’écoute, suivre un plan ordonné et répondre aux questions suivantes : Qui fait Quoi ?, Comment ?, Quels délais ?, AG Avec quels outils et supports ? -B C’est ainsi qu’elle donne la possibilité d’entendre de vive voix les actions quotidiennes et les procédures suivies par les différents acteurs. Elle est utilisée pour comprendre le IB processus de gestion comptable et financière et ainsi identifier les dysfonctionnements. LI De ce fait, sur autorisation du Coordonnateur, nous avons interviewé les responsables TH O opérationnels et stratégiques de l’UDGPMK. En effet, vu le temps qui nous avait été imparti, cette technique a été au centre de notre U EQ démarche. Certes, une technique comme l’observation jouerait un rôle aussi important en permettant de faire le constat des procédures pratiques mais le temps qui nous était E imparti était insuffisant. C’est ainsi que nous avons renforcé notre compréhension par une analyse documentaire. 3.1.2. L’analyse documentaire Elle a consisté en une étude de toute la documentation disponible et touchant à l’organisation générale de l’UDGPMK, à son statut, règlements intérieurs et ses conventions. Il s’agit principalement des statuts, du règlement intérieur, des différents protocoles d’accord de financement, des comptes rendus des séances de travail visant à concevoir le projet en lui-même. En outre, nous avons pu étudier le document projet qui est un cadre de présentation de l’organisation visée, de ses objectifs, de ses moyens Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 33 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » d’action. Pour finir, un certain nombre de Procès-Verbaux d’Assemblées nous ont servi pour comprendre certaines orientations prises par les hauts responsables et les acteurs de la première heure. Ce qui nous a permis d’avoir un aperçu sur l’organisation, le mode de fonctionnement de façon générale et particulièrement sur les attentes en matière d’informations comptables et financières. 3.1.3. Les réunions Outils essentiels, elles permettent de prendre en compte l’indisponibilité de certains acteurs. Ainsi, elles ont consisté à la participation aux réunions de coordination ordinaire ou à initier des réunions avec plusieurs acteurs à la fois. Ces acteurs sont : le ES projets. C Coordonnateur, le Responsable Administratif et Financier et des Chefs d’Equipe de sous AG Ces différents entretiens ont été conduits à l’aide de guides d’entretien en annexe, ce qui nous a permis de mieux orienter nos échanges et de recueillir les informations précises. -B 3.2. Les outils d’analyse des données IB LI Une fois les données collectées, nous les avons analysées à travers la grille de séparation TH O des tâches, le questionnaire de contrôle interne, les tests de conformité et de permanence. 3.2.1. La grille de séparation des tâches U EQ Selon OBERT (2002 :75), la grille d’analyse ou de séparation des tâches est un tableau à double entrée effectuant l’inventaire des différentes opérations réalisées et permettant de E repérer les cumuls de fonctions. Elle permet d’identifier les potentiels cumuls de postes incompatibles. Elle permet ainsi de vérifier si la séparation des tâches incompatibles est respectée mais également d’analyser les charges de travail de chacun. Elle accompagne toujours le questionnaire de contrôle interne et présente l’avantage de donner à première vue, une idée sur le cumul des fonctions. 3.2.2. Le questionnaire de contrôle interne Selon LEMANT (1995 : 195), c’est une grille d’analyse qui permet de porter un diagnostic sur le dispositif de contrôle interne d’une entité, et de détecter les Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 34 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » dysfonctionnements. Le questionnaire liste ainsi les contrôles qui doivent être opérés pour s’assurer de la fiabilité des procédures. Son usage permet de répondre aux questions Qui fait Quoi ?, Où ?, Quand ?, Comment ? (RENARD ; 2007 : 243). Pour préparer notre questionnaire, il nous a fallu d’abord, recenser toutes les questions spécifiques au processus de gestion comptable et financière. Chaque question est rédigée de façon à ce qu’une réponse « oui » indique une force apparente et une réponse « non » indique une faiblesse apparente. Toute réponse «non » en fonction de la gravité sera reprise et commentée. Les réponses « oui », par contre feront l’objet d’un sondage et de vérification du fonctionnement du système. A la suite de son élaboration, le questionnaire a été administré à l’ensemble des C ES opérateurs du processus de gestion comptable et financière en vue de déterminer les forces et les faiblesses des dispositifs mis en place. AG Les tests de conformité et de permanence associés aux outils précédents nous permettront -B de confirmer ou d’infirmer les forces constatées en matière de gestion des risques opérationnels du processus comptable et financier. IB O LI 3.2.3. Les tests de conformité TH Selon MADERS (2006 :62), l’objet de ces tests n’est pas de vérifier que la procédure est bien appliquée mais qu’elle existe. En effet ils s’appuient sur un document final ou sur le U EQ résultat d’une opération et permettent de remonter à la source en passant par toutes les phases intermédiaires. E Pour effectuer ces tests, nous avons procédé à la sélection d’un échantillon avant de procéder à une analyse de la structure des flux. Nous nous sommes concentrés ensuite sur les flux les plus significatifs ou présentant des risques à incidence majeure. 3.2.4. Les tests de permanence Selon COMBES (1997 :17), ce sont des tests de plus grande ampleur que les tests de conformité puisqu’ils donnent à l’acteur, la conviction que les procédures sont appliquées en permanence et sans défaillance. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 35 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » A l’aide des sondages, ces tests ont été réalisés sur les procédures de gestion comptable et financière en vue de s’assurer que les opérations sont bien traitées dans la réalité conformément à ce qui a été décrit lors des entretiens. Conclusion Au terme de ce chapitre, nous avons pu appréhender une approche méthodologique qui nous permettra de réaliser un manuel de procédures cohérentes et adaptées aux réalités de l’association, l’UDGPMK. Cette démarche s’appuie sur un certain nombre d’outils de collecte et d’analyse des données. ES C AG E U EQ TH O LI IB -B Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 36 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » ES C AG PARTIE 2 : ELABORATION DES PROCEDURES COMPTABLES ET FINANCIERES DE L’UDGPMK E U EQ TH O LI IB -B Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 37 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Dans les pays en développement il y a de plus en plus des organisations non gouvernementales recevant des financements de nombreux bailleurs de fonds. Ces derniers exigent de plus en plus la mise en place de cadre permettant une maitrise des principaux risques. Les associations du genre de l’UDGPMK ne sont pas en marge. En effet, elles se doivent d’acquérir et de conserver la confiance des parties prenantes. Ce qui passe inéluctablement par la mise en place d’un contrôle interne efficace. Cette efficacité peut être fondée sur la formalisation des procédures liées aux cycles critiques, en l’occurrence les cycles comptables et financiers. C’est ainsi que l’UDGPMK s’est engagée à formaliser ses procédures comptables et C ES financière. Cette partie a de ce fait pour but de présenter les procédures conçues pour l’Association. A ce titre, elle sera scindée en trois parties. AG Dans le cadre du premier chapitre, nous procéderons à une présentation de l’UDGPMK. -B Ensuite dans le deuxième chapitre, nous aborderons les aspects introductifs liés aux procédures comptables et financières de l’Association. En dernier chapitre, nous présenterons IB les procédures de l’UDGPMK par cycles. O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 38 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » CHAPITRE 4. Présentation de l’UDGPMK 4.1. Historique, but et objectifs L’Union Départementale des Groupements de Producteurs Maraîchers de Korsimoro (UDGPM/K) a été créée le 10 septembre 2003 conformément à la loi n° 014/99/AN du 15/04/1999 portant réglementation des sociétés coopératives et groupements au Burkina Faso. Le but de l’union est de coordonner, soutenir, renforcer, harmoniser les activités des groupements de base pour une autosuffisance alimentaire. Spécifiquement, l’UDGPM/K poursuit les objectifs suivants : C assurer et faciliter la production, le stockage, la conservation, la transformation, la ES commercialisation des produits maraîchers provenant des exploitations de ses membres ; organiser les travaux collectifs pouvant satisfaire leurs besoins communautaires ; AG gérer les équipements collectifs et d’autres biens dont pourra disposer ultérieurement l’union ; -B promouvoir et défendre les intérêts économiques, sociaux et moraux des groupements sur IB le plan départemental, provincial et national ; O LI assurer l’éducation et la formation ; appuyer les groupements de base dans leur négociation avec les partenaires ; TH animer et informer les groupements de base sur les filières porteuses ; EQ aider ses membres à mener la production animale (élevage) ; promouvoir la gestion des ressources naturelles (cordons pierreux, production du U compost). E 4.2. Organisation et mode de fonctionnement de l’UDGPMK L’UDGPMK est une structure dont l’agencement fonctionnel tire ses sources des prescriptions statutaires et des meilleures pratiques en matière organisationnelle. C’est ainsi qu’un certain nombre d’organe permettent à celle-ci d’atteindre ses objectifs. 4.2.1. Les différentes instances de l’UDGPMK La gestion participative est l’une des caractéristiques fondamentales d’une organisation démocratique, ayant plus de chance de réussir. A ce titre, dans le cadre de l’UDGPMK, Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 39 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » l’implication de tous les acteurs est de mise. De ce fait, l’union est structurée avec plusieurs niveaux de responsabilité partant des Groupements jusqu’à la coordination. C’est ainsi, que l’UDGPMK est organisée en : assemblée générale ; direction exécutive ; et en comité de contrôle. 4.2.2. Les missions et les attributions de l’Assemblée Générale L’Assemblée Générale des membres de l’UDGPMK est l’instance suprême de gestion de C l’association. Elle comprend tous les membres. L’Assemblée se réunit une fois chaque année ES pour délibérer sur les rapports relatifs à la gestion du Bureau Exécutif et à la situation financière de l’union. Elle est en droit de faire des résolutions spéciales si le besoin se fait AG sentir. -B Elle a aussi pour responsabilité l’approbation des comptes de l’exercice clos et l’élection des membres éligibles du dispositif de gestion. De façon synthétisée mais non exhaustive, elle a IB pour compétence de : O LI modifier les statuts et le règlement intérieur ; TH définir les grandes orientations de l’UDGPM/K ; adopter le programme d’activités et le budget; EQ élire les membres du BE et du Comité de Contrôle ; approuver les rapports moral, financier et d’activités ; E U examiner les demandes d’adhésion de nouveaux membres ; traiter de toutes autres questions relatives à l’administration et au fonctionnement de l’institution. 4.2.3. Les missions et les attributions du Bureau Exécutif Le Bureau Exécutif est l’organe politique de direction, chargé de veiller à l’exécution des activités de l’Association. Il est mis en place par l’Assemblée Générale. Il est composé de dix (10) membres dont : un Président, chargé de : • convoquer et présider les réunions et les Assemblées Générales ; Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 40 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » • représenter le Bureau Exécutif en tout lieu et en toute circonstance ; • co-signer les chèques et/ou les ordres de paiement avec le Trésorier ; • garantir par sa signature la validité des documents administratifs de l’union ; • veiller à l’application des décisions prises en AG et en réunion du BE ; • etc… un vice-président, chargé d’assister le Président dans ses fonctions et le remplacer en cas d’absence ou d’empêchement ; un Secrétaire Général, chargé de : assurer le secrétariat du BE et de l’AG ; • prendre des notes et rédiger les procès-verbaux des réunions ; • etc… ES C • un Secrétaire Général Adjoint, chargé d’assister le Secrétaire Général dans ses AG fonctions et le remplacer en cas d’absence ou d’empêchement ; -B un Trésorier Général, chargé de : co-signer les chèques et/ou ordres de paiement avec le Président ; • participer à l’exécution du budget ; • etc… IB • O LI un Trésorier Général Adjoint, chargé d’assister le Trésorier Général dans ses TH fonctions et le remplacer en cas d’absence ou d’empêchement ; rencontres ; U EQ deux (2) Secrétaires à l’organisation, chargés de la préparation matérielle des deux (2) Secrétaires à l’information, chargés de l’information à tous les E niveaux. Le Bureau Exécutif a compétence pour : respecter et s’assurer du respect des prescriptions légales, réglementaires et statutaires ; convoquer et présider les Assemblées Générales ; recruter le coordonnateur de l’unité de gestion et de coordination des activités de l’Union ; assurer la supervision des activités de l’unité de coordination ; s’assurer de la mise en application des décisions de l’Assemblée Générale ; analyser les nouvelles demandes d’adhésion et les soumettre à la décision de l’AG ; Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 41 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » rendre compte de son mandat et présenter le rapport annuel lors de l’Assemblée Générale ; approuver le recrutement des cadres de la Structure ainsi que les politiques de gestion des Ressources Humaines ; recommander à l’Assemblée Générale les modalités de financement de la Structure. 4.2.4. Les missions et les attributions du comité de contrôle Le comité de contrôle est l’organe de contrôle de l’Association. Il a compétence pour : • vérifier ou faire vérifier à chaque moment les livres, les documents, les registres, la caisse, les comptes, les avoirs et les biens de l’Association ; opérer tout autre contrôle nécessaire ; • informer le Bureau Exécutif de toute irrégularité constatée ; • présenter à l’AG un rapport annuel. AG ES C • En vue d’assurer la gestion et l’administration quotidienne des activités de l’Union il est mis IB -B en place une Unité de gestion et de Coordination. 4.2.5. Les missions et les attributions de l’Unité de Gestion O LI L’Unité de Gestion est l’organe chargé de la gestion et de l’administration quotidienne de TH l’UDGPM/K. Cette unité est dirigée par un Coordonnateur recruté par le Bureau Exécutif. Elle dispose d’un personnel chargé de l’exécution des activités de la Structure composée d’un EQ Responsable Administratif et Financier, d’un Responsable des Activités de suivi évaluation et E U d’un responsable des programmes. 4.2.6. Le mode de fonctionnement de l’UDGPMK Le fonctionnement de l’UDGPMK est basé sur les programmes. En effet, pour atteindre ses objectifs, elle développe un certain nombre de programmes avec des bailleurs de fonds. Ces programmes visent soit le développement du potentiel des membres soit le développement de la filière. Conclusion Ce chapitre a été riche en enseignement car il nous a permis d’appréhender les aspects organisationnels de l’UDGPMK. Il nous a aussi permis de cerner son mode de fonctionnement afin de jeter les bases pour l’élaboration de ses procédures. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 42 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » CHAPITRE 5. Les procédures comptables et financières de l’UDGPMK Ce dernier chapitre est le cœur de notre travail. En effet, il nous permettra de présenter les procédures Comptables et Financières de l’UDGPMK telles que formalisées. Il faut noter qu’aucune procédure formelle n’existait à l’UDGPMK. En effet, certaines notes d’orientation servaient de cadre de référence pour l’exécution de la plus part des activités. C’est ainsi que notre travail trouve son sens. Pour une grande pertinence des procédures, et en référence à notre méthodologie, nous avons suivi trois principales étapes. Ce qui nous a conduits à structurer le présent mémoire en trois parties. ES C La première partie concerne le résumé de la phase de prise de connaissance et les constats AG majeurs sur le contrôle interne comptable. La seconde partie concerne les procédures ellesmêmes. La dernière quant à elle portera sur la diffusion et les futures mises à jour du manuel Point sur la prise de connaissance et l’évaluation du contrôle interne IB 5.1. -B de procédures. O LI 5.1.1. La réunion d’ouverture TH La réunion d’ouverture a été le premier contact physique avec l’UDGPMK. Elle nous a EQ permis de prendre sommairement connaissance des attentes spécifiques de l’union vis-à-vis de la mission qui était notre. A cette réunion, il a été mis à disposition les termes de référence et U une documentation sur l’UDGPMK. Dans cette documentation figuraient les statuts, la E convention de financement et des documents sur les activités de l’union. 5.1.2. Les entretiens Dans le but de comprendre les implications comptables et financières de tous les acteurs de l’union, nous nous sommes entretenus avec chacun d’eux. Ces entretiens ont concerné tous les départements et démembrement de l’union (Guide d’entretien en annexe). 5.1.3. Prise de connaissance des procédures non formelles existantes Les entretiens et l’analyse documentaire nous ont permis de cartographier les procédures existantes en matière comptables et financières. Ces procédures concernent essentiellement : Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 43 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » la comptabilité générale ; et la gestion de la caisse et des comptes bancaires. 5.1.3.1. La comptabilité générale Elle est tenue par le service administratif et financier. Celui-ci suit un certain nombre d’étapes pour la gestion de sa comptabilité. Ces étapes sont les suivantes : la réception des pièces comptables par la secrétaire ; le contrôle, la codification et l’imputation des pièces reçues par l’assistant comptable ; la saisie des pièces comptables par l’assistant comptable ; le contrôle des imputations, des codifications et des saisies par le Chef des Services C Administratifs et Financiers (RSAF) ; ES l’analyse périodique des comptes par le RSAF ; la production des états intermédiaires et finaux par le RSAF. AG 5.1.3.2. La gestion de la caisse et des comptes bancaires -B Au niveau de la gestion des finances de l’UDGPMK, la procédure suivie est telle que la IB secrétaire tient une caisse menue dépenses. L’union dispose d’un compte principal et les O LI cosignataires sont : le Président et le Trésorier. Ainsi, la démarche suivi pour les décaisses est la suivantes : EQ TH pour la caisse La caisse prend en charge les dépenses minimes et urgentes. Le plafond de la caisse est fixé à U E 25 000 F CFA. Pour tout besoin de décaissement, un mémo est élaboré et transmis au Coordonnateur pour validation. Après validation, le demandeur peut se faire payer à la caisse tenue par la secrétaire. Lorsque la caisse atteint le seuil critique, une demande de réapprovisionnement est effectuée par le Chef des Services Administratifs et Financiers. Cette demande est accompagnée du chèque à signer par le Président et le Trésorier Général. pour la banque : Le compte banque est utilisé pour les paiements d’un montant supérieur à 25 000 F CFA. Ces paiements destinés au paiement des dépenses engagées par l’union. Dans tous les cas, les acteurs au niveau de la signature restent les mêmes. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 44 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 5.1.4. Evaluation des procédures cartographiées Elle a consisté à une appréciation du système de contrôle interne existant. Le but de ce travail est de déceler les points forts à maintenir et les points faibles à améliorer grâce à un renforcement du dispositif. A l’issue de notre évaluation, nous avons pu identifier les insuffisances liées aux procédures existantes. Au-delà de leur identification, nous avons proposé dans le cadre du manuel de procédures des dispositifs spécifiques pouvant permettre leur gestion efficace. 5.1.4.1. Insuffisances apparentes au niveau de la gestion comptable et financière L’utilisation du Questionnaire de Contrôle Interne, de la Grille de séparation des Tâches et les C ES différents entretiens réalisés nous ont permis d’identifier les risques liés à la gestion comptable et financière. AG Ces risques sont consignés dans le tableau suivant : -B au niveau de la comptabilité budgétaire IB L’absence d’approche globale de budgétisation qui découle d’une lettre de cadrage et qui O LI s’appuie sur des plans d’actions SMART peut générer les risques suivants : erreurs de prévisions ; - absence d’innovation ; - problème d’implication et de coordination ; - non atteinte des objectifs ; - impossibilité d’évaluer objectivement les compétences des acteurs dans une logique de E U EQ TH - GAR (Gestion Axée sur les Résultats). Aussi, la comptabilité budgétaire n’est pas informatisée, alors que l’environnement de l’union est tel que les lignes budgétaires sont complexes. Ainsi, cela peut entrainer : - des erreurs d’imputations ; - une surcharge de travail du fait d’une duplication des tâches d’enregistrement comptable (dans le logiciel) et d’imputation budgétaire ; - litiges avec un bailleur ; - détournement ; - retards dans la production des rapports. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 45 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » au niveau de la comptabilité générale et analytique Les risques que nous avons relevés sont : - omissions dans la comptabilisation ; - erreurs d’imputation et de saisie ; - redressements fiscaux ; - états financiers non fiables. au niveau de la gestion de la caisse et des comptes banques A ce niveau les risques sont les suivants : liquidité ; - non-respect des délais de paiement ; - erreur d’imputation sur sous compte ; AG ES C - Par contre, le dispositif d’approbation (double signature, précédé de mémos ayant suivi tout le circuit hiérarchique) est si efficace que le risque de détournement est minime. -B Au niveau du logiciel de comptabilité IB O LI A ce niveau le risque principal est celui lié à la confidentialité. En effet, aucun dispositif d’habilitation ou de code d’accès n’est mis en place. En outre, il n’est pas procéder d’états truqué. Evaluation des insuffisances apparentes U EQ 5.1.4.2. TH périodiquement à des bouclages. Ce qui peut favoriser des modifications et la production E Une fois les risques identifiés, il s’avère nécessaire de les évaluer pour mesurer leur impact en cas de survenance. Cependant, cette évaluation est facultative dans notre cadre. De ce fait, nous l’inscrivons comme une recommandation à l’UDGPMK. 5.1.4.3. Prise en charges des insuffisances apparentes par le manuel Cette partie a consisté à déterminer les dispositifs de contrôle interne spécifique à mettre en place, en adéquation avec les orientations statutaires de l’union pour chacun des risques identifié pour éviter sa survenance. Ces dispositifs ont été directement intégrés dans le manuel de procédures. Ce qui nous a permis de proposer le présent manuel. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 46 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 5.2. Les procédures comptables et financières de l’UDGPMK Les procédures de gestion comptable et financière élaborées l’ont été avec l’appui de tous les acteurs de l’union. Avec eux, un certain nombre d’objectifs ont été arrêtés. Il a été aussi arrêté les modalités de mise à jour. Leur appui nous a aussi permis de définir la structure des procédures. 5.2.1. Les objectifs des procédures comptables et financières Les objectifs poursuivis par les procédures comptables et financières de l’UDGPMK sont : assurer un suivi comptable fiable et continu (classement, saisie, enregistrement) des ES C opérations traitées avec des tiers ou relatives aux activités et entraînant des mouvements de valeur de façon immédiate ou à terme; AG satisfaire aux obligations légales par la tenue des livres et documents obligatoires ; préparer et permettre l’établissement d’états financiers périodiques procurant les concernés. IB -B synthèses et les sources d’informations exploitables par les différents utilisateurs La comptabilité générale constitue de manière générale : O LI un instrument fiable de mesure des droits et obligations des partenaires et des un moyen de preuve ; EQ TH membres de l’union; un outil pertinent d’information des tiers et de gestion : les responsables de E U l’UDGPMK, les Partenaires Techniques, les Bailleurs de fonds ont besoin périodiquement d’informations de synthèse fiables et opérationnelles. En effet, cette information est indispensable pour assurer convenablement la gestion dont ils ont la charge et prendre les décisions qui conviennent. Le système de gestion financière et comptable a été conçu pour satisfaire à ces attentes. Aussi, l’objectif des procédures est de permettre la production d’une information comptable qui respecte les normes établies et présente toutes les garanties de fiabilité. Pour atteindre cet objectif, l’organisation comptable doit assurer : un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des informations de base ; le traitement en temps opportun des données enregistrées ; Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 47 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » la mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux ou convenus fixés pour leur délivrance. 5.2.2. Composantes du système comptable 5.2.2.1. Définition et rôle du système comptable Le rôle du service comptable est d’être témoin de la vie de l’UDGPM/K. Il observe l’action des autres services, analyse et enregistre les faits qu’il constate, les classes, et périodiquement en fait la synthèse. Cette synthèse est faite sous forme de tableaux qui sont présentés aux responsables de l’UDGPM/K et aux bailleurs de fonds. Le but poursuivi dans la production des états est de renseigner les responsables de la situation de l’union et de leur C permettre de prendre les décisions correctives éventuelles. ES Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c’est le rôle du système comptable et AG l’objet de la comptabilité. Système comptable IB 5.2.2.2. -B Le système comptable doit satisfaire les procédures acceptables par l’UDGPM/K. O LI L’UDGPM/K, pour sa comptabilité, doit utiliser un système centralisateur automatisé tournant autour d’un logiciel de gestion approprié (comptabilité générale, comptabilité EQ TH auxiliaire, gestion analytique, états spécifiques,…). Cependant, en l’absence de logiciel, la comptabilité peut être tenue sur un tableur « Excel ». sécurisation et au filtrage des accès. E U Toutefois, il y a lieu, en raison de la confidentialité de l’information comptable, de veiller à sa 5.2.3. Les supports comptables 5.2.3.1. Pièces comptables Faute de pouvoir observer directement leurs actes, le service comptable demande aux autres services de les lui faire connaître par les documents ou pièces comptables qui sont par conséquent le fondement et l’instrument essentiel de l’œuvre comptable. Ces pièces comptables peuvent prendre plusieurs formes mais elles doivent être normalisées pour l’UDGPM/K pour atteindre une efficacité optimale : Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 48 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Bons de commande ; Contrats ; Factures ; Pièces de banque, pièces de caisse : Livre de paie… 5.2.3.2. Les registres comptables Le service comptable enregistre chaque jour, sous forme analytique, les faits dont il a ainsi connaissance, sur les livres tenus nécessairement et naturellement dans l’ordre chronologique des événements : journaux de banque (un journal par compte ouvert) : dans les journaux de banque, on C ES enregistre les opérations de versement, de virement et de décaissement sur les comptes de dépôts ouverts dans chaque banque ; AG journal de caisse : il enregistre toutes les opérations de menues-dépenses correspondant à des recettes de caisse (approvisionnement par chèque bancaire) ou à -B des dépenses (achats de moindre importance) ; O LI paiement des factures ; IB journal des achats : les opérations d’achat sont constatées dans ce journal avant le journal des opérations diverses : toutes les autres opérations de l’UDGPM/K doivent opérations d’inventaire ; opérations de régularisation d’écritures erronées : etc. E centralisation de la paie ; U EQ TH être constatées dans le journal des opérations diverses : 5.2.4. Chronologie de l’exécution du travail comptable Le comptable de l’UDGPM/K doit veiller à respecter la chronologie suivante pour l’exécution du travail comptable : vérification de la validité des pièces justificatives reçues, classement et numérotation des pièces comptables, imputation des pièces aux rubriques comptables concernées, vérification des imputations comptables, saisie des écritures, Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 49 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » éditions des brouillards de saisie, correction des brouillards édités, validation des écritures vérifiées, éditions des états comptables nécessaires à l’analyse des comptes : journaux ; grand-livre des comptes généraux ; grand-livre des comptes auxiliaires ; balance générale des comptes ; balance auxiliaire. analyse des comptes (les fonctions de lettrage automatique du manuel du logiciel peuvent être mises à profit) ; C ES établissement des rapprochements de banque ; régularisation des écritures erronées ; AG établissement des états financiers nécessaires. Certaines de ces opérations sont quotidiennes (classement, référencement, imputation, saisie, -B correction, validation alors que d’autres ne le sont que périodiquement (éditions, analyse, IB régularisation, états d’analyse). O LI 5.2.5. Plan comptable TH Le plan comptable de l’UDGPM/K est structuré autour des classes de comptes suivantes : Classe 2 : Comptes d’immobilisations. E Classe 4 : Comptes de tiers et de liaisons. U Classe 3 : Comptes de stocks. EQ Classe 1 : Comptes de capitaux. Classe 5 : Comptes financiers. Classe 6 : Comptes de charges. Classe 7 : Comptes de produits. Le plan comptable, ainsi défini, suit la subdivision décimale. Les comptes patrimoniaux regroupent les classes de comptes de 1 à 5 et servent à déterminer le bilan, les classes de comptes de 6 à 7 pour les comptes de gestion utilisées pour la détermination du compte de résultat. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 50 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Conclusion Ce chapitre constitue la porte d’entrée du manuel élaboré. En effet, il fournit un certain nombre d’indication et de précisions sur ce que peuvent attendre les utilisateurs des procédures rédigées. Conscient que de telles précisions ne seraient pertinentes que si elles sont appuyées par des procédures organisées par cycles d’activités dans le projet, nous avons jugé bon de développer le chapitre 6. AG ES C IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 51 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » CHAPITRE 6. Procédures comptables conçues par cycle et démarche de mise à jour L’organisation comptable amène un classement des charges et des produits par nature. Par contre, l’entreprise en vertu des travaux de Henry Mintzberg ont abouti à organisation de l’entreprise par fonction. Cependant, l’audit se fait suivant une approche par cycle. Un cycle étant un regroupement d’activités ou un ensemble de sous processus liés entre eux. C’est ainsi, que ce chapitre, vise à présenter les procédures formalisées par cycle d’activités au sein de l’UDGPMK. 6.1. Cycle Achats-Dépenses-Fournisseurs C ES description des comptes Au niveau du compte de résultat -B AG Le cycle des achats fait intervenir : IB Les comptes de charges (classe 6 du plan comptable) y compris les taxes non déductibles personnel, financières et d’amortissement. Au niveau du bilan EQ TH O LI mouvementées à l’occasion des opérations d’achats, mais à l’exclusion des charges de Les comptes de dettes envers les fournisseurs et les créditeurs divers, dettes nées à l’occasion E Principes de comptabilisation U des opérations d’achat des biens d’exploitation ou de services. Les principes de comptabilisation des achats sont les suivants : constatation de la dette lorsque le transfert de propriété du bien est opéré ou lorsque la prestation est fournie, ce qui amène à constater la dette même en cas de non réception de la facture du fournisseur ; enregistrement des charges dans l’exercice auquel elles sont consommées, ce qui amène à distinguer comptablement les achats de biens et de services (transferts de patrimoine) de leurs consommations. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 52 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Il faut distinguer : Les achats de marchandises, de matières et fournitures liées Les écritures comptables sont constatées au cours de l’exercice pour les achats et en fin d’exercice pour régulariser les comptes de stocks. Les achats non stockés Ces achats sont directement consommés lors de leur réalisation. Ces charges se rapportent à l’exercice auquel elles sont engagées. Séparation stricte des charges de deux (02) exercices par des écritures de C ES régularisation. AG Les comptes de régularisation sont utilisés pour répartir les charges dans le temps, de manière à rattacher à un exercice déterminé toutes les charges qui le concernent effectivement. -B Les opérations ci-après sont concernées : IB les primes d’assurance ; • les loyers ; • les prestations reçues et non facturées (eau, électricité, téléphone et autres) ; • les biens reçus non facturés : il s’agit des fournitures reçues dont les factures ne sont O LI • Cycle des immobilisations E U 6.2. EQ TH pas parvenues. Description des comptes Les acquisitions d’immobilisations sont enregistrées dans les comptes de la classe 2 du plan comptable qui sont des comptes de bilan concernés par la contrepartie des comptes fournisseurs ou des comptes de trésorerie (Banque, Caisse) en cas d’acquisition au comptant. Les dépréciations d’immobilisations sont constatées en fin d’année (dépréciation découlant de l’usure et de l’obsolescence) par les comptes d’amortissements affectés à chaque catégorie d’immobilisations. Principes de comptabilisation Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 53 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » les immobilisations à comptabiliser au niveau de l’actif de l’UDGPM/K sont celles dont il est propriétaire et certaines qu’elle utilise dans le cadre d’un contrat spécial (créditbail….) ; les immobilisations doivent être distinguées des charges. Cette distinction doit particulièrement être effectuée sur les dépenses d’entretien, de réparations et les grosses réparations. Les principes généraux suivants sont retenus : • les dépenses d’entretien et de réparation qui entraînent uniquement une remise en état de l’immobilisation ou une conservation de celle-ci dans de ES C bonnes conditions d’utilisation, constituent des charges d’exploitation. Celles qui, par contre ont pour effet d’augmenter de manière significative la valeur et/ou la les charges engendrées -B • AG durée de vie du bien doivent être portées à l’actif du bilan des valeurs immobilisées : par les grosses réparations doivent être comptabilisées en immobilisations incorporelles à l’actif du bilan, pour être IB réparties sur plusieurs exercices. O LI Ces immobilisations doivent être inscrites pour leur valeur d’origine et maintenues au bilan de l’UDGPM/K pour cette même valeur (comptabilisation au coût historique). Cette TH valeur d’origine est le coût d’achat, augmenté de frais accessoires (droit de douane, frais EQ de transport, de montage et d’installation de l’immobilisation, taxes non récupérables). U Sauf dans quelques cas exceptionnels notamment le cas des réévaluations des E immobilisations, pour tenir compte de l’inflation qui ne permet pas de maintenir en valeur constante les immobilisations au bilan, sont définitives : les immobilisations non définitivement achevées ou non mises en service sont inscrites dans un compte d’ « immobilisations en cours » et doivent être maintenues dans cette rubrique tant qu’elles ne sont pas opérationnelles. Les immobilisations en cours ne font l’objet d’aucun amortissement ; les immobilisations doivent être dépréciées comptablement à la fin de chaque exercice ; la valeur à amortir s’obtient en faisant la différence entre la valeur d’origine et la valeur résiduelle prévisionnelle ; la dépréciation est constatée en comptabilité au moyen des « amortissements ». Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 54 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » NB : Ne font pas partie du coût d’acquisition les frais d’acquisition tels que les honoraires et les droits d’enregistrement qui sont considérés comme des charges à répartir sur plusieurs exercices. Tableau 1 : Taux d’amortissement des immobilisations IMMOBILISATIONS TAUX D’AMORTISSEMENTS Progiciels informatiques 33,33% Autres logiciels (grosses applications) 25% Constructions 10 % , 5% ou 2% C Gros outillages (ex : matériel fragile, brouette 50 %) 50 % ou 20 % ES Installations générales, agencements, aménagements (des constructions) Motos 25% 33,33% -B Véhicules légers hors motos AG Véhicules lourds 20% IB Matériel d’habitation (matériel électrique : 33 %) 20% 20% E U Mobilier d’habitation 33,33% EQ Mobilier de bureau 20% TH Matériel informatique 20% O LI Matériel de bureau 33,33% ou 50 % Source : nous-même (en référence à la loi des Finance 2010 du Burkina) Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 55 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 6.3. Cycle stock Description des comptes Les mouvements de stocks sont enregistrés : à l’achat, dans des comptes de consommation (comptes de la classe 6 du Plan Comptable) ; à l’occasion, l’entrée en magasin, dans les comptes patrimoniaux de stocks (comptes de la classe 3 du Plan Comptable) doit être effectuée; à la sortie du magasin pour consommation, la constatation de la diminution des comptes patrimoniaux (classe 3) en contrepartie des comptes de variation des stocks doit être effectuée (classe 603…) C AG ES Principes de comptabilisation Les comptes de stocks peuvent être tenus suivant le principe de l’inventaire permanent ou celui de l’inventaire intermittent. -B Inventaire permanent des stocks IB O LI Ce système se caractérise par le fonctionnement en cours d’exercice des comptes de stocks sur le même schéma que les autres comptes de patrimoine. Il permet de connaître à chaque EQ o Entrée TH instant le montant des stocks. E U Les stocks sont constatés après chaque entrée (au coût d’achat et frais accessoires) dans les comptes de stocks concernés, par le biais du compte « variation de stocks ». o Sortie Chaque sortie de stock est enregistrée au débit du compte « variation de stocks » par le crédit du compte de stock concerné. o Stock de fin d’exercice En fin d’exercice, le stock et la charge comptabilisée d’avance seront constatés après inventaire physique. Toutefois, en cours d’exercice, il est possible de déterminer de façon extra comptable, le montant des régularisations à effectuer pour le calcul du résultat de l’exercice. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 56 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Inventaire intermittent Il ne permet de connaître le montant des stocks qu’en fin d’exercice, au moment de l’inventaire extra comptable. Les achats sont comptabilisés au débit du compte (Achats stockés) par la contrepartie d’un compte de trésorerie ou d’un compte de tiers (fournisseur). A la clôture, un inventaire physique est réalisé. La régularisation opérée sur les comptes de stock consiste à annuler le stock initial en le créditant par le débit du compte de variation et à constater le stock final en affectant l’inverse de l’écriture. Valorisation des stocks : les stocks sont gérés dans la méthode Premier Entrée Premier Sortie C (PEPS) dont les sorties sont valorisées au coût de l’article le plus ancien dans les stocks. ES Système de comptabilisation AG Quelle que soit la méthode d’inventaire utilisée, les factures d’achat de matières, autres -B approvisionnements, matériels et fournitures, etc. sont enregistrés pour leur valeur nette. IB Provisions pour dépréciation des stocks O LI Les comptes de stocks peuvent être assortis de provisions pour dépréciation. Il peut arriver TH qu’au jour de l’inventaire, la valeur économique réelle des stocks soit inférieure à la valeur EQ comptable déterminée. Dans ce cas, l’UDGPM/K doit constituer des provisions pour dépréciation qui expriment les moins-values constatées sur les stocks. La dépréciation des Cycle de gestion du personnel (Paie) E 6.4. U comptes de stocks est assimilable à des charges décaissées. Description des comptes Les opérations relatives au personnel sont comptabilisées : au niveau du bilan, dans les comptes de prêts et d’avance diverses au personnel, dans les comptes de rémunération, dans divers comptes d’Etat et Organismes sociaux pour les montants des retenues sur les salaires et des cotisations sociales ; au niveau des comptes de résultat, dans les comptes de charges de personnel, de charges sociales et autres taxes sur les salaires. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 57 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Principes de comptabilisation Les principes comptables relatifs au cycle de gestion du personnel (paie) sont ceux énoncés à l’occasion de l’étude du cycle des achats, charges d’exploitation. Constatation des charges (salaires, cotisations patronales) et des dettes envers les employés, l’Etat et les organismes sociaux pour leur valeur nominale. Rattachement des charges (salaires et charges salariales) à l’exercice d’exécution de la prestation, c’est-à-dire à la période travaillée et non à la période où elles sont payées. Le personnel intérimaire doit être pris en compte dans les charges du personnel. C’est le personnel mis à la disposition de l’UDGPM/K pour une durée déterminée (travail temporaire). ES C Les prestations du personnel sont enregistrées dans les charges du personnel même en cas d’absence de contrat de travail entre l’UDGPM/K et les travailleurs utilisés. AG La provision pour dépréciation des comptes du personnel des comptes organismes sociaux doit être distinguée. Un compte « autres charges provisionnées » a été créé pour répondre -B à une conception nouvelle du risque car ces dotations constituent des décaissements IB probables à brève échéance. O LI Schéma de comptabilisation du personnel - paie Rémunérations brutes à verser au personnel TH o Enregistrement des rémunérations brutes E U EQ Débit : 6610 Salaires et appointements 66xx Primes 66xx Indemnités 66xx Charges sociales Crédit : 4xxx Personnel, rémunérations dues o Enregistrement des différentes retenues Débit : 4xxx Personnel, rémunérations dues Crédit : 4xxx Personnel, avances et acomptes sur salaires Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 58 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 4xxx Personnel, oppositions sur salaires 4xxx Organismes de sécurité sociale 4xxx Etat, autres impôts o Enregistrement des sommes dues Débit : 4xxx Personnel, avances et acomptes sur salaires 4xxx Personnel, oppositions sur salaires 4xxx Organismes de sécurité sociale ES C 4xxx Etat, autres impôts Crédit : Banque ou caisse AG Charges sociales sur salaire supportées par l’Employeur IB -B Débit : 66xx charges sociales Crédit :4xxx Organisme de sécurité sociale O LI Personnel intérimaire TH o Enregistrement en cours d’exercice U EQ Débit : 62xx Personnel temporaire Crédit : 4xxx Personnel Banque ou Caisse E ou o A la clôture de l’exercice Débit : 66xx Personnel intérimaire Crédit : 62xx Personnel temporaire. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 59 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 6.5. Cycle gestion de la trésorerie La trésorerie a généralement un rôle de dénouement des opérations initiées au niveau des autres cycles d’activités ; de ce fait, elle est en interface avec l’ensemble des autres cycles. Description des comptes Les opérations de trésorerie sont enregistrées dans les comptes de caisse (opérations en espèces), de banques (opérations bancaires), de CCP (opérations postales) et dans les comptes de frais (intérêts bancaires débiteurs). Ces opérations nécessitent également l’emploi de comptes de liaison (ou compte de virements ES C internes) qui constatent le transfert de fonds d’un compte de trésorerie à un autre ou les chèques remis à l’encaissement non encore positionnés par les banques. AG Principes de comptabilisation Les virements de l’UDGPM/K ne doivent être comptabilisés qu’à leur réception effective -B par la banque (notifiée par un avis de crédit). Aucune compensation ne doit être effectuée entre les soldes débiteurs et les soldes O LI créditeurs des comptes de banque. IB Les avoirs en monnaie étrangère doivent être évalués au cours de cette monnaie à la TH clôture. Les plus ou moins-values résultant de la conversion sont portées dans un compte de produits financiers (gains de change) ou de charges financières (Pertes de changes). EQ Il est rédigé un journal différent par compte de banque, chaque justificatif : E o ordre de virement ; U o chèque ; o avis de débit ; o avis de crédit ; o ticket d’agios ; est classé chronologiquement dans un dossier par compte bancaire. Chaque compte devra faire l’objet d’un contrôle relevant du CSAF. Ce contrôle consiste : o à vérifier le niveau des avoirs bancaires afin d’éviter autant que possible qu’un compte ne soit débiteur vis-à-vis d’une banque ; o à recevoir ou à réclamer mensuellement les relevés des comptes bancaires ; Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 60 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » o à établir sur une base mensuelle les rapprochements bancaires pour faire apparaître les éléments en réconciliation et les explications ; o à accorder une attention particulière aux suspens anciens, en particulier, à engager la procédure d’enquête en de pareils cas. Pour couvrir les dépenses de faible valeur ou dans certains cas particuliers où un paiement en espèces sera préférable, une caisse menue-dépenses est gérée par l’UDGPM/K. Cette caisse est alimentée par des retraits par chèque bancaire. Pour chaque entrée, il est établi une pièce de caisse recette et dûment signée par le caissier ou la caissière, le Chef de Service Administratif et Financier et le cas échéant par le Coordonnateur de l’UDGPM/K. Aucun retrait définitif de valeur en caisse ne peut se faire sans une pièce de caisse dépenses. C ES Les retraits sont enregistrés de façon chronologique sur le brouillard de caisse. AG Un contrôle inopiné de la caisse doit être effectué au moins une fois par mois par le Chef de Service Administratif et Financier. Le contrôle consiste à établir un inventaire des valeurs en -B caisse. Après chaque contrôle, il est établi un procès-verbal d’inventaire de caisse signé du caissier et du CSAF. IB Cycle mobilisation des ressources O LI 6.5. TH L’UDGPM/K reçoit des recettes issues en grande partie des ventes des produits maraîchers, des semences et des cotisations des membres. Elle reçoit également des financements de EQ partenaires techniques et financiers pour l’exécution de certaines activités. Etats financiers E U 6.6. Les états financiers regroupent les informations comptables au moins une fois par an sur une période de douze (12) mois, appelée exercice. L’exercice coïncide avec l’année civile. Les états financiers annuels sont conçus à destination de l’Union et des bailleurs de fonds. Ces états, doivent leur donner des situations financières susceptibles de fournir suffisamment d’informations leur permettant de suivre l’exécution des activités. Les états financiers comprennent : un bilan ; un compte de résultat ; une situation financière (Tableau Emplois-Ressources). Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 61 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Après avoir passé en revue les procédures par cycle, renforcée par les annexes, il s’avère nécessaire de formuler un certain nombre de guides. Ces guides sont essentiellement destinés à assurer une imprégnation des procédures par les acteurs clés. 6.7. Diffusion et mise à jour des procédures comptables 6.7.1. Diffusion du manuel de procédures Après validation provisoire du manuel de procédures, une première diffusion est faite au niveau des différents responsables opérationnels. Ceux-ci ont un (1) mois pour s’imprégner du manuel. Dans cette période, une formation sur la démarche d’élaboration d’un manuel, les informations indispensables à y mettre et la méthodologie de mise à jour leur est dispensée. C ES Cette formation a pour but principal de leur permettre de comprendre l’esprit du manuel afin de proposer au bout d’un mois des amendements pertinents dans l’optique d’adapter au mieux AG les procédures comptables et financières aux réalités de l’UDGPMK. -B Cette étape est considérée comme une première diffusion. Au bout du mois en question une restitution de leurs amendements est faite. Cette restitution nous a permis de prendre IB connaissance de leurs amendements. Après quoi une réunion de concertation a été organisée O LI pour arrêter les amendements à prendre en compte. Ce qui nous a permis d’éditer les procédures finales qui sont mises à la disposition de tous les acteurs. TH 6.7.2. Mise à jour du manuel de procédures EQ 6.7.2.1. Motifs de mise à jour du manuel E U La mise à jour du manuel est aussi importante que sa mise en place. S'il n'est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de son efficacité. La mise à jour du manuel peut être motivée par : des changements dans la structure et/ou les activités de l’UDGPMK; les modifications des systèmes et procédures. Dans ce cas, le but visé est l'amélioration celles existantes pour faire face à des situations nouvelles ; des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant les lois et règles comptables en vigueur au Burkina Faso ; des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des tâches lui incombant ; Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 62 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » la réorganisation l’UDGPMK. 6.7.2.2. Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel de procédures incombe au Chef des Services Administratifs et Financiers. 6.7.2.3. Méthodologie de mise à jour du manuel Il peut arriver que des situations nouvelles entrainent la nécessité d’envisager la modification des procédures existantes. Dans ce cas, le Chef des Services Administratifs et Financiers, convoque une réunion à laquelle participent tous les responsables et agents susceptibles d’être concernés par ces modifications. Au préalable, il doit faire recours au visa du Coordonnateur. C ES Cette réunion débat de l’opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter. A cette réunion doivent être conviés au moins deux spécialistes des questions administratives, AG comptables et financières. -B A l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants: la procédure existante devant être modifiée ; les raisons pour lesquelles une modification est demandée ; les principes de la modification à apporter ; la personne chargée de rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel de IB O LI TH procédures. EQ Le CSAF soumet la nouvelle procédure au Coordonnateur. Celui-ci y apporte les éventuelles U E modifications (avec l’appui de conseillers spécialisés) qu’il juge nécessaires et procède à sa validation. Le texte définitif est arrêté par le Coordonnateur après avis technique des Partenaires Techniques et Financiers. 6.7.2.4. Diffusion des procédures modifiées Après validation des modifications apportées au manuel, le Chef des Services Administratifs et Financiers se charge de diffuser les nouvelles sections du manuel auprès des intéressés. Il tient un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 63 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Il note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que les références correspondantes. Ceux-ci rendent les pages périmées correspondantes au moment de la réception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant de la réception des nouvelles sections et de la remise des anciennes. Il classe, chronologiquement, une copie des pages périmées dans un classeur intitulé "Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables - Sections Périmées". Conclusion Cette partie marque la fin du mémoire. Il avait pour but de présenter les procédures conçues pour le compte de l’UDGPMK. Il faut noter qu’après la finalisation des procédures, elles ont C été soumises à la Coordination de l’UDGPMK pour validation. C’est ainsi qu’au terme de ES trois séances de travail, les procédures définitives dont certaines bribes sont annexes ont été AG produites. Après quoi deux séances de formation au profit des acteurs de la comptabilité et de la finance de l’union ont été organisée. Ces formations axées sur les procédures produites manière de conduire leurs activités. IB -B avaient pour but de leur permettre de s’imprégner des nouvelles pratiques en vigueur et de la O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 64 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » ES C AG CONCLUSION GENERALE IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 65 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Conclusion Générale Les acquis ne sauraient être pérennisés que lorsqu’ils sont consignés dans un document accessible à tous. De ce point de vue, l’élaboration de procédures de façon générale et des procédures comptables et financières particulièrement est devenue une préoccupation pour toute structure. En plus de l’amélioration des performances individuelles et par-dessus l’obtention de gains de productivité, le manuel de procédures permet de renforcer le dispositif de contrôle interne. Cependant, son élaboration nécessite une démarche cohérente et réfléchie impliquant tous les acteurs de la vie de la structure et un fort engagement des plus hauts responsables. ES C Il est aussi à noter que la mise en place d’un manuel de procédures ne donne pas une garantie AG de la maitrise des risques opérationnels et financiers. Il donne par contre une assurance raisonnable quant à la maîtrise des différents processus devant déboucher sur la production -B d’une information fidèle et sincère. IB C’est ainsi, que nous avons, dans le cadre de notre mission élaboré le manuel de procédures O LI pour l’UDGPMK. Par contre, pour des besoins du présent mémoire, nous avons jugé utile de délimiter le sujet en abordant juste les questions comptables et financières. TH De ce fait, nous avons défini dans le cadre de la mission une stratégie d’approche et une EQ démarche méthodologique. Cette démarche part d’une prise de connaissance qui nous a permis de comprendre l’environnement interne et externe de l’UDGPMK pour ainsi U l’ordre desquels s’inscrivent la revue documentaire et les entretiens. E appréhender les potentiels risques. A ce niveau un certain nombre d’outils ont été utilisés, à Après quoi il a été question d’analyser les procédures existantes, formalisées ou non pour nous assurer de leur efficacité. Ce qui nous a permis d’élaborer les procédures comptables et financières. Ces procédures, pour permettre leur imprégnation par les utilisateurs la démarche a pris en charge leur implication et une formation. Aussi, le manuel de procédures pouvant être périmé, nous avons défini une démarche pour permettre d’assurer sa mise à jour et la diffusion des mises à jour. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 66 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » En fin, force est de constater que le manuel de procédures n’est pas la formule magique résolvant tous les problèmes de gestion comptables et financières au sein de l’UDGPMK. En effet, tout en permettant le respect des dispositions conventionnelles et règlementaires il doit requérir pour plus d’efficacité l’engagement de tous : du haut responsable jusqu’au plus bas de la hiérarchie car comme on le dit, le contrôle interne est l’affaire de tous. AG ES C IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 67 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » AG ES C -B IB ANNEXES O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 68 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Annexe 1 : Organigramme de l’UDGPMK (juillet 2013) Assemblée Générale Comité de Contrôle Bureau Exécutif C ES Président Secrétaire Général et Adjoint au SG -B Secrétaires à l’information Secrétaires à l’organisation O LI IB Trésorier Général et Adjoint au TG AG Vice Président Coordonnateur U EQ TH Unité de Gestion E Secrétaire de Direction Services Administratifs et Financiers Service Chargé des Programmes Chauffeur Animateurs Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG Service chargé du Suivi-évaluation 69 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Annexe 2 : Guide d’entretien Ce guide nous a servi dans le cadre des entretiens réalisés avec les acteurs de l’UDGPMK (Trésorier Général, Président, Coordonnateur, CSAF, Chargées de Suivi-évaluation…) 1. Organisation 1.1.Quel est le dispositif organisationnel dédié à votre démembrement ? 1.2.Cette organisation, est-elle une émanation statutaire ou une adaptation à vos réalités ? 2. Objectifs et buts 2.1.Quel est le but de votre détachement ? 2.2.Quels sont vos objectifs ? C 2.3.Ces objectifs et ces buts, sont –ils statutaires ?où ont –ils été clairement explicités par ES la Coordination ? 3. Moyens et organisation du travail AG 3.1.De quels moyens disposez-vous pour atteindre vos objectifs ? 3.2.Faites-vous de la planification et comment ? -B 3.3.Avez-vous des notions de budget ? Si oui quelles sont ses interférences avec votre IB quotidien ? O LI 3.4.Quels sont les moyens mis à votre disposition pour atteindre vos objectifs ? 3.5.S’il était question de cartographier vos besoins actuels, qu’en seraient-ils de façon 4. Système d’information comptable EQ TH exhaustive ? 4.1.Sur quelles bases informationnelles prenez-vous les décisions ? E U 4.2.Comment gérer vous le budget qui vous est alloué ? 4.3.Etes-vous satisfait des supports d’informations comptables et financières produits, vous concernant ? Sinon, qu’attendriez-vous spécifiquement des Services Administratifs et Financiers? 5. Méthodes et procédures 5.1.Quelles sont les procédures de gestions comptables et financières existantes ? Les avezvous formalisées ? Ont-elles été validées par la hiérarchie ? 5.2.Quels supports utilisez-vous pour l’exécution de vos tâches ? 5.3.Quels est le dispositif de suivi de différents travaux, de contrôle d’exécution mis en place de façon globale, à ce que vous sachiez et qu’est-ce qui vous concerne spécifiquement ? Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 70 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » 5.4.Est-il possible d’avoir à temps réel la situation comptable globale, l’état d’exécution du budget global et sectoriel (par programme et par bailleur ?) 5.5.Comment établissez-vous les états financiers et à qui sont-ils destinés ? 5.6.Quelles sont vos attentes par rapports au manuel de procédures ? AG ES C IB -B O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 71 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Annexe 3 : Questionnaire de Contrôle Interne EXERCICE : ENTITE : 2013 DATE : 19/07/2013 QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU CONTRÔLE INTERNE (1) UDGPMK ENVIRONNEMENT DE CONTROLE FOLIO:1 N O OBSERVATIONS Il y a au niveau comptable et financier un cumul de postes incompatibles. Cela est dû à une insuffisance de ressources humaines. AG ES C Les contrôles des exercices précédents ont-ils révélé l'existence de nombreuses faiblesses de contrôle interne ? -B Existe-t-il un manuel de procédures ? Est-il régulièrement mis à jour ? Selon quelle périodicité ? IB Les comptes et opérations personnels du propriétaire ou du dirigeant sontils séparés des comptes et opérations de l'entreprise ? E U EQ TH Le dirigeant s'implique-t-il dans l'activité de l'association? O LI Le dirigeant est il sensible à l'importance des contrôles et a-t-il accordé une attention suffisante aux recommandations antérieures ? N/A Le dirigeant accorde-t-il une attention suffisante aux risques inhérents à l'activité (par exemple les aspects opérationnels et financiers liés à l'environnement) ? A-t-on relevé certaines situations ou évènements laissant supposer l'existence de fraudes ou d'erreurs conduisant à des anomalies significatives dans les comptes ? Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 72 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » EXERCICE : ENTITE : 2013 DATE : 19/07/2013 QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU CONTRÔLE INTERNE (2/2) UDGPMK ENVIRONNEMENT DE CONTRÔLE ( Suite ) O FOLIO:2 N OBSERVATIONS Le personnel comptable, et de façon plus générale, le personnel de l'union, a-t-il une formation appropriée ? La comptabilité est-elle rigoureusement tenue à jour ? Existe-t-il des budgets et des situations intermédiaires et ces éléments font ils l’objet d’un rapprochement régulier ? Selon quelle périodicité ? AG ES C La direction établit ses états financiers avec pour objectif - Maximiser le résultat, - Lisser la croissance des résultats, - Atteindre les budgets/prévisions, - Minimiser le bénéfice imposable, - Pas de tendance particulière. La direction a-t-elle mis en place un environnement de contrôle permettant de minimiser les biais pouvant affecter les estimations comptables et les autres jugements ? L'association a-t-elle recours aux services : - d’un expert comptable ? - d’un avocat ? La direction a-t-elle la maîtrise de la fonction informatique Quels sont les constructeurs et les modèles d'ordinateurs utilisés ? Quels sont les types de logiciels et d’applications ? ( Détailler brièvement s’il s’agit de logiciels standards ou développés, de tableurs préprogrammés, si les ventes, les achats et la paye sont intégrés, comment ? … ) Trimestriellement IB -B O LI SAGE SAARI uniquement comptabilité E U EQ TH HP/Portatif Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 73 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » EXERCICE : ENTITE : 2013 DATE :19/07/2013 QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU CONTRÔLE INTERNE (2/2) UDGPMK ENVIRONNEMENT DE CONTRÔLE ( Suite ) O FOLIO:3 N OBSERVATIONS Les logiciels utilisés pour le traitement de l'information comptable et financière manquent-ils de fiabilité ? Le dirigeant a-t-il élaboré et développé un plan d'urgence approprié en matière de systèmes d'information pour assurer la poursuite du fonctionnement de l'entreprise en cas de sinistre ? Le dirigeant a-t-il élaboré et développé des méthodes appropriées d'autorisation des opérations, y compris pour éviter les modifications non autorisées des fichiers de données et des programmes ? ES C La séparation des tâches est-elle suffisante, étant donné la taille et la complexité de l'organisation et l'implication du dirigeant ( Cf grille de séparation des fonctions ) AG L'association dispose-t-elle d’une documentation suffisante et régulièrement mise à jour en matière comptable, fiscale et sociale ? -B S'il s'agit d'une filiale, d'une division ou d'un établissement, la société mère ou le siège exerce-t-il un contrôle effectif ( Informations financières périodiques, contrôle des résultats, visites des auditeurs internes …) ? IB N/A O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 74 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » EXERCICE : ENTITE : 2013 DATE :19/07/2013 QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU CONTRÔLE INTERNE (2/2) UDGPMK CYCLE FINANCIER /EVALUATION DU RISQUE O FOLIO:4 N OBSERVATIONS La signature des pièces de règlement est-elle faite au vu des pièces justifiant la dépense ? Existe-t-il une procédure de double signature des règlements supérieurs à un certain montant ? Existe-t-il une procédure de limitation des engagements de paiement ? AG ES C Les règlements reçus sont-ils déposés dans les meilleurs délais à la Banque ? Y a-t-il un contrôle régulier des existants en caisse ? -B IB Les journaux de trésorerie sont-ils à jour et régulièrement visés par un responsable ? O LI E U Existe-t-il des prévisions de trésorerie faisant l'objet d'un suivi régulier ? EQ Ces états sont-ils régulièrement apurés des montants anciens ? TH Les états de rapprochement de banque sont-ils établis régulièrement, visés et contrôlés par une personne indépendante ? Type d’erreurs relevées Conclusion Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG Cumul de poste Aucune relevée anomalie significative 75 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Annexe 4 : Grille de séparation des tâches GRILLE DE SEPERATION DES TACHES LIEES AUX ASPECTS COMPTABLES ET FINANCIERS at io Personnel concerné FONCTIONS Ouverture x ES C COURRIER FOLIO:1 Pré sid Vic ent eP Tre ré si d ent sor Co i er G éné ord r Sec onnat a l eur re t CS ai re AF Re s po ns a ble Au du tres sui v UDGPMK x Enregistrement Lecture x x AG Recettion des pièces x Contrôle des pièces x Imutation et codification des pièces x Contrôle des saisies -B Saisie des pièces COMPTABILITE x x IB Analyse périodiques des comptes Validation des états périodiques Audit de la comptabilité Approbation x x x x EQ Préparation x x TH Instructions/lettre de cadrage x O LI Elaboration des états périodiques x Exécution x Suivi évaluation Rapport et analyse des écarts BANQUE CAIS S E x Validation des rapports x x Récadrage budgetaire x x Comptabilisation x Rapprochements x Brouillard x Espèces x Comptabilisation x Autorisations PAIE E U BUDGET 19/08/2013 a lu ENTITE : DATE : n 2013 i év EXERCICE : x Eléments de base x Bulletins x Livre de paie Règlement de la paie Comptabilisation Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG x x x x x x 76 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Annexe 5 : Fiche d’imputation proposée FICHE D’IMPUTATION Libellé : Activités : Compte général Débit Crédit Compte auxiliaire Compte analytique Lignes budgétaires MONTANT AG ES C IB -B Montant demande d’achat ………………… O LI ……………. EQ TH Fait à ………………, le ………………. Le Coordonnateur E U Le CSAF Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 77 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Annexe 6 : Etat de rapprochement bancaire Etat de rapprochement du solde du compte bancaire ……... en F CFA au ……. COMPTABILITE BANQUE N° de la banque:_……. Numéro du compte:__………._____ Intitulé du compte:__ Numéro du compte:__……..._________ Intitulé du compte:__ Date N° Pièce Libellé des opérations Compte auprès de la …. Débit Crédit AG ES C Compte dans la comptabilité ……. Débit Crédit IB -B O LI TOTAUX Date :_________________ Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 0 0 0 0 0 0 E Le CSAF U EQ TH Soldes rapprochés Le Coordonnateur Date :_______________ 78 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Annexe 7 : Procès-verbal de contrôle de la caisse Procès-verbal de contrôle de caisse au …………….. Mois de ……. Billets 10 000 5 000 2 000 1 000 Sous total des billets (1) Pièces AG ES C Nombres Valeurs O LI Solde comptable (livre caisse) (4) Signature et cachet du Coordonnateur E Signature et cachet du CSAF U EQ Arrêté le présent état à la somme de (en toutes lettres) TH Différence (5)= (3)-(4) à justifier Signature et cachet du caissier Observations IB Total disponible en caisse (3) = (1)+(2) Valeurs -B Sous total des pièces (2) 500 250 200 100 50 25 10 5 1 Nombres Nota Bene : Le solde comptable tiré du livre journal caisse doit être arrêté à la même date que l'inventaire physique de caisse. En principe, ces deux soldes doivent être égaux. Toutefois, si une différence apparaît, elle doit être expliquée. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 79 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Annexe 8: Etats financiers de synthèse Bilan Exercice : ……………………. VALEURS AMORTIS- BRUTES SEMENTS / VALEURS NETTES EXERCICE N EXERCICE N-1 PROVISIONS ACTIF TOTAL ACTIF PASSIF IB TOTAL PASSIF O LI Capital (Droits d’adhésions) Réserves Report à nouveau Résultat Dettes fournisseurs Autres dettes Trésorerie Passif -B AG ES Immobilisations Stocks Créances Trésorerie Actif C E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 80 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Compte de résultat Exercice : ……………………. Exercice N Exercice N-1 PRODUITS CHARGES AG ES C Recettes liées aux ventes de produits maraichers, de semences et des ristournes Recettes liées aux cotisations Subventions reçues Autres Produits Produits financiers TOTAL PRODUITS IB -B Achats Transports Services extérieurs A&B Impôts et taxes Autres charges Charges de personnel Frais financiers Dotations aux amortissements Dotations aux provisions TOTAL CHARGES O LI E U EQ TH RESULTAT (Bénéfice ou perte) Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 81 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Tableau des emplois et des ressources Situation financière : Tableau Emplois - Ressources pour l’exercice N EMPLOIS RESSOURCES Rubriques Montant Rubriques Report de trésorerie Dépenses ES C AG Ventes -B Subventions reçues LI IB TH O Créances U EQ Trésorerie E Banque Dettes Caisse Total Emplois Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG Total Ressources 82 Montant « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Annexe 9 : Procédures détaillées du cycle trésorerie CYCLE DE LA TRESORERIE CODE : 005 PROCEDURES CODE 005/1 2. Décaissements – Paiements en espèces C 005/2 3. Décaissements par chèques ES 005/3 AG 1. Décaissements – Pièces internes 4. Paiement des salaires, cotisations sociales et fiscales 005/4 5. Paiement des frais de mission 005/5 -B 6. Alimentation en fonds des comptes bancaires 005/6 005/7 O LI IB 7. Alimentation en fonds de la caisse menues-dépenses 005/8 8. Préparation des états de trésorerie 005/9 005/10 U EQ 10. Suivi de la caisse TH 9. Suivi des comptes bancaires E Les opérations concernées par ce cycle d’activité sont relatives aux mouvements (flux) de trésorerie : décaissements en espèces (pièces internes, règlements fournisseurs) et par chèques ; encaissements en espèces et par chèques. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 83 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » CYCLE : UDGPM/K TRESORERIE PROCEDURE : Décaissements – Pièces internes ETAPES CODE 005 NBRE PAGE 1 Date de mise à jour JUILLET 2013 CODE 005 - 1 DIRECTION/SERVICES INTERVENANTS OPERATIONS REALISEES 1 Le CSAF 2 Le Coordonnateur FREQUENCE Emet une pièce interne « Ordre de paiement » (pour montant supérieur ou égal à 25 000 FCFA) ou « bon provisoire de caisse» (pour montant inférieur à 25 000 FCFA) signée par le Coordonnateur. ES C AG Réceptionne la pièce, Vise l’ordre de paiement ou le bon de sortie provisoire Renvoie au CSAF Le CSAF IB -B 3 O LI Vérifie la conformité du décaissement/pièce Transmet l’ordre de paiement et la liasse de pièces au Coordonnateur (paiement par chèque) Transmet le bon de caisse provisoire au caissier le cas échéant (paiement par caisse, en espèces) E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 84 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » UDGPM/K CYCLE : TRESORERIE PROCEDURE : Décaissements – Paiements en espèces ETAPES DIRECTION/SERVICES INTERVENANTS CODE 005 CODE 005 - 2 NBRE PAGE 1 Date de mise à jour JUILLET 2013 OPERATIONS REALISEES FREQUENCE Le CSAF 2 Le Coordonnateur Reçoit la facture du fournisseur avec BC (le cas échéant)/BL (ou certification de la prestation sur le reçu ou la facture) Vérifie certification service rendu Vise la facture du fournisseur Appose le « bon à payer » sur la facture Emet une pièce de caisse AG ES C 1 IB -B O LI Réceptionne la facture + liasse Vérifie le « bon à payer » Vise la pièce de caisse Fait transmettre le tout au CSAF pour visa et paiement du fournisseur Le CSAF Vise la pièce de caisse Procède au règlement du prestataire Saisie en comptabilité Classe E U EQ TH 3 NB. Tout montant strictement inférieur à 25.000FCFA doit être payé en espèces. Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 85 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » UDGPM/K CYCLE : TRESORERIE PROCEDURE : Décaissements par chèque ETAPES 1 DIRECTION/SERVICES INTERVENANTS Le Coordonnateur. 3 Le Secrétariat de direction 4 Le CSAF AG ES C 2 NBRE PAGE 1 CODE 005 - 3 Date de mise à jour JUILLET 2013 OPERATIONS REALISEES Le Secrétariat de direction CODE 005 FREQUENCE Reçoit facture fournisseur + BC + BL visés Enregistre Transmet au Coordonnateur. Reçoit la liasse Vérifie la liasse Transmet au secrétariat pour transmission au CSAF Reçoit la liasse et transmet au SAF pour règlement Reçoit liasse Vérifie visa Procède à l’établissement du chèque de règlement accompagné de l’Ordre de paiement Transmet l’ordre de paiement à la signature du Coordonnateur et le chèque qui y est annexé à la co-signature du Président et du Trésorier de l’Union. -B IB O LI TH Le Coordonnateur. Vise l’ordre de paiement Transmet la liasse (Ordre de paiement, chèque à signer et justificatifs du paiement) au secrétariat de direction pour transmission au Président et au Trésorier de l’Union. 6 Le Président et le Trésorier de l’union Après vérification de la liasse visent le chèque Retournent la liasse à l’Union. E U EQ 5 7 Le CSAF Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG Reçoit la liasse Fait transmettre le chèque par cahier de transmission au fournisseur Procède à la comptabilisation et classement 86 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » UDGPM/K CYCLE : TRESORERIE PROCEDURE : Paiement des salaires, cotisations sociales et fiscales CODE 005 NBRE PAGE 1 CODE 005 - 4 Date de mise à jour JUILLET 2013 ETAPES 1 DIRECTION/SERVICES INTERVENANTS OPERATIONS REALISEES Le CSAF - C AG ES FREQUENCE Prépare les états de salaires en précisant : nom et prénom, fonction, retenues, net à payer Prépare les déclarations de paiement de la caisse de sécurité sociale Prépare les déclarations de paiement au Fisc (impôts sur revenus) Constitue un dossier comprenant : Les chèques (règlement sur billetage, CNSS, IUTS) Les états justificatifs Transmet les documents, l’ordre de paiement et les chèques au Coordonnateur Procède au contrôle de conformité, vise les états justificatifs et l’ordre de paiement Fait transmettre la liasse des documents et les chèques à la signature du Président et de son trésorier. Le Coordonnateur 4 Le CSAF Se rend en banque et encaisse le chèque des règlements des salaires en espèces Remet les espèces à la caisse 5 Le caissier (le cas échéant) Prépare une enveloppe pour chaque agent comprenant le bulletin de paie et le montant des espèces Fait émarger l’état de règlement par l’agent après remise de l’enveloppe 6 Le CSAF Etablit un bordereau d’envoi des chèques barrés et états de déclarations correspondant pour la CNSS et le Fisc Enregistre les écritures de paie dans les journaux de caisse ou de banque selon le mode de paiement Classe les documents (copies) dans * le chrono des dépenses salariales pour la centralisation des salaires * le chrono des banques correspondantes IB -B 2 O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 87 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » CODE 005 CODE 005 - 5 UDGPM/K CYCLE : TRESORERIE PROCEDURE : Paiement des frais de mission NBRE PAGE 1 Date de mise à jour JUILLET 2013 DIRECTION/SERVICES INTERVENANTS ETAPES 1 OPERATIONS REALISEES Le CS AF Reçoit l’ordre de mission signé du Coordonnateur. Conformément aux règles et en fonction du lieu de destination et de la nature de la mission, s’assure que les montants inscrits sont conformes à la durée de la mission et aux taux journaliers servis au bénéficiaire Transmet à la caisse pour paiement Prépare la pièce de caisse/dépense Transmet les documents au SAF 3 Le CSAF -B Le caissier AG ES C 2 FREQUENCE IB Contrôle et signe l’autorisation de paiement Les transmet à la caisse Le caissier Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG Procède à l’imputation comptable et budgétaire de la pièce Enregistre au journal de caisse Classe les documents ainsi comptabilisés E Le CSAF U 5 EQ Procède au paiement et fait décharger le personnel sur l’ordre de mission et la pièce de caisse Appose le cachet « PAYE » sur la copie des ordres de mission Transmet les pièces de caisse à la comptabilité TH O LI 4 88 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » UDGPM/K CYCLE : TRESORERIE PROCEDURE : Alimentation en fonds des comptes bancaires ETAPES DIRECTION/SERVICES INTERVENANTS CODE 005 CODE 005 - 6 OPERATIONS REALISEES NBRE PAGE 1 Date de mise à jour JUILLET 2013 FREQUENCE L’approvisionnement des comptes bancaires se fait généralement par le truchement des virements de fonds reçus des partenaires Envoie un avis de crédit à l’UDGPM/K La secrétaire de direction Transmet l’avis de crédit au Coordonnateur 3 Le Coordonnateur. Transmet après visa l’avis de crédit au CSAF 4 Le CSAF La banque locale 2 AG ES C 1 IB -B O LI E U EQ Met à jour la situation de trésorerie Procède à l’imputation de l’avis de crédit Enregistre dans le journal de banque le virement de fonds reçu Classe l’avis de crédit dans le chrono de banque réceptrice des fonds TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 89 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » UDGPM/K CYCLE : TRESORERIE PROCEDURE : Alimentation en fonds de la caisse menuesdépenses CODE 005 CODE 005 – 7 NBRE PAGE 1 Date de mise à jour JUILLET 2013 DIRECTION/SERVICES INTERVENANTS ETAPES FREQUENCE OPERATIONS REALISEES Le caissier Informe le CSAF lorsque le niveau plancher fixé du montant des fonds en caisse est atteint 2 Le CSAF Fait procéder à un arrêté de caisse Fait préparer un chèque de réapprovisionnement de la caisse pour un montant à concurrence du niveau plafond de la caisse (50 000 FCFA) Transmet une copie de l’arrêté du brouillard de caisse et de l’ordre de paiement au Coordonnateur pour avis C 1 AG ES Le Coordonnateur IB -B 3 Permanent O LI Contrôle les pièces transmises, signe l’ordre de paiement, Fait signer le chèque par le Président et le Trésorier L’ensemble des documents y compris l’arrêté de caisse sont transmis au CSAF Dès retour du chèque le transmet au caissier Encaisse le chèque et vient verser les espèces à la caisse de l’UDGPM/K Etablit une pièce d’entrée/caisse en deux (2) exemplaires portant les références du chèque encaissé Inscrit les espèces reçues au brouillard de caisse Transmet le brouillard caisse et la pièce Permanent de caisse entrée (original) au CSAF Le CSAF Le caissier 6 E U 5 EQ TH 4 Procède à l’enregistrement de la pièce Classe les documents ainsi comptabilisés Le CSAF Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 90 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » CODE 005 CODE 005 - 8 UDGPM/K CYCLE : TRESORERIE PROCEDURE : Préparation des états de trésorerie NBRE PAGE 1 Date de mise à jour JUILLET 2013 DIRECTION/SERVICES INTERVENANTS ETAPES 1 Le CSAF OPERATIONS REALISEES FREQUENCE La préparation des états de trésorerie est du ressort du CSAF. Ils sont établis tous les mois. Mensuelle AG ES C 3 Le CSAF Examine les états et appose son visa Retourne les états au CSAF IB Le Coordonnateur -B 2 Etablit les états de trésorerie sur la base : de la situation des comptes bancaires de la situation des comptes caisse de la situation des factures en instance des commandes en cours et à venir des activités à mener Transmet les états au Coordonnateur pour observations O LI Procède à leur suivi E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 91 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » UDGPM/K CYCLE : TRESORERIE CODE 005 CODE 005 - 9 PROCEDURE : Suivi des comptes bancaires ETAPES DIRECTION/SERVICES INTERVENANTS NBRE PAGE 1 Date de mise à jour JUILLET 2013 OPERATIONS REALISEES FREQUENCE La Secrétaire de direction Reçoit les relevés bancaires, les enregistre et les transmet au Coordonnateur 2 Le Coordonnateur Reçoit des banques, tous les relevés de comptes mensuels au plus tard le 15 du mois suivant Procède à leur vérification et les transmet au CSAF ES C 1 Le CSAF AG 3 IB -B O LI Fait éditer le grand livre de chaque banque Fait établir l’état de rapprochement pour chaque compte bancaire Appose son visa pour approbation sur les états de rapprochement Transmet les documents au Coordonnateur Vérifie les états de rapprochement et les transmet au SAF Classe les états et relevés dans le chrono des banques concernées Le Coordonnateur. E Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG U Le CSAF EQ 5 TH 4 92 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » UDGPM/K CYCLE : TRESORERIE CODE 005 CODE 005 - 10 PROCEDURE : Suivi de la caisse ETAPES 1 DIRECTION/SERVICES INTERVENANTS NBRE PAGE 1 Date de mise à jour JUILLET 2013 OPERATIONS REALISEES Le CSAF ES C AG Périodiquement et de façon inopinée (le CSAF ou son représentant), arrête la caisse en présence du caissier Procède au comptage physique des espèces en caisse Pointe le brouillard de caisse et les pièces justificatives S’assure de la concordance entre le solde en caisse et le solde dans le brouillard de caisse Authentifie l’arrêté de caisse (nom, date et signature du contrôleur et du contrôlé) Remet une copie de l’arrêté de caisse visé au caissier En cas d’écart le caissier est appelé à justifier IB -B FREQUENCE Le caissier Classe l’arrêté de caisse visé et la feuille de brouillard de caisse dans le chrono caisse Enregistre au brouillard de caisse l’écart éventuel constaté suite au contrôle de manière à répartir sur un solde exact des espèces détenues avec le brouillard de caisse E U EQ TH O LI 2 Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 93 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » AG ES C IB -B BIBLIOGRAPHIE O LI E U EQ TH Boureima SAWADOGO/ MPTCF 6 /CESAG 94 « Elaboration des procédures comptables et financières d’une association: cas de l’UDGPMK » Ouvrages 1. 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