GED - Intégration automatique de document

GedExpert – Intégration automatique de
documents
Introduction
Pré requis
Paramétrage GedExpert / DiaClient SQL
Intégration Automatique des Documents
GedExpert – Intégration automatique de documents
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Introduction
Dans sa version gratuite, le module d’intégration automatique de documents permet de
scanner continuellement un répertoire qui contiendra des documents en vue de leur
classement manuel dans GedExpert. Cette panière pourra être définie par utilisateur
automatiquement.
Dans sa version payante, une procédure de détection automatique de document est
disponible. Elle permet, en fonction du nom du document présent dans la panière, de
classer automatiquement chaque document dans une rubrique précise de GedExpert, dans
un exercice précis, d’affecter un auteur précis, un critère de document précis.
Le programme « AwMonitor.exe » doit donc être chargé en mémoire pour que le
classement puisse s’opérer.
Pré requis
Licence DiaClient SQL
La version payante nécessite l’installation du pack SQL « OPTION GED
INTEGRATION AUTOMATIQUE » pour pouvoir paramétrer la procédure de détection
automatique des documents en fonction de leur nom.
Pour la version gratuite, aucune licence n’est nécessaire. Les documents déposés dans la
panière seront détectés et leur classement manuel sera proposé.
Paramétrage GedExpert / DiaClientSQL
Menu Administration / GedExpert / Gestion Import automatique des documents
► Version gratuite
GedExpert – Intégration automatique de documents
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Détail :
Le paramétrage livré par défaut permet de scruter dans le répertoire « Mes Documents » de
chaque utilisateur et dans le sous répertoire du code collaborateur, créé automatiquement,
les nouveaux documents stockés.
Variables système disponibles :
%mes_documents%
: permet automatiquement de récupérer le répertoire « Mes
Documents ».
%col_code%
: permet de créer un répertoire automatiquement dont le nom
sera celui du code collaborateur qui se connecte.
%temp%
: permet de récupérer le chemin du répertoire temporaire (non
utilisé dans l’exemple)
Une fenêtre de classement sera proposée et par défaut les documents seront supprimés
après classement.
Il est possible aussi d’indiquer un filtre pour intégrer par exemple que les documents de
type PDF.
Exemple : *.PDF
► Version payante
Cette version permet de définir une procédure de détection qui permettra en fonction des
attributs contenu dans le nom du document, de procéder à son classement automatique.
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Dans la colonne « Type » indiquer le nom de l’édition puis dans la colonne « Plan de
classement » indiquer la rubrique de classement du module GedExpert.
Le paramétrage livré pour la détection automatique des documents permet par défaut :
/ de renseigner le champ AUTEUR du document avec le code du collaborateur connecté
/ de classer automatiquement le document dans le répertoire de classement défini si le nom
est identique. Dans le cas contraire le classement proposé pour le document sera la racine
du client.
/ l’exercice en cours du dossier sera affecté au document.
Il sera demandé à chaque fois de choisir le dossier
Merci de contacter l’assistance logiciel afin d’étudier la possibilité d’une
procédure de détection en fonction des noms de documents générés.
Un pack PEGASE est disponible sur option. Le paramétrage des plans des
classements est livré en fonction du nom de chaque édition.
GedExpert – Intégration automatique de documents
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Intégration Automatique des Documents
Le programme « Awmonitor.exe » doit être chargé en mémoire.
Un clic droit dessus permet de vérifier que le paramétrage est sélectionné :
Désormais tout document généré dans le répertoire défini sera automatiquement intégré en
fonction de la procédure de détection paramétrée.
Il sera demandé ensuite de choisir le dossier puis la fenêtre d’acquisition classique de
classement d’un document dans GedExpert, avec les données pré initialisées, sera
proposée.
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