Assistantes et secrétaires de direction, un maillon

Paris, le 1er avril 2004
Assistantes et secrétaires de direction, un maillon fort de l’entreprise
Une enquête internationale réalisée par OfficeTeam
En France, pour 40% des assistantes et secrétaires de direction interrogées, la
confidentialité est leur plus grande qualité, selon l’enquête conduite par
OfficeTeam* à l’occasion de la Fête des Secrétaires.
Collaboratrice aussi discrète qu’indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise,
l’assistante et la secrétaire de direction opèrent dans les différents services d’une entreprise :
juridique, comptable, financier, commercial, marketing, direction générale… Si la fête des
secrétaires vient saluer ces professionnelles dont les compétences sont de plus en plus
reconnues, elle est également l’occasion de mettre en lumière leur rôle.
C’est pourquoi, OfficeTeam, division de Robert Half International Inc. dédiée à la délégation en
intérim d’assistantes et secrétaires spécialisées, a interrogé 1 050 assistantes et secrétaires de
direction sur les compétences que nécessite leur poste, l’évolution de leur fonction ainsi que le
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rôle qu’elles occupent au sein d’un service ou d’une entreprise .
Un métier polyvalent
Véritable bras droit du PDG, l’assistante de direction possède un large éventail de compétences.
Les tâches administratives (courrier, archivage…) sont prioritaires, notamment en Irlande (67%),
en Belgique (63%) et en France (47,3%). Si dans l’hexagone elles sont également sollicitées pour
l’utilisation de logiciels et d’appareils de bureautique (24%) ou encore la planification
d’événements (17,3%), leur rôle d’interface ainsi que les relations avec les employés occupent
désormais une place importante dans leur mission (12,7%).
Le recrutement d’une assistante s’avère donc stratégique car cette collaboratrice est au carrefour
de l’entreprise. « Aujourd’hui, il est de plus en plus fréquent qu’une assistante de direction travaille
pour un directeur mais également l’équipe qu’il dirige. Elle n’est plus seulement le bras droit du
dirigeant mais le pilier administratif vers lequel convergent les collaborateurs et donc leurs
demandes. Son champ d’action étant très large, elle doit posséder de nombreuses compétences.»
commente Noëmie Loubaton, Branch Manager d’OfficeTeam.
De l’exécution au conseil
L’heure n’est plus à l’assistante qui exécute les ordres qu’elle reçoit. En lien direct avec des
directeurs pris par le temps, elle doit être autonome et responsable et savoir faire preuve
d’initiative. En France, si elle gère les tâches administratives (31%), les appels téléphoniques
internes et externes (24%), bon nombre d’entre elles sont chargées de l’encadrement du
personnel administratif (15%) et occupent également un rôle de conseil (11%). Des attributions qui
nécessitent autant de compétences techniques que de qualités personnelles…
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Enquête réalisée auprès de 1 050 assistantes et secrétaires dans 9 pays : Australie, Belgique, République
Tchèque, France, Allemagne, Irlande, Pays-Bas, Nouvelle-Zélande et Royaume Uni.
Un poste de confiance
Parmi les qualités que les assistantes de direction jugent les plus utiles dans leur fonction,
l’organisation arrive en tête avec 43,4% des réponses pour l’ensemble des pays. La France se
distingue toutefois en mentionnant en priorité la confidentialité (40%) puis l’organisation (34%).
Ayant à la fois une vision sur l’ensemble des dossiers et assurant un rôle d’intermédiaire entre la
direction et les interlocuteurs tant internes (employés) qu’externes (clients, fournisseurs…),
l’assistante de direction occupe donc un poste de confiance. Sont ensuite nécessaires des
qualités d’ordre plus consultatif et relationnel, telles que l’aptitude à résoudre les problèmes (16%
pour la France) ou encore, une bonne écoute (9% pour la France).
L’ensemble des résultats est disponible sur simple demande
A propos d’OfficeTeam :
Fondée en 1991 aux Etats-Unis et implantée en France en 1999, OfficeTeam Intérim est une
division de RHI Intérim, filiale du groupe américain Robert Half International Inc. OfficeTeam est
spécialisée dans la délégation en intérim d’assistantes et de secrétaires et intervient pour les
profils allant de l’Employée Administrative à l’Assistant(e) Commercial(e) ou marketing en passant
par les postes d’Office Manager.
OfficeTeam est présent en France avec 3 bureaux à Paris, La Défense et Versailles et compte
plus de 300 bureaux dans le monde (Australie, Canada, Europe, Nouvelle Zélande, Etats-Unis).
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