Technicien en administration Formation et relations de travail

CENTRE JEUNESSE DE LAVAL
CENTRE DE RÉADAPTATION EN DÉPENDANCE LAVAL
Technicien en administration
Formation et relations de travail
Affectation d’un an - temps complet
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Personne qui effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du
travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette
et l’analyse de données.
Ce titre d’emploi comprend également la personne qui est responsable du fonctionnement administratif d’une
direction et qui voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle est responsable des activités du
personnel de bureau de la direction.
TÂCHES SPÉCIFIQUES
ƒ Participe à la préparation et à la mise à jour de divers documents nécessaires à la planification, à la
réalisation et à l’évaluation des activités de formation.
ƒ Effectue l’entrée de données, assure la création et la mise à jour des activités de formation au logiciel SAGE.
ƒ Participe à la conception d’outils de gestion et de communication reliés à son secteur d’activités.
ƒ Agit à titre de personne-ressource et contribue à assurer les communications d’ordre logistique avec les
répondants formation et les personnes-ressources internes et externes.
ƒ Participe à la gestion des changements dans la programmation des activités de formation et de
développement et en assure le suivi aux personnes concernées.
ƒ Produit les documents requis pour la cueillette des besoins en formation et en développement.
ƒ Est responsable de l’ouverture, de la tenue des dossiers et procède au classement et à l’archivage des
dossiers de la formation.
ƒ Gère les inscriptions et effectue les relances des participants à toutes les activités de formation et de
développement des compétences.
ƒ Prépare et expédie les avis de confirmation.
ƒ Prépare le registre des présences et transmet au formateur la liste des participants ainsi que leur fonction
respective.
ƒ Prépare le calendrier hebdomadaire des activités de formation à l’aide du logiciel SAGE.
ƒ Est responsable de la mise à jour du calendrier mensuel des formations.
ƒ Effectue la saisie, la vérification et la mise à jour des données informatiques au logiciel SAGE reliées aux
activités de développement des compétences.
ƒ Prépare le matériel pédagogique requis pour les différentes activités de formation.
ƒ Installe le matériel informatique et didactique (canon, portable, micros, caméra, rétroprojecteur, etc.) dans les
locaux de formation du siège social et s’il y a lieu dans les autres bâtiments et récupère le matériel à la fin de
la journée de formation.
ƒ Reçoit et vérifie l’exactitude des factures de formation et procède à la demande de paiement de la personneressource.
ƒ Prépare le rapport des activités de formation pour le Comité de développement des compétences.
ƒ Rédige et expédie la correspondance avec les gestionnaires et intervenants en lien avec les activités de
formation.
ƒ Développe des outils à la demande des directions de l’établissement pour faciliter le suivi des activités de
formation (formulaire d’inscription électronique, grille offre de service, calendrier des disponibilités reliés aux
activités de formation, carnet de formation).
ƒ Assure au besoin la liaison avec des représentants de l’Agence de la santé et des services sociaux de Laval
dans certains dossiers.
ƒ Rédige toute note ou lettre reliée aux activités de formation et de développement.
ƒ Effectue la compilation des feuilles d’évaluation des activités de formation et en assure le suivi auprès de
formateurs internes et produit un rapport pour les besoins du service.
Attributions spécifiques aux activités du centre de formation de l’ACJQ
ƒ Agit à titre de personne-référence auprès des gestionnaires et des intervenants en regard des activités de
formation PNF.
ƒ Reçoit les inscriptions.
ƒ Prépare les cahiers du participant.
ƒ Communique avec les agents de liaison du PNF lors des demandes de service dans leur région ou pour leur
offrir la possibilité de participer à nos activités de formation PNF.
ƒ Assure la mise à jour des cahiers de participants, formulaires d’évaluation et autres documents en lien avec
ces activités de formation.
Tâches spécifiques en relations de travail
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Assiste aux comités de griefs et effectue les recherches requises pour étoffer le dossier.
Assure le suivi des griefs et des libérations syndicales au système informatique.
Effectue le classement des dossiers de relations de travail.
Procède à la recherche de jurisprudences.
EXIGENCES DE L’EMPLOI
Formation
• Diplôme d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives.
• Certificat en gestion des ressources humaines ou dans une discipline pertinente (Annexe O).
Compétences particulières souhaitables
• Bonne connaissance des logiciels informatiques.
• Deux années d’expérience pertinente liée à la fonction.
Profil de compétences recherché
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Capacité d’analyse et de synthèse
Sens de l’organisation
Souci de la qualité et orientation vers la clientèle
Esprit d’équipe
Analyse et résolutions de problèmes
Autonomie et sens des priorités
Capacité d’adaptation au changement
Capacité d’analyse et de résolution de problème
Gestion de soi
Habileté à travailler avec des échéanciers serrés
Bonne communication interpersonnelle
Engagement professionnel et organisationnel.
CANDIDATURE
Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature au plus tard le 15 mars 2013, à 16h30 à :
Madame Nathalie Hotte
Direction des ressources humaines
Centre jeunesse de Laval
308 boulevard Cartier Ouest
Laval H7N 2J2
Télécopieur : 450-975-4095
Courriel : [email protected]
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