Chef de Bureau Bibliothèque, Photothèque et

Poste d’Emploi
Chef de Bureau Bibliothèque, Photothèque et Filmothèque
Emploi
Chef de Bureau
Code du poste
COSG.02.01.XXXX
Supérieur immédiat :
Chef de Division Archives, Bibliothèque et Publication
Raison d’être de l’emploi
Apporter son expertise dans son domaine d’activités ; utiliser les processus et procédures de manière efficace et
efficiente ; appliquer la législation dans le cadre des attributions de la Division Archives, Bibliothèque et
Publication afin de contribuer à la réalisation des objectifs définis du secteur.
Principales Activités
1. En tant qu’Expert
Etre la personne ressource dans son domaine d’expertise ; conseiller techniquement les collaborateurs et se
développer continuellement afin d’avoir la compétence la plus poussée dans le domaine de ses attributions.
2. En tant que Dirigeant
Soutenir, suivre et assurer le renforcement des capacités des collaborateurs afin de leur permettre d’exécuter
avec efficacité et efficience les tâches qui leur sont dévolues.
3. En tant que Gestionnaire d’équipe
Superviser, coordonner et contrôler les activités définies afin d’atteindre les objectifs assignés à la Division ;
garantir la cohérence et la pertinence des activités à réaliser.
4. En tant que Conseiller interne
Soutenir la réalisation des activités en proposant des stratégies adéquates.
5. En tant que Responsable du Service
Participer activement aux travaux de la Division afin d’obtenir la confiance de la hiérarchie.
Position dans l’organigramme
Positionnement hiérarchique :
Assure la direction de
Le Chef de Division Archives, Bibliothèque et Publication
3 personnes
Pré requis (Qualification Technique)
Niveau de formation et/ou diplôme
Diplôme universitaire en Sciences et Techniques Documentaires, en
spécifique
Bibliothéconomie ou tout diplôme reconnu équivalent.
Expérience requise
Posséder au moins 6 ans d’expérience dans le domaine de la
communication acquise dans les Services Publics dont 3 dans les postes
de direction à responsabilité croissante.
Compétences
Savoirs (Compétences techniques)
-
connaissance du domaine de la gestion des bibliothèques, filmothèque et photothèque;
connaissance des principes de management ;
connaissance des défis et des opportunités propres à la mission du Secrétariat Général;
maîtrise de l’outil informatique.
Savoir-faire
-
collationner les dossiers traités et émettre un avis quant à la qualité et au contenu de ceux-ci ;
étudier les dossiers et proposer des projets de décision ;
motiver, coacher et orienter les collaborateurs dans la réalisation de leurs tâches ;
maintenir la discipline et un bon climat de travail au sein de l’équipe ;
coordonner et contrôler toutes les activités du Bureau Bibliothèque, Filmothèque et Photothèque;
traiter les courriers et documents émanant du Chef de Division ;
concevoir un planning de travail en cohérence avec le plan opérationnel de la Division et faire des
évaluations régulières ;
veiller à ce que le travail soit exécuté dans les délais afin de contribuer à la réalisation du plan d’actions
de la Division ;
tenir des réunions régulières avec les collaborateurs pour un fonctionnement efficace de service ;
tenir le tableau de bord afin de suivre l’exécution des activités du Service ;
assurer la gestion quotidienne du fonctionnement du Service ;
proposer des améliorations sur les dysfonctionnements constatés dans les processus et procédures mis
en place ;
conseiller les collaborateurs sur la manière d’exécuter les tâches afin d’atteindre les objectifs fixés ;
veiller au bon déroulement des travaux du Service et à la cohérence d’ensemble ;
prendre les mesures nécessaires pour que les problèmes rencontrés en rapport avec les autres Bureaux
soient réglés au mieux des intérêts de tous ;
s’assurer que les agents du Service travaillent efficacement à la poursuite de leurs objectifs dans le
respect de la planification ;
représenter le Service dans différentes assises ou réunions.
Savoir-être (Attitudes comportementales)
Disponibilité : se tenir disponible en tout temps pour des raisons de service ;
Capacité d’adaptation : savoir faire preuve de flexibilité, de polyvalence et/ou de tolérance dans un milieu de
travail en constante évolution tout en s’acquittant de façon efficace et efficiente de ses tâches ;
- Ethique : s’assurer que son propre comportement est conforme aux règles d’éthique ;
- Capacité d’établir et d’entretenir des relations de travail positives avec autrui tant à l’interne qu’à l’externe;
- Communication : savoir écouter et savoir s’exprimer et écrire de façon claire, réfléchie et en temps opportun
en utilisant des outils et des techniques de communication appropriés et efficaces ;
- Créativité: savoir développer une synectique nouvelle en vue d’améliorer le fonctionnement de la structure,
anticiper et faire preuve d’initiative ;
- Dévouement : être attentif aux besoins et aux attentes des usagers.
- Travail en équipe : savoir bien travailler en collaboration avec autrui en vue d’atteindre les objectifs,
- Leadership : exercer une influence positive sur les autres afin de produire les résultats escomptés
- Capacité de prise de décisions : savoir évaluer des situations afin d’en déterminer l’importance, l’urgence et
les risques, et prendre des décisions rapides et claires en temps opportun;
- Capacité d’organisation : arrêter des priorités, établir des échéanciers, contrôler les progrès relativement à
l’atteinte d’objectifs, et faire le suivi de détails, de données, d’informations et d’activités ;
- Capacité de résolution des problèmes : évaluer des situations posant problème en vue d’en cerner les
causes, de rassembler et d’analyser l’information pertinente, de proposer des solutions, et de formuler des
recommandations et/ou de régler les problèmes.
Spécificités liées à l’emploi a l’Organisation
-
Dénomination de l’emploi spécifique : Chef de Bureau Bibliothèque, Filmothèque et Photothèque
Domaine d’expertise : Bibliothèque, filmothèque et photothèque.
Activités spécifiques :
-
Superviser et animer la préparation des dossiers ayant trait à la constitution et à la gestion de la
bibliothèque, de la photothèque, de la filmothèque ainsi que de la banque des données du Secrétariat
Général ou Service Public
Attitudes comportementales spécifiques :
- être capable de comprendre l’organisation du Secrétariat Général ou Service Public, sa structure et sa
culture ;
- avoir une bonne capacité à gérer les conflits ;
- aptitude à dégager les priorités et à se concentrer sur les questions essentielles et à ne pas se laisser
déborder par les détails ;
- maîtrise de l’accompagnement du changement ;
- rigueur, sens de la méthode et de la probité ;
- bonne aptitude en organisation.