17 octobre 2014 1 ACTES, PASSAGE AU PROTOCOLE

CDG 38
Dématérialisation
ACTES, PASSAGE AU PROTOCOLE PESV2, DEMATERIALISATION, SIGNATURE ELECTRONIQUE
UTILISATION DE CERTIFICATS ET ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
Les élus du Centre de Gestion souhaitent proposer aux collectivités un accompagnement sur
l’ensemble des procédures de dématérialisation actuellement en préparation dans vos services.
Cette démarche concerne aujourd’hui les procédures ACTES et passage au PESV2
Elle concernera demain la mise en œuvre de l’archivage électronique en lien avec les différents
partenaires concernés.
ACTES :
Depuis 2008 le CENTRE DE GESTION propose aux collectivités du département l’utilisation de la
plate-forme S2LOW de l’ADULLACT, dans un contexte mutualisé, pour télétransmettre les documents
soumis au contrôle de légalité (procédure ACTES)
Quelques liens utiles :
http://www.collectivites-locales.gouv.fr/actes-et-referentiel-general-securite-rgs-message-auxemetteurs-sur-systeme-dinformations-actes-au-2
PESV2 :
Nous vous proposons aujourd’hui, l’utilisation mutualisée de l’IPARAPHEUR de l’ADDULACT, en
connexion avec le Tiers de Télétransmission homologué S2LOW.
LES MODALITES DE MISE EN PLACE DE CE SERVICE :
Cette prestation sera proposée aux collectivités dans le cadre d’une convention passée entre le cdg
et la collectivité. Il y sera précisé quel sont le(s) service(s) utilisés par la collectivité et la participation
financière qui lui sera éventuellement demandée.
Les modalités de cette convention seront décidées lors d’un prochain Conseil d’administration du
CDG, pour une application au 1er janvier2015
L’installation des différents éléments aura lieu durant l’été pour un démarrage technique à partir du
1er septembre 2014.
Vous trouverez ci-dessous
Un schéma de fonctionnement de ces différents éléments.
Une note explicative concernant le passage au protocole PES
les différentes étapes de mise en œuvre des procédures de dématérialisation et de signature
électronique.
Une note sur les procédures d’archivage des flux de mandats et titres
Votre contact pour tout renseignement que vous jugerez utile :
Pierre EYMAR
04 76 33 20 28
[email protected]
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Dématérialisation
Les principes de fonctionnement des procédures de
dématérialisation
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Dématérialisation
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Dématérialisation
La mise en œuvre du protocole PESV2 (Protocole d’échanges standard) de transfert des flux
financiers à destination des comptables du trésor doit intervenir au plus tard au 1er janvier 2015.
Elle s’effectue suivant un calendrier fixé en accord avec votre trésorier
Il comporte plusieurs étapes décrites dans le tableau ci-dessous, étapes qu’il convient de dissocier et
planifier dans le temps
Type de
dématérialisation
De base
Partielle
Globale
Transmission
Par flux PES
-Titres et
mandats
-Titres et
mandats
-Pièces
justificatives
-Titres et
mandats
-Bordereaux
signés
électroniquement
des titres et
mandats
-Titres et
mandats
-Bordereaux
signés
électroniquement
des titres et
mandats
-Pièces
justificatives
Par courrier
-Bordereaux
signés
manuellement
des titres et
mandats
-Pièces
justificatives
-Bordereaux
signés
manuellement
des titres et
mandats
-Pièces
justificatives
RIEN
-Scanner
-Tiers de
télétransmission
-parapheur
électronique
-Scanner
-Tiers de
télétransmission
-parapheur
électronique
Nécessite
l’acquisition de :
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Dématérialisation
Remarque: les phases 2) et 3) peuvent être réalisées dans l’ordre qui vous convient
1) Le changement de protocole proprement dit :
Il s’agit de l’étape de base qui devra être réalisée obligatoirement au 1er janvier 2015, et qui
nécessite le minimum de changement.
Elle nécessite par contre un gros investissement humain en lien étroit avec le trésorier de la
collectivité.
Les fichiers générés par votre progiciel de Gestion financière le sont au nouveau format, et
vous les déposez toujours sur le site de la DGFIP avec la procédure fournie par votre
trésorier.
Ce nouveau format, flux XML, embarque les mandats et les titres que vous n’avez donc plus à
éditer, sauf demande expresse de votre trésorier.
2) La dématérialisation des pièces jointes :
A prévoir en lien avec votre trésorier, le format des documents étant en cours de définition :
il faut en principe fournir les pièces au format PDF interrogeable, et cela nécessite
l’acquisition du matériel ou du logiciel adéquate
3) La dématérialisation des bordereaux :
Cette phase va nécessiter l’utilisation de signature électronique pour les personnes
signataires.
Trois possibilités se présentent (un critère de choix pourra être le nombre de bordereaux
gérés):
1ére solution :
Utilisation d’un certificat mis gratuitement à disposition par la DGFiP
(Direction Générale des Finances Publiques).
Celui-ci permet de signer les flux financiers et uniquement ceux-ci.
La signature est effectuée bordereau par bordereau, sans possibilité de
visualisation de son contenu.
Le dépôt, ainsi que la récupération des acquittements s’effectuent
manuellement sur la plate-forme de la DGFIP.
Ces opérations s’effectuent à partir d’un poste situé dans la collectivité
2éme solution :
Dépôt des flux et signature sur la plate-forme S2low.
La télétransmission à la DGFIP est assurée par le TDT S2low
L’acquittement est récupérable sur la plate-forme S2low
Nécessité d’utiliser un certificat RGS** sur clé (payant)
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Dématérialisation
3éme solution :
Utilisation d’un parapheur électronique.
Celui-ci permet la signature, en une seule opération, de l’ensemble des
documents déposés dans le parapheur, quelle que soit leur origine et leur
destination :
Les délibérations et arrêtés vers la Préfecture, les flux PES vers Hélios
Le lien avec les organismes destinataires (DGFIP, PREFECTURE) est
automatisé par la connexion au tiers de télétransmission (TDT).
L’utilisation d’un certificat RGS* (nouvelle réglementation) est nécessaire
pour communiquer avec le progiciel de Gestion Financière.
Il est également nécessaire d’acquérir un certificat RGS** sur clé USB pour
chaque élu signataire. Vous pourrez vous les procurer auprès de votre
fournisseur habituel de certificats, ou contacter l’organisme préconisé par le
CDG
La récupération des acquittements est également automatisée.
Cette solution permet une gestion à distance par les différents intervenants
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Dématérialisation
PESV2 ARCHIVAGE DES DOCUMENTS
Les pièces justificatives des dépenses et des recettes, les mandats et les titres, les
bordereaux de mandats et de titres doivent être conservés pendant 10 ans par les
ordonnateurs. Cette durée de conservation s’applique aux documents électroniques comme
aux documents sous forme papier.
A l’issue de ce délai, tous ces documents pourront être détruits après délivrance d’un visa
d’élimination par les Archives départementales.
Les pièces justificatives et/ou les bordereaux de mandats et de titres papier peuvent être
scannés. Dans ce cas, l’exemplaire papier du document peut être éliminé, à condition de
conserver la copie dématérialisée pendant 10 ans.
Le tableau ci-dessous récapitule pour chaque type de documents et de support les modalités
de conservation au sein de la collectivité, en l’absence de système d’archivage électronique
ou d’externalisation de la conservation auprès d’un tiers d’archivage agréé par le service
interministériel des Archives de France.
Textes de référence :
Durée de conservation des documents
instruction DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008. Durée d’utilité administrative des
documents comptables détenus par les ordonnateurs
Note d'information DGP/SIAF/2011/013 du 13 juillet 2011 relative à l'archivage des
pièces comptables et justificatives des organismes publics locaux (ordonnateurs et
comptables publics)
Modalités techniques
Profil pour l’archivage de données des flux comptables conformes au protocole
d'Échanges Standard (PES) www.archivesdefrance.culture.gouv.fr
Archivage des flux comptables transitant entre une collectivité territoriale
(ordonnateur public) et la paierie départementale (comptable public) www.archivesisere.fr rubrique « Communes et intercommunalités »
Vade-mecum « Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur
numérisation.
Quels
critères
de
décision
?»
www.archivesdefrance.culture.gouv.fr
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documents
Dématérialisation
Support de
réception,
production
ou
transmission
Support de
conservation
Format de
conservation
Papier
papier
Local archives
électronique
Format ouvert ou
dont les
spécifications sont
publiques (ex. PDF)
2 lieux distincts (ex : 1
serveur et 1 CD)
électronique
électronique
Format ouvert ou
dont les
spécifications sont
publiques (ex. PDF)
2 lieux distincts (ex : 1
serveur et 1 CD)
électronique
électronique
Xml
Module d’archivage du
progiciel de gestion
financière
Pièces justificatives
Mandats et titres
Papier
Bordereaux de
mandats et de titres
papier
électronique
Bordereaux de
mandats et de titres
et accusés de
réception (ACK)
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Lieu de conservation
électronique
électronique
Local archives
Format ouvert ou
dont les
spécifications sont
publiques (ex. PDF)
2 lieux distincts (ex : 1
serveur et 1 CD)
Xml
- Module d’archivage
du progiciel de gestion
financière
- Serveur de GED
- parapheur
électronique
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