event client briefing

UBA ADVERTISER GUIDELINES
EVENT CLIENT BRIEFING
GUIDE PRATIQUE POUR BRIEFER ET COLLABORER
EFFICACEMENT AVEC LES AGENCES ÉVÉNEMENTIELLES.
BRIEFING TYPE POUR UN EVENEMENT
Produire un briefing pour l’organisation d’un événement n’est pas chose aisée. La réussite de votre événement dépendra
en grande partie de la prestation de votre agence, et donc, du briefing qu’elle aura reçu. De nombreux éléments rentrent
en ligne de compte et sont déterminants pour éviter les malentendus et assurer une réussite à tous les niveaux. L’UBA
et l’ACC vous proposent ici un récapitulatif de ce que doit contenir un briefing complet et structuré pour faire de votre
projet un événement duquel chaque participant repartira avec un excellent souvenir, et pour lequel, votre société retirera
un maximum de bénéfice.
Le client
Nom de la société : .. ........................................................................................................................................................................
Marque : ...........................................................................................................................................................................................
Produit/service : ..............................................................................................................................................................................
Nom du projet (éventuellement titre provisoire) : . . ......................................................................................................................
Nom de la personne de contact : . . .................................................................................................................................................
E-mail de la personne de contact : ................................................................................................................................................
N° tél de la personne de contact : .................................................................................................................................................
Nom CC : .. .........................................................................................................................................................................................
E-mail CC : ........................................................................................................................................................................................
Infos générales
Cette partie donne les informations concernant votre société, le produit, les services. Un nombre d’aspects quantitatifs
n’est pas le seul point important à connaitre, il y a aussi le fond et la culture d’entreprise qui sont d’une grande aide. Il est
utile d’être vaste sur ce point-là. Il est crucial de donner le plus d’informations possibles à votre correspondant / votre
agence d’événements afin qu’elle puisse travailler d’une manière optimale.
Sujet
Pourquoi planifiez-vous cet événement ? Que se passe-t-il dans la société ?
Y a-t’il une raison spécifique qui explique l’organisation de cet événement ?
Type d’événement
Précisez le type d’événement dont il s’agit.
£Événement client
£Evénement Média/RP
£Convention/Conférence
£Fête du personnel
£Événement pour les concessionnaires
£Lancement de produit
£Family day
£Relationnel/Networking
£Inauguration
£Roadshow
£Anniversaire
£Séminaire
£Journée pour les cadres
£Teambuilding
£Kick-off meeting
£Autres : ................................................................................
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Groupe cible
Interne ? Externe ?
Le personnel, la direction, les cadres, les actionnaires,... ?
Les clients, les concessionnaires, la presse, le grand public,... ?
À qui l’événement est-il destiné ? Qui en sont les invités ?
Les invités sont-ils conviés avec leur partenaire ? Avec leurs enfants ?
Vous pouvez éventuellement vouloir vous adresser à plusieurs groupes cibles.
Décrivez le groupe cible (répartition des langues, le sexe, l’âge, ...).
Quel est le lien entre le groupe cible et votre société /avec la marque.
Antécédents
Est-ce la première fois que votre société organise un événement ?
Si vous avez déjà organisé ce type d’événements, essayez de nous le décrire.
Quels étaient les aspects positifs ? Que fallait-il améliorer ?
Avez-vous déjà travaillé avec une agence événementielle ? Si oui, laquelle ?
Objectif
Quel est le résultat souhaité de l’événement ?
Essayez de formuler un objectif qui est univoque et mesurable.
Quelles sont les réactions que vous souhaitez susciter ?
Que doit penser/ressentir/faire le groupe cible après l’événement ?
Quelle ambiance souhaitez-vous créer ?
Quel est le message que vous désirez transmettre ?
Message
Quel est le coeur du message ?
Quels sont les trois éléments les plus importants dont les participants doivent se rappeller après avoir assisté à l’événement ?
Comment pouvons-nous établir ce message ?
Quels arguments/faits rationnels et émotionnels sont présents dans l’entreprise afin que l’on puisse amplifier le
message ?
Evaluation
Comment sera évaluée l’action ?
De quelle manière le succès de l’événement sera-t-il mesuré ?
Qui définira les critères de mesure ?
[3]
Directives/Style
Considérez-vous que l’agence d’événements peut agir librement ou désirez-vous lui donner une direction précise ? Dans
le dernier cas, essayez de donner une description précise de vos désidérata : .......................................................................
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Festif ou professionnel ? Didactif ou participatif ?
Un concert ? Un spectacle ? Une présentation audiovisuelle ?
Attachez-vous beaucoup d’importance à la décoration ?
Les invités doivent-ils apporter quelque chose ou faire quelque chose (se déguiser par exemple) ?
Infos pratiques
Budget : ..........................................................................................................................................................................................
Date/période : .. ...............................................................................................................................................................................
Matinée/après-midi ou soirée :......................................................................................................................................................
Jour de la semaine/w-e : ................................................................................................................................................................
Comment la journée est-elle divisée : ..........................................................................................................................................
Nombre d’invités : ..........................................................................................................................................................................
Nombre de participants attendus : .. .............................................................................................................................................
Lieu/salle : . . .....................................................................................................................................................................................
Région : . . .........................................................................................................................................................................................
Accessibilité et parking : . . ..............................................................................................................................................................
Comment se déroule le flux d’inscriptions : .................................................................................................................................
Quid badges : . . ................................................................................................................................................................................
Quid goodies ou cadeaux : ............................................................................................................................................................
Visuel principal est-il disponible ou encore à développer : .........................................................................................................
Autres points importants : ............................................................................................................................................................
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Décision
Date pour la remise de l’offre : . . ....................................................................................................................................................
Date pour la communication de la décision : ...............................................................................................................................
Qui décide de l’attribution du projet (nom et/ou fonction) : .. .....................................................................................................
T
[4]
Copyright UBA/ACC 2014. Éditeur responsable : Kristin Hanon, UBA, Antwerpselaan 2, 1853 Strombeek-Bever, www.ubabelgium.be, date de publication : février 2014.
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