Réunion BENEVOLES MEZIN FETES LES ECRIVAINS

Réunion BENEVOLES
MEZIN FETES LES ECRIVAINS - 12 juin 2016
14/05/2016
Sont présents : Sébastien, Dany, Marinette, Catherine, Anne, Marianne, Jacqueline (bévévole
bibliothèque), Martine.
Sont excusées : Françoise, Marijo, Christiane Artigalas
Sont également participants au festival les associations Tiboud'chemin, Lea et l'asso des parents
d'élèves
Désistement : Marinette ne sera pas là le 12 juin, elle est remplacée par Catherine pour la lecture du
texte de Laure Mezarigue (à la fois le 27 mai et le 12 juin). Catherine se chargera aussi d'accueillir
et de chouchouter les auteurs et artiste, tâche qui était dévolue à Marinette.
Françoise Capin
aura en charge tous les contacts avec la municipalité de Mézin : demande d'arrêtés municipaux (dès
que possible), vérification du nombre de tables et chaises dans la cabane, réservation et contrôle des
jardins, des gîtes municipaux, des barrières, des panneaux routiers, sono, branchements électriques
au jardin, tables et chaises avec M. Villa.
samedi matin : installation de la salle Albinet pour le buffet et des 3 gîtes municipaux avec
Christiane
Christiane Artigalas
samedi matin : installation de la salle Albinet pour le buffet et des 3 gîtes municipaux avec
Françoise
apporte une cafetière de 8l le dimanche matin (café sera offert) mais ne sera pas là durant la
journée
Tiboud'chemin
Assure les ateliers de 11h à 12h et de 14h à 16h
Lea
assure la tombola toute la journée (sauf entre midi et deux heures)
APE stand de ventes de gâteaux toute la journée
Marianne Desroziers
aussure les relations avec les auteurs, les libraires, les écoles, la presse (communiqués)
coordonne tous les partenaires
anime les rencontres
discours à midi
Dany Moreuil
assure avec Dany Dubarry 06 31 30 10 05 la fourniture de 2 tonnelles
et avec Marinette la fourniture de la 3ème tonnelle (apportée le samedi chez Dany)
Sébastien (bibliothèque)
assure la communication sur le site de la BDP et avec Sandra de l'office de tourisme de Mézin.
Marianne lui enverra par mail affiche et flyer
Anne fait une affiche pour le 27 mai (avec les infos transmises par Marianne le 14 mai) et Sébastien
en imprime deux ou trois (au moins pour la bib et l'O.T.)
Besoins encore à couvrir
Au moins 20 coussins et couverture, fournis par Catherine, Anne, Marinette,
Martine apporte un tapis de pique-nique et un tapis yoga
Parasols ?
A réaliser et à installer par Martine (avec aide William pour matériaux, outils, conception et
installation le matin si besoin): banderoles et panneaux
banderoles sur draps "Coin Lecture", "Coin Enfants", "Coin Librairie",
2 panneaux indiquant les rendez-vous sous chacune des tonelles lectures et enfants
"les enfants sont sous la responsabilité des parents",
banderolle de l'an passé à remettre sur le kiosque en bois à l'entrée.
Panneau restaurant qui indique la direction à la sortie des jardins.
Deux panneaux aux entrées de la ville (avec l'affiche sur support rigide) avec dessous des flèches de
préférence fluo avec direction Jardins Paysagers
Indication du parking des écoles (allées Vigier) avec flèches aux deux entrées
Campagne d'affichage
250 affiches et 1000 flyers
A prendre lors de la soirée lecture du 27 mai.
Distribution la semaine du 30 mai au 4 juin.
En premier : bibliothèques, librairies, office du tourisme, mairie, tous les lieux culturels (cinéma,
musées, galeries d'art, salle de concert).
Puis : toutes les boutiques ayant une vitrine donnant sur des rues passantes ou il y a du passage
(épiceries, coiffeuses, magasin de vêtements, café, etc.), les supermarchés avec panneaux
d'affichage...
Si possible aussi (voir avec chefs d'établissement) : les écoles, collèges, lycées.
SI VOUS NE METTEZ PAS TOUTES LES AFFICHES ET NE DISTRIBUEZ PAS TOUS LES
FLYERS, MERCI DE BIEN VOULOIR LES RAPPORTER A MARIANNE !
Entre parenthèses le nombre d'affiches, nb de flyers à voir ensemble
Marianne et Françoise
Condom (25), Francescas (3), Moncrabeau (2)
Lavardac (10), Barbaste (5)
Valence sur Baïse/ Auch (18)
Réaup/Durance/Fargues (5)
Casteljaloux (20)/Marmande (20)
Marianne : écoles maternelles et primaires et collège de Mézin (4)
Dany et Anne
Secteur Mézin (20), Poudenas/ Sos/Ste Maure de Peyrac (5)
Catherine et Marinette (25)
Secteur Nérac
Catherine seule (15)
Agen (le secteur piétonnier) et la bibliothèque/médiathèque (en face préfecture), le centre culturel
André Malraux et la médiathèque de Boé
Sebastien (15)
Montréal, Fources, Gondrin
Anne (4)
Abbaye Flaran
Lectoure (Marion)
Suzanne Max (30)
Barbotan, Gabarret, Eauze, Cazaubon
Invitations
à lancer le 30 mai – le 3 juin au plus tard
Martine assure le mailing général avec rappel de l'obligation de réserver aux 7 princes
Françoise assure le courrier papier aux édiles
Marianne invite les journalistes, écrit un article pour la soirée du 27 mai (envoyé le 15 mai), leur
envoie le dossier de presse (sur demande)
Catering
Avant-Goût du festival, vendredi 27 mai à 18h30 à la bibliothèque
18h45 : RDV avec les lecteurs (Philippe, Martine, Catherine, Marijo) et Marianne pour répétitions
Boisson -vin rouge et rosé et verres en verre fournis par Sébastien – apporter des carafes (Dany,
Sébastien)
Anne fournit une quiche
Marianne fournit une pizza
Catherine des amuse-gueules au fromage en pâte feuilletée
Françoise fournit serviettes + assiettes et gobelets plastiques du Crédit Mutuel
Accueil public à 18h30 par Sébastien, présentation et lecture par Marianne
Dany et Catherine font le service du samedi soir
Clôture à 20h30
Ménage par tous sous la responsabilité de Sébastien.
Pot d'accueil des écrivains le samedi soir 11 juin à l'espace Albinet à 18h30
Françoise et Christiane : préparation salle matin
Marianne : pizza, muffins au fromage
Françoise : omelette aux asperges
Dany : vin rouge
Anne : 3 l de vin blanc (apporté le matin à l'espace Albinet, s'il reste du vin le garder pour le
lendemain ? : se coordonner avec Françoise pour les horaires)
Dany et Françoise : service buffet
Marianne et Françoise : nettoyage salle
Dîner aux 7 Princes vers 20h30 (à réserver auprès de Marianne si intéressés)
(absents le 11: Marijo, Anne, Martine, Sébastien, Catherine)
Journée du dimanche 12 juin aux jardins paysagers
En cas de pluie, Espace Albinet réservé
A apporter :
Catherine apporte des draps pour tables libraire, Suzanne, APE et ateliers et petit frigo (si
possibilité de se brancher)
Dany : nappe tulipe
Françoise : clés, petite table (pour rencontres avec auteurs animées par Marianne et Temps du
Conte à 16h), flyers EDF pour les enfants (à disposer au coin enfants), matériel Crédit Mutuel
(rouleau nappe, verre, assiettes, serviettes, grande banderole), les enveloppes auteurs/artistes/
tibou/lea (tickets repas et éventuellement défraiements)
Martine : panneaux et banderolles (à créer et installer)
Marianne : petites bouteilles d'eau à vendre, biscuits apéro, biscuits auteurs, lots tombola, dessins
expo enfants école maternelle plus de quoi l'accrocher (fil à linge), colle et feuilles de couleur pour
Atelier Tibou, tickets de tombola, livres des éditions de l'Abat-Jour
Libraire devrait apporter deux kakémonos (à installer par Martine), marque-pages (à mettre à
disposition du public à l'accueil) des Librairies Atlantiques
APE : leur demander d'apporter leur parasol
Responsables :
Françoise : toutes les clés (cabane avec chaises et tables, gîtes municipaux, espace Albinet, etc.),
référente pour tous les partenaires (LEA, Tiboud'chemin, A.P.E.)
Martine : affichage et panneaux
Catherine : référente pour les auteurs et artistes (13 personnes)
Anne : apéro
Dès le matin Anne, Tanguy, William et Franck (le frère de Marianne) installent barrières sur le
parking puis chaises et tables.
Dany supervise l'installation des tonnelles par Raphaël aidé de Tanguy
Accueil des auteurs sur le site (café, eau, petits gâteaux fournis par l'asso) et le chouchoutage toute
la journée de 10h à 18h par Catherine
Accueil du public, avec distribution de flyers, comptage des entrées, vente eau (et de café ?) rappel
qu'au restaurant il faut réserver pour le repas de midi.
10h-12h
Françoise Dauba (à confirmer)
12h-15h
Marijo
15h-17h
Anne/Tanguy/Jacqueline
17h-18h
Martine
Annonces au micro Sébastien de 11h à 18h15 en lien avec Marianne
Apéro à 11h50
La coop de Mézin fournit le vin conservé au frais à aller chercher vers 11h30 par Tanguy
Préparation tables : Anne et Jacqueline (et Sébastien si besoin)
Service : Tanguy/Anne (et Sébastien si besoin)
L'asso fournit les chips et autres biscuits apéro
Avant d'aller manger : débarrasser les tables
Discours de Marianne, du maire et du conseil départemental -15mn max
15h45 : coup de main de Martine (si besoin) pour l'installation du temps du conte (petite table,
chaises, coussins, fléchage au sol), voir avec Angèle et Olivier, les conteurs (coin enfants).
A 16h : coup de main de Franck et William à Hervé et Isabelle pour l'installation du piano et des
élements du décor (coin lectures)
18h : tirage au sort de la tombola, trouver un enfant comme main innocente, Sébastien annonce les
gagnants au micro
Rangement final à 18h 15
Retour barrières, par Tanguy, Sebastien and Co
Démontage des toiles sous la houlettte de Dany par Raphaël, Tanguy, Sébastien and Co
Retour des tables et chaises par Anne et Tanguy,
Retour coussins et tapis par Martine
Contrôle propreté du lieu et vérification de tout le matériel mairie (chaises, tables, sono, clés des
gîtes municipaux, clés cabane, clés espace Albinet) par Françoise
*************************
Numéros de téléphone :
Marianne Desroziers : 06 09 96 31 37 et 05 53 97 25 63