Secrétaire-réceptionniste - Les Logiciels INFORMAT inc.

Secrétaire-réceptionniste
Description de l’entreprise :
Les logiciels INFORMAT Inc. est une entreprise spécialisée dans le
développement de progiciels de gestion intégrée (ERP) pour les bureaux de
professionnels et pour les commerces de détail du Canada.
Depuis plus de 30 ans, nous croyons en l’importance de fournir un
environnement de travail stimulant où chacun a la possibilité de contribuer à
l’amélioration et à la qualité de nos services. Nous favorisons le développement
des compétences individuelles, l’esprit innovateur et le travail d’équipe pour
assurer et maintenir un haut niveau de service pour notre clientèle.
Description du poste :
Sous la supervision du contrôleur, nous recherchons une personne accueillante
et souriante pour :
Réception :
- Répondre au téléphone ;
- Répartir les appels téléphoniques et les fax ;
- Réceptionner et distribuer le courrier et les livraisons de fournitures de
bureau ;
- Gérer les envois de courrier et de colis par messager ;
- Accueillir les visiteurs ;
- Plier et poster les factures et états de compte aux clients ;
- Gérer les réservations des salles de conférence ;
- Gérer les cartes d’accès visiteurs.
Secrétariat et support aux ventes et à l’administration :
- Réviser et corriger les feuilles de temps des employés ;
- Rédiger et mettre en page diverses communications aux clients (lettres,
notes de mise à jour, pamphlets publicitaires, etc.) ;
- Traduire du français vers l’anglais et vice-versa diverses communications
aux clients ;
- Mettre à jour le contenu de notre site internet et de notre intranet selon
les demandes ;
- Mettre à jour le contenu de notre logiciel de gestion de la relation client :
ajouter des contacts ou des prospects, corriger des adresses, etc. ;
- Envoyer des questionnaires de satisfaction clientèle et recueillir les
réponses ;
- Procéder à l’ouverture des nouveaux dossiers clients ;
- Implication dans le processus d’embauche des employés, comme
accueillir les nouveaux employés, organiser un déjeuner d’accueil, etc. ;
- Commander les fournitures de bureau et le café ;
- Veiller à remplir les imprimantes de papier et vider le sac de la
déchiqueteuse quotidiennement;
-
Comptabiliser les dépôts bancaires à l’occasion;
Aider l’équipe de comptabilité à faire du classement, des photocopies et
de la numérisation de documents ;
Faire des emplettes à l’épicerie voisine pour les réunions du vendredi et
les déjeuners d’accueil ;
Assurer la propreté en tout temps des lieux suivants : réception, salles de
conférence et la cuisine ;
Autres demandes et rapport ad hoc de la direction de l’équipe de
comptabilité.
Compétences et habiletés essentielles :
La personne recherchée doit posséder les compétences et habiletés suivantes :
-
Bilinguisme (français parlé et écrit excellent, anglais parlé et écrit avancé)
Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles ;
Bonne connaissance de la suite Office (Word, Excel, Outlook et
Powerpoint est un aout)
Personnalité accueillante, souriante, chaleureuse, conviviale, posée et
respectueuse ;
Avoir le sourire dans la voix ;
Personne organisée, méticuleuse, flexible et polyvalente ;
Exigences :
-
Dernier diplôme obtenu : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en
secrétariat ou Diplôme d’études collégiales (DEC) ;
Minimum d’un (1) an d’expérience dans un poste similaire.
Si cette opportunité vous intéresse, veuillez soumettre votre candidature par
courriel à l’adresse suivante : [email protected]
Seules les candidatures retenues seront contactées.