Plans d`actions des branches
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Plans d`actions des branches
Plan d’action de la branche Retraite relatif à la Santé, à la sécurité et aux conditions de travail 2015 - 2017 Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 1 / 24 Par la réalisation d’un diagnostic interbranches paritaire et par la signature d’un protocole d’accord, l’institution a démontré sa volonté de favoriser les pratiques permettant d’améliorer la santé, la sécurité et les conditions de travail de l’ensemble des salariés. Partageant les ambitions institutionnelles, la Branche Retraite s’inscrit entièrement dans cette politique et souhaite participer activement à la démarche initiée en la faisant sienne. La Branche Retraite a en effet pris la mesure des enjeux liés à ces questions et à la responsabilité sociale de l’employeur, et sait que la santé au travail et l’amélioration des conditions de travail constituent un des piliers d’une performance sociale durable et in fine, un facteur de performance économique) L’intérêt de la Branche Retraite à ces questions n‘est d’ailleurs pas nouveau puisque des actions y concourant ont été inscrites, et mises en œuvre, dans le SDRH 2009/2013. Pour autant, elle souhaite marquer à nouveau sa détermination et son implication à mener des actions dans ce domaine, comme en témoignera ce plan d’action national, déclinaison du protocole d’accord institutionnel. I. ELABORATION DU PLAN D’ACTION DE LA BRANCHE RETRAITE Soucieuse des questions liées à la responsabilité sociale de l’employeur, la branche Retraite a consacré un chapitre de son SDRH 2009/2013 à cette thématique, et notamment sur la prévention des risques psycho-sociaux. De par leurs prérogatives sur la prévention des risques professionnels, les caisses régionales de la Branche sont particulièrement sensibilisées à la question de la santé au travail, et ont, pour une large majorité, entamé depuis quelques années des démarches de diagnostic et de prévention. Pour autant, il est apparu primordial à la Branche Retraite de s’inscrire volontairement dans la démarche de diagnostic interbranches mené en 2011 sur les conditions de travail et les impacts sur la santé des salariés. 1. Le diagnostic interbranches Par sa double approche quantitative et qualitative, le diagnostic réalisé en 2011 a permis de mettre en exergue un certain nombre de constats et d’identifier des points de tension et des facteurs de régulation. Ont également été identifiés dix déterminants du bien-être au travail, qui s’articulent essentiellement autour des questions de management, de sens et d’organisation du travail. L’ensemble de ces éléments Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 2 / 24 d’analyse a permis d’élaborer des préconisations d’action, reprises en partie dans le cadre de l’accord interbranches, et de fait, trouveront une résonnance dans le plan d’action de la Branche Retraite. Bien que cette démarche ait une portée interbranches, des facteurs de tension et de régulation plus prégnants dans un réseau ont pu être remarqués. Les facteurs de tension plus spécifiques à la branche Retraite portent sur : - La complexité du travail, l’organisation et les outils informatique - Les conflits de valeurs, le sentiment d’une perte de sens du travail réalisé Quant aux facteurs de régulation, il s’agit essentiellement de : - L’équilibre vie privée / vie professionnelle - Les relations entre les collègues et avec la hiérarchie Dans l’attente d’une négociation interbranches et de l’élaboration d’un plan d’action national tel que prévu par l’accord du 16/11/2012, la branche Retraite a souhaité réagir rapidement à certaines de ces remontées spécifiques à son réseau (ex : révision de la procédure sur les abandons administratifs dès 2012, en lien direct avec les conflits de valeur et la perte de sens). 2. Les réflexions et travaux menés dans la branche Retraite pour l’élaboration d’un plan d’action La caisse nationale n’ayant pas l’entière responsabilité des actions sur cette thématique, et dans un souci d’adhésion pour une meilleure mise en œuvre ultérieure, l’association des caisses régionales tout au long de la démarche, du diagnostic au choix des ambitions de la Branche, a été très fortement souhaitée. Les constats et préconisations d’action issus du diagnostic interbranches ont donc été largement partagés au sein du réseau afin d’une part, que chacun en prenne connaissance et d’autre part, pour aider à la définition des priorités d’action pour la Branche. Pour définir ses priorités d’action, la Branche s’est appuyée sur les préconisations du diagnostic, les priorités identifiées dans le PA du 16/11/2012, sur les projets nationaux en cours, mais également sur les démarches menées au niveau régional. Plus particulièrement sur le second plan Santé, la branche Retraite s’est également appuyée sur les besoins remontés du terrain via le réseau, sur les résultats du baromètre social institutionnel et sur les résultats de l’étude ergonomique du poste de technicien menée dans le cadre du premier plan de la branche. Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 3 / 24 3. La mise en œuvre du plan d’action de la branche La Branche Retraite a souhaité élaborer son plan d’action Santé, sécurité et conditions en travail en deux temps : un premier plan élaboré en 2013, portant sur les années 2013 / 2014 et un second plan élaboré en 2014, portant sur les années 2015, 2016 et 2017. La branche Retraite a fait ce choix afin de pouvoir articuler le plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail avec les orientations stratégiques de la COG 2014 / 2017, validées en 2014. Ces deux plans ont été présentés définitivement à la Commission Paritaire Santé, le 20 septembre 2013 et le 13 février 2015. Dans un souci de cohérence pour le réseau des Carsat, et en coordination avec la Cnamts, le second plan santé de la branche Retraite sera décliné dans les Carsat, complété d’éventuelles actions spécifiques pour les Risques professionnels et les Services sociaux. Comme indiqué précédemment, les caisses régionales de la branche Retraite devront décliner ce second plan d’action national soit sous la forme d’un accord local, soit sous la forme d’un plan d’action. II. LES ACTEURS : ROLES ET RESPONSABILITES 1. Au niveau interbranches Le protocole d’accord signé le 16 novembre 2012 par les partenaires sociaux nationaux témoigne de leur volonté de favoriser les pratiques permettant d’améliorer la santé, la sécurité et les conditions de travail au sein de l’institution. Cet accord fixe un cadre d’action et précise les rôles des différents acteurs. La Commission Paritaire Santé (CPS) La Commission paritaire nationale Santé, sécurité et conditions de travail est l’un des acteurs de la prévention dans l’institution. Elle constitue un lieu de réflexion, d’analyse, d’orientation, d’impulsion de veille et de suivi pour les partenaires sociaux sur les questions de santé, sécurité et conditions de travail. Ses principales missions sont : Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 4 / 24 - De contribuer à la mise en œuvre d’une véritable politique de prévention en santé, sécurité et conditions de travail. - D’engager au regard de ses missions une réflexion sur la mesure de la performance sociale de l’institution - De réaliser une veille permanente - De suivre les modalités d’application de l’accord du 16 novembre 2012 L’Ucanss Après avoir négocié le protocole d’accord, l’Ucanss va notamment avoir en charge de piloter les actions issues du PA relevant de l’interbranches (ex : formation institutionnelle…). 2. Au niveau branche La Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse (CNAV) Conformément au protocole d’accord, la CNAV impulse la politique de la branche retraite en matière de Santé, sécurité et conditions de travail. Pour cela, elle intégrera dès le début des travaux, et avec la participation de la fonction RH, l’impact des orientations organisationnelles définies sur la santé, la sécurité et les conditions de travail. Elle communiquera aux directions locales la finalité et le sens du changement. Par le présent document, la CNAV précise son intention pour l’année à venir. Elle s’engage à : - Promouvoir et impulser la politique de la Branche - Mettre en œuvre les actions relevant de la caisse nationale - S’assurer de la mise en œuvre des actions relevant des caisses régionales ou nécessitant la participation de caisse locale - Réaliser un bilan du plan d’action et le présenter en commission paritaire santé La CNAV associera largement les organismes locaux dans les travaux menées au niveau de la branche afin d’être au plus proche des préoccupations du terrain et les accompagnera dans la mise en œuvre de leurs actions. 3. Au niveau local Les directeurs d’organismes régionaux Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 5 / 24 Bien que la caisse nationale ait une part de responsabilité dans la politique de Santé, sécurité et conditions de travail, le protocole d’accord rappelle que « l’employeur est responsable de la stricte application des dispositions relatives à la sécurité, la santé et aux conditions de travail, et doit procéder à l’information constante des salariés. Il est le garant de la mise en œuvre et de l’efficacité des plans de prévention et d’action au sein de l’organisme ». Comme indiqué précédemment, il est demandé aux organismes régionaux de décliner ce 2nd plan d’action national sous forme d’accord ou de plan d’action (ce qui n’était pas le cas du premier plan d’action). Il leur est également demandé de mettre en œuvre les actions locales mentionnées et de participer aux actions nationales. Les salariés Le protocole d’accord précise que « les salariés contribuent, au quotidien, chacun à leur niveau, à la santé, la sécurité et aux conditions de travail. Pour concourir à l’effort de prévention, les salariés prennent soin, en fonction de leur formation et de leurs possibilités, de leur sécurité, de leur santé, ainsi que de celle des autres personnes avec lesquelles ils travaillent ». A ce titre, l’encadrement joue un rôle plus particulier de relais entre la direction et les équipes. Ces acteurs peuvent s’appuyer sur les professionnels que sont les services de santé au travail. Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 6 / 24 III. LES ACTIONS La Branche Retraite connaît régulièrement des évolutions importantes, qu’il convient de partager avec les collaborateurs, premiers acteurs de leur mise en œuvre, et dont les managers seront les principaux relais. Ces évolutions impactent souvent les circuits, voire les organisations et sont à ce titre une opportunité de réinterroger les conditions de travail, enjeu qu’il convient de faire accompagner par des professionnels de la prévention. A cet effet, et dans le cadre de la nouvelle Convention d’Objectifs et de Gestion, la Branche Retraite inscrit son action dans la continuité et conserve les 5 ambitions définies lors du premier plan, à savoir : 1. Donner du sens au travail 2. Améliorer les conditions de travail par une nouvelle approche de l’organisation du travail 3. Anticiper les impacts des changements sur les conditions de travail 4. Améliorer les pratiques managériales 5. Organiser la prévention des risques et former / outiller les acteurs de la prévention Ce second plan s’inscrit dans la continuité du premier à plusieurs niveaux ; d’une part, des actions définies dans le premier plan seront poursuivies, et d’autre part, de nouvelles actions, issues des résultats des actions précédentes, ont été définies. Ce second plan est également le reflet d’une ambition partagée d’une part, entre les acteurs nationaux et locaux, et d’autre part, entre les processus métier, RH, communication, informatique et contrôle de gestion. Les actions relatives à la Santé, la sécurité et aux conditions de travail n’appartiennent pas qu’à la fonction RH. Ce second plan est également le reflet d’une volonté de définir des actions au plus près des besoins des salariés, d’actions opérationnelles, pratiques et innovantes. Le plan d’action 2014 / 2017 est composé de 11 actions et 2 expérimentations. *** Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 7 / 24 Donner du sens au travail Action 1: Renforcer la communication sur la déclinaison opérationnelle des orientations stratégiques Action 2: Améliorer les modalités de pilotage pour donner du sens au travail Améliorer les conditions de travail Action 3: Améliorer les outils à disposition du technicien Expérimentation n° 3 du PA : Identifier les marges de manœuvre pour les salariés Expérimentation n° 4 du PA : Préserver les collectifs de travail Anticiper les impacts RH des changements Action 4: Poursuivre et renforcer les démarches d’analyse des impacts RH lors de projets de transformation, de réorganisation Améliorer les pratiques managériales Organiser la prévention des risques et Former/outiller les acteurs de la prévention IV. Action 5: Donner de la visibilité sur les attendus managériaux Action 6: Accompagner les managers dans leurs pratiques managériales Action 7: Elaborer un accord ou plan d’action local Santé, sécurité et conditions de travail Action 8: Créer un outil de gestion et suivi des incivilités et agressions Action 9: Mettre en place la cellule d’écoute mutualisée et définir un dispositif de suivi des situations difficiles Action 10: Informer et sensibiliser les salariés aux actions de prévention Action 11: Maintenir des compétences des référents Santé ANNEXES 11 Fiches actions +2 expérimentations Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 8 / 24 AMBITION : DONNER DU SENS AU TRAVAIL Donner du sens au travail lors de l’adoption d’une nouvelle COG consiste notamment à communiquer sur les nouvelles orientations stratégiques, avec la traduction de leurs impacts sur l’activité de chacun et à associer les acteurs de la Branche aux différents niveaux et aux moments clés pour l’identification des modalités pertinentes de suivi et d’évaluation des engagements pris. Fiche Action n°1 : Renforcer la communication sur la déclinaison opérationnelle des orientations stratégiques Constat La seule définition d’objectifs, formalisée par le suivi d’indicateurs, n’est pas suffisante pour donner du sens au travail. Il est nécessaire de faire connaître les orientations stratégiques et d’en faciliter la compréhension pour une meilleure appropriation par les salariés. Pour cela, la définition et la mise en œuvre d’un plan de communication est essentielle. Objectifs Dans la continuité de l’action 2 du premier plan Santé (« Communication renforcée sur les orientations stratégiques de la branche »), la communication doit porter sur la traduction des orientations stratégiques dans le quotidien des salariés. Cette communication s’attachera à expliquer les liens entre les missions de la branche Retraite, les activités et les objectifs et indicateurs de suivi. Elle portera sur l’ensemble des activités, y compris sur celles non suivies par un indicateur. Sur le point plus particulier des indicateurs, une communication par métier sera élaborée afin d’expliquer le sens et le choix des indicateurs retenus. En synthèse, les indicateurs ont un sens mais le sens ne se résume pas aux indicateurs. Plus spécifiquement, la stratégie numérique portée par la branche Retraite devra être partagée à l’ensemble des salariés, de la ligne managériale aux techniciens, en précisant l’articulation avec le service rendu à l’assuré. La Cnav souhaite favoriser l’échange et la remontée d’information en mettant en place : - Une démarche participative avec les caisses régionales, associées dès l’amont dans la conception des supports de communication - Une démarche collaborative avec les salariés, pouvant s’exprimer et échanger notamment par le biais des outils collaboratifs. Présentation de l’action Acteurs Modalités de mise en œuvre Ucanss Sans objet National La caisse nationale concevra, avec le concours des caisses régionales, les supports de communication, et portera au niveau national la déclinaison opérationnelle des orientations stratégiques Local Les directions locales contribueront à la conception des supports et porteront dans leur organisme la déclinaison opérationnelle des orientations stratégiques Echéances 2015 et suivantes Indicateurs de suivi - Diffusion des supports de communication Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 9 / 24 Fiche Action n°2 : Améliorer les modalités de pilotage pour donner du sens au travail Constat Le lien entre le sens au travail, les objectifs et les indicateurs s’est dilué au cours de la mise en œuvre de la Cog 2009 / 2013. Le pilotage par les indicateurs a pu prendre le pas sur le pilotage par les finalités, les missions de service. Pour les salariés, le lien entre leurs activités quotidiennes, leurs missions, le service rendu aux assurés et les indicateurs n’est plus évident. Objectifs Dans la continuité de l’action 1 du premier plan santé (« Rénovation de la méthode de construction des orientations stratégiques, des objectifs et des indicateurs COG pour en faciliter l’appropriation »), le pilotage par finalité doit être remis au centre de la réflexion, plus particulièrement dans le cadre du suivi annuel. A ce titre, chaque fiche indicateur Cog rappellera systématiquement la finalité, au regard des ambitions portées par la Cog, en complément des règles de gestion. Une veille annuelle sur les indicateurs définis sera réalisée sous différents prismes d’analyse (adéquation indicateur / finalité, effets induits, modalité de reporting….) pour procéder, le cas échéant, à une meilleure qualification de l’indicateur. Cette analyse sera faite transversalement aux différents processus au sein d’un groupe de travail composé d’acteurs nationaux et régionaux. Présentation de l’action Acteurs Modalités de mise en œuvre Ucanss Sans objet National La caisse nationale réalisera et communiquera les fiches Indicateurs. La caisse nationale animera le groupe de veille sur les indicateurs Local Des représentants métiers des caisses régionales participeront au groupe de veille sur les indicateurs. Echéances 2015 et suivantes Indicateurs de suivi - Nombre de réunion du groupe de veille Nombre de fiches indicateurs produites et diffusées Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 10 / 24 AMBITION : AMELIORER LES CONDITIONS DE TRAVAIL PAR UNE NOUVELLE APPROCHE DE L’ORGANISATION DU TRAVAIL Développer une nouvelle approche de l’organisation du travail nécessite de réinterroger les pratiques actuelles en développant des analyses pluridisciplinaires, en ayant une vision élargie d’une activité, et en favorisant la transversalité et le décloisonnement. L’association des acteurs concernés doit également être recherchée. Cette nouvelle approche peut nécessiter le recours à des compétences externes spécialisées. C’est dans ce cadre et avec cette volonté qu’a été menée l’étude ergonomique du poste de travail de technicien. Sur la base des pistes d’action formulées dans la phase de résultats, les actions suivantes ont été définies. Fiche Action n°3 : Améliorer les outils à disposition du technicien Constat Pour pouvoir gérer une activité complexe, tant sur la gestion du temps et des échéances, que sur la justesse des traitements à apporter, la clarté et la précision des informations à fournir aux assurés, les techniciens doivent avoir des outils fiables et répondant au mieux à leurs besoins. L’étude ergonomique du poste de travail des techniciens a démontré que si les outils mis à disposition sont pensés et travaillés dans un souci d’efficience générale, leur utilisation au quotidien n’est pas toujours complètement adaptée à l’environnement opérationnel des utilisateurs. Objectifs Revisiter les différentes catégories d’outils à disposition du technicien : les instructions prescrivant le traitement des dossiers, les applicatifs permettant ces traitements le matériel mis à disposition pour exercer ces traitements. En découlent trois actions : Action 1 .1 : Refonte du dispositif d’instructions nationales et la définition de modalités d’appropriation Action 1.2 : Définition et mise en œuvre d’un programme annuel d’amélioration des outils informatiques Action 1.3 : Intégration de la dimension ergonomie des postes de travail dans le plan d’équipement informatique (PEI) *** Action 1.1 Action 1 .1 : Refonte du dispositif d’instructions nationales et la définition de modalités d’appropriation La refonte du dispositif d’instructions nationales a pour objectif d’améliorer la gestion de la connaissance du métier Retraite en rationalisant les documents diffusés dans le réseau sous trois formats (documents de référence métier, instructions réseau Cnav et circulaire Cnav) et en améliorant le contenu et l’opérationnalité des instructions réseau Cnav (consignes communes ordonnateur / comptable, prise en compte des volets réglementation, métier et outil). Un bilan sur les nouvelles instructions, associant les utilisateurs, sera réalisé. Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 11 / 24 Présentation de l’action Ucanss National Local Sans objet La caisse nationale pilote et réalise la refonte des instructions nationales. Elle conduira la réflexion sur les modalités d’appropriation des nouvelles instructions réseau CNAV ainsi que sur l’accompagnement en formation tant au niveau national qu’au plan local, et réalisera le bilan. Contribution d’un groupe de caisses régionales à l’élaboration des instructions (identification des thèmes prioritaires pour l’élaboration d’instructions métier, relecture des instructions nationales avant diffusion au réseau) Les caisses locales assureront les réunions d’informations sur les instructions nationales auprès de leurs équipes et/ou pourront dispenser des modules de formation. Echéances 2015 et suivantes Indicateurs de suivi -Livrables : Instructions nationales métier, articulation avec les dispositifs de formation, document d’analyse de l’appropriation des instructions *** Action 1.2 Action 1.2 : Définition et mise en œuvre d’un programme annuel d’amélioration des outils informatiques Il s’agit d’ajuster les outils informatiques pour améliorer leur utilisation quotidienne par les techniciens, et d’expliquer ce qui peut être intégré dans le plan de charge de développement. Une communication sur les réalisations sera faite afin de rétablir la confiance dans les outils informatiques. Présentation de l’action Ucanss Sans objet National La Caisse nationale élaborera un programme annuel d’amélioration des outils logiciels informatiques des techniciens, sur la base des remontées terrain (étude ergonomique, recensements auprès des utilisateurs…) et d’une priorisation. A cette occasion, le système de remontées des besoins du terrain sera analysé. Une communication sur les évolutions sera réalisée. Local - sans objet Echéances 2015 et suivantes Indicateurs de suivi Taux de réalisation du programme annuel *** Action 1.3 Action 1.3 : Intégration de la dimension ergonomie des matériels dans le plan d’équipement informatique (PEI) En raison du fort enjeu sur la santé et les conditions de travail des salariés (posture, TMS…), la définition d’un équipement ergonomique adapté (écran…) sera réalisée afin de référencer dans le PEI les matériels correspondants. Il ne s’agit pas de définir un équipement standard pour tous les salariés mais de définir une norme ergonomique dans les matériels fournis aux salariés. Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 12 / 24 Présentation de l’action Ucanss Sans objet National La caisse nationale pilotera l’étude, avec le concours d’expert, et intégrera dans le PEI les types de matériels définis . Local Les Caisses contribueront à l’étude au travers des référents santé en remontant les attentes du terrain. Echéances 2016 Indicateurs de suivi Action 1 .3 : Définition d’équipement ergonomique adapté Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 13 / 24 Expérimentation n°3 : Identification des marges d’autonomie possibles Constat - L’existence d’un cadre de référence, de normes, de procédures est nécessaire pour assurer un service homogène sur le territoire et une certaine efficacité de l’organisation de la branche. Cependant, et ce afin de conserver motivation et sens du travail pour les salariés, des marges de manœuvre doivent exister. Objectifs En organisant le travail au quotidien, en arbitrant, en régulant et en l’encadrant, les managers favorisent plus ou moins l’expression et l’autonomie des salariés, dans un cadre de référence défini par les process, les procédures et les outils. Pour sensibiliser / démontrer aux managers les limites d’une organisation du travail laissant peu de marges de manœuvre aux salariés, un atelier, situé dans un cadre de référence très différent de leur quotidien, leur sera proposé. Sur la base des constats de l’atelier, une réflexion sur l’application dans leur contexte de travail sera organisée, et les fruits de cette réflexion mis en pratiques. Cette seconde phase doit permettre aux managers d’identifier des marges de manœuvre pour leurs collaborateurs au sein de l’unité de travail. Après analyse de cette mise en pratique, les conditions d’un éventuel déploiement seront étudiées. Il ne s’agit pas de définir des solutions uniformes ou mutualisables mais de formuler des pistes d’actions à adapter au contexte local. Cet atelier concernera plusieurs managers de proximité d’une ou de plusieurs caisses régionales. Cette expérimentation concerne les marges de manœuvre des techniciens, celles des managers de proximité pourront être étudiées ultérieurement. Présentation de l’action Acteurs Ucanss National Local Modalités de mise en œuvre Sans objet La caisse nationale définira et élaborera, avec le concours d’experts, l’atelier et la mise en application Elle réalisera un bilan des expérimentations pour déterminer l’opportunité et les conditions d’un déploiement accompagné Des caisses locales participeront à l’expérimentation. Si un déploiement est validé, les caisses régionales le feront selon les conditions définies. Echéances Indicateurs de suivi 2016 - bilan de l’expérimentation Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 14 / 24 Expérimentation n°4 : Préservation des collectifs de travail, avec la mise en place de groupes d’échanges de pairs - Constat Avec l’accélération des changements organisationnels et les évolutions technologiques, réglementaires… qu’il est nécessaire d’absorber rapidement, les collectifs de travail sont de plus en plus fragilisés. Les salariés éprouvent alors plus de difficulté à faire face seuls aux contraintes auxquelles ils sont confrontés. Pour rappel, il ressort des résultats du diagnostic interbranches (2011) les points suivants : - Nécessité de renforcer la cohésion des équipes et des collectifs de travail - Nécessité d’engager des travaux permettant notamment de croiser les pratiques, d'analyser les processus, les modes de fonctionnement, les modes opératoires, les procédures - Pour accompagner les équipes d'encadrant : o 1) organiser des ateliers d'échanges de pratiques pour les cadres, afin de les aider à consolider leurs pratiques managériales o ou encore 2) favoriser la cohésion et la collaboration des équipes manageriales locales : réunions et travaux inter-équipes, animation de réunions inter-équipes sur certains thèmes techniques /certains problèmes rencontrés dans le travail Objectifs Les collectifs de travail en tant qu’un des leviers de préservation de la santé au travail, sont sources d'efficacité, participent au processus de reconnaissance et sont un outil de travail. Aussi, organiser et généraliser des espaces de régulation et de discussion au sein des organismes permettra de : - favoriser l’acquisition de savoir-faire, de connaissances et de compétences, ainsi que la transmission de savoirs professionnels - développer les marges d’autonomie et d’initiative dans le travail et donner sa place à la performance collective dans le travail - prévenir les conflits au travail et lever une part des difficultés rencontrées - développer la logique de subsidiarité, c’est à dire organiser le principe selon lequel les actions, les décisions, les résolutions de problèmes doivent avoir lieu au plus près de l’entité capable de résoudre le problème ou de réaliser l’action d’elle même. Ce principe de subsidiarité va de pair avec le principe de suppléance, qui veut que quand les problèmes excèdent les capacités d'une entité, l'échelon supérieur a alors le devoir de la soutenir. Présentation de l’action Acteurs Ucanss National Local Modalités de mise en œuvre Sans objet La caisse nationale réalisera un benchmark sur les pratiques d’échanges collaboratifs au sein de la branche retraite et hors institution. Elle établira un recensement des pratiques visant à identifier les objectifs spécifiques associés, les acteurs, les bénéfices et les conditions de réussite (méthodologie d’action) de chacune d’entre elles. Il ne s’agit pas de définir un modèle d’organisation de collectifs de travail unique mais bien un panel d’organisations de collectifs de travail sur lequel les organismes pourront s’appuyer selon leur environnement et orientation propres. Sur la base de cet état des lieux objectivé, elle définira les conditions d’expérimentation de mise en place de groupes d’échanges de pairs sur une ou plusieurs populations pré-identifiées Les caisses locales contribueront au benchmark. Elles expérimenteront la mise en place de collectifs de travail et d’échanges entre pairs Elles veilleront, le cas échéant, à la généralisation de ces pratiques et soutiendront le développement du travail collectif et du collectif de travail Echéances 2016 Production de l’état des lieux (benchmark) et définition des modalités Indicateurs de suivi d’expérimentation Nombre de groupes d’échange de pratiques organisés par les caisses selon les thématiques. Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 15 / 24 AMBITION : ANTICIPER LES IMPACTS DES CHANGEMENTS SUR LES CONDITIONS DE TRAVAIL Dans les contextes actuels d’évolutions importantes et régulières, l’accompagnement du changement doit faciliter l’appropriation des nouvelles évolutions, et permettre l’explicitation du sens du changement. L’anticipation du changement en constitue la première étape par l’analyse des impacts d’un projet sur les salariés (selon l’emploi occupé) et notamment sur leurs conditions de travail. Ensuite, des dispositifs d’accompagnement doivent être élaborés pour faciliter la transition. Fiche Action n°4 : Poursuivre et renforcer les démarches d’analyse des impacts RH lors de projets de transformation, de réorganisation Constat Tout projet de transformation peut entrainer des changements significatifs notamment sur les conditions de travail des salariés, il est donc essentiel de les identifier le plus en amont possible des projets pour déterminer les leviers d'accompagnement à mettre en place, afin de prévenir l'apparition d’éventuels risques psychosociaux. Pour cela, dans le cadre de son premier plan Santé, Sécurité et Conditions de Travail, la Branche Retraite a construit et formalisé en 2014, un kit offrant un certain nombre d’outils qui sera mis à disposition des Directions métier et des Directions RH des organismes pour faciliter et renforcer la mise en œuvre de démarches d’analyse d’impacts. Ce kit est constitué notamment d’une grille d’analyse qui permet d’identifier par service et par population impactée, les conséquences d'un projet ou plusieurs projets de transformation sur cinq axes majeurs et de repérer les zones où les changements seront les plus forts : 1. changement relevant de l'organisation du travail 2. changement relevant de l'activité et des tâches 3. changement relevant des pratiques managériales 4. changement relevant de l'environnement social 5. changement relevant de l'environnement physique Le kit actuellement en cours d’expérimentation, devra être généralisé à partir du second trimestre 2015. Objectifs L’objectif de l’élaboration de cette méthode est donc de doter la branche d’un cadre de référence commun et partagé pour les projets nationaux et régionaux. A la suite de l’expérimentation, il est prévu une généralisation de l’outil. En ce sens, la caisse nationale s’attachera à renforcer et systématiser la réalisation d’analyse d’impacts pour les projets nationaux. Ce kit sera également proposé et mis à disposition des organismes comme outil d’analyse pour les projets locaux. Pour cela, la caisse nationale organisera le transfert de la méthode d’analyse d’impacts RH au plus près des personnels concernés, futurs utilisateurs (métier et RH) et s’attachera à communiquer sur l’importance de la participation de l’ensemble des parties prenantes d’un projet dans la démarche d’analyse, notamment la direction métier et la Drh mais aussi les salariés concernés. Cette action est la suite logique donnée à l’action 4 « Elaboration d’une méthode d’analyse des impacts humains d’un projet » issue du premier plan santé sécurité et conditions de travail de la branche retraite. Présentation de l’action Acteurs Modalités de mise en œuvre Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 16 / 24 Ucanss National Local Sans objet La caisse nationale réalisera un bilan des expérimentations menées au national et au régional. Elle communiquera sur les atouts et la nécessité d’une analyse d’impacts RH Elle organisera et assurera le transfert de la méthode au plus près des futurs utilisateurs (direction métier et rh) Elle réalisera des analyses d’impacts RH sur les projets de transformation, de réorganisations inscrits dans la COG Les caisses locales pourront réaliser des analyses d’impacts RH sur les projets nationaux à décliner au local. Echéances 2015 et suivantes Indicateurs de suivi - le taux de projets COG 2014-2017 qui donneront lieu à la réalisation d’une analyse d’impacts RH Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 17 / 24 AMBITION : AMELIORER LES PRATIQUES MANAGERIALES Porteur de sens, garant de l’atteinte des objectifs, pilote dans la gestion des équipes, relais entre la direction et le terrain ; le rôle et l’importance de la ligne managériale au sein d’une organisation sont centraux. Pour autant ces missions nécessitent d’être accompagnées. Le diagnostic interbranches met en avant le manque de clarification des différents niveaux hiérarchiques, le manque d’informations données sur le sens du changement… Les deux actions suivantes permettront de répondre à ces enjeux. Fiche Action n°5 : Donner de la visibilité sur les attendus managériaux Constat -Le diagnostic interbranches sur les conditions de travail réalisé en 2011/12 a confirmé la nécessité de clarifier le contenu et la répartition des rôles tout au long de la ligne managériale (« redéfinir/adapter les fonctions managériales et les conditions de leur exercice, sur l’ensemble de la ligne hiérarchique » comme axe de préconisation) -Le protocole d’accord relatif à la Santé, la Sécurité et aux Conditions de Travail définit comme prioritaire l’amélioration des pratiques managériales. Objectifs Compte tenu : - de la modification des repères managériaux liés aux évolutions du positionnement et du rôle des responsables d’équipe (management à distance, transverse…) - et du renforcement du rôle « pivot » attaché à la fonction de managers (relais les choix stratégiques nationaux et régionaux; appui à l’accompagnement du changement…) il est essentiel pour la Branche d’installer et de partager un cadre de référence pour l’ensemble de la ligne managériale pour accompagner la réalisation de la COG 2014-2017. Ce cadre de référence de l’ensemble de la ligne hiérarchique (Directeur, Managers stratégiques et Manager opérationnel) a vocation à : - donner des repères aux managers clarifiant leur rôle et leur permettant de mieux se situer dans les processus - réaffirmer le périmètre de responsabilité et la sphère de délégation des managers vis à vis d’eux même et des équipes. améliorer la cohérence du management tout au long de la ligne managériale et le fonctionnement de la ligne managériale Présentation de l’action Acteurs Ucanss National Local Modalités de mise en œuvre Sans objet La caisse nationale réalisera et mettra à disposition un référentiel des attendus managériaux de la branche retraite (repères managériaux stabilisés, communs et partagés) Elle communiquera sur ces repères managériaux et les principes d’action qui vont irriguer la politique managériale (formation, accompagnement…) Les caisses locales communiqueront sur les fondamentaux managériaux auxquels est attachée l’équipe Dirigeante en lien avec la réalité et le projet stratégique de l’établissement. Echéances Tout au long de la COG 2014-2017 Indicateurs de suivi - Définition des repères managériaux Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 18 / 24 Fiche Action n°6 : Accompagner les managers dans leurs pratiques managériales Constat Parce que les managers opérationnels et stratégiques de la branche sont au cœur des évolutions et changements organisationnels et, « détecteurs des signaux » de souffrance au travail, compte tenu de leur proximité avec leurs collaborateurs, il est nécessaire de les accompagner dans leurs pratiques managériales. Objectifs Il conviendra de poursuivre le renforcement des pratiques et de développer les outils des managers en prenant appui sur le dispositif interbranches SAM MO (SAM Manager Opérationnel) mis à disposition dans l’Institution, en s’attachant au développement des actions de formation continue. En complément, la branche identifiera le panel des actions (hors champ de la formation traditionnelle) pouvant contribuer à améliorer les pratiques professionnelles des managers (échanges entre pairs, binôme ancien et nouveau manager, accompagnement d’un manager par un pair…), et développera des actions au plus près des besoins des intéressées. Présentation de l’action Acteurs Ucanss National Local Modalités de mise en œuvre : « L’Ucanss adaptera avec le concours des caisses nationales, les formations institutionnelles initiales et continues à destination des managers afin d’intégrer la dimension d’accompagnement du changement, de responsabilité sociale de l’employeur et de renforcer une bonne utilisation des outils de suivi et tableaux de bord » Dans le cadre des travaux de l’Ucanss, la caisse nationale portera les besoins de la branche et contribuera à développer la formation institutionnelle. Elle recensera et communiquera sur les pratiques et actions (autres que les dispositifs de formation) pouvant concourir à développer le savoir faire et les pratiques des managers (fiches pratiques/méthodologiques). Les organismes mettront à disposition de leurs managers les formations et outils conçus Echéances Indicateurs de suivi 2015 et suivantes - Le taux de managers formés aux modules de formation relatifs aux thématiques managériales - Les fiches pratiques sur les actions (hors champ de la formation dite traditionnelle) pouvant concourir à développer le savoir faire des managers Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 19 / 24 AMBITION : ORGANISER LA PREVENTION DES RISQUES/FORMER OUTILLER LES ACTEURS DE LA PREVENTION Pour porter et mettre en œuvre les actions définies dans ce plan, il est indispensable d’avoir des référents (nommés dans le premier plan) et de renforcer leur connaissance des enjeux de la santé, la sécurité et des conditions de travail. Par ailleurs, une démarche de prévention des risques peut être composée d’actions de différents niveaux : primaire, secondaire et tertiaire. A ce titre, les actions de cette ambition permettent au plan de la branche de couvrir ces trois niveaux de prévention. Fiche Action n°7 : Elaborer un accord ou un plan d’action local Santé, sécurité et conditions de travail Constat Dans le cadre de l’article 3.11 du protocole d’accord relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, « les plans de prévention et d’action au sein de l’organisme […] sont déclinés, soit par accord collectif, soit sous forme de plans d’action, en associant les organisations syndicales, et en adaptant les plans à la situation de l’organisme ». Compte tenu de la durée du premier plan santé de la branche Retraite, il n’avait pas été demandé aux organismes régionaux de le décliner sous forme d’accord ou de plan d’action. Les organismes régionaux ont ainsi bénéficié d’un délai pour mettre en cohérence les plans d’action nationaux avec les démarches déjà engagées au niveau local. Objectifs Afin d’ancrer sa politique de santé au travail, chaque organisme régional devra négocier un accord ou élaborer un plan d’action local d’ici le 31/12/2015, en associant tous les acteurs concernés et notamment les partenaires sociaux. Présentation de l’action Acteurs Ucanss National Local Modalités de mise en œuvre L’Ucanss communiquera au réseau, via son site, un outil d’aide à la lecture et à la sélection des préconisations du diagnostic interbranches les plus adaptées aux problèmes rencontrés dans les organismes. Pour accompagner les organismes, la caisse nationale : - diffusera la synthèse du diagnostic interbranches de la branche Retraite - organisera des échanges sur l’élaboration des actions locales La caisse nationale fera l’état des lieux des accords ou plan d’actions fin 2015 - Cet accord ou plan d’action reprendra les actions du plan national Retraite déclinables au niveau local, constituant un socle commun pour l’ensemble de la Carsat. Ce plan pourra être complété d’éventuelles actions du plan Santé de la Branche Maladie, spécifiques aux branches « Risques professionnels » et « Services sociaux ». Concernant les expérimentations, les organismes y participant pourront les intégrer. Ce plan sera complété des actions identifiées comme pertinentes au niveau local durant la phase d’élaboration et de concertation, et/ou à partir de l’exploitation des données à la disposition des organismes : les rapports du médecin du travail, le diagnostic interbranches, le baromètre social institutionnel, le DU ainsi que tous les travaux déjà menés en organisme. Echéances 31/12/2015 Indicateurs de suivi Nombre d’accords signés au 31/12/2015 Nombre de plans d’action élaborés au 31/12/2015 Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 20 / 24 Fiche Action n°8 : Créer un outil de gestion et de suivi des incivilités & agressions pour prévenir au mieux les risques Constat Les incivilités et agressions des assurés constituent un facteur dommageable et néfaste pour la santé des salariés, d’où l’importance d’en « faire un sujet de mobilisation commun et de lutter contre les incivilités et risques d’agressions » (cf. article 8 du PA relatif à la santé, sécurité et aux conditions de travail). Le besoin des caisses régionales de disposer d’outils et de pratiques de gestion et de suivi des agressions et incivilités est réel. Le bilan d’un questionnaire envoyé aux organismes sur ce champ (août 2014) révèle les besoins partagés suivants : - créer un outil pour centraliser les informations et le suivi des cas d’incivilités et agressions/ Outil de déclaration des incidents et des signalements - mesurer l’ampleur des agressions et incivilités, puis suivre les évolutions / analyse des causes pour prévention - disposer de principes généraux de sécurité sur lesquels s'appuyer pour la sécurisation des espaces d'accueil ou pour la sécurité d'agents isolés - avoir un appui sur la gestion des incivilités au téléphone Objectifs Sur la base de ce constat, il conviendra de construire un outil national pour identifier les signalements d’agression et d’incivilité. Ceci implique les actions suivantes : - créer un outil pour signaler, recenser et remonter les actes d’agression et incivilité subis par les salariés selon leur branche de rattachement (retraite, action sociale…) - créer et mettre à disposition des caisses régionales un certain nombre d’outils connexes (livret de bonnes pratiques de prévention, lexique partagé des terminologies employées dans ce domaine, livret sur l’aménagement de l’accueil pour réduire les incivilités, dispositif de support psychologique et juridique pour les salariés agressés…) Présentation de l’action Acteurs Ucanss National Local Modalités de mise en œuvre : Sans objet La caisse nationale organisera et élaborera avec l’appui de son réseau, l’outil d’identification, de gestion et de suivi des incivilités et agressions ainsi que les outils connexes Elle assurera le déploiement des outils Les caisses régionales participeront à la construction de l’outil Elles déploieront et utiliseront l’outil Elles organiseront une campagne de communication auprès de leurs salariés pour les informer de l’existence de l’outil Echéances 2015 Indicateurs de suivi - Création et mise à disposition de l’outil Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 21 / 24 Fiche Action n°9 : Mettre en place la cellule d’écoute mutualisée et définir un dispositif de suivi des situations difficiles Constat Depuis septembre 2014, l’intégralité des salariés de la Branche Retraite est couverte par une offre de service d’écoute psychologique, dans le cadre de la prévention des risques psycho-sociaux. Offre de service permettant aux salariés qui en ressentent le besoin, d’aborder les sujets professionnel ou personnel pouvant occasionner un sentiment ou une situation de mal-être au travail. A ce jour, cette offre de service n’est pas homogène à l’échelle de la Branche (13 Carsat adhèrent au dispositif proposé par la CNAM, 2 Carsat souscrivent à un dispositif local qui leur est propre, la CNAV souscrit au dispositif transitoire proposé par l’UCANSS). La mise en œuvre d’une offre de service interbranches est prévue à la fin du premier trimestre 2015. Objectifs La mise en place de cette offre de service mutualisée, qui se concrétisera par un numéro d’appel unique pour l’ensemble des salariés de la Cnav et des Carsat, quelle que soit leur branche de rattachement, offre l’opportunité d’envisager l’adhésion de tous les organismes de la branche Retraite à cette offre, au fur et à mesure de l’extinction des contrats en cours. La branche Retraite souhaite compléter le dispositif de cellule d’écoute mutualisée de deux façons : 1) Formaliser, pour chaque caisse locale, un circuit de prise en charge et de suivi des appels sur situations de crise, en lien avec la caisse nationale 2) Formaliser le circuit et organiser la prise en charge d’un salarié par un spécialiste local (à la suite d’appels à la cellule d’écoute) Par ailleurs, un état des lieux des besoins des caisses sur des prestations spécifiques complémentaires (ex : entretien en face à face avec un psychologue, intervention de psychologues ou de médiateurs dans les collectifs de travail…) sera réalisé. En fonction des résultats, une offre nationale pourrait être recherchée. Présentation de l’action Acteurs Ucanss National Local Modalités de mise en œuvre : L’Ucanss, avec le concours des Caisses Nationales, pilote l’appel d’offre et la mise en place d’une cellule d’écoute mutualisée en interBranches, avec mise à disposition d’un numéro de téléphone propre à la Branche Retraite La Cnav garantit la coordination du dispositif mis en place à l’échelle de la Branche. Elle représente les Caisses auprès du prestataire de service, et assure un suivi général des appels (suivi statistique …). Le cas échéant, elle garantit le traitement et le suivi rapide des situations de crise Elle pilote, avec l’appui des référents Santé et des DRH, l’étude d’opportunité sur un dispositif complémentaire Les Caisses s’engagent à mettre en place un dispositif local de traitement et de suivi des alertes, et à désigner les acteurs référents Les Caisses participent, par l’intermédiaire des référents Santé, aux travaux de réflexion sur la mise en place d’une offre de service complémentaire Echéances 15 mars 2015 : Adhésion des Carsat à la cellule d’écoute mutualisée er 1 septembre 2015 : adhésion de la CNAV à la cellule d’écoute mutualisée - Indicateurs de suivi - 100% des organismes de la Branche Retraite adhèrent à la Cellule d’écoute mutualisée d’ici fin 2015 Mise en place d’un dispositif organisé des suivis d’appels, à l’échelle de la Branche Retraite Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 22 / 24 Fiche Action n°10 : Informer et sensibiliser les salariés aux actions de la prévention Constat Les salariés confrontés à une situation professionnelle délicate, pour eux-mêmes ou comme observateur / témoin pour un collègue, peuvent se sentir désemparés sur l’action à mener, l’attitude à tenir ou l’interlocuteur à prévenir. La cellule d’écoute peut apporter une première réponse. Cependant, il est nécessaire d’organiser une information plus en amont, notamment sur l’organisation interne de la caisse régionale dans ce domaine, ainsi que l’identification des personnes ressources. Les situations visées par cette action ne sont pas des situations de crise. Objectifs A ce titre, un guide à destination de l’ensemble des salariés sera élaboré afin de répondre de façon pragmatique à leurs interrogations et précisera les référents locaux. Les managers étant plus particulièrement concernés par cette problématique, un guide spécifique leur sera destiné. Il devra répondre aux questions suivantes : - Comment repérer une situation délicate dans l’équipe - Quelle attitude tenir, quelle réponse apporter - Quelles sont les procédures de l’organisme La facilité d’accès à ces guides est une garantie d’efficacité et de réactivité. Un rappel des procédures d’urgence sera inséré dans les guides. Présentation de l’action Acteurs Modalités de mise en œuvre Ucanss -. National La caisse nationale concevra les guides à destination des salariés et à destination des managers et les mettra à disposition des caisses régionales Local Des caisses régionales contribueront à la conception des supports Elles assureront la diffusion et la mise à disposition des supports Echéances 2016 Indicateurs de suivi Elaboration des guides salariés et managers Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 23 / 24 Fiche Action n°11 : Maintenir les compétences des référents Santé, Sécurité et condition de travail Constat La loi sur la réforme de la médecine du travail publiée le 20 juillet 2011 fait mention des missions des services de santé, le rôle du médecin au travail et la création d’une aide à l’employeur pour la gestion de la santé et de la sécurité au travail. En ce sens, et conformément aux dispositions de l’article L 4644-1 du Code du travail, il incombe à l’employeur de désigner un ou plusieurs salariés compétents pour s’occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels de l’entreprise. Objectifs L’article 3 du protocole d’accord relatif à la santé, sécurité et conditions de travail précise qu’en sus de la fonction ressources humaines, l’employeur doit également pouvoir s’appuyer sur un ou des référent(s) santé et sécurité, dans la mise en œuvre, au sein de l’organisme, de la politique de prévention des risques professionnels. En lien, il doit être en capacité de proposer aux référents, des formations initiales et/ou complémentaires pour leurs permettre d’assurer ce rôle. Ce référent sera un interlocuteur commun identifié pour la Cnav et la Cnamts. Dans la continuité de l’action 7 du premier plan santé (« Désignation et Formation du référent Santé, Sécurité et condition de travail), une attention particulière reste portée sur le maintien et le développement des compétences de ces personnes référentes. Présentation de l’action Acteurs Ucanss National Local Modalités de mise en œuvre L’Ucanss co-construira, avec les caisses nationales, des formations à destination des référents « santé et sécurité au travail », sur les questions de la santé, la sécurité et des conditions de travail. -La caisse nationale sera associée à la définition de l’offre de formation -Elle veillera au respect de l’obligation de formation des référents SSCT - Elle animera ce réseau des référents SSCT pour assurer le suivi de la mise en œuvre du plan national au niveau local et pour développer les échanges entre caisses (retour d’expériences) ; elle les informera de l’avancée des travaux de la commission paritaire - Elle organisera le suivi de la formation continue de son référent en tant que de besoin. - Le référent SSCT relaiera ces informations au sein de son organisme. Echéances Les caisses devront communiquer à la caisse nationale le nom de leur référent « santé et sécurité au travail » en cas de changement. Pour la formation : échéance à définir en interbranches Indicateurs de suivi -Le taux de référents ayant suivi la formation interbranches (une fois le module mis à disposition). Plan d’action Santé, sécurité et conditions de travail CNAV P. 24 / 24