convention de constitution d`un restaurant inter-entreprises

RIE CONVENTIONNEL ENTRE DES ENTREPRISES DESIGNANT UN MANDATAIRE
LES ENTREPRISES SONT CO-GESTIONNAIRES DU RESTAURANT
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CONVENTION DE CONSTITUTION
D'UN RESTAURANT INTER-ENTREPRISES
___________________________________________________
ENTRE LES ENTREPRISES dont l'identité et la signature apparaissent en fin d'acte
dénommées ensemble « les sociétés adhérentes » et individuellement « la société
adhérente »
EXPOSE PREALABLE
_____________________
La société …………………. propriétaire des installations sises à ……………………..
a réalisé l’aménagement du restaurant selon les normes en vigueur et le met à
disposition des sociétés adhérentes dans le cadre d’une convention spécifique.
Les sociétés implantées sur le site …………………………….. désireuses de
permettre à leur personnel de prendre leur repas à proximité de leur lieu de travail se
sont rapprochées en vue de créer un restaurant inter-entreprises, dont les modalités
de fonctionnement font l'objet des présentes.
SYNDICAT NATIONAL DE LA RESTAURATION COLLECTIVE
9 rue de la Trémoille - 75008 PARIS – Tél. : 01 56 62 16 16 – Fax : 01 49 52 05 50
www.snrc.fr - [email protected]
CECI EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 - OBJET
La présente convention régit le fonctionnement du restaurant inter-entreprises
constitué entre les sociétés adhérentes et situé (…. adresse …..).
ARTICLE 2 - DROIT D'ACCES AU RESTAURANT
La société ………..(1)…………. propriétaire [ou locataire] des installations du
restaurant, intervenante aux présentes, a mis à la disposition des sociétés
adhérentes lesdites installations dans le cadre du bail de leurs locaux et/ou par
convention spécifique conclue avec les sociétés adhérentes.
Ces conventions précisent notamment les modalités de renouvellement et
d’assurances des installations et équipements.
La mise à disposition des installations du restaurant permet aux salariés de chaque
société adhérente de venir prendre leurs repas sur le restaurant dans les conditions
définies ci-après.
ARTICLE 3 - DESIGNATION D'UN MANDATAIRE
Les sociétés adhérentes conviennent de donner mandat exclusif pendant la durée
des présentes à la société ……….(1)……… ci-après dénommée « le Mandataire » en
vue, d'une part, de signer en leur nom et pour leur compte la convention de
prestations de restauration qui sera souscrite avec une société de restauration, ainsi
que tous avenants ultérieurs qui viendraient la modifier, et, d'autre part, de les
représenter pour tout ce qui concerne le fonctionnement du restaurant
interentreprises et spécialement les rapports avec la société de restauration.
Le Mandataire accepte le présent mandat et s'engage expressément à rendre
compte de sa mission au titre des présentes aux sociétés adhérentes au moins une
fois par an.
ARTICLE 4 - PRESTATIONS DE RESTAURATION
Les sociétés adhérentes retiennent le principe du recours à une société de
restauration collective, définie dans le cadre d'un contrat joint aux présentes, dont
les sociétés adhérentes déclarent accepter sans réserve les stipulations.
Le Mandataire signe ledit contrat au nom et pour le compte des sociétés adhérentes.
(1)
Dénomination.
2
ARTICLE 5 – ORGANISATION DU RESTAURANT
5.1 Décisions relatives à la gestion
Les décisions relatives à la gestion du restaurant sont prises après concertation
entre les adhérents, à la majorité des voix conférées aux signataires, dont le
nombre est égal au nombre de leurs convives respectifs.
En toute hypothèse, les décisions relatives aux installations du restaurant et au
choix du restaurateur sont soumises à l’agrément du propriétaire [ou du
locataire] de celles-ci.
[NOTA : Cette clause est à aménager en fonction de la configuration de chaque
restaurant].
5.2 Rôle du Mandataire
Le Mandataire représente l'ensemble des sociétés adhérentes pour tout ce qui
concerne le fonctionnement du restaurant.
En particulier :
y
y
y
y
y
il est le seul interlocuteur de la société de restauration et des convives ;
il organise la consultation des sociétés adhérentes aussi souvent que
nécessaire et dans la forme la plus appropriée ;
il assure le secrétariat de la commission de contrôle du restaurant ;
et de façon générale, il veille à l'exécution des décisions prises et à la bonne
information des sociétés adhérentes et des convives ;
il rend compte de ses diligences aux sociétés adhérentes aussi souvent que
nécessaire et une fois par trimestre au moins.
5.3 Gestionnaires du restaurant
Les sociétés adhérentes sont liées par la présente convention, à l'exclusion de
toute structure juridique ad-hoc.
Elles se constituent co-gestionnaires du restaurant, chacune pour la part qui la
concerne.
En conséquence, chaque société adhérente percevra pour son propre compte
le prix des repas acquitté par ses convives, qui sera encaissé pour son compte
par la société de restauration.
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5.4 Obligations fiscales
En sa qualité de co-gestionnaire du restaurant, chaque société adhérente
soumet à la TVA les recettes perçues pour son compte par la société de
restauration auprès de ses convives et récupère la TVA grevant la quote-part lui
revenant dans les dépenses de fonctionnement du restaurant.
Les sociétés adhérentes déclarent bien connaître les conditions et
obligations définies par le décret n° 2001-237 du 20 mars 2001 et l'instruction du
21 mars 2001 - 3 A-5-01 pris pour l'application de la TVA aux cantines
d'entreprises, dont les textes sont joints en annexe aux présentes.
Elles s'engagent, chacune pour ce qui la concerne, à respecter les conditions
d'application du régime ainsi défini :
y
l'objet du restaurant inter-entreprises consiste à fournir de façon habituelle
des repas au personnel de chaque société adhérente qui doit être en
mesure de justifier de son appartenance à ladite société.
en particulier, chaque société adhérente s'engage à respecter strictement les
conditions relatives à la fourniture de repas à des personnes tierces, qui doit
rester marginale.
y
le fonctionnement du restaurant inter-entreprises est soumis au contrôle
d'une commission définie à l'article 5.5 ci-après.
y
le prix des repas est sensiblement inférieur à celui pratiqué pour des
prestations similaires par les restaurants ouverts au public.
y
les opérations relatives au restaurant inter-entreprises sont retracées dans
des comptes distincts.
y
dans le cas où il est fait appel à un prestataire extérieur, un contrat
prévoyant les conditions de la fourniture des repas doit être conclu avec ce
dernier, qui devra le déposer auprès des services fiscaux.
Il est expressément convenu que si l'une des sociétés adhérentes ne respecte
pas strictement l'ensemble des conditions ci-dessus stipulées, elle sera
responsable directement et définitivement de toutes conséquences directes et
indirectes de la mise en cause du régime fiscal ci-dessus visé, tant à l'égard des
autres entreprises que de la société de restauration.
Chaque société adhérente s'engage à informer le Mandataire de tout
changement ou modification intervenant dans sa situation et pouvant avoir des
incidences quelconques sur la présente convention, spécialement quant au
régime de TVA du restaurant inter-entreprises.
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5.5 Contrôle du fonctionnement
Le fonctionnement du restaurant est contrôlé par une Commission comprenant
des représentants des employeurs et des représentants des salariés. Un
représentant de la société de restauration participe aux réunions pour apporter
toute information souhaitée.
Chaque entreprise adhérente désigne ses représentants à la Commission.
La Commission est compétente pour formuler
recommandations sur les questions dont elle se saisit.
ses
observations
et
5.6 Modalités d'organisation
5.6.1 Horaires d'ouverture
Le restaurant est ouvert aux convives du Lundi au Vendredi, hormis les jours
fériés, de …… heures à …… heures.
5.6.2 Accès des convives
La fréquentation du restaurant est réservée aux seuls personnels des sociétés
signataires des présentes.
Par dérogation, l'accès du restaurant peut être autorisé à des tiers, sous réserve
que le nombre de ceux-ci demeure marginal.
Les convives ne peuvent accéder au restaurant que sur présentation d'un badge
fournis par la société de restauration aux sociétés adhérentes ou au
Mandataire, selon les modalités et conditions détaillées à l'article …… du
contrat de restauration visé à l'article 4 des présentes.
Le Mandataire met en place un système de surveillance mensuel du nombre de
tiers afin que leur nombre ne dépasse pas le seuil toléré par l’Administration
fiscale.
Les sociétés adhérentes s'engagent à respecter les modalités pratiques d'accès
des convives au restaurant telles que définies par un règlement affiché dans le
restaurant.
5.6.3 Discipline du restaurant
Les sociétés adhérentes s'engagent expressément à respecter et à faire
respecter en toutes circonstances par leurs salariés et invités les conditions de
fonctionnement du restaurant définies par les présentes et dans le contrat de
restauration visé à l'article 4 ci-dessus.
5
5.6.4 Délivrance et paiement des repas
Les repas sont délivrés aux convives sur présentation de badges individuels
servant également de moyen de paiement.
Le prix du repas à la charge du convive est acquitté par un débit sur son
compte-badge. Tout paiement au comptant ou par titre-restaurant est interdit.
ARTICLE 6 – RECETTES ENCAISSEES AUPRES DES CONVIVES
6.1. Mandat d'encaissement
Dans le cadre du contrat de restauration, les sociétés adhérentes mandatent la
société de restauration aux fins d'encaisser auprès des convives le prix du
repas mis à la charge de leurs salariés et invités.
Chaque fin de mois, la société de restauration mentionne sur sa facture de
prestations adressée à chaque société adhérente ou en annexe à celle-ci, le
montant HT des recettes encaissées pour son compte auprès des convives et la
TVA correspondante.
La ventilation des recettes par entreprise est adressée au Mandataire.
6.2. Montant des recettes à percevoir auprès des convives
Chaque société adhérente notifie au Mandataire, avec mise à jour dès que
nécessaire, le prix du repas qu'elle décide de mettre à la charge de ses
convives. Le Mandataire transmet l'information à la société de restauration.
ARTICLE 7 - CONTRIBUTIONS FINANCIERES DES SOCIETES ADHERENTES
Les sociétés adhérentes s'engagent à acquitter le prix de la restauration de leurs
convives, qui se compose des coûts de structures et du coût des prestations
facturées par la société de restauration.
7.1 Charges de structures
Le Mandataire établit chaque année, conformément aux dispositions de la
convention spécifique visée à l’article 2, un budget prévisionnel des charges
communes relatives aux installations et fixe la contribution prévisionnelle de
chaque société proportionnellement à son nombre estimé de convives.
Cette contribution est appelée mensuellement par le Mandataire.
En fin d'année, une régularisation des contributions est effectuée en fonction
des coûts et de la fréquentation réels.
Le Mandataire communique les données prévisionnelles et réelles une fois par
an aux sociétés adhérentes.
6
7.2 Fonds de roulement
Toute société adhérant aux présentes verse au Mandataire une avance de
trésorerie égale à …… euros par salarié admis à fréquenter le restaurant.
7.3 Prestations de restauration
Les prestations de restauration sont facturées par la société de restauration,
dans les conditions définies au contrat de restauration, à chaque société
adhérente pour les consommations de ses convives, au début de chaque mois
pour les prestations du mois écoulé.
Chaque société s'acquitte du règlement de ses factures dans les conditions
définies au contrat de restauration.
En cas de retard dans le paiement et après en avoir informé le Mandataire, la
société de restauration se réserve la possibilité de suspendre sa prestation à
l'égard de la société défaillante dans les conditions prévues par le contrat de
restauration.
ARTICLE 8 - RESPONSABILITES
La convention spécifique visée à l’article 2 définit les conditions de prise en charge
des dommages causés aux installations du restaurant par les salariés ou les invités
d'une des sociétés adhérentes.
L'indemnité qui serait due à la société de restauration du fait des troubles dans la
réalisation des prestations causés par des salariés ou invités d'une des sociétés
adhérentes, sera mise à la charge de cette dernière qui devra s'en acquitter à la
première demande du Mandataire.
ARTICLE 9 - DUREE
La présente convention est conclue pour une durée indéterminée et prend effet le
…………………
ARTICLE 10 - ADMISSION - RETRAIT - EXCLUSION
Sous réserve de l'accord des sociétés adhérentes, le Mandataire peut agréer
l'adhésion de toute société nouvelle au restaurant inter-entreprises.
Dans cette hypothèse, la signature des présentes par le nouvel adhérent marquera
l'adhésion sans exception ni réserve de la société aux termes de la présente
convention ainsi qu'à la convention de restauration conclue avec la société de
restauration.
Toute société adhérente s'engage à informer en temps utile et avec un préavis de
trois mois, par lettre recommandée avec accusé de réception, le Mandataire de sa
7
décision de se retirer du restaurant inter-entreprises, la présente convention
demeurant en vigueur avec les autres sociétés adhérentes.
Le Mandataire après en avoir informé les sociétés adhérentes, pourra décider
l'exclusion d'une société accueillie pour une raison dûment motivée tel qu'un
manquement de cette société aux obligations prévues aux présentes et à celles du
contrat de restauration, notamment le non règlement dans les délais des factures du
restaurateur.
Cette décision sera effective 30 jours après l'envoi d'une lettre recommandée avec
demande d'avis de réception.
ARTICLE 11 – DIFFERENDS
En cas de différend entre les entreprises à propos du fonctionnement du restaurant
interentreprises, un règlement amiable devra être recherché.
La solution retenue devra recueillir l'accord du propriétaire des installations, du
Mandataire et de la société de restauration.
A défaut, et en dernier ressort, la décision résultera d'un vote des sociétés
adhérentes dans les conditions définies à l'article 5.1 ci-dessus.
ARTICLE 12 - ELECTION DE DOMICILE
Pour l'exécution des présentes, chacune des sociétés signataires élit domicile :
- ............................................
- ............................................
- ............................................
Fait à
Le
en autant d'exemplaires que de parties
Bon pour acceptation de mandat
Bon pour acceptation de mandat
LE MANDATAIRE
la SRC
8
IDENTITE DES SOUSSIGNES
-
Société [_____________] au capital de [_____________Euros],
ayant son siège social [_____________],
immatriculée au Registre du Commerce de [_____________] sous le numéro
[_____________]
représentée par [_____________], ……………., dûment habilité à l’effet des
présentes
signature
-
Société [_____________] au capital de [_____________Euros],
ayant son siège social [_____________],
immatriculée au Registre du Commerce de [_____________] sous le numéro
[_____________]
représentée par [_____________], ……………., dûment habilité à l’effet des
présentes
signature
-
Société [_____________] au capital de [_____________Euros],
ayant son siège social [_____________],
immatriculée au Registre du Commerce de [_____________] sous le numéro
[_____________]
représentée par [_____________], ……………., dûment habilité à l’effet des
présentes
signature
-
Société [_____________] au capital de [_____________Euros],
ayant son siège social [_____________],
immatriculée au Registre du Commerce de [_____________] sous le numéro
[_____________]
représentée par [_____________], ……………., dûment habilité à l’effet des
présentes
signature
9
-
Société [_____________] au capital de [_____________Euros],
ayant son siège social [_____________],
immatriculée au Registre du Commerce de [_____________] sous le numéro
[_____________]
représentée par [_____________], ……………., dûment habilité à l’effet des
présentes
signature
-
Société [_____________] au capital de [_____________Euros],
ayant son siège social [_____________],
immatriculée au Registre du Commerce de [_____________] sous le numéro
[_____________]
représentée par [_____________], ……………., dûment habilité à l’effet des
présentes
signature
-
Société [_____________] au capital de [_____________Euros],
ayant son siège social [_____________],
immatriculée au Registre du Commerce de [_____________] sous le numéro
[_____________]
représentée par [_____________], ……………., dûment habilité à l’effet des
présentes
signature
-
Société [_____________] au capital de [_____________Euros],
ayant son siège social [_____________],
immatriculée au Registre du Commerce de [_____________] sous le numéro
[_____________]
représentée par [_____________], ……………., dûment habilité à l’effet des
présentes
signature
10