le tutoriel ci-joint [PDF

BU Michel Foucault – réservation des salles de travail en groupe
1- Règles d'utilisation des salles
Comment réserver ?
La réservation des salles s'effectue en ligne, via le calendrier Zimbra de l'ENT.
Ce calendrier permet de visualiser toutes les plages horaires réservées.
Ne pas hésiter à demander de l'aide à l'équipe de la bibliothèque pour effectuer la réservation.
Le personnel peut modifier ou annuler une demande de réservation qui ne correspond pas aux règles.
Merci de penser à annuler votre réservation en cas d'empêchement, de préférence en ligne avec le calendrier Zimbra, sinon par téléphone (05 49 45 45 34) ou
par email (à [email protected] + [email protected] )
Qui est prioritaire ?
Si une salle n'est pas réservée, elle est librement accessible, y compris pour un travail individuel.
Le groupe qui a réservé est néanmoins toujours prioritaire : une personne y travaillant seule ou un groupe n’ayant pas réservé doit céder la place au groupe qui a
réservé.
Si personne ne se présente au-delà de 15 minutes, la salle sera réattribuée.
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Pour combien ?
Chaque salle n’est réservable que pour un groupe : pas de réservation individuelle.
Chaque salle est réservable pour 2h30 maximum par jour pour le même groupe, entre 08h30 et 19h15, du lundi au jeudi (jusqu’à 08h30 le vendredi) et de 09h à
16h45 le samedi.
Ne pas dépasser le nombre de places assises prévues (6).
Peut-on y chanter ou y manger ?
Les salles ne sont pas suffisamment isolées : merci de modérer votre volume sonore, de passer vos appels téléphoniques en dehors de la bibliothèque et
d'écouter l'audio avec un casque.
Comme dans le reste de la bibliothèque, la nourriture n'est pas autorisée (sauf bouteille d'eau fermée).
Qui est responsable ?
La personne ayant effectué la réservation est responsable de l'état de la salle en partant (chaises rangées, tableau effacé, papiers mis à la poubelle).
Par mesure de sécurité, ne pas laisser d'effets personnels sans surveillance.
En cas de non-respect des conditions de réservation et d’utilisation des salles, le personnel de la bibliothèque pourra vous demander de libérer les espaces de
travail en groupe.
Peut-on écrire sur les murs ?
Non, seulement sur le tableau blanc : vous pouvez emprunter des feutres effaçables et une brosse à la banque d'accueil (en laissant votre carte d’étudiant).
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2- Comment réserver en ligne une salle de travail ?
- Se connecter à l'ENT et aller sur la messagerie collaborative Zimbra (chemin : Mon bureau > Messagerie
collaborative)
- Aller sur l’onglet « Calendrier » et cliquer sur « Nouveau rendez-vous » (en haut à gauche)
- Dans le champ « Sujet » [1] : saisir votre nom, le nombre de personnes (2 personnes minimum) et la discipline
- Dans le champ « Participants » [2] : inscrire les noms des personnes présentes dans le groupe (avec leur adresse d’email universitaire)
- Choisir une date [3], une
heure de début et une
heure de fin (2h30
maximum)
- Dans le champ
« Endroit » [4] : Taper
« salle. » (ne pas oublier le
point) pour voir
automatiquement
s’afficher les salles
réservables ([SCD E18
niv3] BU Michel Foucault
salle 1, salle 2, salle 3) et
sélectionner celle
souhaitée
- Cliquer sur « Envoyer » [5]
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- Zimbra valide automatiquement la réservation.
- Si la salle souhaitée est déjà réservée sur tout ou partie du créneau horaire demandé, Zimbra le signale par un message en rouge [6].
- Il faut alors cliquer sur « Suggérer un emplacement » et toutes les salles disponibles aux horaires demandées apparaissent à droite de l’écran [7].
Il suffit alors de choisir une des salles proposées.
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- Pour visualiser l’ensemble du planning de la réservation d’une
salle sur une semaine : revenir sur l’onglet « Calendrier », cliquez sur la
roue
pour afficher la recherche des partages
- Dans le module « Ajouter dossier partagé », faire dérouler la liste des salles : les 3
salles de la BU Michel Foucault apparaissent (patience, le module peut être très lent). Il
suffit de cocher leur case « Calendrier »
puis sur « Ajouter »
Ainsi les 3 salles s’afficheront de manière permanente dans votre planning, ce qui
vous permettra de voir un coup d’œil leur disponibilité.
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Si jamais les 3 salles de la BU Michel Foucault n’apparaissent pas dans la liste déroulante, vous pouvez également les rechercher en tapant « salle. » dans
« Rechercher des partages » pour faire apparaître les 3 salles (patience, le module est lent pour entrer sa recherche).
Les 3 salles apparaissent automatiquement dans la liste de
suggestions.
- cliquer sur la première salle de la liste
puis sur « rechercher »
puis une fois que la recherche a abouti,
cocher la case « calendrier »
puis cliquer sur « ajouter »
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- Procédez à la même opération pour les deux autres salles
- Et si jamais ça ne marchait pas non plus, une solution alternative consiste à entrer directement l’adresse mail exacte de chaque salle dans ce même champ (faire
l’opération pour 1 salle, puis recommencer pour chacune des 2 autres) :
[email protected]
[email protected]
[email protected]
- pour annuler une réservation, un clic droit sur la plage réservée pour choisir « supprimer » suffit.
Il est possible de re-dimensionner la plage horaire et de la déplacer par un « glisser-déposer » avec la souris.
Un double-clic sur la plage permet de modifier les détails de la réservation.
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