Lettre d`information

Janvier 2015
Partenaire de l’immobilier
pour la dématérialisation des documents
Lettre d’information
dédiée aux professionnels de l’immobilier
Dans ce numéro
Regard d’experts
La gestion dématérialisée
des diagnostics techniques
pour les bailleurs
Nouveautés produits et solutions
iGO : la recherche intuitive
Actualités
Démarrage de l’unité
d’affaires immobilier
Regard d’experts
La gestion dématérialisée des
diagnostics techniques pour les bailleurs
Dans un contexte de renforcement des contraintes réglementaires sur la gestion et la production
des diagnostics techniques à destination des locataires et des tiers (Loi Alur du 26 mars 2014), la
dématérialisation peut aider à sécuriser le processus de gestion de ces documents en garantissant
leur disponibilité et leur diffusion.
L’objectif principal d’un tel projet de dématérialisation est
de garantir la disponibilité et l’accessibilité des diagnostics
techniques, puis leur mise à disposition simple et sécurisée,
aux locataires et fournisseurs (par exemple pour les diagnostics
amiante).
Stockage structuré et sécurisé
Outre les problèmes évidents de gestion et de partage d’un
document papier (entre le service technique et les chargés de
clientèle par exemple), le stockage d’un diagnostic dématérialisé
(PDF) sur un serveur bureautique partagé n’est potentiellement
pas suffisant. Il ne permettra pas de s’affranchir d’erreurs de
classement, de perte. De plus, le fait qu’un diagnostic peut être
rattaché à différents niveaux de patrimoine peut rendre complexe
la production du dossier de diagnostic pour un logement donné.
La mise en place d’une gestion électronique de documents
(GED), permet un stockage structuré et sécurisé des diagnostics,
au travers d’un plan de classement dédié, et d’interfaces de
recherche simples d’utilisation.
Accès immédiat depuis les applicatifs métiers
Dans l’idéal la solution de GED pour les diagnostics sera
directement reliée à l’applicatif métier patrimoine ou gestion
locative pour permettre un accès immédiat aux diagnostics
pendant un acte de gestion.
En fonction des intégrations réalisées, il sera possible de
produire directement une liasse de diagnostics, pour impression
ou visualisation, pour un logement donné.
Publication, diffusion des diagnostics et
traçabilité
Les diagnostics techniques collectés dans la gestion électronique
de documents peuvent ensuite facilement être extraits pour
présentation aux locataires et aux fournisseurs :
• Un accès GED « étendu » peut être donné à certains
tiers identifiés pour leur rendre accessibles les documents
directement depuis la GED du bailleur.
• Les documents peuvent être exportés unitairement ou en
masse, pour être envoyés par e-mail ou sur un support
autonome.
• Les documents peuvent être publiés de manière sécurisés
sur un Extranet locataire ou fournisseur, avec la possibilité
de tracer la mise à disposition (par exemple pour les
diagnostics amiante), lorsque la responsabilité du bailleur
est engagée.
Automatisation du processus d’alimentation
En termes d’alimentation du référentiel GED, il est possible
d’automatiser le processus d’alimentation.
En effet, dans la mesure où les documents sont mis à disposition
sous format PDF par le diagnostiqueur, il suffit d’associer un
identifiant unique au diagnostic (généralement la référence
patrimoine dans l’application de gestion) pour importer en masse
les documents dans la GED. Des informations complémentaires
(nature, date du diagnostic) seront utilisées en complément pour
classer le document dans le plan de classement GED cible.
Certains bailleurs imposent dans les marchés passés avec leur
fournisseur diagnostiqueur les formats de mise à disposition
des diagnostics et des métadonnées associées pour simplifier
l’import de ceux-ci en GED et leur enregistrement dans les ERP.
Adaptation aux contraintes réglementaires
Du fait de l’évolution récurrente de la réglementation, et dans le
contexte des solutions proposées par le Groupe T2i avec ses
partenaires éditeurs de progiciels, le groupe fait évoluer ses
solutions pour intégrer les nouvelles typologies de diagnostics,
les processus de traitement associés, les connecteurs avec les
progiciels de gestion et ses solutions de diffusion des documents
(publication extranet, exports…)
T é mo i g n a ge C l i en t
Philippe François,
Directeur informatique
Lille
m étr o po l e h a b itat
« Nous avons démarré un projet de dématérialisation des
diagnostics en lien avec notre ERP de gestion en 2011, à
l’occasion du passage d’un marché global de fourniture des
diagnostics par un prestataire externe. L’objectif était de
rationaliser la gestion des diagnostics et de simplifier leur
mise à disposition aux gestionnaires de clientèle lors des
signatures de contrats. Le projet a concerné plus de 87 000
diagnostics amiante, risques naturels et technologiques,
énergie et plomb.
Une fois la solution de GED déployée en lien avec IKOS,
nous avons pu l’alimenter en masse avec les diagnostics
dématérialisés au format PDF. C’est le service informatique
qui effectue la reprise puis l’alimentation courante.
Les diagnostics sont depuis accessibles en quelques
clics par les chargés de clientèle avec une réduction de
la consommation de papier souhaitée dans le cadre de la
politique RSE de Lille Métropole Habitat.
Nous allons faire évoluer et enrichir la solution avec nos
partenaires informatiques dans le contexte de la loi ALUR. »
’ produits et solutions
Nouveautes
Fidèle à sa politique d’innovation, le Groupe T2i fait régulièrement évoluer son offre. Retrouvez dans chaque numéro les nouveautés
produits et solutions.
iGO : la recherche intuitive
En complément des modes de recherche GED structurés par plan de classement, très
adaptés aux gestionnaires, le Groupe T2i annonce la sortie de fonctionnalités de recherches
intuitives dans son portail documentaire XEMii.
L’objectif est de permettre à tout utilisateur habilité d’accéder de manière simple et intuitive
aux documents de la société. L’interface web iGO offre une recherche par mot clé de
type « moteur de recherche web ». iGO gère les alias sémantiques, et, en mode avancé,
permet également d’agréger tout ou partie des dossiers des plans de classement, pour
une vue simple et contextualisée de l’organisation documentaire, adaptée aux besoins
de l’utilisateur. iGO permet de s’appuyer sur les référentiels existants pour déterminer les
autorisations d’accès des utilisateurs selon le périmètre ou l’objet métier concerné et sera
prochainement disponible sur terminaux mobiles
Interface de recherche intuitive iGO
’
Actualites
Démarrage de l’unité d’affaires immobilier
La création du Groupe T2i au premier semestre 2014, qui réunit sous une même entité les sociétés Azur Technology, TI Informatique,
Info Services, Techno-Link Computer et HRS HR Service, a permis la mise en place d’une stratégie de développement et de
renforcement de notre positionnement, avec un objectif de visibilité internationale et de mutualisation des capacités de production
orienté vers l’innovation : R&D et développement produit, services de déploiements, support technique, moyens généraux, finances
et RH.
En parallèle, la création d’unités d’affaires sur les secteurs clés du
groupe, dont le secteur immobilier, renforce la proximité terrain, avec
des équipes commerciales et service entièrement dédiées au marché
cible, ainsi que la création d’une fonction de responsable produit pour
chaque entité, consacrée au développement de l’offre en lien direct
avec nos clients et nos partenaires éditeurs ERP.
Effectif au 1er juillet 2014, le fonctionnement en unité d’affaires a été
l’occasion d’une réorganisation des ressources internes.
Les principaux interlocuteurs pour l’unité d’affaires immobilier sont :
• Bernard Chabrand – Directeur de l’unité d’affaires et responsable
commercial
• Youcef Aberkane – Responsable des services
• Pierre Offrey – Responsable produit
• Benjamin Brunau – Ingénieur commercial
En cohérence avec les objectifs du Groupe T2i affichés à la création
(une augmentation de 50% du CA en 5 ans), une démarche de renfort
des effectifs a été initiée en février 2014, avec 5 arrivées pour la seule
unité d’affaires immobilier :
• Maxime Gobert, Nathalie Piret et Guillaume Roche aux postes de
Consultants / Chefs de projet ;
• Christophe Veyrat au poste de Consultant avant-vente ;
• Loïc Robert au poste de Responsable de comptes.
Développement international
Les unités d’affaires ont vocation à se développer sur
l’ensemble des territoires géographiques adressés par
le groupe : France, Suisse, Canada. A ce titre, quatre
sociétés immobilières suisses de TI Informatique
intègrent le parc client de l’unité d’affaires immobilier :
DVDIM, Agence Immobilière Schneeberger, SCH de
Renens, SCH AM et SCH Lausanne.
Une démarche de développement des marchés suisses
et canadiens est également en cours avec la chambre
de commerce France Suisse, et le bureau canadien du
Groupe T2i.
8 Nouveaux clients ont rejoint le Groupe T2i depuis
le démarrage de l’unité d’affaires au 1er juillet : Actis,
France Loire Habitat, Grand Delta Habitat, Habitat 25,
Metz Habitat Territoire, Reims Habitat, Troyes Habitat.
12 nouveaux clients ont rejoint le groupe depuis début
2014.
Participation aux salons H’Expo 2014 et RENT 2014
L'unité d'affaires immobilier du Groupe T2i était présente au salon H'Expo 2014 qui s'est
déroulé à Lyon du 23 au 25 septembre. Cet évènement a été l’occasion, pour l'équipe
immobilier de se faire connaître sous sa nouvelle identité auprès des clients, partenaires
et acteurs du secteur de l'immobilier social. Comme chaque année, cette rencontre a
également permis de présenter les nouvelles offres du groupe et, dans une logique de
développement, de détecter les nouvelles attentes du marché.
L’équipe immobilier du Groupe T2i au salon H’Expo
Les 29 et 30 octobre, l’équipe immobilier du groupe était également présente au rendezvous de l’immobilier et des nouvelles technologies, RENT 2014. L’objectif était d’aller à
la rencontre des agences immobilières, administrateurs de biens et professionnels de
l’immobilier dans le cadre du développement du groupe sur le marché de l’immobilier privé.
Janvier 2015 - www.groupe-t2i.com
Ils nous ont rejoints récemment...
Groupe T2i
Trait d’union entre différentes sociétés
francophones : Azur Technology, HRS, Info
Services, TI Informatique et TLC, le Groupe
T2i réunit des éditeurs de logiciels innovants
et des opérateurs de services à haute valeur
ajoutée. Il emploie 230 collaborateurs,
avec des implantations en Suisse (Renens et
Sierre), en France (Lyon et Paris) et au Canada
(Montréal et Québec).
De longues années d’expérience et une
grande capacité d’innovation permettent de
proposer un large catalogue de solutions
dans les domaines de la dématérialisation
de documents, de la gestion de contenu,
de l’automatisation des processus et des
infrastructures informatiques (Cloud - SaaS).
Le Groupe T2i propose également des
solutions dédiées à la gestion des Ressources
Humaines, mais aussi conçues pour différents
secteurs d’activité comme l’Immobilier, les
Administrations et Collectivités Publiques.
Unité d’affaires immobilier
L’unité d’affaires immobilier du Groupe T2i édite
et intègre des solutions de dématérialisation pour
l’acquisition, le traitement automatique, le partage
et la circulation des documents des métiers de
l’immobilier. L’unité d’affaires immobilier est
partenaire des principaux éditeurs du secteur
et ses solutions sont utilisées par plus de 100
sociétés immobilières.
www.groupe-t2i.com
Pour plus d’informations
Contactez-nous
Bernard Chabrand
Directeur unité d’affaires
[email protected]
Youcef Aberkane
Responsable des services
[email protected]